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采购管理培训课件 用友软件股份有限公司雷小红2009年5月 课程大纲 一 产品概述 Uint1 产品介绍 二 应用准备 三 日常业务 主要功能 四 月末结帐与年结 Uint2 产品接口 Uint3 操作流程 Uint4 系统初始 Uint5 采购选项 Uint6 普通采购业务 Uint7 受托代销业务 Uint8 直运销售业务 Uint9 代管采购业务 Uint10 供应商管理 Uint11 价格管理 Uint12 退货业务 一产品概述 Uint1 产品介绍 对采购业务全流程进行管理 提供了请购 订货 收货入库 开票结算的完整采购流程 用户可以根据实际情况进行采购流程的定制 一产品概述 Uint1 产品介绍 支持的业务模式 普通采购业务受托代销业务直运销售业务代管采购业务 普通采购业务流程 受托代销业务流程 受托方 委托方 直运销售业务流程 订单为中心直运业务的单据流程 无销售订单的直运业务单据流程 直运出口业务流程 代管采购业务流程 一产品概述 Uint2 产品接口 课程大纲 一 产品概述 Uint1 产品介绍 二 应用准备 三 日常业务 主要功能 四 月末结帐与年结 Uint2 产品接口 Uint3 操作流程 Uint4 系统初始 Uint5 采购选项 Uint6 普通采购业务 Uint7 受托代销业务 Uint8 直运销售业务 Uint9 代管采购业务 Uint10 供应商管理 Uint11 价格管理 Uint12 退货业务 二应用准备 Uint3 操作流程 二应用准备 Uint4 系统初始 采购系统启用 基础档案设置 采购期初余额 采购系统启用 1 打开 系统启用 菜单2 选择要启用的系统 只有系统管理员和账套主管有系统启用权限3 在启用会计期间内输入启用的年 月数据4 按 确认 按钮后 保存此次的启用信息 操作步骤 基础档案设置 主要基础档案 部门档案人员档案供应商 供应商分类 供应商档案 存货 计量单位 存货分类 存货档案 币种付款条件收发类别采购类型供应商存货对照表供应商存货价格表 采购期初余额 采购期初余额 期初暂估入库 没有取得供货单位的采购发票 而不能进行采购结算的入库单 以便取得发票后进行采购结算 期初在途存货 已取得供货单位的采购发票 但货物没有入库 而不能进行采购结算的发票 以便货物入库填制入库单后进行采购结算 期初受托代销商品 没有与供货单位结算完的受托代销入库记录 以便在受托代销商品销售后 能够进行受托代销结算 期初代管挂账确认单 已与代管的供应商进行了耗用挂账 但还没有取得供应商的采购发票 而不能进行采购结算的代管挂账确认单 取得发票后再与之进行结算 期初记账 将采购期初数据记入有关采购账 表示期初余额处理完毕 期初记账之后就可以开始处理正常采购业务了 二应用准备 Uint5 采购选项 课程大纲 一 产品概述 Uint1 产品介绍 二 应用准备 三 日常业务 主要功能 四 月末结帐与年结 Uint2 产品接口 Uint3 操作流程 Uint4 系统初始 Uint5 采购选项 Uint6 普通采购业务 Uint7 受托代销业务 Uint8 直运销售业务 Uint9 代管采购业务 Uint10 供应商管理 Uint11 价格管理 Uint12 退货业务 三日常业务 Uint6 普通采购业务 数据流程 请购业务 订货业务 收货入库 发票结算 采购业务成本核算 应付账款确认及付款处理 账表查询 普通采购数据流程 请购业务 请购企业内部各部门向采购部门提出采购申请 或采购部门汇总企业内部采购需求列出采购清单 请购是采购业务处理的起点 也是采购计划与采购订单的中间过渡环节 请购单描述请购内容的单据 如采购什么货物 采购多少 何时使用 哪个部门使用等内容 同时也可为采购订单提供建议内容 如建议供应商 建议订货日期等 请购适用于采购业务复杂 对采购业务管理有严格要求的企业 请购单是可选单据 根据业务需要选用 请购业务 案例1 2008年10月2日 仓储部向采购部提出购买100块硬盘的请求 希望能够在10月10日前使用 案例2 2008年10月10日 仓储部根据仓库存库量发现螺丝钉存货低于安全库存 经过ROP计划后 向采购部门提交采购请求 订货业务 采购订单是指企业与供应商之间签订的采购合同或购销协议 采购订单描述采购什么货物 采购多少 由谁供货 什么时间到货 到货地点 运输方式 价格 运费等 采购订单适用于采购业务复杂 对采购业务管理有严格要求的单位 采购订单是可选单据 根据业务需要选用 采购订单 参照采购请购单 参照销售 出口订单 参照MPS MRP计划 参照采购合同 参照ROP计划 手工录入 订货业务 案例1 案例2 2008年10月3日 采购部根据之前与建昌公司签定的采购合同 向建昌公司购买鼠标500个价格20元 个 键盘500个价格50元 个 案例3 2008年10月3日 销售部与客户金鑫科技公司签定了20台显示器的销售订单 由于环球电脑公司生产能力的限制 需要向兴华公司订购 采购部根据销售订单向兴华公司直接订购 双方商定价格为1800元 台 2008年10月3日 采购部根据企业物料需求计划 MRP 向建昌公司订购CPU100台 双方商定价格为500元 台 订货业务 案例5 2008年10月7日 仓储部向采购部提出购买200块硬盘的请求 环球电脑公司有多家硬盘供应商 采购部希望通过电脑系统自动根据供应商的价格 自动选出价格更低的供应商 生成采购订单 从而提高工作效率 案例4 2008年10月3日 采购部根据仓储部提交的请购需求向兴华公司购买硬盘100块 双方商定价格为500元 块 订货业务 选项设置对采购订单的影响 是否允许超计划订货 是否允许超请购订货 检查金额审核权限 订货业务 订单执行监控 订单执行统计表 订单变更历史查询 订单预警和报警 收货入库 采购到货采购订货和采购入库的中间环节 确认对方所送货物 数量 价格等信息 以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据 采购入库通过采购到货 质量检验环节 对合格到货的存货进行入库验收 采购到货单可选单据 用户可以根据业务需要选用 收货入库 案例1 2008年10月9日 采购部向兴华公司购买的硬盘到货90块 不需质检直接办理入库手续 案例2 2008年10月9日 采购部向兴华公司购买的20台显示器到货 需要先进行检验后再办理入库手续 收货入库 选项设置对到货入库的影响 普通业务是否必有订单 是否允许超订单到货及入库 收货入库 选项设置对到货入库的影响 是否允许超到货入库 发票结算 采购发票是供应商开出的销售货物的凭证 系统将根据采购发票确认采购成本 并据以登记应付账款 采购结算操作处理分为自动结算 手工结算两种方式 运费发票可以单独进行费用折扣结算 采购结算也称采购报账 是指采购核算人员根据采购入库单 采购发票核算采购入库成本 发票结算 普通采购结算 案例 普通采购结算 2008年10月15日环球电脑公司收到兴华公司开具的90块硬盘的销售发票 单价500元 块 之前这批硬盘已经入库 现进行采购结算确认入库成本 发票结算 采购运费分摊 运费发票同期到达 运费发票在结算后到达 2008年10月20日环球电脑公司收到200元的运费发票 之前已入库的100台CPU 100台显示器 目前这批货物已经入库并且结算 现需要将这笔运费分摊到这笔存货上 2008年10月20日环球电脑制造公司收到兴华公司开具的两张发票分别是 a 100个CPU 100台显示器 b 200元的运费发票 之前这批货物已经入库 现进行采购结算确认入库成本 发票结算 溢余短缺处理 入库数量小于发票数量 入库数量大于发票数量 2008年10月20日 向兴华公司采购螺丝钉 单价为10元 公斤 入库105公斤 开具发票数量为100公斤 填制采购发票 经分析确认 5公斤作为赠品处理 现在 进行溢余短缺结算 2008年10月20日 向兴华公司采购螺丝钉 单价为10元 公斤 入库95公斤 开具发票数量为100公斤 填制采购发票 经分析确认 3公斤为合理损耗 其余为非合理损耗 现在 进行溢余短缺结算 采购成本核算 外购存货与采购发票在同一会计期间内到 用户可以根据采购发票得到采购入库成本 外购入库的货物发票未到 在不知道具体单价时 财务人员期末暂时按估计价格入账 采购发票先到 外购商品尚未到达 用户可以先挂账 等货到时再处理 货票同行 暂估业务 采购在途 应付账款确认及付款处理 账表查询 统计表采购账簿采购分析计划查询 三日常业务 Uint7 受托代销业务 业务概述 相关基础设置 数据流程 产品演示 受托代销业务概述 受托代销是一种先销售后结算的采购模式 指其他企业委托本企业代销其商品 代销商品的所有权仍归委托方 代销商品售出后 本企业与委托方进行结算 开具正式的销售发票 商品的所有权实现转移 什么叫受托代销 受托代销的业务模式是与委托代销相对应的一种模式 可以节省商家的库存资金 降低经营风险 适用于超市等商业企业 受托代销适用于什么样的企业 受托代销相关设置 账套设置 商业或医药流通账套系统选项 启用受托代销存货档案设置 外购 受托代销 销售系统选项 受托代销必有订单 受托代销数据流程 采购计划 受托代销订单 受托代销到货单 采购请购单 销售订单 受托代销结算单 受托代销入库单 受托代销发票 受托代销产品演示 2008年11月15日华光百货大楼受托代销宏达电器行微蒙MP4共100台 2008年11月20日统计销售情况 共计卖出60台 根据销售清单与宏达电器行进行相关结算手续 三日常业务 Uint8 直运销售业务 业务概述 相关基础设置 数据流程 产品演示 直运销售业务概述 直运销售业务是指产品无需入库即可完成购销业务 由供应商直接将商品发给企业的客户 没有实物的入库处理 财务结算由供销双方通过直运销售发票和直运销售发票分别与企业结算 什么叫直运销售 直运业务适用于大型电器 汽车和设备等产品的购销 直运销售适用于什么样的企业 直运销售相关基础设置 系统选项 启用直运销售业务系统选项 直运销售必有订单 直运销售数据流程 订单为中心直运业务的单据流程 无销售订单的直运业务单据流程 销售管理 采购管理 出口直运销售数据流程 直运出口订单 直运销货单 直运销售发票 直运销售订单 出口管理 采购管理 直运出口发票 直运销售产品演示 案例1 订单为中心 2008年10月15日 富源隆公司向华光百货大楼订购TCL冰箱10台 华光百货大楼与村田有限公司订购10台 直接送货到富源隆公司 案例2 无订单 2008年10月15日 富源隆公司向华光百货大楼订购TCL冰箱10台 华光百货大楼与村田有限公司订购10台 直接送货到富源隆公司 直接开具发票进行结算 三日常业务 Uint9 代管采购业务 企业替供应商保管其提供的物料 但只作实物上的管理 物权仍属于供应商 企业先使用物料 然后根据实际使用定期汇总 并与供应商挂账确认 最后根据挂账数与供应商进行结算 开票以及后续的财务支付 什么叫代管采购 三日常业务 Uint10 供应商管理 供应商资格审批 供应商供货清单 供应商配额管理 供应商分析 供应商资格审批 提供对潜在供应商的信息记录 考察以及升级为合格供应商 转入供应商档案 供应商供货审批 对已经成为企业的供应商是否可以供货以及供哪些货进行控制 只有通过了供货审批的供应商及其存货 才可以转入供应商存货对照表中 供应商存货对照表对业务的控制 不检查检查提示严格控制 供应商配额管理 何谓配额管理 配额 一词常用于国家间的进出口贸易 实质是对其他国家的出口 或者进口 的一种限制 通过配额能够实现供给与需求间的均衡 将配额应用于采购管理 也可以达到对供应商的管理和控制 通过供应商配额管理 可以达到建立良好的供应商关系及价格的优惠 供应商分析 供应商存货价格分析供应商交货情况分析供应商交货质量分析供应商ABC分析供应商价格对比分析 三日常业务 Uint11 价格管理 取价方式 价税管理 多扣税类别的支持 最高进价控制 价格查询 取价方式 系统选项按最新价格按供应商存货价格表重新取价价格参照 供应商存货调价单审批通过之后的调价单形成有效价格 调价单支持审批流设置 供应商存货调价单提供批调功能 按一定比率或者额度进行价格的成批调整 供应商存货价格定义 价税管理 税率取值 系统选项 修改税额是否改变税率系统选项 单据默认税率存货档案进项税率价税项计算规则 金额 单价 数量扣税类别不同 无税价 含税价 税额计算关系不同 多扣税类别的支持 多扣税类别背景 根据税法规定 一般纳税人向农业生产者购买的免税农业产品 或者向小规模纳税人购买的农业产品 采购价中包含了一定比例的进项税额 可以抵扣 这种进项税额的计算与增值税的计算不相同 这两种不同的扣税业务通过 扣税类别 来实现 计算规则 应税内含应税外加税额 价税合计 税率 税额 无税金额 税率 无税金额 价税合计 1 税率 价税合计 无税金额 1 税率 最高进价控制 系统选项供应商存货对照表 针对供应商 存货设置最高进价存货档案 针对存货设置最高进价系统选项 最高进价控制口令 最高进价控制 价格查询 三日常业务 Uint12 退货业务 入库前直接拒收 货物已入库 结算前全部退货 货物已