财务业务一体化应用的探讨成稿.doc

财务业务一体化应用的探讨作者：刘媛 刘桢【摘要】随着信息时代的到来，很多企业越来越注重管理软件的实施，典型的就有财务软件和业务软件。这些现代管理软件的应用在很大程度上加快了企业化管理信息化的步伐，提升了企业管理的效率，但在具体实施过程中却存在各个管理模块之间信息不畅通，在功能上不关联互助、信息不共享互换以及信息与业务流程和应用相互脱节的现象，致使信息化系统的效率没有充分发挥出来。怎样实现公司财务系统与业务系统的完全共享，消除信息孤岛问题成了大多企业信息化建设过程中的一个难题。文章从阐述财务业务一体化的意义入手,介绍了财务业务一体化的应用流程,并指出了财务业务一体化的实施要点,对推进财务业务一体化有重要意义。【关键词】财务业务一体化 信息弧岛 供应链一、财务业务一体化实施的意义财务业务一体化是业务系统的单据转成财务系统的凭证，业务系统的数据与财务系统的数据建立共享对应关系，即把采购、仓库和销售环节的数据，及时准确地与财务系统共享。企业财务业务一体化使企业内部业务数据自动传向财务系统，减少人为干预，做到数出一门，数据共享。这加强了财务对业务的及时反映和监控，减轻了财务人员的重复劳动，是提高企业管理水平和工作效率的有效途经。财务业务一体化的基本思想是在IT环境下，将企业经营中的三大主要流程，即业务流程、财务会计流程、管理流程有机融合，使财务数据和业务融为一体。这种方式能最大限度地实现数据共享，实时控制经济业务，真正将会计控制职能发挥出来。如何使财务数据与业务数据融为一体呢？关键一点就是业务数据与财务数据需要建立起对应关系，由业务数据直接系统生成财务数据，财务业务数据一致，这样就可以解决长期以来一直困扰财务部门的账务串户、错账问题；财务与业务部门账账不符、账证不符的问题；同时减少了数据录入和核对工作量，所有原始单据只录入一遍，大大减少了凭证录入和凭证核对工作量，财务信息反映及时、完整。 在财务业务一体化核算模式下，只要业务信息转换成会计信息的规则制定正确，就能实时、高效地生成会计信息，业务系统的单据可以直接生成了财务凭证，减少了凭证处理时间，业务系统有的数据财务系统中都有，财务系统能完整的反应经营情况。此外业务部门经济业务发生的同时更新会计信息，加强了财务对业务的监控，管理者可以通过监控原始业务单据，保证账实相符和信息的及时、详尽与准确，为财务部门加强财务管理、业务部门加强业务管理提供了前提条件，同时企业在决策和控制中能够得到实时信息的支持，对经济环境做出及时反映。二、财务业务一体化的处理流程IT环境中的财务业务一体化模式将财务会计流程与经济业务流程有机融合，当一项经济业务发生时，由相关部门的一名员工负责录入业务信息，当信息进入系统后，立即存储在指定的数据库中;同时该业务事件通过动态会计平台生成实时凭证，自动或经会计人员确认后显示在所有相关的账簿和报表上，不再需要第二个部门或任何其他人员再次录入。基本处理流程表述如下：第一步，业务发生后，各管理信息子系统录入业务原始数据;并将其存储到指定的数据库。第二步，系统检测与财务核算有关的所有业务过程，识别业务的各项内容，为落实经营管理责任，对数据库中会计事件货币计量的信息进行审核，并编制记账凭证，将其存入到数据库中。第三步，根据规则对业务数据进行编码并存储到数据库中。第四步，当信息使用者需要某项信息时，可以随时由信息使用者通过浏览器向会计信息系统输入信息处理代码。第五步，系统从数据库中提取需要的业务数据，并根据信息使用者的需要对数据进行处理。第六步，自动生成各种账簿及各种通用的常规报表和企业内部管理报表，提供给相关会计信息使用者。现以用友U8管理软件为例重点介绍财务与供应链系统的一体化应用流程（如图）采购管理 生产管理应收款管理库存管理销售管理应付款管理财务业务一体化流程图存货核算销售订单销售发货单销售发票MRP运算采购计划生产计划采购订单采购发票应付账款付款单核销销售出库单材料出库单采购入库单应收账款收款单单据记帐固定资产工资管理UFO报表总账核销产成品入库单 业务系统 财务系统 业务处理 财务处理 数据传递三、财务业务一体化实施要点 （一）明确系统目标明确实施财务业务一体化后，要为企业解决一些什么目前存在的问题。如减轻财务工作人员的数据和工作量；加强财务对业务的控制；缩短财务分析报表时间等。立足企业的实际情况，本着方便实用的原则建立财务业务一体化系统，减少资金浪费，在实施后才能看到实实在在的好处，也能对实施的成果进行评估。（二）制定统一规范的业务档案和业务处理规则在财务业务一体化模式下对诸如商品名称、客户供货商、商品分类、仓库等业务档案必须做到统一的编码和同步维护，否则就会出现“张冠李戴”下的数据不一致，计算结果不相符的问题，系统集成势必困难。在构建系统时既要考虑业务流程是否通畅，操作是否方便，并能否及时计算经营成果等因素。同时必须遵循财务核算的基本规定，如财务是每月结帐，业务就也最好做到月底把所有数据做完，这样才能及时完整的反应财务数据；业务系统的数据来源都要有依据，不能随意修改，这样财务在核对数据时才能找到可靠证据。（三）做好系统应用平台的维护与控制,防范系统风险由于财务与业务系统的集成应用，就要保证都在同一个网络中，运行、存储、传输的量都会增加，对应用环境具有较高的要求。此外，财务业务一体化软件系统的组件在设计、制造和组装中，由于人为和自然的原因，可能留下各种隐患。如网路传输介质、服务器等硬件设施的稳定性和运行速度、软件设计中的缺陷，以及不同信息子系统的接口等；针对系统硬件、软件及数据的有意破坏，计算机病毒、网络黑客等都会给集成应用系统带来风险。做好系统的维护与控制，防范系统风险是系统效益充分发挥的基本保障，也是一项长期的工作。具体措施有：1、合理划分岗位职责，加强组织控制首先将企业财会电算化部门与业务部门之间的职责分离;其次是企业财务、业务部门内部职责分离 2、系统使用管理措施其一，建立经常性检查和定期维护保养设备的规定，记录机器设备的运行情况及维修情况。其二，除系统管理和操作人员及经过批准的人员外，其他人员严禁进入机房。机房禁止吸烟等。其三，建立设备、材料及外来磁盘和光盘进入机房的管理要求，尤其是外来磁盘。为了防止计算机病毒的传播，应禁止来历和情况不明的磁盘进入机房。其四，建立严格的硬件管理制度和损害补救措施，如双机热备份可以在一台计算机（服务器）失效时，由备用计算机接替工作。其五，硬件管理应分清责任，各自管理和使用自己职责范围内的硬件设备，不得越权使用。禁止非计算机操作人员使用计算机系统，以免不当的操作损坏硬件设备。其六，加密机内运行的会计软件，防止软件被他人有意无意篡改、更换或破坏。3、硬件和软件控制（1）硬件方面控制硬件环境控制：硬件设备易受环境的影响，对周围环境的要求比较严格。为硬件设备的运行提供安全环境，包括电源、温度、湿度、静电、尘土、电磁干扰和辐射等。以充分发挥计算机的性能，延长计算机系统的使用寿命。硬件购置方面控制：企业应配置性能比较好的品牌机，配置UPS不间断电源，保证数据库服务器不会因临时断电而丢失数据。采用协议和网络安全策略：网络系统中的协议和网络安全也是非常重要的，它是网络上信息传输安全的基础。具体措施有如下几点：设置防火墙，使用入侵检测软件，及时查杀病毒，保证计算机正常运行；网络端口和节点的安全控制，即为了防止黑客对计算机的攻击，一些会计软件用户必须携带证实身份的验证器（如智能卡、磁卡和安全密码发生器）。在验证用户的身份之后，才允许用户进入用户端，然后用户端和服务器端进行相互验证；安全认证机制，即通过认证的方式确定双方身份。（2）软件方面控制选择安全可靠的操作系统和数据库管理系统等正版软件，严格按操作规程运行软件，对整个系统所用到的所有软件都进行登记，给予妥善、安全的保管，并建立可靠的备份机制。4、数据资源控制数据资源是企业的重要资源，它们都以记录的形式存储在系统的数据库中。因此数据资源控制的重点是数据库的管理控制。其一，访问控制：通过密码和身份鉴别限制数据库访问人员，仅限于经过授权的用户访问。磁盘不随意摆放，使用后要加锁保护。其二，建立数据备份：数据库中的数据应定期或不定期地按需要转储。 四、结语财务业务一体化使企业实现了以物流为依据、以信息流为核心、以商流为主体的全新运作方式。企业实现了财务业务一体化后，在整合并组织各种经济活动的过程中展现了比以往任何时候都强的竞争力，在经营管理和竞争力上都发生了巨大的变化：现代化的管理信息平台使基于流程管理的业务处理过程逐步规范化，管理信息透明化，管理控制的有效性得以提高；促进了企业基础工作的加强，实现