中小企业档案管理制度.doc

第1章 档案管理制度1. 目的：为加强档案的管理工作，维护档案的完整与安全，便于公司各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据中华人民共和国档案法和科学技术档案工作条例，特制定本制度。 2. 适用范围：本制度适用于公司在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成的具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。3. 职责档案工作，设立资产档案管理员，隶属行政办公室，对公司内的档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由行政办公室档案员组织协调，监督和指导。行政办公室负责组织各部门做好档案管理工作，档案室负责对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。各部门负责职责范围内档案的收集、整理工作，并将归档文件的电子文档存入指定的电脑，由行政办公室档案员负责刻录和归档。人事档案、财务档案、销售档案分别由人力资源部、财务管理部和营销管理部设专人配合行政办公室档案管理员进行管理。各部门应明确规定档案责任人（档案员）。档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅负全责。归档各部门应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行移交手续，重要资料应随时移交，集中管理，任何单位及个人不得据为己有。归档范围及管理：各类资质文件、各类规章制度、人事档案、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等由行政办公室负责归档。各工程项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料由前期开发部负责整理及归档，并按规定及时向档案室移交。各工程项目设计方案、施工图，设计变更、洽商以及设计院、勘察单位之间往来资料，会议记录等资料由技术发展部负责整理及归档。工程进度计划，施工总包、分包、监理、设备厂家的资质文件及其往来资料、会议记录，工程竣工验收资料及竣工图等与工程施工有关的资料由工程管理部负责整理及归档。各类合同协议（承包、商务、销售、借贷、担保、转让等）的正本原件、工程预结算书等资料由合同管理部负责整理及归档。各类证件（营业执照正、副本；组织机构代码证正、副本、IC卡、贷款卡；国税、地税税务登记证副本；开户许可证等）及各类财务凭证、帐薄、报表等均由财务管理部负责归档。公司采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等资料由材料采购部负责整理及归档。凡不属归档范围的文件、图纸、资料，由各部门二级档案员按规定进行整理、保管。归档资料必须符合下列要求： 文件材料齐全完整，真实有效；不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。根据档案内容整理编号、编制卷内目录、装订立卷；根据档案内容的历史关系，区别保存价值，进行分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。借阅档案资料借阅需履行登记、签字手续，并填写档案借阅登记表。本公司职工一般只能借阅秘密以下的档案，查借秘密档案，需经所在单位主管副总签字，方可借阅。机密档案只限与工作有关的人员借阅, 由所在单位主管副总签署意见，经企管办主任批准后方可借阅。本公司职工借阅的档案，原则上只能在档案阅览室查阅。如确因工作需要外借，必须经公司总经理(或常务副总)批准，外借的档案一般在一周内归还，所借档案达到规定借阅期限，如需继续使用，若无他人预约可办理续借手续。借出的档案，档案室有权根据工作需要随时催还，借阅人不得拒还。外单位人员借阅非机要档案，必须持单位介绍信，经公司总经理签字同意，并办理借阅登记手续，所借阅的档案，只能在本档案室内查阅，不准外借，档案管理负责人并对摘抄的材料进行审查。借阅档案要注意爱护和保管，不得转借。阅卷严禁吸烟、折叠、剪裁、拆卷、抽页、圈画、涂改、撕毁、摘抄、翻印、损坏。涉及密级内容和内部控制事项的档案，要注意保密，如有上述违规行为，要追究当事人责任。查阅一般档案材料，经档案管理人员审核同意后方可进行复制、拍照、摘抄。借出或归还档案时，档案管理人员和借阅人要当面检查案卷的完整情况，如发现档案缺损的情况要严肃查处。借阅者未按本规定办理借阅手续，档案管理人员一律拒借，否则，追究档案管理人员的责任。职工临时离开公司（出国、借调、外出学习等）、调动工作或解聘办理手续之前，人力资源部门要及时通知档案部门，经档案部门签字确认已还清所借档案后，方能办理相关手续。本公司保管的人事、财务、车辆等档案只供本公司和主管政府机关查阅，不对外交流，外单位人员需要查阅必须经公司总经理批准。财务档案原则上不许外借，需要查阅者必须经主管财务副总同意后，由财务部指定专人陪同查阅，财务账目不予复制，财务凭证如确实需要复制，必须在财务人员和档案管理人员监督下进行复制。档案保存期限及销毁工程项目竣工资料、开发文件、设计文件、其他重要档案永久保存。行政档案视可利用价值定期销毁。档案每三年鉴定一次，对超过保存期限的进行下架、分类。由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定酌情处置。 销毁档案须填写档案鉴定与销毁审批表。销毁档案由档案室负责执行，同时由主管领导指派监销人，监销人要在销毁清册上签名。经批准销毁的档案，不得当废纸出售或作其他用。档案统计及管理要求为了给分析、研究工作提供数据，要认真做好档案统计工作，建立健全各种统计台帐。年终进行当年归档文件汇总,并统计当年档案借阅人次,分析利用率,总结档案利用与效果。保密资料要全部入库，存放在档案室保密柜中，在重大节假日档案室要进行清点催还。公司职工要严格遵守保密规定，若有泄密应追究责任，有严重泄密或窃密行为者，视其情节进行处理，并追究其刑事责任。加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。附件1. 档案借阅申请单附件2. 档案借阅登记表附件3. 存档登记表附件4. 档案鉴定与销毁审批表 档案借阅申请单 编号：文件编号密级：借阅时间：借阅理由借期：文件名称：申请人：部门经理：主管副总总经理或常务副总备注：档案借阅登记表档案编号档案名称借阅日期借阅人归还日期备注存档登记表序号档案名称档案编号存档部门存档人存档时间接受人备 注12档案鉴定与销毁审批表本次鉴定工作共鉴定档案 卷（份） 其中销毁档案 卷（份） 保留档案 卷（份）鉴定意见：鉴定小组组长：单位： 日期：档案销毁批准人：调整保管期限（密级）批准人： 批准时间：小 组 成 员所 在 单 位（部门）销毁方式： 监销人：北京拱辰建业房地产开发有限公司文件编号BJGCJY-XZ7保密等级秘密保密管理制度版 / 次A/0生效日期2009-6-1第2章 保密管理制度4. 目的：为保守公司机密，维护公司利益，特制订本规定。适用范围：适用本公司范围内的所有安全保密工作。职责公司的安全保密管理由行政办公室统一负责。做好安全保密工作是公司员工义不容辞的责任和义务，各部门负责人对本部门的保密工作负直接责任。工作内容每位员工入职时均应与公司签订保密义务承诺书。公司内部的文件、资料、管理规定、发展动态、重要合同 、财务情况、银行账户账号、重要商业活动日期、重要客人来访、人事变动、工资福利等均属于商业机密，未经允许，一律不得向外界和公司其他员工透露。公司文件共分绝密、机密、秘密、普通四种。凡秘密以上的文件、资料，应标明密级（密级由公司总经理确定），由专人负责印制、收发、传递、保管。非经批准，不准复印、摘抄带密级的文件和资料。 公司的机密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司机密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司机密的员工，不准打听公司的机密。记载有公司机密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。严禁在办公桌上存放秘密级以上的文件、资料。不得在与外来人员交谈或交往中泄露公司商业机密。员工在使用完电脑后，要及时关闭，避免遗失和泄露信息。公司领导的办公室，任何员工未经允许不得擅自入内。公司领导的文件柜、资