探讨基于数字化时代文书档案管理.doc

探讨基于数字化时代文书档案管理摘要：随着计算机技术、网络技术等现代信息技术的迅猛发展，世界迎来了数字化变革的大时代。而自美国率先提出建设“信息高速公路”的计划之后，世界各国在信息基础设施的建设之上都加大了投入，从而推动了文书档案管理的数字化变革。然而，文书档案管理的数字化建设并不是一蹴而就的，本文就现今我国文书档案管理工作的现状，对基于数字化时代的文书档案管理工作进行了一番探讨。关键词：数字化；文书管理；档案管理前言文书档案管理亦被称为是文书档案工作，其工作内容包括文件鉴定、文件收集、文件分类、文件整理、文件保管、文件统计以及文件的开发和利用。为了满足社会发展的需求，文书档案管理本身的规则就在不断的变化，而通过数字化的手段来对文书档案管理工作进行优化和改善，提升管理的水平，确保文书档案信息的有效性和准确性是当今文书档案管理发展的一个大趋势。为此，本文从文书档案管理的现状出发，以计算机管理为基础，对文书档案管理工作进行了一番探讨，以期对促进文书档案管理的数字化建设有所助益。一、文书档案管理的现状在数字化时代的今天，我国文书档案管理的工作当中仍旧存在着手工修裱和装订文件等落后的文书档案管理方式，即依据文件的类型或主要特征，把在工作业务当中直接形成并办理完成的，同时具有保存价值的文件进行分类以及初步整合，而后通过文件检查，对不合要求的文件进行重新修整，在文件质量符合要求之后，再以“件”为单位进行装订、盖章、编号，同时进行归档文件的目录编制，而后再把档案进行装盒，同时填写盒内的备考表、盒的封面项目以及脊背项目。这种人工的管理方式不仅过程繁琐且工作量巨大，同时对整个文书档案管理工作在程序设计以及管理方法上都造成了极大的影响。而由于管理人员的水平差异，还容易造成同类型文书档案产生不同归档形式的现象；管理人员的频繁更替，新的管理员缺乏必要的经验和相应的知识，从而导致许多文书档案管理出现的不规范问题。而造成以上问题的根本原因，就是管理工作人员以及领导人员对文书档案管理工作的认识不足，管理意识薄弱，从而直接影响了管理工作的展开。二、文书档案管理在数字化建设中需要注意的几点问题（一）基础设施的建设在文书档案管理工作数字化变革的大趋势下，文书档案管理工作想要实现数字化管理，就必须要为其提供一个相应的数字化环境，也即是提供一些相应的计算机软硬件等设施。运用这些先进的科技产品，帮助文书档案进行数字化转变，通过数字化信息的快速传递，使得文书档案管理工作的效率大大提升，同时也可以简化工作流程，优化各项资源的配置，为文书档案管理工作的数字化转变打下坚实基础。然而，经过实践探索可知，文书档案的数字化，虽然可以大幅度提升管理工作的效率，并使得文书档案信息实现充分的交流与共享，但是，由于数字化信息的特性，文书档案的数字化也带来了信息安全以及信息保密问题。由此，对于管理人员的要求也就进一步提高，要求他们必须具备一定的计算机知识以及维修知识，而这对于部分年纪稍长的管理人员来说，却是一个比较头疼的问题。故此，我们有必要通过一些专门的手段来改善这一问题，如：一、将文书档案管理系统的内部网络与外部网络进行隔离，通过在系统网络与外部网络之间设置物理隔离，能够有效解决信息泄露问题；二、通过设立防火墙对系统进行有效保护，因为绝大多数防火墙都具备认证机制，所以可以确保进入文书档案管理系统人员的身份资格；三、对管理工作人员进行相关计算机知识的培训，以帮助他们更快地适应数字化环境下的工作流程，以免因为误操作而导致信息的泄露或是损坏；四、对于现代化设备的配置要加大投入，甚至可以设置专项资金，因为有投入才有收获，为了文书档案的安全与保密，实现最优的工作硬环境是必不可少。（二）人才队伍的建设虽然凭借现代化设备，对文书档案进行了数字化转变，从而实现了一定程度上的自动化，但是管理工作的进行还是需要人员的参与才能够完成。而具有高素质、强能力的文书档案管理人员是提高文书档案管理效率的不二法门，故此，对于对于文书档案管理工作人员的队伍建设，是实现文书档案管理数字化的必要基础。身为一名从事文书档案管理工作的专业人员，不仅要具备一定的库藏掌控能力，对库藏的情况以及工作流程了然于心，同时还要注意对库藏的勤加整理。而在进行立卷工作时，立卷人员也需要把已经完毕了的单篇文书随时归入到预计案卷的范围，并通过收发文登记定时地对手中的材料进行核对，从而实现全部文件材料的及时到位，以令立卷工作的初步环节与文书档案管理主体流程的末端环节进行统一，从而形成一个整体，为后面的文书立卷工作提供一个服务基础。由于在文书当管理的传统工作模式下，并没有对文书管理工作人员的职责进行明确的划分，故此导致工作人员的业务素养较差。因此，这就要求上级领导部门对有关文书档案管理的各个部门进行一番彻底的调查，实际掌握各部门的工作情况，对于一些部门出现了缺少专职的档案管理工作人员的情况，要及时提出一些整改意见，同时也要对文书档案管理的工作进行一些有必要的指导。与此同时，要定期对文书档案管理的工作人员进行业务技能的培训，让他们熟悉在数字化环境中，该如何更加有效的进行文书档案管理工作。而除此之外，工作人员之间的沟通与交流也是必不可少的，只有通过在交流中总结工作心得，并相互学习、共同进步才能够真正使得文书档案管理工作提高效率，满足社会发展的需求。（三）管理思想的转变具备了数字化的办公条件，拥有了强大的人才队伍，不过是满足了文书档案管理数字化的基本条件，而想要真正实现文书档案管理的数字化，还缺少了一个至关重要的因素，那便是对文书档案管理人员以及领导人员的思想意识的转变。没有与数字化基本条件相匹配的正确思想，即便有了最优秀的设备与人才，也依旧难以实现文书档案管理真正从传统制度中转变过来。故此，对于领导人员来讲，要充分了解文书档案管理数字化在如今社会背景下的意义，并正确指导文书档案管理数字化的建设工作，同时还要积极提供各种建设所需的资源，为实现文书档案管理的数字化提供指导意义以及建设基础。而对于文书档案管理的工作人员来讲，则需要深入学习现代化文书档案管理的思想，并在工作的过程当中，端正态度，谨守工作规范与流程，一改在传统的管理工作当中的所存在的无规范、低效率现象。由此，通过领导人员与工作人员的上下齐心，以现代化的文书档案管理思想为指导，以优良的现代化设备为基础，真正实现文书档案管理的数字化建设，以满足社会发展的需求。结语无论对于哪个单位或是组织来说，文书档案管理都是一项极其重要的工作。可是由于老旧繁琐的管理方式，文书档案却并没有能够发挥出其应有的作用。故此，本文就基于数字化时代的大背景，对文书档案管理的数字化建设工作进行了一番探讨，提出了几个需要注意的问题