电子表格用于期刊阅览室的现刊管理.doc

电子表格用于期刊阅览室的现刊管理何春滨摘 要 由目前图书馆期刊阅览室现刊管理手工操作的现状，根据Excel电子表格软件具有强大的数据分析和管理的特点,本文根据我馆现刊管理中对Excel电子表格软件应用的尝试，简述在现刊管理中对其相关功能的应用。关键词 Excel 管理 现刊 以计算机为主的新技术的迅速发展及普及，给期刊管理及服务工作带来了十分有利的条件，期刊作为一种信息量大，涵盖学科广泛，出版频率快，连续性强，阅读人数众多的文献，一直是各类型图书馆收藏的重点。由于期刊的这些特点，其管理工作也是图书馆的重点工作之一。目前图书馆的现刊管理普遍采用手工操作完成，由于近年来期刊数量的不断增加，这种工作方式已不适于现刊的管理，本文根据我馆现刊管理中对Excel电子表格软件应用的尝试，简述现刊管理中的有关工作对其相关功能的利用。1 期刊管理的特点 我校图书馆的期刊管理，从2000年回溯建库一直使用深圳ILAS连续出版物管理系统。由采编部负责期刊采购加工，其流程为：期刊需求走访订购接收登到加工典藏分配交送。各分馆阅览室收到采编部交送的期刊后，要对各种期刊进行分类并每期记到，然后盖章上架阅览。 由于深圳ILAS系统，只适用于采编部对新采购的期刊进行登到等管理，不适用于阅览室的现刊管理，因此，阅览室现刊管理如：现刊排架、现刊记到、现刊查询、现刊统计等工作都是用手工完成。近年来，由于购刊经费的增加、学科的新增、各分馆之间的调整，阅览室期刊的数量每年都有较大变化，每年都要重新进行现刊排序、排架，手工进行上述工作不仅工作量大，效率低，而且影响阅览室对外开放。2 用Excel电子表格管理现刊的优点Excel电子表格是Office2003系列软件中的一个用于数据表格使用和分析的软件，它的数据处理功能在现有的办公软件中，可以说是独占鳌头。尤其是Excel2003的自动排序、自动填充、自动查找、自动求和、自动分类汇总、自动筛选等功能，都是其他一些软件所不能比拟的。3 期刊分类建立Excel工作表之前，首先要对期刊进行分类。分类是众多图书馆对期刊管理采用的方法。科学地分类是对期刊进行控制的关键。分类表的选取、类目分级的设立都直接影响期刊的管理和服务。实用性是确定分类体系的重要原则。分类体系的选取应该根据图书馆的性质、任务、读者对象、馆藏特色来确定，并不一定要强求高度的统一。国内大多数图书馆都选取中国图书馆分类法期刊分类表作为自己的分类体系。目前期刊的排架多是以分类法为主的复合排架，我馆现刊阅览室排架采用“分类号题名汉语拼音字顺排架法”。4 用Excel电子表格建立工作表4.1 Excel工作表的建立以2005年中文社科期刊为例。首先起动Excel，将当前活动工作表Sheet1重命名为“中文社科期刊管理工作表”。在工作表中建立标题栏，然后将分好类的期刊信息分别输入对应的单元格内，如表1所示。表1 中文社科期刊管理工作表架位号分类号期刊名称邮发刊号刊 期一月十二月总计刊一刊二刊三刊四合计刊一刊二刊三刊四合计1A84毛泽东邓小平理论研究5-522月刊1111122B8思维与智慧18-96月刊1111123B82道德与文明6-60双月刊01164C0科学新闻2-299半月刊112112245C913三联生活周刊82-20周刊1111411114486D5环球2-511半月刊112112247D67台湾周刊2-782周刊1111411114488D81国际观察4-574双月刊01169G21读报参考24-125旬刊1113111336总计17192164.2 期刊排序期刊的所有信息输入后，对期刊的分类号和名称两项进行整理排序，使其符合“分类号题名汉语拼音字顺排序法”的排列次序，用Excel进行自动排序。具体操作是：首先，对工作表“全选”，然后，单击“数据”里的“排序”命令，在下拉框中的“主要关键字”、“次要关键字”中分别选择列B 对应的“分类号”、列C对应的“期刊名称”，并且均选择 “升序”，“有标题行”，“确定”后系统自动排列出一个数据表，其排列顺序是按中图分类法由A到Z，22大类的起始顺序，若分类号相同，其排列顺序则按刊名的汉语拼音字母次序排列。但要注意，Excel对多音字没有区分开，要根据具体情况进行调整。调整全部结束后输入期刊架位号。4.3 期刊架位号的输入架位号就是每种期刊在刊架中的位置，便于现刊阅览室的管理及读者的查询。架位号的输入要放到分类排序之后进行。具体操作如下：首先在A2单元格中添入第一个架位号，然后选定需要添入的区域，选中“编辑”“填充”“序列”“自动填充”命令，完成序号的填充。用此方法既快又准确。5 Excel在现刊管理中的应用 5.1 现刊的排架及管理阅览室的现刊管理按照分类法排架规则进行排架。其规则是：每一类期刊都按照期刊分类法进行类目排架、标架，期刊架位排列是按中图分类法由A到Z，22大类的起始顺序依次排列。而且每册期刊都有自己的刊架位置，不能随便摆放，便于读者查找及管理。方法是:首先，将期刊管理工作表中前三项内容(架位号 、分类号、期刊名称)，在Excel工作表中设置打印区域（或复制到Word文档中），然后进行调整字号、间距、加重等处理，然后打印出来，粘贴到相应的架位上，现刊排架工作完成。当每年进行现刊排架时，首先建立新的工作表，然后将上年的期刊管理工作表中的分类号、期刊名称、刊期、邮发刊号等信息复制到新的工作表中。利用Excel的删行、增行功能，将停订、调出的期刊删去；将增加、调入的期刊分好类后，将信息填入到相应的单元格内。然后进行重新排序，填充新的架位号，至此新一年的期刊管理工作表则制成。5.2 现刊的查询在编辑中，用Excel查找功能，选中“编辑”“查找”命令，在“查找内容”中输入相应的邮发刊号、期刊名称、架位号其中之一，就可快速找到现刊对应的条目，要查看某种现刊到架情况、具体架位等信息，在屏幕上非常直观的显示出来，便于读者的查询及日常管理。5.3 现刊的记到及信息备注现刊的记到。记到是对期刊到馆情况的记录，对每种期刊信息变化情况进行快速反映。收到采编交送的期刊和清单后，利用Excel查找功能，将到馆期刊输入到工作表相应的月份内。由于期刊的刊期分为季刊、双月刊、月刊、半月刊、旬刊、周刊等，因此在每期的月份内要单独记到。如月刊就记到相应的月份下的刊一内，半月刊记在刊一、刊二内，同理周刊则记在刊一、刊二、刊三、刊四内，每期1册记1，2册记2，必需单独记到，区分出具体哪一期，防止记混。以2005年中文社科期刊1月至12月为例，如表1所示。全部输入后，进行保存，此批记到工作完成。用此方法记到，非常迅速、准确，提高工作效率。信息备注。期刊的变化较大，常出现合刊、停刊、增刊、更名等现象，Excel提供了给单元格增加批注的功能, 便于对期刊的分编、装订、补缺等管理工作。当把鼠标移动到单元格之上时，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入批注”命令，系统会弹出一个批注框，在其中输入文字，对这个单元格内容进行补充说明。 5.4 期刊的统计、分析利用Excel的自动求和等函数功能统计分析数据，只要选定所要统计的部分，单击自动求和图标，便可完成统计。也可以根据需要，运用各种函数公式实现各种数据的统计。如对期刊每月记到“合计”，在此基础上进行“总计”、“分类汇总”。进行“分类汇总”的方法是：将工作表选定后，单击“数据”“排序”命令，对“刊期（E）”进行排序，再选“数据”“分类汇总”命令，在“选定汇总项（D）”栏内将每月的“合计”项选上，“确定”后屏幕上显示分类汇总表，分别统计出半月刊、月刊、双月刊等所有现刊的记到数量,如表2。当分类汇总结束后，在“分类汇总”栏内点击“全部删除”则恢复到工作表状态。如要统计某一时期内本阅览室期刊阅览率，将每天的阅览数据输入工作表中每期对应的数据统计栏内。利用统计功能，进行求和汇总，统计出期刊的阅览数据。然后，用自动排序功能，分析所有现刊的阅读量大小。也可以启动制图功能，做出期刊阅览情况曲线图，非常直观地分析期刊的利用情况。科学地统计和分析各类期刊阅览情况，能充分了解期刊的利用率，为来年期刊的增订和停订提供参考依据。5.5 建立文档将每年的期刊管理工作表用电子文当保存，也可根据需要打印出来，使期刊管理更加规范、科学。电子表格在期刊工作中的应用，是期刊工作现代化具体实现途径之一。在期刊管理的实践中，还有许多问题需要解决，如：期刊记到、目录查询等，可否与图书管理系统衔接，应该是今后探索的一个方向。参考文献1 王海兰.从期刊回溯工作谈期刊的管理.图书情报工作.2006(2)2 刘旭东.中文版Office2003办公自动化标准教程.上海科学普及出版社出报版.2004表2 中文社科期刊管理工作汇总表架位号分类号期刊名称邮发刊号刊 期一月十二月全年合计刊一刊二刊三刊四合计刊一刊二刊三刊四合计4C0科学新闻2-299半月刊112112246D5环球2-511半月刊11211224半月刊 汇总44483B82道德与文明6-60双月刊01