档案管理系统操作步骤.ppt

2020 1 10 1 档案管理系统操作步骤及注意事项 2020 1 10 2 1 打开档案馆的网页 三种方式 2020 1 10 3 直接输入 2020 1 10 4 2 添加文件 1 单击 档案管理 2020 1 10 5 2 输入用户名 单位拼音首字母 输入密码 单位拼音首字母两遍 密码在菜单 系统设置 中更改 2020 1 10 6 3 单击 档案名称 或 打开 2020 1 10 7 4 点击桌面左上方 添加文件 2020 1 10 8 5 点开 选择类目 一 二 三级类目分别为目录1 目录2 目录3 点 选择 后 关闭 2020 1 10 9 注 录入过程中除题名外 一般使用半角 汉字状态 2020 1 10 10 6 输入 立卷部门编号 如 2006 校长办 2020 1 10 11 7 案卷号及件号 1 0001 4位小数 案卷号 卷内文件编号 注 案卷在 案卷号及件号 这里输入整数 如第1卷 1 整数 2020 1 10 12 8 文号 格式 半角 中文状态 全部使用圆括号 如 湘干 2006 34号 2020 1 10 13 9 页次 写文件在卷内的起止页码 如 2 8 如果只有1页 起止页码写所在页次 位于第2页的1份文件格式如 2 2 2020 1 10 14 10 责任者 为文件落款单位 11 发文时间 月和日都写2位数 不足的前面加 0 如 2006 04 19 2020 1 10 15 12 密级 一般选 内部 有密级的文件要选定相应密级 保管期 长期 2020 1 10 16 13 每录入完一份文件点击 添加 保存 结束时点 关闭 2020 1 10 17 3 添加图像文件 1 刷新 后点开下拉菜单 如 校长办 2020 1 10 18 2 在右边文件信息管理中打开 图像 菜单 2020 1 10 19 3 电子文件上传插件手工安装程序 下载并安装 2020 1 10 20 4 打开 电子文件上传 注意 请不要使用下面的文件上传功能 2020 1 10 21 5 找到文件相应的电子文件A 找到图片文件存放路径 2020 1 10 22 B 选定文件 可同时选定多个文件 用Alt或Shift 鼠标 2020 1 10 23 C 选定文件后点击上传 系统将提示上传完成 点 确定 关闭 退出 即完成1份电子文件归档 2020 1 10 24 4 打印 1 点击窗口左边菜单立卷部门名 如 校长办 依次点开目录1 2 3 2020 1 10 25 2 点击窗口右边菜单 打印所有 2020 1 10 26 3 选 自定义打印目录 卷内目录 A4纵向 选择打印范围 卷内文件 打印设置选项 从 案卷列表 中选出要打印的卷 点 打印预览 2020 1 10 27 4 点 打印预览 后 如果弹出安装ActiveX插件 提示是否安装 点 是 安装 5 点 打印预览 后 如果出现 该页上的脚本造成InternetExplorer运行速度减慢 如继续 是否取消该脚本 是否选 否 则可正常打印 2020 1 10 28 6 点 打印预览 后 如果仍不能正常打印 请不要使用自动设置边距 去掉 2020 1 10 29 4 打印1式3份 手动设置边距 先页面设置为上边距 15 下边距 5 左边距 15 右边距 5如果导出到Excel表 留出左边距2 5cm 2020 1 10 30 5 备考表打印 从档案馆的网页 表格下载 中下载打印 2020 1 10 31 档案馆负责归档工作的馆员分工如下 陈建群 党群 行政类电话 8879712 李君 研究生 本科生