声像档案管理(义).doc

-声像档案管理讲义-声像档案管理一、声像档案的概念声像档案是国家机关、企事业单位、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的，以磁质、感光材料为载体，以图像、声音为主要反映方式，并辅以文字说明的历史记录。声像档案的载体形式：照片、底片，即我们通常说的照片档案；拷贝、影碟、光盘、录像带、磁盘、磁带等也就是我们常说的录音录像档案。二、声像档案的特点1、形象的直观性2、内容的广泛性3、记录功能的特殊性4、客观的真实性三、声像档案的归档范围和时间要求1、归档范围凡是机关、团体、企业事业单位在其社会实践活动中形成的，一切具有保存价值的声像材料均应归档，具体收集范围如下：（一）反映本单位主要职能活动和工作成果的声像材料。（二）上级、本单位领导人和外单位领导人、著名人物参加本单位的重要公务活动形成的声像材料。 （三）本单位组织或参加的重要活动的声像材料。 （四）本单位召开的各类重要会议的声像材料。 （五）反映本单位创新成果、科研活动的声像材料。 （六）本单位荣获的的各种荣誉性奖状、证书、锦旗、礼品等实物的声像材料。（七）其他与本单位活动有关的具有保存价值的声像材料。2、归档时间：具有归档价值的声像材料在完成其现行效用后，由摄影者或承办部门收集并著录文字说明后应及时交档案室。要注意的是：对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。反映同一场景的照片一般只收集一张，反映同一内容的若干张照片应选择其主要照片归档。声像档案保管期限的划分参照文书档案。 四、声像档案的整理整理原则：有利于保持声像档案的有机联系，有利于保管，有利于利用。（一）照片档案的整理照片是采用感光材料，利用摄影的方式记录形象的单个画面。照片档案由照片、底片、文字说明构成。数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。由此可见，数码照片按照采集渠道可以分为：数码照相机照片和扫描照片，拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的分辨率应不低于600dpi。 数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。 文字说明主要包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。事由照片所反映的事件、事物的情由时间事件发生或事物变化、产生的时间和摄影时间地点被摄录对象所在的具体地点人物照片中主要人物的姓名、身份背景对揭示照片主题具有一定作用的背景摄影者照片的摄影单位和摄影人文字说明的书写要求：综合运用文字说明的六个要素，概括地揭示照片反映的信息，文字简洁、语言通顺，年、月、日用阿拉伯数字标识。总说明，也叫组合照片说明：一般一组联系密切的照片应编写总说明。分说明：对已加总说明的照片，根据照片内容分别编写简要的分说明。文字说明一是便于保管，按照文字说明提供的线索，可以明确照片档案形成的时间、目的和内容，易于分类整理、易于有序排列；二是便于提供利用，根据文字说明材料的提示，能快速准确地查找所需的照片档案。1、分类数码照片按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。纸质照片的分类可视情况对待，照片数量少的可一年的照片组合成一卷；照片数量多的一般按照片所反映的内容或专题进行分类，使同一内容或同一性质的照片归入同一类中，保持其内在的联系，各单位根据单位实际情况可分为领导视察类、会议类、荣誉类、文体活动类、业务活动类、其他类等等。分类后，应将照片与文字说明组合成案卷，固定在芯页（固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料）上。2、排列、编号排列:一组关系密切的照片应排列在一起。卷内照片的排列：一年一卷的卷内照片排列按问题结合重要程度或时间排列；分问题或专题立卷的按重要程度或时间排列皆可。编号：按卷内照片的自然张数，每卷编一个流水号，一组联系密切的照片中的大幅照片（不宜用芯页固定的照片），应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明并注明其存放位置，将照片固定在专用的纸板上，放入专用的档案袋或档案柜中。编号的目的是固定照片在卷内的存放位置，照片和文字说明编号要对应一致。纸质照片档案的编目照片固定位置后，根据说明填写卷内目录，照片档案的卷内目录，是以照片的自然张数或有总说明的若干张为单元填写照片号：卷内照片的顺序号照片题名: 简明扼要地反映每一张或一组照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素，重要人物应标明所在位置。 拍摄者:照片的拍摄单位或拍摄人。拍摄时间:照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识。如20040104，不足时加零补齐。备注：注释需要补充和说明的情况。数码照片的整理每一个年度建立一个文件夹。文件夹下存放数码照片文件。数码照片文件按时间(或重要程度)先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。文件夹内的每一张数码照片按其排列顺序编号，即形成数码照片号(又称数码照片文件名)。数码照片号为年度+流水号，年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案管理参照国家标准GBT11821-2002照片档案管理规范执行，归档时应标明互见号，格式为：全宗号目录号光盘号照片号（标注于纸质照片的文字说明中）或全宗号目录号案卷号照片号（标注于数码照片的文字说明中）。3、光盘刻制与编目A、数码照片光盘刻制与编目一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的数码照片不应存储在一盘载体中。推荐采用只读光盘作为数码照片的保存载体。禁用软磁盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。 数码照片光盘刻制内容包括数码照片文件夹（即存放数码照片的文件夹DATA）、数码照片文件目录（目录内容对应DATA中存放的数码照片）光盘说明文件（或数码照片光盘封面）光盘说明文件或数码照片光盘封面（光盘的包装盒上加贴）内容包括全宗号、目录号（全宗内所属目录的编号）、光盘号（按形成时间从“1”开始编制流水号）、全宗名称（立档单位的全称或通用简称）、题名（全宗名称+“*年”+ “的数码照片文件）、形成时间（光盘内数码照片的起止年月）、照片张数、套别（数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。套别用符号表示分别为：A、B、C。）、光盘类型（分CD-R、CD-RW，DVD等），保管期限、制作人、审核人、制作时间、制作软件（制作数码照片光盘使用的软件名称）、制作设备（制作数码照片光盘使用的硬件名称）等。数码照片文件目录（内目）数码照片文件目录应逐张照片编制，数码照片文件目录项目包括全宗号、目录号、光盘号、照片号、文件题名、责任者、拍摄时间、摄影者、备注。照片号：一张光盘保存的数码照片从“1”开始编制照片号。文件题名：简明概括的反映数码照片的具体内容，包括时间、地点、人物、事由、背景等要素。责任者：形成数码照片单位的全称或通用简称。拍摄时间：数码照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，如20040104。摄影者：数码照片的拍摄人。备注：注释需要补充和说明的情况。数码照片光盘目录（案目）除纸质照片档案外，包括数码照片光盘，录音录像带等在内的特种载体档案（也是声像档案）统一使用特种载体（声像档案）档案案卷目录。逐张（盘、盒）编制，案卷目录项目包括全宗号、目录号、张（盘、合）号、载体类型、载体名称、题名、形成时间、张(件)数、保管期限、备注。 载体类型：特种载体的内容类型，分照片、图像、声音、影像、数据等。如数码照片光盘填写照片。 载体名称：特种载体的载体名称，由型号和名称组成，如LP唱片、UR-60录音带、VCD光盘、CD-R光盘。 张(件)数：特种载体内包含的数据数量。五、保管声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，只有少数单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余大多数单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，但是短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，温度应控制在1720，相对湿度应控制在35%45，远离光线、磁场等并与有害气体隔离；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施；光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压，不得弯折，不得堆叠存放，只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回；光盘的标签应粘贴在光