期刊阅览室自动化管理系统的研究与实现.doc

期刊阅览室自动化管理系统的研究与实现王芳 高庆喜（天津师范大学图书馆 天津 300387）摘要 本文通过实地采访调查了天津各高校期刊阅览室的管理方式，分析了期刊阅览室的管理现状，针对期刊阅览室管理方式落后及书刊结构不合理的问题，研究和实现了一套图书馆期刊阅览室自动化管理系统。关键词 期刊阅览室 自动化管理 SQL Server VB 分类号 TP393,G250.7Research and Implementation of the Library Periodical Reading Room Automatic Management SystemWang Fang Gao Qingxi（Library of Tianjin Normal University, Tianjin 300387, China）Abstract This article analyzes the management of library periodical reading room of colleges and universities in Tianjin based on a field investigation. The management is backward and the structure of periodicals is irrational. Aiming at these problems, a set of library periodical reading room automatic management system is studied and implemented.Keyword Periodical Reading Room Automatic Management SQL Server VB 1 引言天津高校图书馆统一使用Unicorn Consortia自动化管理系统，实现了联合数字化图书馆的建设1，但目前大部分天津高校图书馆期刊阅览室还停留在手工登记方式，没有实现自动化管理。一方面造成工作效率低下，不能适应整个图书馆自动化发展进程；另一方面不便于对读者、期刊及特定期刊阅读频率等项目进行统计，无法及时了解读者的阅读倾向，导致书刊结构不合理，不能充分满足读者对期刊文献的需求。通过对天津各高校期刊阅览室管理方式的调查研究并结合工作实际，针对期刊阅览室管理方式落后及书刊结构不合理的问题，本文研究和实现了一套图书馆期刊阅览室自动化管理系统，使期刊阅览室的管理告别手工方式实现了自动化管理。采用该系统能够对进入阅览室的读者和取阅期刊进行统计，了解不同读者群的阅读兴趣，不同种类期刊的利用率，以指导期刊的订阅和采购，优化资源配置，更好地根据读者的期望提供各类资料；同时还可对各种统计数据进行分析，及时发现问题，有针对性地对读者开展宣传、辅助和引导工作，把期刊中特定领域有参考价值的文献主动介绍给相关的读者，进一步提高服务质量和管理水平。2 构建期刊阅览室自动化管理系统的步骤期刊阅览室自动化管理系统的开发分为以下五个阶段：需求分析、详细设计、编码实现、集成测试和实际应用阶段。在前期的需求分析阶段中，实地采访天津各高校期刊阅览室的管理方式，充分调查研究了期刊阅览室的管理需求以及读者对各项服务的意见和要求2，分析需要统计的读者和期刊信息的字段，确定要实现的各项功能；在详细设计阶段进行数局库规划，以方便对期刊和读者数据进行有效的管理，并对该系统的各个功能模块进行划分；编码实现阶段主要是编程实现各个功能模块，对代码进行清晰注释，并在每一环节实施后，进行阶段性分析，提高软件的健壮性和可移植性；在集成测试阶段中，利用各种先进的测试手段，修正系统中存在的问题，增加系统的健壮性，减少后期维护工作；最后在实际应用阶段正式部署到各个期刊阅览室中进行使用。 3 系统总体设计3.1 系统的软、硬件平台本系统独立于天津高校联合图书馆使用的Unicorn自动化集成管理系统，需要建立独立的读者数据库。后台数据库采用SQL Server实现读者数据管理，采用C/S模型，服务器部署在图书馆主机房内；客户端使用Visual Basic 6.0 实现，进行可视化界面设计，运行于期刊阅览室内的客户计算机通过网络存取远程数据库。3.2 数据库的规划(1) 构建读者库利用Unicorn联合系统客户端程序Workflows中导出报表的功能，以本校图书馆名称为关键字，导出本校读者数据，生成文本文件，将其转换成Excel表格，利用SQL Server 企业管理器里数据转换服务的导入数据功能，将包含读者数据的Excel表导入数据库。当读者扫描图书借阅证条码时，查询该数据库，将读者信息显示在期刊阅览室模拟大厅里。从联合系统Unicorn中导出的读者数据包括9个字段：姓名、性别、用户标识、学号、图书馆、用户文档、系别、组标识和入学年。(2) 构建阅览读者库每天进入期刊阅览室阅览的读者都存入阅览读者数据库，阅览读者信息除了包含读者数据表中的9个字段外，还包括阅览室标识字段，当前管理员身份标识字段，读者进入阅览室时间字段，读者离开阅览室时间字段，取阅期刊名字段。读者库与阅览读者库都以“用户标识”（即图书借阅证条码号）为主键。(3) 构建管理员身份库因为期刊阅览室自动化管理系统实行分级管理，管理员身份库保存工作人员的用户名，密码和权限等信息。 在SQL Server企业管理器中的数据库维护计划中新建维护计划，进行数据库的定时备份，以保证数据安全。4 系统的各功能模块系统分为四个功能模块：模拟阅览室，统计，添加/修改用户，上载/删除读者数据。4.1 模拟阅览室模块本系统在计算机上使用VB的ListBox控件模拟期刊阅览室大厅，当读者进入阅览室时，扫描图书借阅证上的条码，虚拟大厅中出现该读者的身份信息；当读者离开阅览室时，再次扫描图书借阅证上的条码，系统自动在虚拟大厅中删除该读者的信息，并将该读者存入阅览读者库。通过本系统模拟阅览室大厅的功能，使工作人员在计算机上就能对阅览室内部的读者情况一目了然。另外，期刊阅览室开放时间结束时，读者可依次刷卡离开阅览室,如遇读者过多时，为避免排队等候现象，系统还实现了点击“全部离开”按钮，使登录到虚拟大厅中的所有读者“全部离开”的功能，通过删除VB ListBox控件中所有的读者数据，并将离开时间存入阅览读者库相应读者的离开阅览室时间字段来实现。本模块工作由系统自动完成，只需提示告知读者进入和离开阅览室自行扫描图书借阅证上的条码，其他无需工作人员干预，因此如果和简单的门禁系统相结合使用，可实现期刊阅览室的全自动化管理，为期刊阅览室无人值守奠定基础3。具体实现过程：系统运行后，输入光标自动定位到“读者标志”文本输入框；读者进入期刊阅览室，利用条码扫描枪扫描读者图书借阅证条码后，系统会触发函数Text_Change()，自动将读者信息添加到模拟阅览室大厅并将读者数据存入阅览读者库。扫描一次条码，读者就完成了此次阅览登记。待模拟阅览室算法完成后，执行函数Text1.SelStart = 0和Text1.SelLength = Len(Text1.Text)以选中“读者标志”文本输入框的内容，待下一位读者扫描图书借阅证条码时,系统会用新扫描的条码号自动覆盖选中的旧条码，无需手工选中删除,避免了条码号叠加输入错误,提高了系统运行效率.4.2 统计功能 当读者进入阅览室扫描图书借阅证上的条码时，查询读者数据库，抽取出读者姓名、院系等详细信息，增加必要字段后，系统自动将该读者信息存入阅览读者库，增加的字段包括：阅览室标识，当前管理员身份标识，读者进入阅览室时间，读者离开阅览室时间，取阅期刊名5个字段。阅览读者库用于对进入阅览室阅览的读者信息进行多种方式的分类查询和统计，可以了解读者的分布规律和期刊阅览室的利用情况。可以生成并打印出统计报表，供期刊部门进行查阅分析。系统实现的统计功能有：(1) 可以实现期刊阅览人次的日统计、周统计、月统计等，也可实现某个具体时间段的阅览人次统计。该项统计便于期刊部门研究读者在到馆时间上的规律性。(2) 可以实现按照读者系别进行统计，了解不同系别读者的期刊阅览次数，根据统计结果对阅览次数较少的院系加以分析，期刊部可以通过调整期刊种类、加强宣传，推荐、编制刊名目录、编制期刊论文主题目录索引并及时送到该院系等主动服务的方式加强服务。(3)可以实现对阅览的读者信息进行精确和模糊查询，降低了系统的操作难度。(4) 可以统计每种期刊被阅览的频率，及时发现问题，对读者开展宣传、辅助和引导工作，有针对性地把期刊中特定领域有参考价值的文献介绍给相关的读者；并可以根据各种期刊的利用情况，了解不同读者群的阅读兴趣，以指导期刊的订阅和采购，优化资源配置，更好的根据读者的希望和要求提供各类资料。对于集流通、阅览功能为一体的期刊阅览室，系统可以很方便地记录不同读者对不同期刊的需求情况，由于很多期刊阅览室实行只阅不借的开架管理模式，因此期刊被阅览的频率最好采用在个别的时间上进行取样，督促期刊阅览室的读者将取阅的期刊到管理员处扫描登记，当取样累积一定次数后，对期刊的阅读频率进行统计查看。图书馆以服务性为主，图书期刊的利用率是图书馆工作的灵魂4，要切实提高期刊利用率，首先要清楚目前期刊的利用情况。本系统通过统计功能模块对阅览读者和期刊利用情况进行多种方式的统计，全方位的了解阅览读者在来馆时间、系别、年级等方面的规律，了解不同的期刊被不同的读者阅览利用的情况，以指导期刊部门更有效的工作。4.3 添加/修改用户修改用户功能用于在某些读者信息出现错误的情况下修正读者信息，当读者单独办理图书借阅证并要求添加到读者库中时，使用添加用户功能进行个别添加。在添加/修改用户模块中，使用VB的DataGrid控件以表格形式显示数据，具有较强的数据显示和编辑功能，可以进行成批数据的连续录入。与DataGrid控件绑定的记录集必须使用客户端游标（CursorLocation=adUseClient），使用客户端游标的记录集在功能上有很多限制，对于多表查询来说，若生成的记录集的输出字段来自两个或更多表，则不能进行更新操作；若查询虽然涉及多表，但输出字段仅来自其中一个表，修改更新操作不受影响。为了充分发挥DataGrid控件的数据编辑功能，采用一个临时工作表存放多表查询的结果，将多表操作转换为单表操作。流程如下：多表查询记录集临时表录入、修改存入基本表，查询出来的记录集插入临时表中，对这张临时表进行操作，最后按照主键更新原表，同时清空临时表，不让用户直接对数据库进行操作，保证了数据库的安全。4.4 上载/删除数据模块上载/删除读者数据模块是在特定时期，将新生数据成批添加到读者库或从读者库中移除，例如，在新生入学和在毕业生离校之际。使用SQL Server 企业管理器里数据转换服务的导入数据功能（DTS），可以手工地将包含读者数据的Excel表导入数据库，本系统上载/删除数据模块实现了向数据库上载数据的接口，用代码控制实现从Excel文件逐条读出数据，然后插入到SQL Sever数据库表中，这样不需要直接在SQL Server中添加数据，降低了系统的操作难度。4.5 系统的分级管理系统实现分级管理，管理人员分别使用不同权限和身份标识的账号登陆系统，使期刊阅览室的管理权责分明。期刊阅览室管理人员分为普通用户和系统管理员，当普通用户登陆系统时，只能操作模拟阅览室和统计功能，系统管理员还可以操作添加/修改用户模块和上载/删除读者数据模块。图书馆期刊阅览室自动化管理系统界面如图1所示。图1 期刊阅览室自动化管理系统“模拟阅览室大厅”页界面5 总结 本文开发的图书馆期刊阅览室自动化管理系统使期刊阅览室的管理告别了传统的手工操作，进入自动化管理，加强了读者信息调查及反馈工作力度，更深入的研究了读者需求层次和阅读类型5，6，提高了期刊阅览室管理工作的水平和质量。参考文献：1 程娜.高校联合图书馆建设中Unicorn自动化图书管理系统的切换使用J.现代图书情报技术,2005(3):77-78.2 黄瑞球.浅议高校图书馆期刊阅览室的管理工作J.高校图书馆工作,2006(1):93-94.3 朱恒.浅议无人值守