分析电力企业档案管理现代化.doc

分析电力企业档案管理现代化摘要:随着现代化设备的应用，产生了大量的电子文件，逐渐加快了无纸化办公的步伐，电力企业的档案管理随着快速发展的科技而发生了新的变化，传统的管理模式随着电子文件的出现而出现变化，面对这样的现实情况，加强档案管理的现代化进程对于电力企业的发展来说是至关重要的。本文主要对档案管理现代化的发展过程中需要注意的一些问题进行了分析和探讨。关键词：现代化；档案管理；电力企业伴随着不断增强的企业实力以及社会的快速发展，在企业的发展过程中档案的管理工作显得越来越重要，对于档案的管理工作相关部门也越来越重视，现代企业的档案管理工作通过一系列的创新和改革后在整体质量上得到了很大程度的提高。特别是随着快速发展的电力企业和急速增加的工程项目，造成了在实际工作中档案的管理工作出现了各种问题。因此，对于电力企业的发展来说传统的档案管理方法已经很难适应，面对这样一个现实问题，我们有必要加快电力企业的现代化档案管理进程。一、档案管理现代化的含义为了适应社会对经济、技术、科学、政治、文化发展对档案所提出的要求，应用现代化的管理思想、设备、理论、方法以及技术，对档案以及档案工作进行科学化的管理，以进一步提供效益和效率，这就是所谓的档案管理现代化。也就是说用相对较少的人力、物力、财力以及较短的时间获得最高的工作效率。现代化档案管理所包含的主要内容有：（1） 档案管理实现高效化、科学化、系统化。（2）档案管理实现规范化和标准化。档案按照国家的相应标准进行组卷、标引、分类、著录，以确保归档文件的完整、齐全、分类合理科学，检索便捷清楚，卷内文件正确排序，以适应计算机档案管理的要求。（3）进一步加强对相关人员的管理和培训，要让档案人员能够掌握先进的知识和管理手段，要充分发挥出相关人员的创造性和积极性，不断地引入和更新竞争机制，构建一支能够适应现代化档案管理需求的工作团队。二、现代与传统档案管理之间的区别纸质文件材料是传统档案管理工作的主要对象，所以，传统档案管理工作的方式和主要内容，由纸张的不同特性所决定。要分类对不同材质的档案进行管理，材质不同的各种纸张其相应的保存环境也有很大的区别，比如说，有的纸张可以长久在高温和潮湿的环境下保存，有的在高温和潮湿的环境下则容易发生氧化反应和水解，导致字体材料出现涸化、扩散等现象，而有害气体和光线则会促使纸张出现氧化水解反应，降低纸张的强度。所以，纸张档案的具体保存环境如何决定了保存的具体时间。而现代化的档案管理工作则是应用现代化的管理技术、方案、理论、设备等实行对档案管理工作的数字化和科学化管理，其以信息化为背景，进一步提高了工作效益和效率。电子文件是现代化档案管理的主要对象，计算机光盘、盘片。磁盘等以化学磁性为载体的图档、文字材料，是现代化档案管理的主要工具。电子文件与纸质的文件相比具有如下几方面特点：传递和处理可以直接利用计算机等设备快速完成；在保存条件相同时对环境的防磁性和湿温度的要求相对较高；在阅读和利用时必须要借助现代化的办公设备；极大程度提高了工作的效率，档案可以共享，不再受到距离和时间的影响。三、现代化电力档案的发展以及必要性我们都知道，真实记录电力工程的发展历史的就是电力档案。随着我国电力工业的不断进步和快速发展，电力档案中所包含的信息容量也越来越庞大越来越丰富，人们也逐渐发展和认识到了电力档案所存在的巨大利用价值。目前，电力档案工作所面临的一个重要问题，就是对这一巨大的信息资源如何及时进行有效的管理和利用，如何让其更好的为电力企业的生产经营、科学决策以及科学研究提供全面、准确、及时的服务。电力档案系统近年来在现代化档案管理方面也取得了巨大的进步。目前，已经有很多电力系统实现了计算机档案管理，开发设计能够覆盖全去的管理系统是一个重要的研发方向。按照系统的具体要求，该系统所要实现的目标就是实现基层单位和公司机关档案资源管理的自动化和电子化。可自动收集OA、MIS等系统产生的档案，也可人工进行档案录入。此外，该系统还拥有功能强大的检索和查询能力。对于感兴趣的任何信息，用户都可以根据自己所具有的权限进行检索，并且可以任意组合检索的条件。而检索的结果可以听到声音，看到影像和图片。此外，该网络还可以实现各单位之间传递和交换信息，为全息下载和远程查询提供了便利。四、电力企业现代化档案管理对管理者的要求档案管理的性质和特点也决定了相关的管理人员应该具备相对较高的文化水平和职业素质，特别是现代化档案管理的实现，更是离不开一支高素质的管理团队。伴随着不断发展进步的科学技术，企业建设和企业的档案管理工作要实现共同发展，那么就必须要在档案的管理工作中构建一套科学合理的管理体系，而专业的管理人员与构建科学体系有着密不可分的关系，因此，高素质的人才在档案管理部门是非常重要的，这些专业人才是需要者和信息资源之间的纽带和桥梁，是建设信息库的人。在高素质的企业中高尚的职业道德是档案管理人员所必须具备的，同时要具备档案基础管理的系统理论、高超的文化和科学素养，同时还要具备能够适应市场竞争的素质。为了进一步满足现代化档案管理的需要，电力企业的档案管理人员需要注意以下几个主要问题：（1）要不断提高和发展自身的业务水平，为了进一步给电力企业的发展和生产提供更为高效的服务，以档案管理规范化和标准化的实现为基础，同时积极的开发档案的信息资源。对企业的档案运用现代化的管理体系和技术手段进行管理，不断加强现代化档案管理知识的学习。当前，是知识经济的时代，管理体系在人们的不断研究和学习当中也在不断的进步和更新，这在给电力档案管理工作带来机遇的同时，也提出了新的要求。在实际工作中相关的工作人员要不断自我充电，自我提升，不但要紧跟社会的发展脚步，还要立身与时代的前沿，让自己成为一名高素质的管理者。（2）要进一步提高对档案工作的认识，增强管理人员的责任心和事业心。档案管理工作在有一些企业中，之所以难以推进，究其根本就在于有一些管理人员或者领导对档案管理这一项工作缺乏认识，他们认为记录企业的情况就是档案管理，无法给企业带来实际效益，缺乏含金量，因此，在实际工作中存在应付上级的现象，这就造成了档案管理的实际工作出现混乱。为了促进企业的进步和发展，为了能够更好的协助企业，所以才进行档案管理工作，档案管理从某种角度来说具有一定的服务性，所以在工作过程中档案的相关管理人员要提高服务质量和服务意识，为了能够与档案的用户更好的进行交流，在实际工作中要注意培养沟通、协调、社交等能力。（3）完善自身的知识结构，提高创新意识。在学习知识的过程中，不仅要学习档案方面的管理知识，同时还要学习法律知识以及运用法律知识的能力，同时要能够熟练运用现代化的管理手段，同时在实际工作中进行实践，在积累经验的同时还要以现有的管理方法为基础进行创新。因此，在实际工作中档案管理人员应该以原有的程序为基础，利用科学的管理手段和方法，进行档案管理的创新，档案管理人员要具有不怕困难，坚韧不拔的精神状态，对于在工作中所出现的各种问题要及时并积极的去解决，开展创造性的档案管理。总结：在当前时代背景下，实现档案管理工作的现代化和网络化是一个必然的发展趋势，相比与传统的管理模式其能够更好的适应企业的未来发展和建设，所以，档案的管理工作要跟紧企业的发展步法，开拓创新，与时俱进。现代化的档案管理工作是一个漫长的过程，需要不断在实际工作中进行探讨和摸索，但是为了能够形成一套完善科学的管理体系，我们必须要加强学习，抓住机遇