Outlook2003功能教程.doc

一、账户配置21.配置Outlook电子邮件帐户22.修改邮件帐户的配置63.设置邮件发送服务器6二、邮件收发技巧71.设置Outlook邮箱自动收发邮件82.选择自己喜欢的信纸93.创建个性化签名114.发给别人的重要邮件急待处理，如何提醒对方？131)给邮件添加重要性标记132)添加后续标志和提醒135.为邮件添加后续标志166.使用“搜索文件夹”查找邮件187.使用“查找”按钮搜索邮件198.新建电子邮件文件夹20三、Outlook“联系人”的相关功能和操作技巧261.如何快速添加联系人?262.每次都要给固定的几个人发邮件，如何快速的添加联系人？283.联系人太多，如何快速找到需要的人？294.怎样做好联系人信息的备份，防止重要信息丢失？325.如何查看与联系人的各种信息往来？346.如何制作和发送自己的电子名片？35很多用户只把Outlook当作一个收发电子邮件的工具，实际上，Outlook不仅是电子邮件收发器，而且还提供了强大的个人记事本、日历、提醒、公用文件夹等功能，它可以高效管理我们的日常工作和生活，是一个体贴入微的办公助手！请初学者注意，我这里提到的Outlook是微软Office软件的组件之一，而不是Outlook Express。Outlook Express是Windows中的一个组件，安装了Windows 98/2000/XP的系统都会自带Outlook Express，它的功能比较简单，以收发电子邮件为主。微软在最新的Windows Vista中不但对Outlook Express做了升级，而且还将其更名为Windows Mail，目的就是为了更好的区分这两个名称相似的工具，请大家不要混淆哦Outlook的界面与其他Office组件的风格很相似，所以即便你是第一次用，也不会感觉陌生。Outlook面板列出了Outlook中不同的功能组的快捷方式，让你可以快速切换到需要的界面下，Outlook的工具栏和工作区中的内容也会随之发生改变。一、 账户配置 1. 配置Outlook电子邮件帐户使用Outlook收发电子邮件，首先必须在Outlook中设置你的电子邮件帐户。只有正确设定你的帐户，Outlook才能连上邮件服务器来实现收发邮件。如果你是第一次使用Outlook，在启动Outlook之后则会先出现“Outlook 2002启动”向导，帮助你完成必要的设置。当然，你也可以随时执行菜单栏中的“工具”“电子邮件帐户”命令，启动“电子邮件帐户设置向导”。在“电子邮件帐户”对话框中，选择“电子邮件”选项组里的“添加新电子邮件帐户”一项，然后单击“下一步”按钮。接下来在对话框中要选择一种电子邮件服务器的类型，我们选择“POP3”一项，然后单击“下一步”按钮。 （很多国内的电子邮箱都支持这种POP3邮件的收发，如Sina、Sohu、yahoo、163等，它们都有自己的POP3电子邮件服务器。如果，你的公司使用了Exchange Server的话，则选择“Microsoft Exchange Server”）接下来是最关键的一步，你需要在对话框中输入你的电子邮件地址、用户名、登录密码以及电子邮件服务器的名称。l 在“用户信息”栏中输入你的姓名和电子邮件地址，这些信息将会出现在你以后所发出的电子邮件之中。l 在“服务器信息”栏中，你需要分别输入帮你收信和发信的邮件服务器的名称，这些都可以在你的邮件服务商站点的帮助信息中查找到。（如下图，即126邮箱的配置帮助信息）这个对话框中的所有信息都要仔细填写，任何一个错误都将导致Outlook无法正常收发电子邮件。将电子邮件帐户的资料输入完毕后，你可以测试一下帐户的设置是否正确：在刚才的“电子邮件帐户”对话框中单击“测试帐户设置”按钮，Outlook便会自动连接邮件服务器，测试这些电子邮件帐户的设置值是否能正常运作。在测试过程中，如果所有的检查程序都通过了，就表示电子邮件帐户的设置值是正确的。你的第一个电子邮件帐户已经配置好了！ 2. 修改邮件帐户的配置已经设置好的电子邮件帐户并不是一成不变的，你可以根据需要对原有的设置进行更改。你同样要执行菜单栏中的“工具”“电子邮件帐户”命令，在弹出的对话框中点击选择“查看或更改现有电子邮件帐户”一项，然后单击“下一步”按钮，在对话框中可以更改帐户的设置或删除这个账户。另外，你还可以点击“添加”按钮添加更多的电子邮件帐户。 3. 设置邮件发送服务器最后需要大家注意的是，即便你严格按照以上的步骤操作下来，也不一定就能配置成功，因为许多电子邮箱网站的邮件发送服务器都要求用户在使用Outlook时先要验证身份，然后才允许发信，所以我们要学会邮件发送服务器的一些设置方法：在“电子邮件帐户”对话框中单击“其他设置”按钮，弹出“Internet电子邮件设置”对话框。打开“发送服务器”选项卡，选取“我的发送服务器（SMTP）要求验证”一项，即可实现先验证、后发信。好了，今天先说到这儿，下一次我将为大家介绍邮件在发送和接收过程中的一些操作技巧。二、 邮件收发技巧1. 设置Outlook邮箱自动收发邮件执行【工具】|【选项】命令，打开【邮件设置】选项卡。单击【发送/接收】按钮。选择【安排自动/发送的时间间隔为】一项，在后面可以设定你想要自动收发邮件的时间间隔。例如：5分钟。（默认是15分钟）2. 选择自己喜欢的信纸Outlook提供了三种邮件格式供我们选择：HTML格式、RTF格式和纯文本格式。采用HTML格式的邮件种可以进行插入图片、修饰文字和设置段落等各种操作，而采用纯文本格式则无法做出任何文字变化，只保留最单纯的邮件格式。只有采用HTML格式，才能使用Outlook提供的信纸写信。通常情况下，系统默认新建邮件都采用HTML格式。我们同样执行【工具】|【选项】命令，打开【邮件格式】选项卡，在“信纸与字体”一栏中，单击【信纸选取器】按钮。在弹出的“信纸选取器”对话框中，我们就可以选择自己所喜欢的信纸模版了。当然我们也可以新建一个自己设计的信纸模板。3. 创建个性化签名我们在写完一封邮件之后，总免不了要在结尾处署上自己的名字、E-mail地址等一串信息，非常麻烦。Outlook具有“自动签名”功能，可以将你的签名自动添加到新邮件中，省去了很多重复的操作。执行【工具】|【选项】命令，打开【邮件格式】选项卡，在“签名”一栏中，单击【签名】按钮。在“创建签名”对话框中，单击【新建】按钮。输入新的签名名称，选择【由空白签名开始】，单击【下一步】按钮。在窗口里编辑自己的签名。也可以单击【高级编辑】，使用Word或者FrontPage来编辑你的签名。4. 发给别人的重要邮件急待处理，如何提醒对方？1) 给邮件添加重要性标记新建一封电子邮件。单击【发送】按钮右边的一个红色感叹号。这就是重要性标志。当收件人收到你标有重要性标志的邮件后，收件人就可以看到你的邮件后面有一个红色的感叹号。2) 添加后续标志和提醒如果你在邮件中提到的任务需要后续工作，可以在邮件编辑界面上单击工具栏上的【后续标志】按钮。在“标志”列表中选择所需文本，或键入说明的文本。在“标志颜色”列表中，选择所需的颜色标志。在“到期时间”框中，你可以选择与此邮件内容相关的后续任务的到期日期和时间。4.不知道对方是否收到我的邮件？在新建邮件的窗口中，单击【选项】按钮。在弹出的对话框中，选中【请在阅读此邮件后给出已读回执】一项，这样只要收件人打开并阅读了你的邮件，对方的Outlook就会自动发一个“回执”邮件给你。另外，如果选中【请在送达此邮件后给出送达回执】的话，那么当你发出的邮件到达后，你会收到“送达”回执。5.写好的邮件如何在指定的时间自动发送？在“邮件选项”对话框中，如果选中【传递不早于】一项，就可在后面的下拉菜单中指定想要发送此邮件的具体的日期和时间，Outlook将会按时自动发送此邮件。你的邮箱正在被越来越多的电子邮件所充斥，面对大量的邮件，怎样才能实现高效的管理呢？如何才能快速找到所需的邮件呢？以下给大家介绍一些Outlook的相关功能和操作技巧。5. 为邮件添加后续标志后续标记功能可以帮助你用不同的颜色来标记不同类型的邮件。1、在收件箱的邮件列表区里，对邮件单击后面灰色的小旗子。2、单击鼠标右键可以选择所需的颜色标志。在“搜索文件夹”中，标有后续标记的邮件可以按照颜色的不同分门别类的显示出来，供你快速浏览和查找。2.为重要邮件添加提醒利用邮件标志，我们还可以对重要的邮件或需要在指定时间处理的邮件添加“定时提醒”。右击邮件标志，选择【添加提醒】命令，弹出“后续标志”窗口。在“标志”后选择对邮件进行标志的理由（默认为“需后续工作”，选择该标志后，邮件会出现在“标有后续标志的邮件”的邮箱中），在“标志颜色”后选择适当的颜色，在“到期时间”后的两个下拉列表中分别设置提醒的日期和时间。这样，当指定的邮件到期时，Outlook会自动弹出提示框帮你提醒。 6. 使用“搜索文件夹”查找邮件在文件夹视图中，单击“搜索文件夹”，选择“标有后续标志的邮件”，利用它可以方便的找到标有后续标志的邮件。1、右键单击“搜索文件夹”，选择【新建搜索文件夹】。2、在“新建搜索文件夹”对话框中，双击“特定人员发来的邮件”，在联系人列表中选择特定的联系人。如果在联系人中没有的话，可以直接在下面“收件人”里手工填写。7. 使用“查找”按钮搜索邮件方法一：1、单击常用工具栏上【查找】按钮。2、在“查找”栏中，填写发件人的信息（比如：E-mail地址、姓名）。在【搜索范围】里选择要搜索的位置。单击【立即查找】。3、查找条件可以保存为搜索文件夹，单击查找工具栏上的【选项】按钮，选择“将搜索另存为搜索文件夹”。方法二： 在邮件标题上单击右键，“查找全部”，选择【来自发件人的邮件】。8. 新建电子邮件文件夹随着时间的推移，收件箱里的邮件会越来越多，虽然可以用查找功能来整理这些邮件，但每次都这样做依然很麻烦。建议大家建立新的文件夹来存放同类的邮件。比如你可以将好朋友发来的邮件全都存放在名为“朋友的来信”的文件夹中，这样，你就可以很快从自定义的文件夹中找到这一类邮件了。执行【文件】【新建】【文件夹】命令，打开“新建文件夹”对话框，输入新文件夹的名称，并指定新文件夹要放在哪里。建立好自己定义的文件夹后，我就可以将邮件分类保存了。打开收件箱，先选择邮件，然后按住鼠标左键不放并拖曳至相应的文件夹图标上，释放鼠标即可。6.实现邮件的自动分拣现实生活中寄出的信件，是经过邮局的拣信和分信处理，才投递到我们的信箱中。Outlook也提供了“自动分拣邮件”的功能，它可以帮助我们执行邮件的分类。执行【工具】【组织】命令，打开“组织”窗口。接下来你就可以在“组织”窗口中设置分拣邮件的规则了。单击【规则和通知】按钮，或直接执行【工具】【规则和通知】命令，可以创建更复杂的电子邮件自动分拣规则。你可以直接选择某一种规则向导，通过模板快速创建分拣规则，也可以直接由空白规则开始进行创建。例如在此我们选择“将某人发来的邮件移至文件夹”这一模板，指定将发件人为“老陈”的邮件转移到名为“老陈”的文件夹中。最后，你可以选择“立即对已在收件箱中的邮件运行此规则”一项，对收件箱中的曾经收到的所有邮件运行此规则进行分拣。最后要说明的是，Outlook允许我们设置多条分拣邮件的规则，这些规则都列在“规则和通知”对话框中的列表里，优先级由上到下依次排列。我们可以对某条规则的内容进行修改，只要点击选中这条规则，然后单击【更改规则】按钮即可。今天先写到这儿，下次我们接着聊有关Outlook联系人的管理方法和操作技巧我们在日常生活中，会将一些常用的电话记在电话本中，以便在需要时能够立即查阅。Outlook的“联系人”列表也具有相似的作用，你可以建立一些同事和亲朋好友的通讯簿，不仅能记录他们的电子邮件地址，还可以包括电话号码、联系地址和生日等各类资料。以下给大家介绍一些Outlook“联系人”的相关功能和操作技巧。三、 Outlook“联系人”的相关功能和操作技巧1. 如何快速添加联系人?在邮件的浏览区里，将鼠标移至发件人名称上，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择【添加到Outlook联系人】命令，即可快速创建一个新的联系人。你可以在“联系人”对话框里面填写各类资料，甚至可以将联系人的头像导入进来。为了能让“联系人”列表发挥强大的功能，建议你填写的越详细越好，例如联系人的生日、头衔和绰号等。打开“联系人”窗口中的“细节”选项卡，这些信息都可以在里面记录下来。2. 每次都要给固定的几个人发邮件，如何快速的添加联系人？我们可以将相关的几个联系人加入到一个“通讯组”中，这样在以后发信时，只要我们选择这个通讯组，就相当于选择了这个组中的所有人，如此就方便多了。 (1)、打开“联系人”视图，单击工具栏上【新建】按钮右侧的下拉箭头，选择【通讯组列表】命令。(2)、首先为新建的通讯组起一个名字，然后单击【选择成员】按钮，选择当前Outlook“联系人”中已有的人作为组成员；或者单击【添加新成员】按钮直接添加新的联系人作为组成员。(3)、在发送邮件时，只需要在选择联系人的时候，选择相应的组就可以了。3. 联系人太多，如何快速找到需要的人？方法一：用字母定位“联系人”列表中的联系人是按照姓氏拼音的开头字母的前后顺序排列的。所以，使用“拼音索引”按钮可以很快寻找到联系人。在联系人区域的最右边单击联系人名字的第一个字母，可以快速定位联系人。 方法二：按单位排列在联系人的项目预览区将“当前视图”由“地址卡”改为“按单位”，可以按照联系人所在的单位不同进行快速查找。方法三：按类别分类为了方便识别和查找，Outlook还允许我们为众多的联系人分类。在“联系人”窗口中右击联系人条目，执行快捷菜单中的【类别】命令，即可弹出“类别”对话框，在这里，你可以为这位联系人设定属于哪种类别。联系人的分类不是唯一的，你可以为一个联系人指定属于多个不同的类别。这样，我们今后在进行联系人查找时，就可以按照不同的类别进行分类了。方法四：用“查找联系人”输入框在工具栏上的“请输入要查找的联系人”框中键入要查找的联系人的姓名，可以直接进行搜索。方法五：用“查找”按钮单击工具栏上的“查找”按钮，键入要查找的联系人的姓名。在“搜索范