餐饮公司物流配送流程.doc

l 餐饮公司物流配送流程l 物流配送商品配送原则以及流程：一、配送管理工作流程l 终端机配送流程l 区域分销负责人应在前一天16:00前将网点内每台终端机所需的餐品数量以书面形式或电子邮件形式通知仓储主管，仓储主管根据销售订单通知中央厨房当天晚上开始加工成全熟半成品。凌晨配送到分销区域指定储存区域。分销区域会根据商品特性，分区域储存（低值低耗储存区/半成品储存区/成品未消售回收区）。直接装机或根据本区销售特点，进行二次不定时分销处理。l 在餐品装机以前，区域分销负责人或分销员工先要检查机器内部是否清洁。销售设备是否运转正常。然后检查机器内部是否一切正常。如有未撤出的未销售完毕商品，进行回收处理。并填写相应回收记录清单，每日要有区域销售以及未销售商品退货清单转交物流配送负责人知晓。每周区域负责人要统计销售以及商品回收清单并转交物流配送财务相关人员知晓。每月物流财务人员统计所有区域销售以及退回商品数据清单，转交总公司财务备案。l 仓储主管根据数量规划终端机配送的时间以及最佳线路，按照区域以及客人分布特点做好装机时间确认。场站最晚装机时间要在05:30分以前完成，办公区域要在08:00以前完成，居民区域要在06:30以前完成.根据区域以及线路合理规划运输线路完成所有终端机配送装机任务；午餐全熟半成品要在11：30前完成所有终端机配送装机，晚餐全熟半成品要在17：00前完成所有终端机配送装机任务。l 终端机配送前工作流程l 中央加工厂在接到生产订单以前先要对工厂生产区域进行消毒无害化处理。包括生产工具以及运输盛放半成品容器等，按照国家规定消毒无公害处理方法以及时间进行操作。每天生产完成和配送后，需用清洁剂清理整个加工场所和生产工具以及转运保鲜箱及运输车和半成品储藏间和加工操作车间。l 物流配送人员每日对运输车辆内部要进行整理和清洁。每周对运输车进行车体清洁数次，如遇特殊情况可提高清洁频率，以维护品牌形象；运输人员要保持车辆整洁以及驾驶室环境卫生，驾驶人员每次出车前认真做好出车记录单（包括出车时间，行驶里程，本车储油量， 等等信息填写清楚）每天必须有主管签字确认。l 驾驶人员要对所驾驶车辆燃油量，进行每周汽油的使用量分析；保证运输车量在使用过程中安全性，如遇机械故障应及时修理，保证终端机配送商品及时性。l 采购支援配送流程 原则上为防止食品交叉污染，运输车为餐品配送专用车辆，不支持采购使用运输专用车辆采购原物料使用。 如遇采购需临时调用车辆，需填写“采购调车申请单”，经由物流配送经理批准后方可使用餐品配送专用车辆进行采购原物料使用。 仓储主管得到通知后，再不影响终端机配送的基础上规划送餐车支援采购的使用时间。 在运输采购原物料前，车体内四周必须放置隔板，防止原物料接触成体。 在运输完成后，立即清洁、消毒车体内及隔板，在送餐前10分钟再次做车体内消毒流程。l 物流采购相关管理制度以及规范l 对采购人员的基本要求： 廉洁自律，不吃、不拿、不贪。 具备采购管理员的基本能力（谈判能力和掌控 价格能力）；按店面对商品的实际价格质量要求，能以最佳 价格质量比，按期按质按量地采购到所需物品。l 采购人员的职责： 严格遵守工作纪律、采购流程和财务制度，加强法规和业务学习，不断提高业务水平和素质。 经常走访市场，货比三家经常与供货商沟通，解释公司的有关规定和工作流程；负责商品的询价、议价、比价、订购工作并跟踪交货情况；建立现用供货商及商品价格档案和备用供货商及商品价格信息档案。 配合店面收货和查验质量；经常了解店面商品使用情况和库存情况，控制进货量（尽可能减少库存量）、负责处理商品质量纠纷和退货；经常对已合作供货商的服务质量及价格进行审核，以有效地控制质量和降低采购成本；配合店面财务的付款审核。 采购周报表：采购人员须每月填写采购月报表，并在每周五下班之前发邮件给总公司管理层备案（采购人员应认真分析、总结本周采购工作，以供上级及时了解情况；对有助于提高工作效率、改善工作流程提出建议）。l 采购五原则： 项目审批：所有采购必须事前获得批准。 价格审批：货比三家，对确定的供货商和价格还须有审批。 手续等审批：确定供货商的手续（三证和商品质检报告）、帐期（与供货商谈判，尽可能选择较长的付款周期）、到货周期、质量（配合店面有关部门试验审核）、数量、价格（报总公司管理层批准）和售后服务周期及联系方式；必要时签订供货协议。 两人采购：采购或洽谈时，尽可能集中采购（通知各请购部门依计划提前申报，然后集中办理并优先在已发生业务或已确认的供应商处购买）以降低成本；尽量减少供货商数量并不得随意更换供货商。 开具发票和商品清单。（临时采购或紧急采购） 根据所需商品具体规格和品名填写规范开具（普通发票或者增值税发票）如无法开具发票时必须征求主管领导意见。l 采购报表（见附表）包括：现用商品一览表（食材类）现用商品一览表（物料类）新品及停用商品一览表（食材类）供货商档案每月工作总结l 新产品开发流程：根据物流生产部对商品具体需求采购部会安排如下采购流程： 物流生产部提出产品需求单：包括商品名称 商品规格 商品数量 制造商 保质期 到货时间等商品信息，餐饮部要在需求单上确认签字并报总经理签字和相关财务报批手续。采购才能执行采买前准备工作。 采购执行新产品采买流程相关流程事宜：a) 采购拿到营运部产品需求单，寻找厂商接受样品转交店面，店面测试反馈结果采购与供应商接洽谈论最终价格报总公司审批。拿到总公司审批结果。通知相关部门备案。b) 采购管理员每星期要抽出一定时间去协助店面了解商品使用情况，查找过期食品和解决出现质量问题商品。每星期撰写工作总结与营运沟通本周商品使用相关事宜。本周出现问题汇总完毕报主管领导备案。l 采购新产品简易工作流程图： 寻找产品供应商接收样品 填写样品登记表 上台或备用 报总公司审核（财务和管理层) 交物流生产试验 营运同意上台签字 试验后填写样品接收、试验、审批一览表 试验人在该表填写试验报告并签字 营运部（物流/中央厨房）提出产品立项事宜说明。（产品名称，希望到货产品规格，是常规产品或非常规产品等相关信息）餐饮部（物流/中央厨房）申购部门领导签字确认相关事宜并给出具体事宜详细信息。（总经理确认签字）l 采购新产品立项采购基本流程事宜图解： 反馈市场结果 反 馈 采购与申购部门进行初期沟通 信 采购部根据申购事宜在规定时间内完成餐饮部门交办工作，进行市场，寻价，比价和议价。并提交完整相关产品信息给营运部门参考。息 结 果 营运部门对采购提交相关产品给出回复，采购根据营运需求最终圈定供应商并且完成合同初期接触。并把相关结果报公司管理层总经理审批和财务备案。 采购部拿到管理层最终审批结果，与供应商完成合同交易相关事宜。并同时完成与财务相关事宜备案工作（合同存档，账期结算，事宜等）。反馈营运或研发最终商品状态等相关信息。 l 供应商筛选原则l 需求部门提出产品需求单，或产品的特性要求，选定初始供应商对象五家或三家。l 相应的供应商提供资质证明材料，采购部备案并提供给相关部门，影印资料存档。l 需求部门拿到相应资料以后，供应商提供需求部门产品实物，需求部门对产品进行论证，反馈采购部门。l 采购部拿到需求部门对商品特性反馈意见以后，对供应商进行一个判定。（1） 首先，资质要符合国家相关法律规定。（2） 产品特性要符合要求部门的使用要求。（3） 质量和价格要在同类产品中是最便宜的。（4） 账期，是否符合公司财务要求期限的。l 采购部对初始化供应商进行评估，符合要求的供应商进行圈定，进入实际阶段产品论述。符合产品论述要求的供应商保留（包括上面的第四条款中的内容，还有初始供应商情况，以后供货情况等相关后续事宜，采购部对供应商的实际情况考核意见），筛选剩余供应商留存档案，备日后查询。l 报公司采购业务评审小组审核最终价格。采购业务评审小组根据采购部提供的相关资料对上述供应商进行复评，最终根据产品特性，厂家或经销商提供资料完备性圈定最终厂家，采购业务评审小组确认完毕以后，采购部跟供应商签订试销合同或正式合同，完成供应商的选定。l 供应商筛选原则图解需求部门提出产品需求 营运部、和公司管理层采购管理员根据需求部门对产品具体要求圈定提供产品的厂家名单提供相关资料 报公司质量和价格小组审核（采购管理员提供初始的相关资料给质量和价格小组复评）采购业务评审小组的意见，采购部圈定最终供应商给公司采购业务评审小组最终确认。采购管理员索要相关手续备案，提供产品实物。给需求部门确认采购管理员拿到需求部门意见，再次圈定供应商l 采购部商品订购流程图：香港和盛国际餐饮集团（中国）有限公司所有食 材 物 料 类 商 品食 材 物 料 类 商 品物料类商品有结账周期货物根据（餐饮部）订单采购续订商品没有结账周期的货物或临时购买商品物料类食材类有一定制作周期的商品，根据用量、周期订货常规物料一般根据周用量暂时订货两次，头天下订单次日晚上九点以后到货（营运店面保质期较短、不宜设置安全库存的商品需根据每天用量报货单订货（鲜蔬果类）常规食材、保质期较长根据餐厅销售情况制定安全存量。设置安全库存量（一般7天用量），采购也会根据销售情况适时调整安全库存量（得到总公司认可情况在实际运营时会出现，需要预付款才能到货，采购部要提前一周作“周资金使用计划表”将货款金额报至财务部和管理层，待商品批复以后采购才能续订商品l 商品投诉处理原则1、首先接到商品投诉要查清商品相关信息，反馈给公司管理层和（供应商） 第一时间判明商品出现问题原因。2、联系生产厂家提供商品投诉单据和商品实物还有采购管理员初步解决方案。反馈营运部门投诉事宜目前进展状态。3、如果在三日之内事宜无法解决报营运和公司管理层备案并且追踪后续相关事宜变化。并报营运事宜进展状态。l 采购人员与其他部门协作原则 采购人员要经常下店面与店面人员沟通产品质量相关事宜。并抽检供应商提供产品质量建立产品长效质量管理体系。 每周汇总相关产品质量事宜，报营运相关人员沟通。如出现产品质量问题需在三个工作日之内解决相关投诉事宜并反馈相关人员。 财务沟通事宜需要提供财务供应商完备信息在财务备案，并协助财务完成供应商结账相关事宜。 提供管理层，相关采购商品相关报告和数据分析，协助营运完成商品续订相关事宜。l 市场调研和工作安排；1、每天采购的工作安排，首先汇总各种表格。1月度蔬菜水果送货价格表2通过网络查找本地价格表3临时商品调价变更表4自我工作安排时间表。2、走访供应商了解商品动态，汇总商品目前使用状态。报公司管理层备案。3、每季度汇总商品使用状态和价格情况报营运和管理层备案。l 供应商结账相关事宜： 1、采购管理员签订有效供应合同真实反映合同相关信息，在财务备案并得到公司管理层确认供应商结账日期。（财务审核相关供应商结账资质，结账单、对账单开具商品清单发票）2、每月在供应商结账时采购管理员协助财务再次确认供应商，相关信息准确性。3、由于部分商品存在返利相关事宜采购管理员会协助财务完成商品销售统计事宜。按照合同规定完成返利上交公司财务事宜。l 采购人员禁止商业贿赂条例 甲方采购人员拒绝任何的商业贿赂行为，若被发现乙方以任何形式的商业贿赂给甲方的采购人员，以企图获取订单，或更有利的价格，或更短的付款期时，甲方将立即停止与其的商业合作关系。如有任何甲方采购人员以不正当方式要求乙方给予任何形式的商业贿赂，乙方有责任以书面形式及提供相关证据给甲方防损部。甲方必将秉公处理。l 贿赂包括但不限于下述范围：乙方任何礼品、小费、现金、样品、娱乐活动票券、现金或商品形式的回扣、给甲方采购人员特别的折扣或任何样品、帮助甲方采购人员的亲朋好友安排工作、乙方支付的旅行、节日礼物或餐饮等形式。凡上述馈赠，将会被退回，所需费用由乙方承担。l 关于甲方采购人员收受回扣的行为有以下规定：1、如乙方为达成产品合同或其它业务经营等商业目的而私下向甲方采购人员赠送回扣