前台管理制度.doc

前台管理制度第一章 总 则第一条:为规范公司前台接待管理，树立公司形象，特制定本制度。第二条: 本制度适用于本公司前台接待工作。第三条：工作关系：直接上级：行政人事部主管第二章 前台工作内容第四条：前台文员岗位职责:1、 接转总机电话。2、负责前台接待、登记。3、引见、招待、接送来宾。4、收发报刊函件5、负责前台区域的环境卫生。6、负责前台花卉维护保养7、每月31日前按时将各项费用汇总、考勤汇总上报行政人事主管核对8、 负责管理公司的图书资料：主要是新书入库、编号登记、平时的借阅管理及清查工作。9、负责管理库房：办理所有办公物品（办公用品及固定资产）出入库登记；每月25日清查库房，并根据需要列出采购清单，总经理审核签字后统一采购。10、积极完成直接上级主管分配的临时性任务。第三章 前台工作要求第五条： 前台人员岗位要求1、个人形象要求A、 服装：前台人员上班时必须保持仪表整洁，服饰整齐端庄，搭配协调。B、 头发：要经常清洗，保持梳理整齐不零乱。C、 化妆：需化淡妆，给人清新的印象，忌浓妆。D、 香水：不宜用气味浓烈的香水。E、 口腔：要保持清洁，上班前，不能喝酒或吃有异味的食品。F、 指甲：干净并注意经常修剪，不能太长。G、 站姿：两脚脚跟着地、腰背挺直、两臂自然不耸肩或两臂交叉背后站立。H、递物：递交文件时要正面、文字朝向对方；递交钢笔时，要把笔尖朝上自己；递交刀剪等利器，应把刀尖朝向自己。I.行路：在走廊里要放轻脚步，不能边走边大声谈或唱歌或吹口哨等。第六条： 工作要求1、应创造优雅、清新的前台接待环境，前台桌面物品摆放整齐，不许放置与工作无关的物品。2、凡与公司业务无关人员应拒绝入内。3、接待公司客人应热情大方、礼貌周到、不卑不亢、微笑服务、礼貌让座，了解来客的身份、意图，再通知部门相关人员是否接见，如接见则将客人领入会议室并倒水。4、上班时间应坚守岗位，不得擅自离岗，因公事须离岗时要有人顶替。出现情况要沉着冷静，按公司有关规定执行。5、多了解公司业务，掌握各项目公司基本情况，扩大知识面，在电话服务中为客户提供方便。6、若对方要求提供我司人员电话，应要求对方留电话，并立刻通知我司人员。不允许随便将我司人员的手机号码告知对方。7、保证每月有足够的考勤卡、出门单、请假单、加班单、出差申请单等单据。8、上班时间禁止在前台聚众喧哗、聊天或吃零食。9、上班时间不准打私人电话或电话聊天。10、上班时间不准看书籍和报纸。11、上班时间禁止做其他与本职工作无关的事情，以免影响工作质量。12、负责会议室的整洁，并主动给参加会议的人倒茶水，会议结束后，立即清理会议室。13、负责总台电话转接，接电话礼仪要求：A：铃声响起：电话铃声响起三声之内，应立即接起电话：B：接电话时：不允许出现“喂，喂”或者“你找谁？”或查问对方“你是谁、你有什么事”等。C：如果找公司领导，不能随意报出领导在哪，不能随意报出领导的电话。D：代接电话时，对方如有留言，应当场用纸笔记录。之后复述一遍，以免有误。并告诉对方会及进转告。E：如遇对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂电话，应礼貌告知对方，如果是自己错了号码应向对方表示谦意。14、 接电话规范用语A：您好，北京金福腾科技有限公司B：请问有什么可以帮到您C：请问您找哪位D：请稍等E：不好意思，他/她暂时不在座位上，如果需要转告请留言或留下电话号码F：我再重复一遍，您看对不对G：请您再查证一下。H：好的，再见！第七条：前台工作程序1、08:20之前到公司,开考勤机、路由器、饮水机、复印打印机、清洁工作台。2、05:30以后关灯、关闭考勤机、路由器、饮水机、复印打印机、如有加班人员需询问需要关闭和暂时不需要关闭的电器，并将需要关闭的电器关闭；整理台面第四章 前台文员的岗位监督管理办法1、 前台文员上岗后，先学习相关的规章制度。按公司的规章制度办事，严格遵守工作流程。在此过程中，不断向领导和身边的同事学习，进一步提高自己接人待物的素养以及处事的能力。2、 前台人员姑息员工的不实考勤行为，一经发现，扣除当月工资总额的60%； 前台人员在员工的考勤记录和考评汇总中造假，