华建)办公室管理制度.doc

办公室管理制度 办公室办公管理规范化、制度化、科学化，提高办公工作效率和质量，树立后勤管理处的形象，经公司董事会通过制定本管理制度：一、员工管理制度1、遵守办公时间，按时上下班，不得迟到、早退。因病、因事不能按时上下班时，必须请假；2、办公期间必须应当保持肃静，不得大声喧哗、闲聊；3、办公设施和用具摆放整齐，保持整洁；4、办公期间无特殊情况不准做与工作无关的事；5、办公室工作人员应注重仪表，任何人不得在办公区穿拖鞋、着背心或赤背； 6、艰苦朴素，勤俭节约，人员离开办公室应随手关灯。 7、办公室应保持清洁，办公用具无积尘，玻璃板下无杂物 , 墙壁无蜘蛛网、污渍，痰盂、烟缸、纸篓勤清洗，无陈积。办公室内地面无烟头、痰渍，无纸屑、果皮和其它杂物。 8、办公室负责来客接待、接听公司电话。如有客户来电咨询，要为他们阐述公司的品牌，并一一记下打进时间，号码，以及公司名称，姓名和事因。前台如接听到有关检测技术问题，转至工程部解决。阻挡骚扰电话。有关业务的电话转至业务综合部。收发快件，做好保管工作。办公室负责还要做到。如：（1）如何注重保持良好的服务态度，如笑脸相迎、耐心细致、温馨提示等等。提高效率方面，注重办事麻利、高效、不出差错、不怕麻烦等等。参照首问责任制的要求，尽量让每一个客户满意。 （2）加强礼仪知识学习。要做好服务工作，光有良好的意识还不够，还必须学习相关的专业知识，避免好心办坏事。如业余时间认真学习礼仪知识，公共关系学。了解在待人接物中必须要遵守的礼仪常识，包括坐姿、站姿、说话口气、眼神、化妆、服饰搭配，以及回答客户提问技巧等等。（3）加强与公司各部门的沟通。了解公司的发展状况和各部门的工作内容，有了这些知识储备，一方面能及时准确地回答客户的问题，准确地转接电话。如果知识某个部门没人，会提醒来电方，并简要说明可能什么时间有人，或者在力所能及的范围内，简要回答客户的问题，同时也能抓住适当机会为公司作宣传。做好公司部门和客户沟通的桥梁。（4）办公室电话投诉：接待人员必须文明用语、态度和蔼、热情周到、廉洁正派，不得与之发生冲突或吵闹。（5）对公司各部门转来的意见、投诉类信函、电话等，及时记录备案，及时转送或转告分管领导，按投诉内容，由分管领导处理。 （6）办公室根据投诉、信访等内容应及时督促相关部门，将处理情况书面汇报主管部门并回复来函者。 （7）办公室接待来客应进行记录，并由来客者签到。对客户热情招待，合理安排陪同人员，实行对口接待；（8） 厉行节约，不搞铺张浪费；二、业务员管理规定1有计划地工作。谁是你的顾客?他住在哪里?做什么工作?有什么爱好?你如何去接触他?如果你是一个业务员，不妨先自己评量，选择一个行业或一个区域，深入了解此行业的动向或此区域的特性，使自己和目标顾客拥有相同的话题或特点。2、每天早上到公司报到，未报到者，无工资，迟到三次按旷工一天论处，旷工三天以上扣发当月工资或作自动离职处理；请假者凭书面请假条。请一天报办公室批准，一天以上报总经理批准。3、考勤必须凭工作日记作依据，无正规工作日记者以旷工论处，无出勤工资4、试用业务员期限为一个月，无业绩者不同过考核不能作用为本公司，经人事部同意可转为兼职业务员，有业绩者经人事部同意试用期可延期，完成任务者转为业务员，业务员连续三个月未完成任务转为试用业务员，干部提拔以业绩为主。三、检测人员1、检测人员在进行检测工作时，必须穿公司制服，佩带胸卡。2、由检测队长联系客户，带领检测人员到检测单位。不得私自提前到达，脱离团体与客户进行私人交易。3、检测人员必须按照检测任务单上的派遣人名额进行检测任务，不得不经批准擅自调换人员。4、检测人员应按规定的检测方法和操作规程进行检测，应确保现场的环境条件符合检测工作的需求，方可开展工作并做好检测记录，不得擅自简化检测过程。5、检测工作结束后，检测人员按实际发生数量将检测任务单交委托方代表签字确认后，随同原始记录及检测报告交综合部归档。6、对检测原始记录和检测报告的控制详见记录的控制管理程序检测数据控制程序和检测报告管理程序。四、车队管理制度 为加强公司车队车辆管理，合理安排车辆使用，确保公司正常工作用车，更好地为检测工作提高效率。（一）、车辆调度使用办法1、公司车辆使用安排由车队负责，车管人员根据公司用车情况统一调度、合理安排。 2、公司领导用车原则上由车队调度安排，并给予保证，特殊情况也可直接下达检测队长出车，当日必须补写派车单，财务见派车单发出车费。 3、公司公务用车，一律由公司办公室责人签发派车单，车队根据轻重缓急的原则安排用车。4、公司主要负责人因公出广州市长途用车需报分管总经理批准，提前一天向车队申请，在可能情况下由车队尽量安排。 5、保证公司重要会议及各部门集体活动用车。由会议或活动组织部门提前两天向车队提出用车申请，车队根据会议或活动需要合理派车。 6、节假日、双休日，原则上不安排各部门用车，但紧急公务和突发事件用车必须予以保证。7、由办公室负责人下达检测任务单,并由检测部负责人安排人员检测.检测出车时检测人员、检测监督员、检测队长应签到齐。8、保证公司任务接待用车。（二）、车辆管理1、公司车辆由车队统一负责管理，具体安排车辆的有关事宜。 2、车辆实行定人定车管理，所有车辆及随车所有证件和工具均由责任驾驶员负责妥善管理。如遇驾驶员交接，原车驾驶员必须将车钥匙、所有证件和随车专用工具全部移交给另一位司机，有义务说明原车辆技术状况。 3、检测队长应爱车、护车，一切按操作规程办事，避免造成机械事故和人为缩短车辆的使用年限。 4、各车专职驾驶员有义务搞好所驾车辆的内、外清洁卫生，做到整车清洁、室内舒适。 5、所有车辆完成当日任务后，必须将车停放在车库保管，车队随时检查。 6、车辆室内装修，车内需配正常物品，检测队长须向车队申请，经总经理批准后才能办理。 （三）、检测队长职责 1、坚决贯彻执行公司的制度，认真做好车队内部的管理工作，以身作责、严格要求自己。 2、负责车辆统一调度，合理安排车辆使用，随时保持通讯联系畅通，认真做好上传下达工作。 3、切实抓好制度管理，严格执行公司制度规定，搞好驾驶员的考核，严明组织纪律，严明奖罚制度和其他制度，使各项制度得以落实。 4、待人热情、对人和气，团结同志、公平处事，搞好车队的内部团结稳定。 5、加强对外联系，妥善处理有关事宜，协调车队与工程师的关系。6、尽力为驾驶员排忧解难。 7、严禁驾驶员擅自出车，未经车队同意或未经院领导批准，而驾车外出的视为擅自出私车。 （四）、车辆修理办法 1、车辆修理应坚持保证安全需要和注意节约的原则，一般由车队组织两位技术好、经验丰富的检测队长负责鉴定，经车队研究同意后，定点维修、统一结算。2、送修车辆由驾驶员填好报修单，同时应有经济头脑，注意节约。维修费用在500元以下由车队批准，总经理审批。 3、车辆送厂时，驾驶员应候车监修， 在维修过程中如有与报修单不符，必须及时报请车队，说明损坏的实际情况，经同意后方可增加修理项目，同时将更换的旧配件收回，修复后由司机负责检查试车，核实维修单上所修项目、款数并签字负责。 4、 事故车辆送修前，应分清责任，待物价、保险勘审定损后，再与其协商修理事项。一般事故车辆由保险公司负责送到指定厂家修复；较大的事故车辆力争送到市一级特约维修站修复，事故驾驶员应随时协助、配合保险公司办理有关索赔事宜。6、 车辆不得擅自进厂维修与保养，更不得多开、虚开维修发票；不得擅自更换车辆内外设施；不得擅自决定更换车辆配件。五、计算机与网络管理制度（一）电脑要指定专人管理，并设密码。其他人员不得擅自上机自行操作。 （二）不得使用电脑播放与工作、学习无关的光盘或打游戏（三）软盘、盘归单位所有，指定专人保管，软盘记录的文件、资料，任何人不得据为己有，私自保存。（四）及时做好电脑硬盘内重要数据、文档等资料的备份工作，以防电脑崩溃后造成重大损失。（五）备份软盘、 U 盘由专人保管，不得擅自交他人代管或借用，确因工作需要借用，必须办理借用手续，使用时严禁在软盘上增删文件内容，用完后及时退回。6、认真维护计算机和网络设备，严格按标准程序开启和关闭计算机设备，始终保持设施整洁，不得在设备及工作台上堆放茶水、零食、磁性物质等杂物，下班后必须关闭电源。7、任何科室和个人，未经所领导同意、不得擅自安装、拆卸或更改计算机设备和网络配置。 8、禁止外来人员使用办公室计算机设备。 严禁下载、安装可能携带计算机病毒的软件。 上班时间严禁在计算机上进行与工作无关的活动。使用具有合法版权的软件，维护知识产权。个人使用盗版软件引起的版权纠纷由个人承担全部责任。设备、软件达到使用年限或因其它原因造成不能继续使用时由技术人员提出报废申请，经上级领导同意作报废处理，并做好详细记录。9、计算机病毒防治（1）、使用具有计算机信息系统安全专用产品销售许可证的计算机病毒防治产品，定期检测、清除计算机信息系统中的计算机病毒。（2）、在从计算机信息网络上下载程序、数据或者购置、维修、借入计算机设备时，应进行计算机病毒检测。（3）、认真执行计算机病毒防治管理办法以及国家相关政策法规。出现问题、故障或发现病毒，应及时通知有关人员处理解决，确保计算机和网络的正常运行。六、档案管理制度为规范公司在业务管理中形成的必须作为档案保存的各种文件材料和记录的归档、保管和使用等的控制与管理，特制定本制度。（一）工作职责1、综合部负责相关的技术记录和质量记录归档前的管理工作，对本部门收集和移交的档案资料负责；2、管理组负责全所归档材料的保存、查阅等管理工作。 （二）、工作程序1、归档范围1.1 工程技术人员检测技术记录、质量记录等；1.2 质量活动中的所有文件及仪器设备档案材料等；1.3 科研技术档案；1.4 外出参加会议、学术交流活动的人员带回来的文件、会议资料或学术交流资料； 1.5 专业技术人员业绩档案；1.6 会计档案；（三）档案的管理2.1档案保管必须按规定要求，分类、分专柜保管，应有防盗、防火、防潮措施，确保档案的安全。2.2管理组对每年收集、整理的档案材料做好统计工作，并建立档案（四、）目录和归档台帐。2.3 技术档案必须履行借阅手续，并按时归还，不准拆卸、调提或涂改，如需查阅检测记录，需经技术负责人批准，并做好查阅登记工作，查阅的记录档案不得带离档案室；当需要复印档案时，需经技术负责人批准后方可复印。2.4外单位借阅技术档案，应持有单位介绍信，写明借阅范围，经技术负责人批准后方可借阅，但不得借阅公司检测记录等保密档案。2.5“受控”级的技术文件，一般不外借，只能就地查阅,并进行登记借阅文件记录表，如需借出或复印，需总经理批准。（五）归档文件的分类、立卷3.1管理性质量文件：质量手册、程序文件、管理制度（规定）3.2 技术文件： 3.2.1作业指导书（检测实施细则、标准操作规程SOP）、记录表格；3.2.2检测报告书的副本及其更改的所有信息；3.2.3检测报告的原始记录、图纸、软件、参考数据手册；3.2.4报验资料和抽样记录。3.3公司的公开文件包括：公司业务范围、业务受理程序、检测工作流程、检测项目收费标准、委托方投诉的处理流程等。3.4与检测有关技术资料包括：正式出版或上级下发的检测质量标准（如：国家标准、局/部颁标准、地方标准、进口检测复核标准等）、图书资料、外来的法规性文件或操作规范和其它有关的技术资料。3.5 仪器设备档案材料：3.5.1仪器设备名称、型号及所使用的软件，制造商名称，装箱单，仪器设备编号；3.5.2 仪器设备使用说明书或复印件；3.5.3 仪器设备订货合同或招标中标标书及合同；3.5.4仪器设备安装验收记录；3.5.5仪器设备检定/校准证书或自校准规程和自校准报告表；3.5.6 仪器设备请购单或年度采购计划； 3.5.7 仪器设备标准操作规程；3.5.8 仪器设备期间核查记录；3.5.9 仪器设备维修记录及维修后的检定或核查记录；3.5.10仪器设备降级停用调出报废记录。3.6 质量管理档案材料：3.6.1公正性与保密协议；3.6.2内部审核、管理评审记录；3.6.3设施、环境条件实施情况记录；3.6.4 关于参加实验室间比对试验和能力验证计划的结果及评价材料；3.6.5 委托方反馈意见或投诉的处理结果；3.6.6 关于认证/认可的有关资料归档情况记录；3.6.7 年度检测计划和上级下达的监督抽