档案资料管理制度.docx

档案资料室管理制度为加强本公司档案资料管理工作，充分发挥档案资料作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，形成各种档案资料的收集、立卷、整理、归档、保管的规范化工作。特制定本制度。1、档案管理范围1.1公司的请求与有关政府部门的批复文件,各部门及分子公司的请求与公司的批复文件.1.2重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等。1.3公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。1.4公司的各种工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表及简报。 1.5 与公司有关业务往来单位签订的合同、协议书等文件材料及客户、代理商、加盟商档案资料。1.6反映公司经营和管理的专业文件资料,如投资项目、融资、信贷、担保、保险、租赁、转贷等各种业务中产生的合同、资料、票据等。1.7公司会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。1.8公司招聘档案、培训档案、劳动合同档案、劳务派遣合同档案以及其他与人力资源管理相关的档案。1.9公司及各部门，各分子公司制定的规章制度、1.10公司的经营发展的历史，包括大事记、重要活动的剪报、宣传手册、照片、录音、录像、证书等。2、档案的管理机构与职责2.1档案管理工作实行二级管理，其中一级管理是指公司行政中心的档案资料室是档案管理的主要责任人；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员兼职档案资料管理工作。2.2各中心部门指定专人兼职档案管理员，参照公司的档案管理制度，负责收集、整理、归档本中心部门的档案资料，充分发挥档案资料的作用。2.1 行政中心档案资料室主要负责2.1.1负责文档管理制度的编写。2.1.2 负责行政文书、办公、学习资料的保管工作。2.1.3 负责人力资源档案的归档管理工作。 2.1.4 负责图书资料的借阅管理工作。2.1.5 协助各职能部门进行档案资料的信息管理及检查、考核工作。2.1.6 负责公司各类原始记录、报告、技术资料的归档保管。2.1.7 负责文件和报告的打印、装订及发放登记。2.1.8 负责各类学习资料、技术资料的借阅、回收登记管理。2.1.9 负责过期资料的登记、造册、报批、锁毁工作。2.1.10 负责分/子公司、加盟商、代理商档案资料的立卷和保管。2.1.11 协助后勤保障部做好公司各类印制的宣传资料、产品说明、招商手册、员工手册等产品的保管。2.1.12 完成中心下达的其它工作。3、档案的归档立卷3.1档案收集整理3.1.1公司归档资料实行“年度/季度归档制”，即每年的四月、七月、十月和次年的一月为公司档案资料归档期。3.1.2各部门以中心为单位对部门资料进行初步整理，由各部门的兼职档案资料员和各部门经理积极配合档案资料室做好归档工作。3.1.3凡是应该及时归档的资料，由档案资料室负责及时归档。3.1.4各部门在各项业务中形成的文件资料，客户资料或其他资料等须在业务合同签订后的7个日历天内，将应归档的所有文件资料向档案资料室移交。3.1.5各类文件归档的份数 ，视利用的频繁度和重要程度增加复印件的份数。3.2归档要求3.2.2所有存档的档案都要先扫描成电子版、存档，并形成电子档案库，做好档案目录的电子台账。电子档案与纸质档案要一致。3.2.2归档案卷的总要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。3.2.3归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3.2.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；3.2.6卷内文件材料应按档案形成的时间依次编写页号或件号。卷内每份文件材料的右上方要注明编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。3.2.7按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写档案归档卷内目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷首。3.2.8声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、简介和责任者。3.3档案分类公司档案以部门为单位进行分类，如下：一级目录二级目录编号基本范围保管期限行 政 管 理 中 心综合办公类YZ-XZ-2013-A-档案柜号层顺序营业执照及各类证照、注册资料、年检资料、公司章程；股东会、董事会、经理办公会形成的会议决定和其他材料，公司规章制度、会议纪要、文书处理、办公室标准化管理工作，各种标准制度等永久劳动人事类YZ-XZ-2013-B-档案柜号层顺序员工招聘，离职、调动、工资、福利、劳动合同、绩效、惩处、奖励、劳保等资料企划培训类YZ-XZ-2013-C-档案柜号层顺序公司介绍、宣传手册、加盟手册,培训视频教材、培训档案、培训资料等风控类YZ-XZ-2013-D-档案柜号层顺序风险投资分析报告、方案、计划策略等后勤保障累YZ-XZ-2013-E-档案柜号层顺序办公文化用品采购记录， 库存登记管理等党群关系类YZ-XZ-2013-F-档案柜号层顺序党团关系资料、宣传学习资料。声像资料YZ-XZ-2013-F-档案柜号层顺序公司大事记和各种活动 会议形成的声音或者图像文件等财 务 中 心会计凭证类YZ-CW-2013-A-档案柜号层顺序原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证会计帐簿类YZ-CW-2013-B-档案柜号层顺序总帐、明细帐(依据科目建立)、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿财务报告类YZ-CW-2013-C-档案柜号层顺序月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其他财务报告其他类YZ-CW-2013-D-档案柜号层顺序会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行余额调节表，其他应保存的会计核算专业资料技术研发中心技术研发类技术研发资料、成果、报告运营维护类网 站 运 营 中 心客户档案类合同类广告推广类投融资商资料业务计划及执行情况材料、担保、投资原始材料和评估、评审、监管的各类管理文件。其他加 盟 直 营 管 理 中 心加盟商档案合同类分子公司资料其他培训类资本商学院投资管理中心 4、档案保管期限和密级4.1保管期限4.4.1文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。4.4.2 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。4.4.3凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。4.4.4凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。4.2密级4.2.1档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交部门经理提议， 行政人中心核定密级。4.1.2有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经行政中心总监及公司副总以上领导批准。5、档案的借阅5.1公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写档案借阅申请表，若是借阅部门内部业务档案需报部门经理批准；若是借阅非部门的业务档案须经档案所属部门同意或行政中心批准，然后到档案管理员处填写档案借阅登记表，方可借阅。 5.2借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。5.3档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总裁处理。5.4必须严格保密，不准泄露档案资料的内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。5.5不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经部门经理批准才能摘抄或复制；机密、绝密类档案资料如需复制和摘抄，必须经总裁批示.5.6必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。5.7借阅的档案资料未经批准，不得随意扩大阅读范围，用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。5.8档案管理员要保管好本公司归档的案卷，注意资料的安全和保密，非档案管理人员不准私自翻阅档案资料。6、档案销毁6.1公司任何个人或部门未经许可不得销毁公司档案资料。6.2当需要销毁档案时，由档案管理主管填写档案销毁审批表交行政中心办公室主任审核后，经总裁批准执行。6.3确定需销毁的档案，要做好销毁记录台账，将批准的 档案销毁审批表和销毁记录台账一并存档，并永久保存。6.4在销毁公司档案资料时，必须由总裁指定专人监督销毁。7、档案的保密7.1档案管理员应保守机密，不谈论、介绍档案室及档案材料情况，不带他人进出档案室。7.2公司重要经济情况、重要经济资料未经许可不得擅自向外透露。凡发生泄密或重要文件、资料丢失，应如实汇报，分清责任，采取相应措施，公司视情节轻重对责任人作出处理。7.3凡绝密级文件借阅必须在当日送回档案室，由档案室统一保管。7.4收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。附件：档案归档卷内目录档案顺序号档案案卷号文件题名建档日期卷内页数保存年限责任人密级备注档案借阅申请表借阅部门借阅人姓名借阅日期是否外带 是否复印 是否本部门档案 借阅文件题名借阅事由部门经理批示档案形成部门经理批示行政管理中心批示公司