高效时间管理与会议管理【精品讲义】

高效高效高效高效时间管理与会议时间管理与会议时间管理与会议时间管理与会议管理管理管理管理20101127 时间管理的基本概念 提高效率的时间管理 工具 提高效能的时间管理 思路与方法 知行合一金字塔第一部分 时间管理 第四代时间管理第四代时间管理第四代时间管理第四代时间管理第一代：备忘录 第二代：时间进程表第三代：轻重缓急 第四代：个人管理时间管理的原因1、时间是企业最稀缺的资源之一；2、有效的时间管理能够以最高的效率 完成重要的事情；3、有效的时间管理可以减少加班时间， 提高个人生活品质。一年有 365天；其中双休日共 _天； 法定假日 天； 公司带薪休假 _天； 带薪病假 _天；实际工作 _天，共 _小时 ；假定有效工作时间为 _%；全年有效工作时间为 _小时时间计算练习 时间计算练习一年有 365天；其中双休日共 104 天；（每年 52周）法定假日 11 天；（元旦 1天、春节 3天、五一 1天、国庆 3天；清明、端午、中秋各 1天）公司带薪休假 10 天；带薪病假 0 天；实际工作 241 天，共 1928小时 ；假定有效工作时间为 20%-30 %；全年有效工作时间为 385-578 小时时间计算练习 时间计算练习课程目标 提升 生活 与 工作 方面的效率与效能。RESULT:结果自然法则： 一种掌管人类行为 因果关系的基本准则。自然法则： 如果你不去控制 你生活中的事件， 你将被这些事件所控制。时间： 是一种延续 在其中事件从过去 经过现在流向将来。时间管理的关键是 控制如果你不去控制生活中的事件， 你将被这些事件所控制。No Control不能控制 Total Control 完全控制理解事件控制自问： 对于 “适应 ”：“我可以做些什么使得这段时间更有价值？ ”对于 “控制 ”：“如何 ？对于 “影响 ”“我可以在 方面施以怎样的积极影响，并且如何去影响？ ”控制可控： 我不可决定生命的 长度 但可控制生命的深度我不可以左右天气 但可以改变心情我不可以改变容貌 但可以展开笑容 我不可控制他人 但可以掌握自己我不可预知明天 但可利用好今天我不可百战必胜 但可以尽心尽力1.有些 事件 我们能控制 ,但我们认为我们 不能 ；2.有些 事件 我们不能控制 ,但我们认为我们 能 。 条件的影响 Tim e m angem nt“It is not aptiude, but attiude that wil give you te altiude.”不是因为人们不同的才能、资质， 而是因为人们不同的态度导致人们具有不同的高度、水准。自然法则：适当地控制事件可以提升较高的生产力 并获得内心宁静。 Appropriate vent control leads to greatr productivity and inner pec. 内心宁静是通过适当 的事件控制，从而拥有 一份安祥、平衡、和谐 的生活。 哈伦 .史密斯 The 10 Natural Laws of Sucesful im nd Life Mnagement 习惯自然法则： 我们养成我们的 习惯 ,我们的 习惯 塑造我们。Planig: 计划redterm inig acours of evnts in writng.事先将要发生的事件写下来。 Tim e Mangem nt Tasks: Tim e-flexible任务： 时间具有灵活性Apointm et: Tim e-specifc约会 : 时间具体而特定 月历3031 12345678910112131415161718192021223242526272829 2008 年 月 每日计划（待办单）TPTask List 7891012314516718920 会见备注 2008-/ -/-每月任务BusinesPersonalMision Staement:使命陈述 Roles :角色 Values:价值观 G oal PlanigG G G 目标计划 Intermediate Steps中期步骤 Weekly Planig每周计划行事月历价值合理进行时间规划；重要工作项目的时间保证每日计划制定方法1、 将月历中事项填入；2、将昨日未完工作项目列入；3、估计各项工作时间；4、确定工作事件紧迫性和重要性；5、排定时间；6、抓住正在做的每一项工作；7、完成后划掉，盯住下一个目标；8、临时插入工作先记录、评估，然后安排时间。1、每天在同一时间制定， 、每天在同一时间制定， 建议在下班前； 建议在下班前；2、规划出干扰时间； 、规划出干扰时间；3、要有弹性； 、要有弹性；4、要长期坚持，养成习惯。 、要长期坚持，养成习惯。 有效制定每日计划的几点建议 有效制定每日计划的几点建议 :优先次序： 确认事件的价值及次序。优先次序：（ Prioritze）A: Vital 生死攸关的B: Important 重要的C: O tinl O O O 选择的确定重要度的参考因素不完成有什么后果？ 每天只能做几个做哪几个？ 哪些是和目标直接相关的？ 哪些是高回报的？（不仅仅指眼前） 哪些活动直接支持我扮演的角色？（雇员，经理，父亲，孩子）确定重要度的参考因素1、 承诺事项；2、与团队有关事项；3、目标考核中权重较大事项；4、其他事项。I不真实，减少 IV不负责任 要避免I必要性，需要管理 I领导力，需要专注紧 急 不 紧 急重 要不 重 要紧急 不紧急时间矩阵图 准备工作预防工作计划建立关系更新澄清价值观 授权琐碎杂务无关的电话、信函和邮件消磨时间的行为“逃避 ”的行为过分沉迷于电视、 上网和放松状态不必要的干扰不必要的报告不重要的会议、电话、其他人的小事 危机紧迫的问题有期限的项目、信函和电子邮件会议、报告重 要 不 重要自然法则： 紧急 优先级高；紧急可能会 优先顺序。紧 急 不 紧 急重 要不 重 要态度“时间杀手 ”有形杀手： 明明知道是浪费时间的事 情，但又不得不做，又或 者迫于无奈地去做： 接听电话打电话某些会议 打扰官僚作风 沟通不足办公室政治跟 “有问题 ”的人共事资源不足 阅读文件及邮件无形杀手 在我们不自觉的情况下出 现，许多时候，问题是源 于我们自己： 欠缺周详计划 不懂分辨轻重缓急过分专注细节 犹豫不决不懂说 “不 ”拖延善忘 不懂授权欠缺组织 健康欠佳四把钥匙 只用一个个人管理系统随身携带远离 “废纸 ”以最适合自己的方式使用工具个人管理工具基本用法 : 优先次序 监督进度 /跟踪 记录 整合连接Tim e Mangem nt 当每天结束时，你的 “任务 ”应当是这几类状况： Tim e Mangem nt 杂项信息 每日事件记录 （承诺、意见与 感想、议程、 谈话内容、日志等）分类 信息姓名公司项目主题 BCD1A234信息记录整合连接1. 我需要什么 ?2. 我什么时候需要它 ? 3. 我在哪里能够找到它 Tim e Mangem nt 由于我们不知道什么对我们来讲最重要， 每件事情都显得重要， 由于每件事情都显得重要， 我们不得不做每件事情， 很不幸，别人见我们做每件事情，就希望我们做每件事情， 做每件事情使得我们很忙， 我们就没有时间想什么对我们来讲是 至关重要的事情。 关注如何做，规则、 程序比结果更重要目的是改善流程和提 高产出目标是提升数量、提 高质量希望任何事情运作得 顺畅 -没有变化、没有改变 关注为什么，探求新 主张目的是寻求正确的方 向，最好的结果目标是增加价值询问： “我们的目的是什么？ ” “我们为何这样做？ ” 产品 与 产能希望获得的 结果 保持、储存、创 造的 希望获得 结果的 能力 探索具有支配地位的价值观：角色： 使命：Personal ValuesPersonal values incorporate past and presnt fligs,behvior,exeics, thouhts and intetions.个人的价值观 个人的价值观是将我们过去和现在的 情感、行为、经验、想法和意图加以 融合后形成的价值取向。O rganizational ValuesO O O O rganizational Values incorporate O O O wht he O rgiztioal stands frO O O and wat is pele belive i.组织的价值观组织的价值观是将组织的标准与其 成员的信念结合在一起。“When aligned around shar