非生产性项目采购作业规范.doc

葛兰素史克苏州标 准 操 作 规 程GlaxoSmithKline SuzhouSTANDARD OPERATING PROCEDURE标题TITLE非生产性项目申购、采购统一规程Purchase Requisition And Procurement Rules For Non-inventory Items编号NO.SOP/LOG/GEN/-/041/2页码PAGE7 of 13姓名Name职位Position签名Signature日期Date编制 Prepared by陈静Anita Chen采购员Purchaser检查Checked by包宏亮Bob Bao采购经理Procurement Manager批准Approved by丁文莉Wenli Ding质量部经理Quality Manager批准Approved by蔡德良Deliang Cai工厂总监Site Director发布日期 Issue Date生效日期Effective Date回顾日期Review Date拷贝编号 Copy No._1. 目的Purpose为公司在JDE NIPP系统下进行非生产性物资或服务的采购确定统一的流程，同时本流程将完全遵从葛兰素史克苏州工厂采购政策的要求。2. 范围Scope所有在采购制度文件中规定并由采购部进行操作的非生产性项目将全部适用于本流程规定，并通过NIPP系统进行操作。包括两大类：固定资产项目：l 单价在2000元以上，使用年限一年以上的各类设备、仪器、办公家具及其它固定设施。l 工程建设项目一般消耗物资及各类服务项目：l 生产用机器备件或消耗品l 工程配件 & 消耗品l 电脑配件 & 消耗品l 实验配件 & 消耗品l 生产试机材料l 劳动保护用品l 办公用品l 物流消耗品l 外协服务，如绿化、保安、清洁、餐饮、班车、虫害控制、废物处理等。l 酒店、机票、快递、会议l 各类技术服务与维修服务l 租赁服务 l 培训项目不包括：水、电、气的采购报关报检送货服务（由于相关物品申请已经在NIPP中批准）3. 修订历史Change History版本Version No.修订历史Changes History21. 去除了英文翻译。2. 明确了相关人员职责。3. 统一并标准化了流程。4. 健康安全和环境保护Safety, Health and Environmental Protection对于提供我公司与生产有关产品及服务的关键供应商及其它提供危险品的供应商，物流采购部将会同EHS专员对供应商进行EHS的评估与管理，使其符合葛兰素集团EHS方面的要求。5. 规程Instruction非生产性项目采购流程5.1 用户确定需求/采购申请User identify the needs/ Purchase Requisition5.1.1 固定资产项目5.1.1.1 每个月由使用部门填写MPIP交相关授权人员批准。5.1.1.2 由财务将批准的MPIP录入NIPP系统5.1.2 一般消耗物资申购、采购的申请5.1.2.1 每周一次（如周一）由申请部门提出申请。5.1.2.2 各部门申请人员在NIPP系统中填写PR时，应填写如下信息：l 可能的供应商来源（如供应商还未确定可选择511009 未确定供应商），l 正确的成本中心代码，l 所需购买物品或者服务的名称，l 数量，l 需要交货的日期（申请日期加采购提前日期进口物品2个月，国内标准物品15天，国内非标准物品30天, 详细采购周期可咨询采购部），l 估计成本（不能为零且不能小于实际采购成本）。5.1.3 紧急情况一般消耗物资采购申请5.1.3.1 申请人直接填写紧急采购申请单（见附件）交给相关授权人批准。5.1.3.2 紧急订单批准后，申请人应在NIPP系统中提出一份同样的申请，用于今后接收及付款。5.1.4 采购申请的审批5.1.4.1 NIPP系统中审批权限由上海Share Service在NIPP系统中设置。5.1.4.2 申请者应负责提供详细的信息给审批者并负责追踪审批状况。5.1.5 采购规格书的要求5.1.5.1 申请人应对非标准的物品提供的规格书，规格书是申请者将需求传递给采购和潜在供应商的主要方式。好的规格书可以确保购买到满足公司要求的产品或服务，也为拒绝不满足需求的产品或服务提供依据。规格书的类型如下：l 设计图和样图l 品牌和商品名l 商品/设计标准l 化学和物理规格书l 性能指标规格书l 原材料和制造方法的规格书l 样品等5.2 谈判与选择供应商Negotiate & select vendor5.2.1 采购员在收到批准的NIPP采购申请后，5.2.1.1 对有质量部批准供应商的花销类别选择批准供应商提供物品或服务（如生产用塑料袋、消毒剂，工程用高效过滤器等）。5.2.1.2 对有首选供应商的花销类别选择首选供应商提供物品或服务。5.2.1.3 如无首选供应商，对无比价要求的需求，可直接选择可供应的货源提供。5.2.1.4 超过比价要求（见公司采购政策）以上的申请，由采购进行招标或谈判并完成供应商选择批准表。5.2.1.4.1 进行招标时的条件l 足够数量的供应商（310家）l 足够的时间5.2.1.4.2 进行谈判的条件l 独特的和/或少量的经验l 没有满意的投保5.2.2 原则上在满足供应、质量及服务要求后必须选择价格最低的供应商。如有例外情况，需要填写采购异常情况审批表并经过相关权限人员批准后执行。5.3 执行采购订单或合同Execute Purchase Order or Contract5.3.1 每周二采购人员在NIPP中转订单。打印后传真给供应商。如采购项目为复杂项目，由采购部根据合同管理SOP执行。5.3.2 在紧急需要的情况下，申请人在得到批准后应立即通知采购人员发出订单或合同。5.3.3 采购人员根据PR产生订单时，可对相关信息进行修改，如供应商、价格等，但对价格的修改只能小于PR的金额。5.4 供应商确认Supplier acknowledgement5.4.1 采购人员负责追踪订单或合同的确认。5.4.2 对于须支付预付款的订单，在供应商确认订单或合同后采购人员必须手工填写预付款申请，在获得批准后交财务人员进行付款。5.4.3 如供应商确认的条款（如交货日期）与申请人提出内容有差异，采购员应协调相关内容达成书面一致。5.5 货物或服务的接收Goods/Service Received5.5.1 对于货物的验收，仓库/收货人员应在1个工作日内通知PR申请者到仓库进行验收。5.5.2 仓库人员负责数量与外观的验收。数量接收偏差范围为采购订单数量的+/-5%。5.5.3 PR申请者负责对货物或服务的品质进行验收与确认，但PR申请者必须在收到货物3个工作日之内对货物品质进行确认并通知仓库人员，以便仓库人员及时在系统中进行收货。5.6 发票接收及付款Invoice Received & Payment5.6.1 供应商在发出货物或提供服务后，将发票（注明订单号码）邮寄到Share Service AP的信箱。5.6.2 Share Service AP在NIPP中检查订单、收料及发票三方匹配后进行付款。5.6.3 对于某些有质保金的订单或合同，相关人员在系统中收货时，应按订单中扣除质保金进行系统收货，待质保期到后再将余款进行系统收货。5.7 采购例外情况的审批5.7.1 采购流程中发现的相关问题，由相关人员联系采购人员协调解决。5.7.2 流程操作中，任何意外情况必须事先得到相关审批。5.7.3 如涉及采购变更，由采购员根据批准的例外情况表在系统中调整或撤销。5.7.4 已经发出的订单如采购变更获得批准，采购人员应立即书面通知供应商进行确认。如原先采购订单已使供应商产生相应费用，由采购部与供应商进行协商并达成相关书面协议。同时，采购人员应拷贝一份采购变更表交收货部门人员，由他在系统中根据实际变更情况在收货时对此订单进行数量的、价格的调整或撤销此订单。6. 责任Responsibility6.1 部门申请人员负责提出准确的需求信息，追踪采购申请的批准，验收购买产品或服务的数量及质量。6.2 各级审批人负责及时审批NIPP的采购申请。6.3 采购人员负责维护NIPP系统中供应商及物料或服务的信息，与供应商谈判比价选择供应商，发出采购订单并追踪，解决采购流程中的异常情况。6.4 收货人员负责及时在NIPP中接收货物或服务。6.5 财务付款人员负责及时核对发票、订单及收料情况后付款。6.6 各部门经理及采购经理负责批准相关的采购内容。6.7 采购总监工厂总监负责检查和监督此规程的执行。7. 参考ReferencePOL-GSK-503，集团采购政策，获取授权采购订单和供应商合同Acquisition Authority Purchase Orders and Supplier ContractsPOL-PRO- P514，采购合同和采购订单管理Procurement Contract and Purchase Order ManagementGQP 5201 采购控制Procurement Control8. 附录Appendices附录一：非库存采购流程图附录二：采购规格书附件三：紧急采购审批表附录三：供应商选择批准表附录四：采购异常情况审批表葛兰素史克苏州GlaxoSmithKline Suzhou附录1 非库存采购流程图供应商将发票寄财务AP信箱仓库/收料人员在NIPP系统中接收供应商确认条款回传订单或合同采购员将NIPP中的订单/合同发送给供应商并跟踪采购在NIPP系统中设置供应商及物料或服务的信息采购订单或合同执行供应商确认货物或服务的签收发票接收申请人追踪NIPP系统中申请的批准AP在NIPP中核对后付款大于比价要求的，采购员进行谈判或使用Epass竞标申请人在NIPP系统中提出申请AP收料人供应商采购员申请人财务部A/P按时支付货款准备采购申请NIPP系统设置采购申请的批准谈判/选择供应商采购规格书Purchasing Specification( NIPP系统申请使用 )采购申请号：部门：PR No. Department规格细节：Specification Details附件：Attachmentsl 设计图和样图Blueprints or drawingsl 样品Samplesl 其他 _Others申请人：日期：Requested by:Date部门批准：日期：Department Approval:Date:SOP/LOG/GEN/-/041/2附录/Appendix 13 of 13紧急采购申请单Urgent Purchasing Request需求部门:紧急需求编号:Department: No.需求部门部门填写 For user Dept.采购部填写 For Pur. Dept.序号No物品名称Item Description规格 Spec. 型号Model数量Qty单位Unit需求日期Date required备注Remarks报价Price备注Remarks12345合计价格 Total Price紧急采购理由：Reason of Urgent Request可用的供应商Vendor Available联系人Contact电话 传真Tel & Fax123申请人Requested by:日期：Date采购确认：Price confirmed by :日期：Date部门经理批准：Dept. Approval:日期：Date财务经理批准：FA Approval:日期：Date工厂总监批准：SD Approval:日期：Date供应商选择批准表Vendor Selection Form申请单号:物品名称:PR No.Description评估内容 Appraisal Content供应商Vendor保证供应Assurance the supply质量Quality服务Service总成本Total Cost选择的供应商Vendor Selected说 明 Comments评估人Appraisal by批准人:Approved by采购员:Buyer日期：Date使用人:End user日期：Date采购经理:Procurement Manager日期：Date使用部门经理:Dept. Manager日期：Date采购异常情况审批表编号/No.：Procurement Exceptional Form物品名称/Item Description：申请单号/PR No.金额/PR/PO Amount:供应商Vendor：需要日期Date required：上述采购发生如下异常情况，经过事先批准后执行。 Procurement meets following exceptional PR/PO but get the prior approval before releasing the PO.编号No.异常状况 Exception Situation1不能使用现有的首选供应商/Use of non preferred supplier where preferred supplier exists for the item.2不能使用现有的目录采购/Use of non catalogued item where catalogued item exists for the item.3采购金额大于比价要求的申请不能获得三个有竞争性的报价/Lower number if quotations than specified by the policy/SOP4有政策要求但是不能进行竞标/No bidding where specified by the policy. No e bidding where specified by the policy.5在竞标和谈判后修改用户需求和订单Changes in URS and PO after bidding and negotiations. 6给价格高的投标者订单或合同Offering business to higher bids in a competitive bidding7未授权的操作：用户操作了他们通常没有授权的操作Unauthorized transactions : Users doing t