行政公文讲座.ppt

潘峰 1 行政公文写作 潘峰 2 第一节行政公文概述第二节行政公文体式第三节行政公文写作 潘峰 3 第一节行政公文概述 一 含义 行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的基础 潘峰 4 二 特点 1 法定的作者2 法定的权威性3 体式的规范性4 办文的程序性 潘峰 5 三 作用 一 领导和指导作用 二 行为规范作用 三 宣传和教育作用 四 联系知照作用 五 依据和凭证作用 潘峰 6 四 种类 根据 国家行政机关公文处理办法 可划分为十三种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 潘峰 7 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤消下级机关不适当的决定事项 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属的机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 批复 适用于答复下级机关的请示事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 潘峰 8 按行文关系和行文方向分类 上行文 下级机关向所属上级机关呈送的公文 主要有报告 请示等 下行文 上级机关向下级机关送发的公文 主要有命令 决定 指示 批复等 平行文 向同级机关或不相隶属的机关送交的公文 主要有函等 按具体职能分 指挥性公文报请性公文知照性公文建议性公文商洽性公文实录性公文 按紧急程度分 特急急件 按保密级分 绝密机密秘密 公文的类型及分类方法 潘峰 9 第二节公文的体式 一 公文的格式 一 眉首 二 主体 三 版记 潘峰 10 潘峰 11 潘峰 12 潘峰 13 一 眉首 红头文件 红色间隔线以上部分内容 就是眉首 文头 部分 包括秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等内容 绝密 机密 级公文还应当标明份数序号 一般简称 份号 潘峰 14 1 发文机关标识 文件名称2 发文字号 是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的顺序号 3 秘密等级 密级 保密期限4 紧急程度 急度 指送达和办理公文时限要求 5 公文份数序号 份号 是标记一份具体文件在该文件总印发数中的实际编号 一般文件不印份号 绝密 机密公文要印份数序号 按号登记分发给收件人 潘峰 15 1 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称 文件山东省人民政府文件国务院文件 潘峰 16 2 发文字号 发文机关代字 年份 序号如 鲁政发 2003 3号国发 2005 21号 潘峰 17 6 签发人上报的公文应当在首页注明签发人姓名 签发人 是指批准发出公文的机关领导人 潘峰 18 二 主体 红色间隔线以下 主题词 不含 以上部分 为主体部分 潘峰 19 1 标题2 主送机关3 正文 4 附件 5 成文日期6 印章7 附注 潘峰 20 1 标题的制作 完整式标题 发文机关 事由 文种国务院关于加强水土保持工作的通知不完整式标题 事由 文种 关于举行阅兵式的通知发文机关 文种 中华人民共和国主席令仅用文种 主要是公告性的公文 泛行文 公告 潘峰 21 改错 1 关于XXX问题的请示报告2 关于摆设摊点的通知3 关于做好二 五年表彰优秀工作者的通知4 教育部 财政部关于印发 XXX 的通知 潘峰 22 要求 1 准确简要概括公文主要内容 符合语法规范 2 标题的排列居中 字数较多需要转行时 要注意排列美观 最好不要将一个结构紧密完整的词或者词组拆开 3 除引用法规 文件等名称外 标题一般不用标点符号 教育部财政部关于印发 XXX 的通知 潘峰 23 练习 人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备向上级申请资金 中国人民银行某县支行关于购置办公自动化设备的请示 潘峰 24 中国人民银行某县支行关于申请购置办公自动化设备经费的请示 潘峰 25 2 主送机关 是公文的主要受理单位 它的位置在正文左上方顶格排列 因此有人叫 抬头 名称后用冒号 有多个主送机关时 按重要性依次排列 每个机关间用顿号或者逗号隔开 潘峰 26 上行文 只有一个主送机关平行文 一般都有 且可以多个下行文 针对性强的发批复 指示性通知应有主送机关 收文对象无法限定的则没有 潘峰 27 4 附件 是指随公文一并发出的其他公文或材料 附件与正文有同等效力 常见的附件有两种形式 一是正文只起批准 发布 印发 转发 批转作用 其内容很短 公文的主要内容是附件 二是只是补充说明正文某一方面内容的事件 图表 统计数字等 潘峰 28 注 如有序号用阿拉伯数码 如附件 1 XXXXXX附件名称后不用标点符号附件应与正文一起装订 并在左上角第一行顶格标识 附件 和序号 序号和名称应前后一致 潘峰 29 5 成文日期 是公文形成与生效的时间标识 如何确定公文成文日期 签发的公文以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准会议通过的公文以会议通过的日期为准需上级机关或立法机关批准的以批准日期为准电报发出的公文以发出的日期为准一般公文以印发日期为准 潘峰 30 6 印章 1 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 2 联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 3 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 潘峰 31 用印示例 1 二00三年二月五日 2 二00三年二月五日XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3 二00三年二月五日 潘峰 32 注意事项 一是公文印章必须和正文同处一页不得采取标识 此页无正文 的方法解决 二是不能出现空白印章 三是印章之间不能相交或相切 也不宜太远 相距不超过3 潘峰 33 7 附注 是指需要说明的其他事项 一般是对公文的发放范围 使用事项加以说明 如 此件发至县团级 此件可见报 注 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 潘峰 34 三 版记 文尾 1 主题词 主题词 3字用3号黑体字 全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空一字 2 抄送机关3 印发机关及印发时间 潘峰 35 1 主题词 主题词是应办公自动化产生 为规范文件检索 近年增加的文件版式内容 主题词是用规范的词或词组来标引公文的主题内容 作用 供制作公文索引和电子计算机索引之用 潘峰 36 标识步骤 审读文稿分析主题查阅词表著录标引标识方法 大小内容形式类别词类属词文种标识数量 主题词一般为3至5个词 如 国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产的通知 潘峰 37 主题词为 经济管理企业破产通知如 国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知 潘峰 38 主题词 经济管理企业破产劳动就业通知公民道德 潘峰 39 二 公文的用纸和印装规格 一 公文用纸规格公文用纸一般采用国际标准A4型纸 即210mm 297mm 二 排印一律从左而右横排 横写 少数民族按其习惯书写和排印 横排的公文在左侧装订 每页22行 每行28个字 潘峰 40 一 相关要求 文号 版头下空2行 反线 字号下4 标题 反线下空2行 标准行 3号字 7 8 3号字 日期 右空4字 页码 版心下一行 左右各置一一字线 右 左 空1字 公文各种规定规格全览 潘峰 41 二 各种字号 秘密等级和保密期限 3号黑体 紧急程度 3号黑体 版头 不大于 22 15 的红色宋体 发文字号 3号仿宋 签发人 签发人 三字用3号仿宋 签名用3号楷体 公文标题 2号宋体 公文正文 3号仿宋 包括主送机关 附件名 主题词 主题词 三字用3号黑体 词目用3号宋体 页码 4号阿拉伯数码 潘峰 42 第三节公文的写法 公文写作的一般顺序 领导布置任务 确定写作主题选择恰当的文种用合适的方式表现出来语言的使用 潘峰 43 强化四种意识 强化文种意识强化结构意识强化语言意识强化差别意识 潘峰 44 一 文种的选择 一 依据 国家行政机关公文处理办法 对13种文种的规定 二 要看作者与主要受文者 即主送机关 的工作关系 三 要看作者单位的级别和权限 命令议案公告 潘峰 45 1 XX干部利用公款游山玩水 某市纪委拟发文批评 2 为加强野生动物的管理 广东省政府拟定了 广东省野生动物保护条例 草案 向省人大常委会提议 3 为实施西部大开发战略 国务院拟发文告知成立国务院西部地区开发领导小组4 XX省政府办公厅据国务院统一着装管理委员会的要求 对本省统一着装工作进行清理整顿 拟将情况汇报给上级 5 为确保 办法 的贯彻执行 国务院发文对一些问题提出见解和主张 潘峰 46 6 某中学要求区教委拨款增建新校区 7 南京市农业局请求请求南京市农业银行增加贷款 9 武警部队在98年抗洪抢险中 坚决执行党中央 国务院的指示精神 全力以赴抗洪抢险 国务院发文予于表彰 潘峰 47 公告与通告的区别 潘峰 48 请示与报告的区别 潘峰 49 二 公文的结构 一 结构模块关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市 县 自治县人民政府 省府直属单位 袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌 为广东省争了光 为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩 为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动 培养青少年热爱科学 勇于进取的精神 省人民政府决定 一 给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元 二 给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元 三 给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元 希望袁汉辉同学和受表彰的单位 戒骄戒躁 再接再厉 争取更大成绩 广东省人民政府一九九三年八月十五日 潘峰 50 公文的结构方式具有程式化的特点 形成了 五个要素 三个部分 的结构模式 五个要素 依据 公文制作的原由 背景 政策 理论 法规等 目的 公文达到什么意图 文种承启语 以文种为动词的过渡性语言 事项 公文的具体内容 是公文的重点 要求 提出希望 要求 三个部分 前言 主体 结尾 潘峰 51 依据 目的 文种承启语 事项 要求 潘峰 52 山东省人民政府关于授予王克明等8名同志荣誉称号的通报 各市人民政府 各县 市 区 人民政府 省政府各部门 各直属机构 各大企业 各高等院校 2005年 全省广大科技工作者深入贯彻落实党的十六大和十六届三中 四中 五中全会精神 全面落实科学发展观 深入实施 科教兴鲁 和 人才强省 战略 不断加强重大 关键 共性技术的研究与开发 积极推进高新技术成果的产业化 取得了一系列重大成果 促进了我省经济和社会的持续 快速发展 为调动和激发广大科技人员开展科技创新的积极性和创造性 充分发挥先进模范人物的示范带动作用 省政府决定 对获得国家科技奖励首位人员给予表彰 授予山东大学教授王克明 中国科学院海洋研究所研究员相建海 山东轻工业学院教授陈嘉川 中国兵器工业第五二研究所烟台分所研究员曹贺全 山东农业大学教授董树亭 中国水产科学研究院黄海水产研究所研究员唐启升等6名同志 山东省先进工作者 荣誉称号 授予招金矿业股份有限公司金翅岭金矿研究员杜勤业 青岛海尔洗衣机有限公司高级工程师曹春华等2名同志 山东省劳动模范 荣誉称号 希望受表彰的同志谦虚谨慎 戒骄戒躁 再接再厉 不断取得新的更大的成绩 全省广大科技工作者要以先进模范人物为榜样 紧密团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围 高举邓小平理论伟大旗帜 认真学习实践 三个代表 重要思想 求真务实 团结协作 开拓创新 不断提高全省的科技创新能力和水平 为建设创新型省份作出更大贡献 山东省人民政府二 六年五月十一日 潘峰 53 目前一些单位层层召开表彰大会 并借表彰会之机 巧立名目 滥发奖金实物 不仅浪费了国家资财 增加了财政负担 而且败坏了社会风气 为了加强廉政建设 改变工作作风 节约财经开支 各级国家机关采取不同措施加以纠正 市人民政府就曾发出过紧急通知 通知要求各区 县原则上不再召开表彰大会 确需召开的必须报经市人民政府批准 凡经批准召开的县 区和各系统范围的表彰大会 可发奖状或口头表扬 一律不得发奖金 实物 纪念品和锦旗等 各级财务部门和财会人员必须实行严格的财经监督 凡违反上述规定的 要追究领导责任严肃处理 请你代市人民政府拟一份公文 潘峰 54 关于严禁借表彰大会滥发奖金实物的通知 各区 县 人民政府 市直属机关各单位 目前一些单位层层召开表彰大会 并借表彰会之机 巧立名目 滥发奖金实物 不仅浪费了国家资财 增加了财政负担 而且败坏了社会风气 为了加强廉政建设 改变工作作风 节约财经开支 现将有关事项通知如下 一 各区 县原则上不再召开表彰大会 确需召开的必须报经市人民政府批准 二 凡经批准召开的县 区和各系统范围的表彰大会 可发奖状或口头表扬 一律不得发奖金 实物 纪念品 和锦旗等 三 各级财务部门和财会人员必须实行严格的财经监督 凡违反上述规定的 要追究领导责任 严肃处理 二00二年 月 日 潘峰 55 中共中央 全国人大常委会 国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告 第一号 宋庆龄副委员长患冠心病及慢性淋巴性白血病 经多方治疗 未见好转 曾多次出现发热 呼吸困难 心跳加快等症状 二月十四日晚 突发寒战高热 热度达摄氏四十点二度 有严重心力衰竭 目前病情危急 正在积极抢救治疗 一九八一年五月十五日单一模块 潘峰 56 国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委各直属机构 现发布 国家行政机关公文处理办法 自2001年1月1日起施行 1993年11月21日国务院办公厅发布 1994年1月1日起施行的 国家行政机关公文处理办法 同时废止 中华人民共和国国务院办公厅二000年八月二十四日两模块 潘峰 57 关于淮河流域水污染防治工作情况的报告 环保总局二 一年六月十五日 按照环保总局 国家计委 水利部联合制定的 淮河流域水污染防治2000年规划目标完成情况核查办法 环发 2000 205号 环保总局会同国家计委 财政部 水利部 监察部 建设部 农业部 法制办等8个部委组成核查组 于2001年2月25日至3月5日对淮河流域水污染防治工作进行了全面核查 现将有关工作报告如下 一 淮河流域水污染防治工作的完成情况 略 二 存在的主要问题1 工业企业按达标排放尚不稳定 略 2 城市生活污水处理工程建设慢 处理率低 略 3 面源污染防治工作尚未全面开展 略 4 淮河流域自净能力差 略 三 下一步工作安排 一 尽快制定 淮河流域水污染防治 十五 计划 结合 九五 规划各项工作的实际完成情况和南水北调东线工程需要 明确淮河 十五 治理目标和治理措施 二 进一步落实沿淮四省各级政府环境保护目标责任制 略 三 继续加大产业结构调整力度 巩固和提高工业企业污染防治水平 略 四 抓紧污水处理工程的建设 略 五 把农业面源污染防治摆上日程 略 六 加强水资源的合理开发利用和节约 略 三模块 潘峰 58 深圳市人民代表大会常务委员会关于批准深圳市人民政府在罗湖区进行行政综合执法检查和处罚试点的决定 年5月15日深圳市第二届人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过 深圳市第二届人民代表大会常务委员会第二十二次会议审议了深圳市人民政府 关于提请审议在罗湖区试行行政综合执法的方案 为加强城市管理 提高行政执法效率 避免多头检查和重复处罚 改善我市投资环境和生活环境 根据 中华人民共和国行政处罚法 的基本原则 结合深圳的实际 作如下决定 一 批准市人民政府在罗湖区进行行政综合执法检查和处罚试点 同意罗湖区人民政府成立行