物资采购领用管理规定.doc

物资采购管理规定为了规范公司的物资采购行为，保证工程质量，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强物资采购的监督管理，特制定本规定。一、物资采购遵守的原则1、未经审核批准的请购物资一律不得采购；2、库内已有闲置物质应优先使用（综合考虑）；3、普通大众物资，运输不便的，凡当地能解决的，不到外地采购；4、对长期订货和大款项的进货，应通过签定合同和实行银行结算方式（转帐支票、电汇、汇票、银行承兑汇票）；5、在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位。6、对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购。二、采购部工作职责1、采购程序a、业务经理下发采购通知及采购事项说明；b、设计预算部门完善施工图，经业务经理及业务部确认转工程部经理，提材料采购计划单及材料提报说明。c、预算部、业务部、工程部，汇签采购计划单，下发采购部。d、计划单：与该工程施工负责人沟通、调整、确认。e、采购：按采购管理规定进行询价比价拟定合同工程部经理签字完成采购合同交财务。f、工地退料入库。2、 采购职责 a、 根据公司的生产需求，制定采购订单。并通知各家供应商，要求其对订单上的采购数量及交货日期等相关信息进行确认。待供应商确认回传公司后，需要对采购订单进行存档保存。如果供应商对订单的交货时间或数量等相关信息存在疑问，需要更改采购订单，在请示后，得到批准方可执行。b、 采购订单如在执行期间需要变更，撤消，图纸更新时，必须和供应商及时沟通，确保供应商提供物料保证公司的需求。 c、 负责跟催采购订单的到货情况 。 d、 负责物料的验收及入库。如果物料数量或型号不对及时和供应商联系，得到对方的确认，并修改相关单据。e负责对质检不合格物料的处理f、负责对现有的供应商资料进行整理。并对供应商进行评估，寻找潜在供应商，确保供应渠道畅通和安全。g、负责并监督在工程施工中施工工具的采购、调拨、报废等工作。h、负责工程材料的询价、报价、材料信息及样品样本的收集，建立建全材料合格供应商信息库。 i、监督各项目自购主要材料，零星材料及辅材类材料的采购。3、 工地零星材料采购1、工地施工人员若需现场采买材料，需通知采购部，说明材料追加采买事由。2、向采购部提供详细材料单，由采购确认采买计划3、施工人员所上报追加材料采购单由采购进行整理确认交由项目部经理审批合格后，统一调配申购材料。四、物资采购管理1、为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。各部门编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目填报，由于上报物资采购计划失误，造成物资积压损失，由部门负责人承担经济责任。2、各部门物资采购计划单由部门编制（附样表），经办人和部门负责人签字，要按程序进行上报。在每月25日前向公司采购人员上报下个月的采购计划单，物资采购人员根据库存和实际使用情况审核后，按工厂和工程项目分别汇总编制采购用款计划表（附样表），于次月5日前报项目经理签署同意后，报财务备案（需提供材料：采购单或发货单、发票等单据）。各部门如不按规定时间上报计划，造成物资缺口及发生经济损失，由迟报部门负责人承担经济责任。3、计划外急需采购的物资，由基层部门填制急需物资请购单，部门负责人签字，分管副总签署意见，总经理批准。4、物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，保证做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、发票、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其他需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经总经理批准，质量、数量有误的全部由采购人员承担。5、对短缺物资，采购员要征求使用部门的意见，在使用部门同意后方能采购可以接受的代用品，否则，出现后果由采购人员负直接责任。6、采购人员必须按采购作业期限运作，杜绝不按计划要求及质量要求采购，避免造成货物超储积压。7、对采购人员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管说明异常原因，提出相应意见方案，采购人员应及时与使用部门沟通，拟订补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。五、应付货款的管理支付货款时，统一由采购人员负责办理付款审批手续，支付先付款后提货的款项，付款审批单必须附采购合同，货到付款的款项，付款审批单必须附发票和入库单。四、货物的验收入库管理1、采购人员办理完采购手续后要及时跟踪物资的入库情况。物资入库时，采购人员要协同保管人员与交货人、使用部门主管或项目工程师办理验收手续，核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划、合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，保管人员和采购人员应按验收单上的要求签字，以履行其职责。2、仓库保管人员在验收过程中发现的问题，要及时通知物资使用部门和物资采购人员，并同时做出记录备案，分清责任，责任不清时严禁验收入库。3、验收中的不合格物资，严禁接受，如出现工作失误或故意验收，保管人员负全部经济责任。4采购人员对款已付而货未到，或货到发票未到，应及时通知对方经办人，尽快查实情况。5采购的工程物资，需直接发货到施工工地的，采购人员在签定采购合同时必须写清收货地点和收货人，要及时跟供应方沟通。物资到达工地时，采购人员要协同工程项目负责人办理验收入库手续，同时办理物资领用手续，开出领料单，由工程队接受货物的经办人和负责人签收，并将入库单和领料单的财务联于当日转交财务部保存。五、货资的发放管理1、物资的领用、发放，需按“先进先出，计划供应，节约用料”的原则进行发料，发货时要坚持一核对、二签字、三记帐、四盘点的程序，对违反发料原则造成物资失效、大料小用、优材劣用以及差错等损失，保管人员承担全部经济责任。2、各部门领用材料时，必须填制“领料单”，由经办人和部门负责人签字，仓库保管员按签字后的领料单开出库单进行发货，并将领料单附在出库单的后面，填写出库单时必须按出库单规定的格式填写完整。3、保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则，严禁先出货后补办手续和白条发货。4、各部门邻用材料时，应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写，不准在领料单上作任何改动，如填写错误必须重写。5、各种物资材料的转让和外售时，需经公司分管领导和总经理审批，（经办人按购入物资成本，（含运费，采购费用等）另加管理费，进行对外报价），仓库保管人员凭财务部收款凭证，方可办理出库手续。6、生产用原料、劳动工具、维护材料（包括设备配件等）的领用部门负责人审批，领用后作登记管理，工具采用交旧领新制。7、物资出库后仓库保管员要及时登记帐簿，太阳部的保管员按月要与成本会计核对帐目，确保货物数量准确无误，成本会计按月向财务部填报物资进、销、存月报表，财务部相关人员要协同保管员和成本会计每月对货物进行实地盘点，做到帐帐相符，帐物相符，帐卡相符，卡物相符。8、所有发料凭证、原始单据应由保管人员妥善保管，按月装订，发料凭证、原始单要按财务制度的保管时间和销毁程序办理，不可丢失，否则，应承担全部经济责任。9、退库的材料范围包括生产任务完成或竣工多余物资；借领、借发物资；车间小库多余物资。退库时，物资必须完好，物资退库单与原领料单内容要相同，物资退库时保管员要认真进行验收，因物资质量不合格退库，必须进行技术鉴定，出示