档案的保管与保护-PowerPointPresenta.ppt

第七章档案的保管与保护 重点 阐述档案保管和保护工作的任务 要求 方法等内容 第一节档案保管与保护工作的含义 任务和要求 一 档案保管 保护工作的含义 内容 一 档案保管工作1 档案保管的含义 2 档案保管的内容 二 档案保护工作 1 档案保护的含义 2 档案保护的内容 二 档案保管 保护的任务 维护档案的完整与安全是档案保管工作的中心任务 一 档案保管工作的任务 二 档案保护工作的任务 三 档案保管与保护工作的要求 一 档案保管工作的要求1 帐物相符 2 突出重点 兼顾一般 3 处理好保管工作与其他业务环节的关系 处理好 管 与 用 的关系 二 档案保护工作的要求 1 满足不同载体档案材料的特殊保管要求 确保其安全 延长其寿命 2 以防为主 防治结合 本节小结 本节主要介绍了档案保管与保护工作的含义 任务和要求 重点 档案保管与保护工作的要求 第二节档案的保管 一 档案保管工作条件 一 档案库房应遵循适用 经济 美观的原则 其中适用是最基本 最重要的原则 注意事项 档案库房 档案室必须专用 不能与办公室合用 也不能同时存放其他用品 二 库房设备 1 温湿度表2 防火防盗监控装置3 空调设备4 吸湿 加湿 设备5 库房空气净化装置库房设备必须满足档案保护的要求 三 档案装具 常用的装具有 1 档案箱 2 档案架 底图 胶卷 底片 磁带 磁盘等具有特殊要求 要用特殊装具 如 底图柜 照片柜 防磁柜 二 库房的管理 包括 库房管理的任务编号和排架档案实体的保管 一 库房管理的任务 二 编号和排架1 档案库房的编号编号规则 每幢房子的内部 应根据建筑及房间的划分情况进行编号 楼层应自下而上编号 每层应从入口开始 从左向右编号 2 档案柜 架排列和编号 库房中档案架 柜 的排列要求 1 整齐 2 空间适度 注意 所有的架 柜 均不应紧靠墙壁 3 避光通风 4 统一编号 档案柜架编号的方法 自门口起依次编架 柜 号 每个架 柜 的栏从左向右编号 每栏的格自上而下编号 没有栏则从上而下编号 三 档案实体的保管 1 档案排架的原则和要求 1 便于管理 2 相对稳定 3 要有益于档案的保密和保护 2 档案排列的方法 我国通常采用全宗群 按系统 排列的方法 特殊载体的档案 可分别保管 但应在全宗指南 案卷目录说明中有所交待 并在全宗末尾放置参见卡片 指明存放地点 以保持应有的联系 3 存放方式 4 档案存放位置索引5 档案代理卡 又称代卷卡 6 全宗卷 1 全宗卷的内容关于全宗卷所含内容的规定 doc 在收集档案工作中产生的文件材料 档案交接证 合格证 在档案整理工作中形成的文件材料 档案管理制度汇编 1 全宗卷的内容 在档案鉴定工作中形成的文件材料 本全宗保管期限表 鉴定小结 审批表 在档案保管 统计工作中形成的文件材料 重要利用情况与效果统计表 在档案提供利用工作中形成的文件材料 大事记 档案利用情况分析 利用实例汇编 2 全宗卷的性质和特点 3 全宗卷的管理做好卷内文件排列 编制简要的卷内目录 问题 全宗卷是不是全宗内的案卷 应怎样排放 四 档案的安全检查 档案检查的内容 档案数量是否准确 有无遗失 档案受损情况和数量 档案进出 存取登记是否准确 库房管理的各种制度的执行情况等 三 档案保管制度 一 安全保管制度 二 档案进出库房制度 三 清洁卫生制度 四 设备管理制度 五 库房管理人员的岗位责任制 六 库房档案的检查制度 本节小结 本节主要介绍了档案保管的工作条件 库房管理及档案保管制度 重点是档案排架的原则和要求 全宗卷的管理及内容 档案安全检查的内容 难点及实际的弱项是全宗卷的内容 编目及管理 第三节档案的保护 思考 档案在形成阶段应怎样从档案保护方面加以重视 在档案字迹蜕变 纸张破损时 怎样有效保护档案 一 档案制成材料的耐久性 档案制成材料的耐久性主要由两个方面来决定 一是档案纸张材料的耐久性二是档案字迹材料的耐久性 一 档案纸张材料的耐久性 造纸原料 1 纤维素 越多 纸张越耐久2 半纤维素 保留一定比例3 木质素 越少越好 二 字迹材料的耐久性 字迹材料的耐久性决定于字迹色素成分及色素与纸张结合的方式 字迹色素成分评价 A 碳黑 最耐久 墨和墨汁 黑色油墨 黑色铅笔B 颜料 比较耐久 彩色油墨 蓝黑墨水 红蓝铅笔 印泥 科技图纸中的铁盐线条C 染料 不耐久 纯蓝墨水 红墨水 复写纸 普通圆珠笔 印台油 蓝图 色素与纸张结合方式评价 A 碳黑 最耐久 墨和墨汁 黑色油墨 黑色铅笔B 吸收式 比较耐久 墨水 圆珠笔 复写纸 印台油C 粘附式 不耐久 铅笔 3 字迹材料耐久性评价 最耐久 碳黑 结膜式 墨 墨汁和黑色油墨比较耐久 颜料 结膜或吸收式 彩色油墨 蓝黑墨水 印泥 铁盐蓝图不耐久 A 染料 结膜或吸收 粘附 纯蓝水 复写纸 圆珠笔 印台油 重氮盐蓝图B 粘附式 染料 颜料 碳黑 铅笔 字迹材料耐久性评价 档案字迹材料耐久性评价 doc问题 为什么在书写时 要求使用蓝黑墨水 而不使用纯蓝墨水和圆珠笔 三 声像档案制成材料的耐久性 常见的声像档案 机械录音档案 胶片档案 磁记录档案 光盘等 胶片档案保存注意事项 磁记录档案保存注意事项 光盘档案保存注意事项 二 档案库房的保护技术 档案库房的保护有 八防 要求 防火 防盗 防潮 防光 防鼠 防虫 防尘 防污染 一 档案库房温湿度的控制与调节 湿度 相对湿度 1 档案库房温湿度标准 2 摆放温湿度记录仪注意事项 1 不要放在窗口 2 太阳直射地方 3 加湿器去湿机上方 4 不要放在办公室 3 如何调节库房温湿度 1 密封 重点 门窗 2 降温 洒冷水 机械通风 自然通风 空调设备等 3 减湿 3 如何调节库房温湿度 4 通风 自然通风是最好的调节库内温湿度的方法 但并不是任何情况下都可以通风 只有通风有利于使库风空气温湿度得到改善的情况才可通风 注意问题 1 通风中应注意防尘 防有害气体 2 库外温湿度高于库内温湿度时不宜通风 3 防虫 防鼠 4 防止库内温湿度剧烈波动 问题 档案库房的温湿度标准 二 保护档案的具体措施 2 防光的具体措施 库内照明最好用白炽灯 即普通的钨丝灯泡 长波强 短波弱 紫外线较少 若使用日光灯 要加防紫外线装置 库内照明要分区控制 减少紫外线照射 2 防污染与灰尘 防止空气中的有害气体与灰尘对档案材料的不良影响 1 有害气体与灰尘的破坏作用 2 防污染与灰尘的措施 3 防虫 1 破坏作用 微生物 分解档案制成材料 增加档案制成材料的酸度 污染档案 菌丝分泌色素 遮盖字迹 同时 增加档案的湿度 害虫 对档案制成材料的破坏 主要是吞食和咬坏档案 2 防虫的措施 4 防鼠 1 破坏作用 老鼠是 四害 之一 破坏库房建筑物 对档案进行啃咬 破坏档案完整性 其啃咬碎屑 排泄物等随空气流动 飘散整个库房 造成库内环境污染 2 防鼠措施 一般采用放置老鼠夹 定期投入鼠药 5 防火 6 防盗7 防各种自然灾害 三 档案的修