组织间协调方式与协调视角的分析框架综述.doc

组织间协调方式与协调视角的分析框架综述作者： 林建宗作者单位:厦门理工学院2007厦门理工学院资助项目(YSK07005R) 中图分类号：F270 文献标识码：A 内容摘要：协调方式和协调视角是组织间协调机制设计的两个重要维度，协调方式包括形式化与非形式化协调；协调视角涵盖了任务结构、决策结构、代理结构、信息结构和知识管理。本文基于动态权变的观点，考察协调机制的有效性，同时，为组织间协调界定了一个明确的概念。关键词：组织间关系 协调方式 协调视角 有效的协调机制是组织能否取得绩效和竞争优势的关键之一。Thomson（1967）从组织理论的角度，关注团队间任务的相互依赖，对协调进行了最初的研究，确定了标准或规则、计划与进度、相互调整等三种协调机制；Malone和Crowston（1994）拓展了其研究，将协调定义为“管理活动间的相互依赖性”，他们主要从任务结构的视角研究组织间的协调问题。随后许多学者拓展了组织间协调机制的研究视角，Simatupang和Wright等人（2002）认为供应链协调应包括物流同步、信息共享、激励相容、集体学习等；Xu和Beamon（2006）认为与供应商的协调涵盖资源共享结构、决策类型、控制水平、以及风险/收益共享等四个方面。但协调机制的研究视角仍然缺乏一个清晰的框架。另外，从协调的形式性看，众多学者基于不同的研究背景提出各种各样的协调方式，Nassimbeni（1998）认为协调方式包括直接监督、标准化、相互调整；Kraut和Streeter（1995）提出正式的人际和非人际协调，以及非正式的人际协调；Sabherwal（2003）认为协调方式有标准、计划、正式与非正式相互调整等；Egyedi和Joode（2004）认为可以通过标准、市场、监管、运作和权威等方面进行协调。但目前也没有一致的分类。本文在回顾已有研究成果的基础上，认为可以从协调的形式性和协调视角两个维度来建立协调机制的研究框架。 组织间协调方式 （一）形式化协调形式化协调方式包括预先确定的标准、进度、计划以及形式化的信息共享和沟通机制等，可清晰地规定做什么、何时做以及如何做等问题。这些形式化协调取决于事先的设计蓝图、行动计划、详细目标，具有非人际关系的性质，实施过程中不需要有更多语言上的沟通。一些常规的、可预测的任务可以应用形式化协调方式，但它们难以解决复杂的协调，特别是需要适应技术与商务环境急剧变化的协调问题。形式化显性合同是一种重要的协调机制，它阐明了相互期望，确立了利益共享基础，促进了目标趋同。在更详细的层面上，合同规定了角色、规则、计划与程序。例如，确定需要完成的任务、界定各自任务的边界、细化任务实现的步骤、设置质量检验的标准等。因此，合同使组织之间能够更好地协调他们的联合行动，有利于共同目标的成功实现，合同也为第三方权威机构协调交易关系提供基础。标准、进度与计划可以是合同的组成部分。形式化协调还包括一些形式化的沟通，它是指依据书面的标准、进度、计划、合同等所进行的结构化会晤或非人际的沟通，无需过多的人际交互。例如，在软件项目开发中，形式化沟通协调技术包括：项目文档与记录、项目里程碑与交付进度、应用需求修改程序与错误跟踪程序等非结构化信息进行管理的方案以及其他方面的形式化报告等。（二）非形式化协调非形式化协调以针对解决问题而进行经常性和及时性的沟通为特征。Kraut和Streeter（1995）认为：非形式化沟通对个人和组织在信息获取与活动协调方面是有价值的，特别是对于那些不确定性的研发任务。非形式化协调能够及时共享解决组织间关系所需的信息和知识，能够对出现的问题作出快速的反应，从而有效地降低对关系质量的负面影响。软件开发项目是典型的非结构化和非里程性的任务，特别需要应用非形式化的方式加以协调。面对面接触是非形式化沟通的一种主要形式，有助于冲突解决、信任建立和主动协作，有利于相互尊重、知识共享、目标趋同。这些沟通方式包括：经常性的电话、传真、E-mail联系等，以及多层次和多部门间的经常性沟通渠道。 组织间的协调视角 组织间协调不仅涉及到任务结构，还涉及组织间关系的决策结构、代理结构、信息结构和知识管理等，体现了组织间协调的不同视角（如图1所示）。（一）任务结构任务结构是指组织间的任务相互依赖性结构，包括顺序、互惠和团队相互依赖，它主要涉及工作流的协调问题，重点关注活动、活动间的关系以及资源的流动等，这是协调机制研究的主要领域和最初动力。组织间关系涉及参与方根据专业化分工，通过跨越组织边界的一组任务来实现其各自的和共同的目标，因此相互协调是必要。一些形式化的标准、计划、进度、合同等可以作为协调的基础，但仅有这些是不够的，如果任务复杂、不确定性高，就需要更多的非形式化协调和更复杂的协调机制。（二）决策结构决策结构包括决策者、所面临的决策问题、所作出的决策、各个决策所应遵循的决策规则与程序。决策结构以一定形式的程序和业务规则存在，目的在于管理参与方的决策活动。决策结构设计与决策环境相关，它涉及环境的动态性和复杂性、决策的形式性（形式化的严格决策程序、非形式化的柔性决策程序）和决策的分散性（独立或联合决策）。为了提高决策的质量，动态性低的决策环境采用形式化的严格决策程序，动态性高的决策环境则应采用非形式化的柔性决策程序；复杂性高的决策环境采用联合决策的方式，复杂性低的决策环境则应采用独立决策的方式。另外，环境越复杂，越需要非形式化协调。决策结构协调明确了参与方的角色以及对关系的权威，它影响了资源的分配；同时，决策结构协调也取决于任务结构的性质。（三）代理结构代理结构协调用于解决组织间关系的委托代理问题，主要涉及激励合同、风险/收益共享、自履行行为以及其他方面的激励相容机制。组织间关系管理的一个重要问题是如何通过一种机制来有效地激励参与方的努力，达到一种自动协调双方行为的目标，形成一种自履行行为。也就是如何设计一种激励相容的合同，实现收益共享和风险共担的问题。代理结构协调有助于对不同的任务难度作出合理的补偿，并使他们自觉采取适应任务和任务环境变化的行动。同时，代理结构协调也要根据各参与方所承担的任务性质、任务之间的相互依赖性等来确定。解决代理结构协调的一个关键是要能够获取可信的代理人信息、产品与服务信息以及其他方面的信息等。因此，代理结构协调需要信息结构协调配合才能发挥作用。代理结构协调与决策结构协调相互影响。一方面，激励性措施、代理人的行为特征会影响决策结构的选择；另一方面， 决策程序与规则的模糊性或不合理性，可能会导致代理人更多的道德危险以及其他形式的机会主义行为。（四）信息结构信息结构定义了向决策者提供哪些信息以及由谁提供信息，主要涉及绩效（性能）监控、信息获取、信号显示以及其他方面的信息共享。信息处理理论认为：为了克服组织所面临的任务不确定性和相互依赖性，增加信息交换是必需的。组织的决策经常处在一种缺少完全信息的不确定性环境中，需要通过与环境的重复交往来增加对环境的认识，并通过信息处理与交换来应对不确定性。因此，在组织间关系中，为了应对环境的不确定性，增加任务协调的有效性、保证决策的正确性、维持激励机制的合理性、抑制机会主义行为的倾向性等，参与方的信息交流与共享是关键。信息结构协调的关键是要使信息的获取成本最小化，以及在正确的时间向正确的信息使用者提供正确的信息。信息结构是协调机制最基础的部分，组织间关系的任何协调都离不开有用的信息。例如，任务结构(工作流)协调需要任务之间的信息流动和及时的信息共享。信息的获取除了通过一些主动的信息共享、信号显示、监控措施、信息网络等