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公文写作要点略述 公文写作应注意的几个问题 一 附件很重要 注意附件的运用 附件是什么 有什么作用 正文中一些内容 如图表 名单 规定等 如穿插在正文中 往往隔断前后意思的联系而造成阅读上的不便 需从正文中抽出来作为附件单独表述 在标注规范的情况下 公文附件与正文具有同等效力 接上 附件标注的规则 正文中说明附件的规则 正文后的规则 如果正文之后的附件序号和名称与附件的序号和名称不一致 在法律意义上讲 可以不承认该附件是正文的材料 附件便失去了其本应有的与正文同等的效力 附件标注存在的问题 一是不了解附件的重要及其内容 二是不按附件的规定标注 如 病文 关于拨款考察教育改革情况的函财务处 经校委批准 我室教师 等5人于本月底将去上海考察教育改革情况 经匡算 约需经费1 5万元 见附件 请帮助解决 特此函达 请审查批准 附件 一 考察经费预算表 二 关于批复 教研室 年 月 日 更正 关于拨款考察教育改革情况的函财务处 经校委批准 我室教师 等5人于本月底将去上海考察教育改革情况 经匡算 约需经费1 5万元 请审查批准 附件 1 考察经费预算表2 关于 批复 教研室二 一年五月七日 公文写作应注意的问题 二 数字运用应规范 层次序数 一 一 1 1 时间数字 汉字用于成文时间 农历等 惯用语 汉字缩略语 汉字具修辞色彩的数字 汉字临近两个数字连用用汉字 五六十人注意 阿拉伯数字不不应与单位 百 千 连用 但尽量使用单位 万 亿 公文写作应注意的问题 三 标题是公文的眼睛 应着力写好 标题写作问题一 内容安排位置不当 缺助词 文种使用不当 例一 关于 公司更换印章的函例二 局关于 工作情况报告例三 关于教学课题改革问题建议的报告 标题 标题写作问题二 无事由 公文主要内容或公文主题 事由笼统 事由不准确 如 关于转发市人民政府6号文的通知关于对市政府重要通知贯彻执行的报告培训通知关于举办道德教育的请示 公文主要内容是 要求拨款举办公德教育培训班 标题 标题写作问题三 书名号等标点符号使用不当 关于开展 公德教育 家庭美德教育 的通知关于认真讨论 2007年 工作方案 的通知关于审批 贸易有限公司章程的请示 标题 标题写作问题四 重复冗长罗嗦 如 关于位于 大桥以东面积为6000平方米地段处置问题的请示关于申请参观大学城的请示关于转发市人民政府转发省人民政府关于加强公务员职业道德教育的通知的通知关于同意区委党校选派 等同志去上海考察教育情况的请示的批复 标题 标题写作问题五 格式不规范 办法 要求 用2号小标宋体字 居中排布 词义应完整 距离红色反线2行 距离主送机关1行 如 市人民政府关于1999年上半年城市经济改革情况的报告省人民政府 公文主体部分的撰写 一 注意公文语言的特点 问题一 不准确不得体 如 一 为提高专业人员的业务水平 我公司研究决定选派 等三位同志到你校中文系学习 能否接受 请予函复 二 政府机关应支持民众的要求 三 对于国家机关中的科长以下职务的行政人员 凡工资高于1500元的 照发原工资 四 事故发生不久 该同志积极地检讨了自己的责任错误 解决办法 注意语言效果 注意词语的内涵 对词语作适当的必要的限制 以免产生歧义甚至负面影响 语言问题 问题二 不简洁 重复 罗嗦等 例 外宾今日来我厂参观 兹定于下午5时在礼堂召开欢迎大会 下班时间提早于下午4时40分 各办公室停止办公 改 外宾今日来我厂参观 兹定于下午5时在礼堂召开欢迎大会 下班时间提早于4时40分 语言问题 普通的一般性 知照性文件将不再发放进入托管中心的企业 只需发一份给托管中心 由托管中心传达文件精神 统一组织相关企业贯彻执行 集团公司的有关工作会议 如半年工作会议 年终总结会议等 原则上由托管中心统一派员参加 进入中心的企业不需参加 会议通知另有规定的按通知执行 解决办法 认识简洁的重要性 不要过低估计读者的理解能力 能一个词 一句话说清的不要用两个词 两句话 避免重复 公文主体部分的撰写 二 注意突出主题 内容集中 一是主题不鲜明 内容不集中 主次不得当 应力求做到突出主题的材料深挖掘 与主题无关的材料坚决删除 如 关于申请拨款修建公路的请示县委并县人民政府 黄桥 和平是我乡的贫困村 制约这两个村的原因是多方面的 人口多 有的不生男孩不罢休 处罚教育都不管用 文化素质低 影响创造精神 有的安于现状 有的得过且过 交通闭塞 由于不通公路 许多产品不能变成商品 这些产品中的绝大部分往往腐烂丢弃 不能发挥应有的经济效益 如能修通公路 产品能及时外销 这两个村就可望脱贫致富 接上 鉴于以上情况 拟修公路与外界联系 使产品及时外运销售 我们组织力量进行了勘测和预算 公路全长20公里 需要经费50万元 我乡可望集资拾万元 缺口40万元 请县政府给予拨款解决 其他存在的问题 我乡将进一步调查研究 制定可行的工作方案 尽快行动起来 争取较好地解决相关问题 以上报告 请复 乡政府章二00一年 月 日 公文主体部分的撰写 三 注意结构的顺畅 层次的清晰 逻辑结构是文章的形体 应注意内容安排合理 条理不分明 层次不清楚 这样的公文有时会给读者带来阅读的困难 理解上的障碍 认识上的混乱 甚至造成工作的失败 层次安排不妥 病例一 关于 工程进度情况的函 公司 工程现尚余10 工程量 不能按原计划完成 若天气晴朗 将在7月初完成 因前段适逢雨季 根据地质情况 每逢雨后必须经过两个晴日才能施工 故工程不能按原计划进行特此函达 公司章二零零一年 月 日 更正 关于 工程进度情况的函 公司 因前段适逢雨季 根据地质情况 每逢雨后必须经过两个晴日才能施工 故 工程不能按原计划进行 现尚余10 工程量 若天气晴朗 将在7月初完成 特此函达 公司章 年 月 日 层次安排不妥 病例二 经严格审核论证 县政府决定取消和调整三十六项行政审批项目 各地区 各部门要认真做好有关行政审批项目取消和调整的落实工作 做好更新管理理念 转变政府职能的宣传工作 切实加强后续监督和管理 这次取消和调整的行政审批项目二十八项 改变管理方式 不再作为行政审批 由行业组织或中介机构自律管理的六项 下放管理层级的二项 更正 经严格审核论证 县政府决定取消和调整三十六项行政审批项目 这次取消和调整的行政审批项目二十八项 改变管理方式 不再作为行政审批 由行业组织或中介机构自律管理的六项 下放管理层级的二项 各地区 各部门要认真做好有关行政审批项目取消和调整的落实工作 做好更新管理理念 转变政府职能的宣传工作 切实加强后续监督和管理 几种常用公文的写作请示的写作 注意规范 注意内容集中 注意理由充分 病文 关于申请购买空调的请示报告厂领导并财务部 我厂职工食堂就餐人数近二千余人 一到夏季 副食经常腐烂变质 给食堂管理造成很大困难 也严重影响职工身体健康 为搞好食堂卫生 我部研究 决定购买功率5匹的空调 价格五千元左右 请拨款解决 另食堂职工仅8人 工作繁忙 经常加班 希望领导帮助调进2 3人 以上当否 请批准 行政部 年 月 日 请示 病文 关于举办锻炼意志活动的报告校委 近年来 我支部在提高团员素质方面做了不少工作 收获较大 现将有关情况报告如下 一 抓培训 本年度共举办两期培训班 参加培训班的团员热情很高 收到了良好的效果 原因是 1 培训主题能做到有的放矢 根据团员的思想 工作情况确定培训主题 第一期的主题是 阻碍自身发展的个性探讨 第二期的主题是 如何提高员工绩效 接上页 2 培训注意效果 根据以往教训 有的同志参加培训时心不在焉 今年的培训 我支部要求在培训后 联系自己或学校的实际 需撰写一篇听课后的感想或一份建议 字数不限 支部对每个团员的文章都认真地阅读过 使我们意外的是 文章写得短小但很实在 没有了以往的套话 假话 对支部所提建议很合理 且具操作性 对我们的工作很有帮助 二 开展有意义的社会活动 接上页 当前 社会情况比较复杂 竞争也很激烈 少数团员在当前的环境中 显得力不从心 有的甚至意志消沉 萎靡不振 虽然通过培训解决了一些问题 但远远远不够 为了培养团员的坚强意志 以提高适应社会的生存能力 我支部决定 拟举办系列锻炼意志活动 初步匡算 约需经费9千元 见附件 恳请校委帮助解决 所拨款项 我支部一定专款专用 请校委放心 特此报告 请予答复 团支部章二零零三年三月六日 更正 关于拨款举办锻炼意志系列活动的请示校委 当前 社会竞争十分激烈 少数团员在这种环境中 显得力不从心 有的甚至意志消沉 萎靡不振 虽然通过培训解决了一些问题 但远远不够 为了培养团员的坚强意志 以提高适应社会的生存能力 更好地投入自己的本职工作 我支部决定 拟举办锻炼意志系列活动 初步匡算 约需经费9000元 恳请校委帮助解决 当否 请予批示 附件 1 活动资金预算表2 系列活动初步安排章二 五年三月二十八日 联系人 联系电话 范文 国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案全国人民代表大会 长江是我国第一大河 但由于多方面的原因 长江资源尚未很好开发利用 水患尚未根治 这是我国的心腹大患 阐述长江对我国的危害 说明根治长江的必要性和紧迫性 接上页 如何解决长江的防洪问题 社会各界十分关注 经过几十年的治理实践和对各种意见 方案的反复研究和论证 解决长江的防洪问题 必须采取综合治理措施 兴建三峡工程是综合治理的一项关键性措施 三峡工程兴建后 可将 阐释了三峡工程建设的意义即合理性 接上页 经过多年的研究 论证和审查 三峡工程选在 镇 投资 工期 资金偿还 国务院三峡工程审查委员会对可行性研究报告进行了认真审查 认为技术上是可行的 经济上是合理的 随着经济的发展 国力是可以负担的 阐述该工程的可行性 经国务院常务会议认真讨论 同意建设三峡工程 建议将兴建三峡工程列入国民经济十年规划 请审议 国务院总理李鹏一九九二年三月十六日 几种常用公文的写作 催款函的写作 一 催款函写作的原则 一是紧扣主题 暧昧含糊或拐弯抹角 可使对方分心反感 助长其拖欠威风 从而事倍功半 应直接鲜明 主动对付 给予对方一定心理压力 二是动之以情晓之以理 软硬兼施 作到精诚所至金石为开 三是分别不同情况 采取不同策略 做到事前预警 事中控制 事后弥补 四是用语诚恳礼貌 但针对不同情况 措辞需作调整 或平缓委婉或激烈果断 预先提请付款的函 以防事情变故 预先提示 注意语气委婉 例文 关于提请如期支付货款的函 公司 贵公司于 年 月 日向我厂订购办公设备 套 货款金额为 万元 发票编号 预定付款日期为 年 月 日 因逾期付款 按银行规定 将加收千分之二的罚金 贵方在百忙之中如忽略承付将造成不必要的损失 故致函提醒 特此函达 公司章年月日 联系人 联系电话 邮编 地址 索取余款的函 既要感谢又要警惕 语气礼貌亲切 例文 关于请付所余款项的函 公司 月 日收到了贵公司安装 电器费用 万元的付款 谢谢 现安装费用尚余 万元 贵公司 月 日来函中表示在 月 日前付请欠款 请贵公司如期结清此账 不胜感谢 附件 结算表公司章年月日 联系人 联系电话 索取逾期付款的函 要晓之以礼 动之以情 例文 关于请付家具费用的函 公司 贵公司于 年 月 日向我厂订购家具 套 货款金额为 万元 发票编号为 预定付款日期为 年 月 日 现逾期一个月仍未收到贵方的欠款 贵方一向诚信为业 这次一定有特殊原因以致延误付款 目前我公司正处于改革发展中 所承受的资金困难 贵公司可想而知 希望贵公司予我们以协助 克服困难于近期内支付所欠款项 特此函达 恳请速予付款为荷 公司章年月日 联系人 联系电话 面对账龄长 态度差的客户 要写得有理有力有节 即想法达到目的 又不要伤人 例文 关于要求付清逾期账款的函 公司 年 月 日和 年 月 日我公司两次去函要求贵方支付第 号帐单的欠款 但遗憾的是 至今尚未收到对方的任何答复 现贵方逾期付款已50多天 为本公司业务发展的需要 我们再次恳请在 年 月 日前结清应付款项 我公司恳切地希望与贵方保持长期愉快的贸易关系 极不愿意做任何损害贵公司信誉的事情 但贵方如不能设身处地考虑我方的困难 无视我方宽容的态度 我方不得已只好选择诉诸法律 委托顾问律师处理有关事项 公司章年月日 联系人 联系电话 为客户提出可行性建议的催款函 注意真诚 以诚动人 例文 关于结清货款的函 公司 按照与贵公司的 合同的约定 贵公司应于 年 月 日前支付款项 万元 贵公司一向以信为本 恪守商业道德 此次拖欠货款 定有特殊原因 我们注意到贵方当前遭遇的财政困难 为了我们之间长期友好的业务关系 我方特提出如下建议 供贵方参考 改变原有合同条款 货款分三次付请 第一次 年 月 日前 支付 万元 如贵方另有付款计划 愿意同我方协商 请来函联系 共同讨论相关事宜 特此函达 请函付为盼 公司章年月日 联系人 联系电话 意见 的写作 意见 可多向行文 根据不同的行文方向选择不同的格式 作出不同的处理 应是重要问题 须提出见解 对所提意见或建议应有所阐述 应提出处理办法 报告的写作 注意与请示 意见的区别注意不要与事务文书混淆注意报告写作的规则注意内容的集中 具体注意条理清楚 层次分明 事务文书 计划 总结 调查报告等 呈报上级该如何写 形式 一 关于2002年度党员发展工作的报告XX党委 今年 我院党员发展工作成绩喜人 据调查 新党员基本上都能做到知己律己 容他助他 在群众中反映良好 要求入党的人数越来越多 已出现 入党光荣 的好局面 现将有关情况报上 请审示 附件 发展党员工作的体会 党总支2002年3月6日 事务文书呈报上级 形式 二 关于2002年度党员发展工作的报告XX党委 今年 我院党员发展工作成绩喜人 具体情况报告如下 发展党员工作总结 特此报告 请审示 党总支2002年3月6日 专题性工作报告的写作 四注意 反映情况要真实 鲜明 注意条分缕析 结构要醒目 反映工作情况要具体并突出成绩 提出问题要中肯 抓住问题的实质 矛盾不要上交 应献计献策 所提建议尽量做到合理可行 有借鉴价值 例文 区国税局关于税控收款机推广工作情况的报告市国税局 根据市局关于税控收款机推广工作的通知精神 我局结合自身特点 迅速对推广工作进行了全面部署 工作初显成效 现将有关情况报告如下 接上页 一 工作情况 经过半年的努力 到目前为止 我局已成功安装单机 台 基本完成了全区税控装置的改造 这一工作显示了明显的效益 一 增加了税收征管的科技含量 二 降低了纳税人的纳税成本 三 初步形成了良好的纳税氛围 接上页 二 主要措施 基本作法 一 加强领导 成立专门小组 二 力克难点 搞好调解工作 三 捕捉焦点 一一化解矛盾 接上页 三 主要问题 一 部分纳税人有抵触情绪 二 供应商不配合改造 接上页 四 今后工作的思路和建议 一 主攻重点 抓大户带小户 二 建议在全市范围内 落实 税收征管法 的有关规定 如对没有按要求进行改造的纳税人下达通知 限期改造 并可采取收缴发票和停供发票的办法 强力督促其主动配合改造 章年月日 事务文书 总结的写作 一 准备材料 材料一 回顾情况 干了什么 工作 学习 培训 重要会议 活动等 材料二 有何成效 收获 提高 效益等 在实事求是的前提下要注意在突出成绩上下工夫 这既可以鼓励鞭策自己 也可以激励别人 可运用多种手法 使成绩鲜明醒目 常用的手法有 对比法 衬托法 例证法 如 通过撰写成效 可比较出哪些工作干得好 哪些工作一般 哪些工作较差 为筛选材料打好基础 我公司1995年亏损9494万元 生产难以维继 已连续数月发不出工资 士气相当低落 1998年 公司减亏7843万元 实现盈利2011万元 彻底摆脱了亏损局面 省政府予以高度评价 生产经营的良好发展凝聚了人心 振奋了精神 事实略 经验是一种理性的较深刻的思想 有利于提高自己及他人的认识 并有一定的借鉴价值 材料三 成效得来的原因 措施 体会 经验 通过理性研究 寻求带规律性的经验 所谓规律性的经验 是那些取得成绩的根本原因而不是偶然现象 是可以作为他人借鉴的经验 思考的方向是 接上 主观的经验 如 转变了观念 跟上了形势 内强素质 提高业务水平 世上有难事 只怕有心人 有了信心 工作就大胆了 凡事为别人想想 自己的道路也变得宽广了 信誉是一种资本 它可以聚合队伍 可以取信他人 教育教学ppt模板 接上 客观的经验 如 党委重视 领导的示范作用极为重要 好的工作氛围 能激发积极性和创造性 抓好政治思想工作 破除阻碍发展的思想障碍 在破与立的改革中 实现良性循环 用人制度的改革 管理制度的改革 分配制度的改革 材料四 问题和教训 材料五 对未来的设想 准备的材料不是都可以书写的 还要做进一步的加工 二 加工材料 一 筛选材料 避免面面俱到 分清主要工作和次要工作 分清有收获的工作和无效工作 抓住主要工作 重要工作 有成效的工作 富有创造性的工作 如 广州大步迈向富裕门槛 从 居者有其屋 到 居者优其屋 吃在广州 多了精神套餐 寻求最值得表述的经验 二 将材料分类 避免挂流水账 将同性质的材料归并一类 将小类归并成大类 然后分述 总结的撰写 三 撰写总结 一 写好开头 简洁 醒目 制造悬念 如 今年 月 我们对干部进行了一次经济理论学考试 这次考试有一些意想不到的效果 有些经验值得今后借鉴 世代繁衍生息在羊城热土上的广州人 从未如今天这般富足和文明 年间 广州人均可支配收入由 元增加到 元 列全国十大城市的首富 去年 临高县有两对按他们的意愿已调往外地医院工作的夫妇 重返临高县 临高县是海南较穷的县 医院经费不足 医疗设备简陋 是什么力量吸引这些知识分子呢 接上 二 写好主体 层次清晰 内容集中 实在 语言朴实 总结的层次应当清晰 避免杂乱无章难以卒读 常见的层次有三层式 工作成绩式 经验式等 总结的内容应实实在在 切忌空洞无物令人生厌 总结的语言应是朴实的 简洁的 流畅的 让人轻松阅读 请评析下面这篇总结 例文的开头 真切 实在 没有套话 半年工作 收获不少今年7月12日 我来到XX局报到 被安排在XX处 这一天堪称是我人生的一大转折点 半年过去了 原来那个不知天高地厚的学生变得成熟了许多 第一部分 回顾半年工作学习等情况 注意了分类 将同性质的小类合并成大类 避免挂流水账 一 基本情况 一 积极认真地做好内勤工作 初来乍到 领导认为我应当有一个熟悉环境的过程 学习的过程 于是分配我稿内务管理工作 工作的主要内容是 接听电话 传真 复印 考勤等 我想 这些工作很简单 用点心就行了 可情况不是那么回事 半年所做工作很多 选择自己体会最深的工作写 写得有血有肉 避免了空洞无物 就说接听电话吧 我处的电话非常多 两条线几乎都没闲过 电话多时 听到耳廓疼 耳鸣 头昏脑胀 处里有个规定 要严格遵守首问负责制 而电话中的问题有时千奇百怪 着实不好应付 我的原则是 能回答的立刻详尽地回答 不能回答的 告知解决的途径 事后 我又主动地去寻求一些问题的答案 从中学到不少东西 电话 是联络和协调关系的工具 接听当中 要讲究艺术 我注意向处长学习 他的亲切的语气 简洁诚恳的语言使人感到很温馨 解答问题时非常耐心 对方一定很满意 这不就是提高办事质量的好态度好方法吗 原来 接听电话也不是简单的事情啊 接上 再说传真吧 这也不是一件轻松的事 考验耐心 有时 一个紧急通知要传到13个区局和16个局属单位 起码要耗费近两个小时 这种重复操作和等待 有时也感到厌烦 但我随时提醒自己 这是你的工作 你有责任搞好它 努力总有收获 我熟悉了局里的环境 学到了一些处理复杂事情的方法 同时 也认识到 随便什么工作 要搞好都不是一件容易的事情 领导和同事们这样评价我 小刘工作责任心很强 任务完成得很好 外单位有的同志反映说 你们那个接电话的同志态度很好 不错啊 写自己切身的体会 有叙有议有特色 避免了老生常谈 二 力争搞好文件处理工作 三 专心致志地参加培训班学习 二 我的体会 一 树立为民行政的观念是自觉搞好工作的关键 每个工作都是为他人服务的 同样 你也在接受别人的服务 如果大家都能服务好 就能创造一个和谐的环境 有了这种认识 就能以与人为善的态度认真地对待自己的工作 内务工作看起来没大事 不起眼 但小事不小 它是工作顺利开展的基础 是工作联系的桥梁 是提高办事效率的重要环节 这样一想 你就不会马虎对待了 如 接上 二 和谐的工作环境能激励人更好地进步 我能成为XX处这个集体中的一份子 是我的幸运 同事们不止是关心我而且严格的要求我 领导和同志们主动地给我介绍局里的情况和我处工作的要点 看到我工作有一点成绩 就肯定我的努力 出现问题 也绝不幸灾乐祸或者视而不见 任其发展 有一次 处长要我起草一个公文 写完后 同事XXX仔细看过后说 有的话不必写 与中心无关 文章中出现了几个同音字 公文可马虎不得啊 它不仅是影响单位形象的问题 还要耽误别人的时间 影响办事效率 真是语重心长 接上 有一次处长对我说 你啊 工作效率较高 但有点粗心 你看 发文有时装错了信封 文件摆放有点乱 我立即注意改正 摆放文件还想了一些办法 取文件时 不再费时费力 处长高兴地说 肯动脑子的人 进步一定很快 在这样一个集体中 你能不进步吗 我深深体会到 和谐的环境让人心身轻松愉快 思想能专注于工作 效率自然也就高了 与此同时 我这个不大听得进意见的人 也开始明白了一个道理 严 是爱啊 三 学习是本 写问题不忘写教训 知道问题的所在 就获得了前进的方向 四 工作中的问题 一 工作不细致 与同时分来的同学比 管理文件工作就显得粗心大意 有时整理出错 有时装订马虎 所以 我的同学多次受到表扬 究其原因 自己还是缺乏一种脚踏实地的工作精神 工作时 有时不能专注 东抓一下西抓一下 这是我的毛病 一定要时时记住 天助者自助 上天只会垂顾于那些默默耕耘的人 二 结尾一段可写