代理报检单位管理制度.doc

代理报检单位管理制度一、报检工作流程1、报检流程1、进境或者进口货物应该在货物进境的14天内申报,出境货物最迟应当于报关或装运前7天报检，检验检疫周期较长的货物，应当留有相应的检验检疫时间；出境货物应当向产地检验检疫机构报检。 2、报检人员在接到单证的同时应该做好业务登记工作,业务表格应该详细列明货物的基本信息,接单日期等。待货物申报完毕要及时做好放行或者查验的登记工作。2、制单职责（一）资料分类打印资料（提单/运单、发票、箱单）后,陆运的先根椐资料区分、核对包装类别及数量后把带有木托的核对一下数量，判断报检类别,并把资料分类。1、检验检疫类别为M、L类以及旧机电报检为法检,要拉通关单；2、检验检疫类别为“R”产品即进口商品卫生监督检验，报检时需提供验收报告、企业声明（声明本产品非用于食品类生产）。贸易方式为不作价设备物品的，不论金额大小，有木质包装的，只需申报木质包装，无木质包装的则做非法检申报；3、设备总金额超过5万美金的按M类申报，设备总金额不足5万美金的，但贸易方式为：外资设备物品（填写报检单贸易方式为外商投资）、合资合作设备（系统无此贸易方式的填、输均为其他贸易）、补偿贸易的也需做通关单（低于5万美金的小设备都需填写检验鉴定/检测业务委托书），境外设备进出区也需按法检报检，贸易方式：“出口加工区进出境货物”，其中低于5万美金的按非法检报检；4、进口集装箱全部按法检程序报检,所带货物若在法检范围内,要拉通关单；5、异地清关的凭入境货物调离通知书等相关资料到目的地检验检疫机构实施检验检疫，不需要拉通关单。需注意的是清关资料在填写报检单时启运国家/口岸一般填写“保税区”，调离通知单上有T号码的只需输机打印即可无需发送，如调离通知书上没有T号码，需按进口报检操作，输单后并发送产生报检号且在报检单左上角注明未核销字样；6、一般贸易不能使用手册合同，检验检疫类别为L类一般情况不能使用免办证；7、退运货物检验检疫类别为非L类的：a)提供2份资料，一份做检验鉴定报告、一份报检（非法检且不带木质包装的只需在场站放行系统录入即可）；b)检验检疫类别为L类的：产品已使用的需提供进口旧机电产品免装运前预检验证明书，产品未使用的，提供核查书；8、非以上类型的,但货物外包装为木质包装的,按法检程序报检,但不拉通关单； 9、除以上之外则为非法检。（二）资料整理按急缓情况把资料排序处理后整理资料：1、HS编码在强制性认证范围内的，要提供3C证（产品须有3C标志）、免办证、或者声明（该产品的额定电压36V的）；2、电池、油漆、凡立水、涂料等要提供备案书；3、塑胶粒、润滑油等需提供动植物科出具的验收报告(凡涉及动植产品的需动植科签字后才能受理报检)；旧机电要提供进口旧机电产品免装运前检验证明书；4、退运货物必须由中国检验认证集团江苏有限公司或其他公证机构检验并出具检验鉴定报告，报检时需附检验鉴定/检测业务委托书、退运情况调查表、退运申请、退运协议及原出口报关单（强制性产品认证需提供旧机电备案或核查书）；5、除非法检外（非法检验证的商品要填写报检单），都要提供购销合同。（三）单证填写确认所需报检资料无误后，即可填写报检单1、除非法检外，都要按要求如实填写报检单及报检委托书；2、法检类品名超过7个的需在附页中一一罗列；3、以整柜集装箱进口的货物若是法检，填写进口货物报检单；若是非法检货物则填写集装箱专用报检单。所有集装箱报检在集装箱规格及数量一栏上都要填上集装箱数量*规格以及集装箱号码；4、木托盘、木箱在填写报检单时，在数量/重量一栏填木托盘数量，金额与包装及数量两栏打上斜杠。其他填写项目与一般法检填制相同，如果其中有非法检验证的需在下一行填写品名，编码，原产国，数/重量，货物总值，包装栏内打上斜杠；（四）商检查验所有进境木质包装都必须有IPPC标识标识要求1、标识式样：其中：IPPC国际植物保护公约的英文缩写；XX 国际标准化组织（ISO）规定的2个字母国家编号；000输出国家或地区官方植物检疫机构批准的木质包装生产企业编号；YY确认的检疫除害处理方法，如溴甲烷熏蒸为MB，热处理为HT。查验范围：所有电池、集装箱、旧设备、退运货物、木箱、木托（直通式检疫木箱、木托除外），油漆、凡立水、塑胶粒等需企业联系动植物科是否下厂查验，无木抽查，民用商品机电科抽查。2、查验方法确定货物到站后把开好查验单的对应资料在商检规定的查验时间内交给检疫科人员，找到对应货物、货位（商检人员查验之前应先确定木质包装是否有IPPC标识，如发现无IPPC标识速通知相关人员）引领查验人员进行查验。3、电池查验核对电池型号是否与所报备案书相符；4、集装箱查验箱号是否与所报相符以及有否带病虫害（带有旧设备的和来自泰国、马来西亚等疫区的集装箱需做6小时熏蒸、2小时的散毒处理）。5、旧设备、退运货物核对货物规格型号、数量是否相符。6、木质包装查验：原木是否有IPPC标识或有无病虫害。7、油漆、塑胶粒等查验则是查验人员下厂查验。8、查验取样：当查验人员发现所查木质有病虫害或处理不彻底时，就会取木做切片查验。如果有商检查验采样的，应及时通知客服或驻厂。 24小时内会得出查验结果，查验结果未出来不允许放货（如有急货需企业出具情况说明科长同意后才能先行放货，但需保留包装）。9、处理方法有以下几种：a)经查确认木质良好，则货主可自行处理；b)经查发现病虫害已相当严重，则应在商检局监督下销毁该批木头；c)集装箱做卫生除害处理。（五）更改撤销操作1、申请更改报检信息及证单的，报检员填写更改申请单，注明更改的内容和原因，并提交书面更改申请报告及有关证明单据，已出具证单的还应交还原证单，经检验检疫机构核准后方可办理更改手续。2、申请重发证单的，报检人员填写更改申请单，再书面说明理由，经法定代表人签字、加盖公章，并在指定的报纸上声明原证单作废，经检验检疫机构核准后方可办理重发手续。3、申请撤销报检的，报检人员填写更改申请单，书面说明原因，经检验检疫机构核准后方可办理撤销手续。（六）保持及时的信息更新报检员应每天查询和汇总商检大厅以及网站的信息,及时的做好客户的联系工作,并配合做好商检的信息交接。每星期都要在列会前更新和汇众商检最新信息要做到信息及时化。二、 收缴款规定1、接受委托，应与委托人签订代理报关、报检服务收费合同或者在委托代理合同中载明收费条款。收费合同或收费条款应当清楚、明确。2、报检服务收费不含代理报关、报检单位代收代付的费用。结算代收代付费用时，代理报关、报检单位应当向委托人提供相应费用清单及合法有效凭证。3、报检服务收费及代理报关、报检单位代收代付的费用，由委托人同代理报关、报检单位统一结算，报关员、报检员不得私自向委托人收取任何费用。 4、在收费场所显著的位置公布服务项目、服务内容和收费标准等，实行收费公示，自觉接受物价部门、海关、检验检疫机构、委托方及社会各方面的监督。 5、严格执行上述收费项目和标准。不得分解服务内容，巧立名目乱收费；也不得以保证金、抵押金。6、每周商检费用都要进入业务登记管理中。7、每星期的商检费用、发票在当天交财务部。8、每星期的商检费进账单需附上发票号，每一张发票的金额汇总和进账单需一致，每天的手工台账、每周费用的整理归档。三、保密要求1、员工所掌握的有关公司客户信息、不得向其它任何或个人公开或透露。2、员工不得泄露业务或职务上的机密，凡是意见涉及公司的，未经上级领导许可，不得对外发表。3、明确职责，对于非本人工作职权范围内的机密，不打听、不猜测，不参与小道消息的传播。2、非经发放部门或文件管理部门允许，员工不得私自复印和拷贝有关文件。5、树立保密意识，涉及公司机密的书籍、资料、信息和成果，员工应妥善保管，若有遗失或偷窃，应立即向上级主管汇报。6、发现其他员工有泄密行为或非本公司人员有窃取机密行为和动机，应及时制止并向上级领导汇报，必要时将追究其法律责任。7、本着诚信的态度，不得将委托方的任何业务数据（包括：合同、数据库、业务数据、相关函电和内部系统信息等）以有意或无意的方式透露给第三方；8、不得将委托方的任何业务数据用于促进双方合作以外的任何目的，除非已获得对方先前的书面许可。四、关于委托人领取检验检疫单证的相关记录代理报检公司在接受委托委人领取检验检疫单证时，应该做好相关记录的登记和合作工作，每票记录单证必须有日程的业务登记流水号，方便以后核对与核查，在每票货物申报时公司随机生成一个流水号提供内部核对，在登记和核对指出必须有受托人的签字或者盖章的确认。五、 报检员岗位责任制度1、报检员负责本企业的进出口货物报检申请事宜。 2、报检员应向本企业的领导传达并解释出入境检验检疫有关法律、法规、通告及管理办法。3、报检员须依法按规定向出入境检验检疫机构履行登记或报检所必须的程序和手续，做到报检的期限和地点符合出入境检验检疫机构的有关规定，申请证单填写正确、详细，随附证单齐全。4、报检员应向出入境检验检疫机构提供进行抽样和检验、检疫、鉴定等必要的工作条件，配合检验检疫机构为实施检验检疫机构而进行的现场验（查）货、抽（采）样及检验检疫处理等事宜；并负责传达和落实检验检疫机构提出的检验检疫监管措施和其他有关要求。 5、报检员应对经检验检疫机构检验检疫合格放行的出口货物加强批次管理，不得错发、漏发致使货证不符。对入境的法检货物，未经检验检疫或未经检验检疫机构的许可，不得销售、使用或拆卸、运递。6、报检员申请检验、检疫、鉴定工作时，应按规定缴纳检验检疫费。 7、报检员必须严格遵守有关法律、法规和有关行政法规的规定，不得擅自涂改、伪造或变造检验检疫证单证。 8、对进境检疫物报检必须做到：按需办理检疫审批，配合检疫进程，提供隔离场所，了解检疫结果，适时做好除害处理，对不合格货物按检疫要求配合检验检疫机构做好退运、销毁等处理。9、对出境检疫物报检必须做到：配合检验检疫机构，掌握输入国家（地区）必要的检疫规定等有关情况，进行必要的自检，提供有关产地检验资料，帮助检验检疫机构掌握产地疫情，了解检疫结果，领取证书。10、对于入境不合格货物，应及时向出入境检验检疫机构通报情况，以便整理材料、证据对外索赔。对于出境货物要搜集对方对货物的反映（尤其是有异议的货物），以便总结经验或及时采取对策，解决纠纷。六、 报检员责任追究制度1、遵守岗位责任制，对于违反本规定的报检员予以记过处分。2、做好单证的日常交接和统计工作,熟悉和了解申报商品的信息,对于应私自接收违反检验检疫法规的货物造成后果的,单位作开除处理,对于国家造成损失的移送相关部门处理。3、报检员应不熟悉商品知识导致的申报错误的,责任由报检员承担,并且记入日常的差错统计表中。如对于国家造成损失的移送相关部门处理。4、报检员应在检验检疫机构规定的期限、地点办理报检手续，办理报检时应按规定填写报检申请单，并提供检验检疫机构要求的必要证单；报检员应加盖代理报检单位的合法印章；如未按照此方法形式追究其过失责任。5、报检员原因离职的,应该做好工作的交接工作,应交未成而产生延误的责任由报检员承担。6、报检员应对实施代理报检中所知悉的商业秘密负有保密义务如私自泄密导致的经济损失由报检员自行承担。 对于国家造成损失的移送相关部门处理。7、报检员应按规定代委托人缴纳检验检疫费，在向委托人收取相关费用时应如实列明检验检疫机构收取的费用，并向委托人出示检验检疫机构出具的收费票据，不得借检验检疫机构名义向委托人收取额外费用如违反本条规定造成的损失，由报检员自行承担。8、报检员从事代理报检业务时，必须提交委托人的报检委托书。报检委托书应载明委托人的名称、地址、法定代表人姓名（签字）、机构性质及经营范围；代理报检单位的名称、地址、联系人、联系电话、代理事项，以及双方责任、权利和代理期限等内容，并加盖双方的公章；因违反本条而产生的责任由报检员自行承担。 对于国家造成损失的移送相关部门处理。9、报检员在办理代理报检业务等事项时，必须遵守出入境检验检疫法律、法规和出入境检验检疫报检规定,并对所报检货物的品名、规格、价格、数重量以及其他应报的各项内容和提交的有关文件的真实性、合法性负责，承担相应的法律责任；违反本条规定造成的损失，由报检员自行承担，如违反法律法规的移送相关本门处理。10、报检员应按报检地检验检疫机构的要求，切实履行代理报检职责，负责与委托人联系，协助检验检疫机构落实检验检疫时间、地点，配合检验检疫机构实施检验检疫，并提供必要的工作条件。对已完成检验检疫工作的，应及时领取检验检疫证单和通关证明；违反本条规定造成的损失，由报检员自行承担。11、报检员应积极配合检验检疫机构对其所代理报检的有关事宜的调查和处理不得无礼拒绝或者不传达检验检疫有关规定，对于违反本条规定造成的损失，由报检员自行承担。七、风险评估管理制度（一）目的：确保客户需求得以识别，增强对于本公司风险管理意识并确保本公司有能力达成客户正常需求。（二）定义: 订单(合同)：与客户签定的委托合约、订单协议、订单确认书、口头订单、标书等文件。（三）职责:1、市场部：负责客户信息收集、客户开发、标书制作与接洽、合同的起草承办、客户订单的衔接与内部报检员的沟通。2、报检部门：a) 应该熟悉并且了解申报商品的基本信息,对于违反法律法规的货物一律有权拒绝申报。b) 对于一些危险货物需要做好申报商品相关资质以及证书是否齐全的审核工作。c) 对于一般商品应该做到熟悉商品的知识,及时做好联络检验检疫工作d) 对于进境的木质包装等货物,需要做好检验检疫包装的处理工作等。（四）程序：1、报检员在接单后评估报检业务是否是在正常的操作范围内，有无违反法律法规的规定，然后向主管、回报业务进度；并和客户协商沟通任何不明确的需求和信息。2、对于首次试做新客户或新项目的报检员应对所申报的货物有初步判断的能力。3、报检员初步评审通过后交主管对合同要求进行最终评审，以确保该代理报检合同属于正常服务需求范围，与国家政策法规并无冲突，并能够满足客户要求。 4、报检员应将客户确认完毕之合同订单存档备案。 八、业务差错管理规定：报检单位应设立业务差错登记管理制度，报检员应该做好日常差错统计和管理制度，对于每票单证错误信息都应在差错登记表中体现，等待处理完毕的单证要做好标记方便以后统计以及查询工作。（一）目的：确保从接到报检单证到服务结束中产生的不合格都能标识，评审处理和记录。（二）范围: 适用于代理报检服务中的不合格状况。（三）定义: 不合格：业务过程中发生差错以及服务质量不能达到规定的要求与标准。（四） 职责:报检业务部门：服务不合格、客户投诉及交付不及时的管理。（五） 程序：1、差错发生的原因：1）客户提供资料差错；2）报检员操作过程中出现差错；3）交付不及时；4）客户投诉时；5）其它服务不符合要求与标准时。2、在发生不合格时由责任人员登记在差错登记表中详细描述服务不合格状况，包括：发生具体时间、地点、发现人员及不合格实施等。3、责任人员将业务差错登记表送部门主管审核，由其及时通知相关部门采取措施。4、所有不合格之评审及处理须经总经理或副总批准同意后执行。5、客户服务部保存服务不合格处理的记录，并分析其相关发展趋势，以利数据决策。九、档案管理制度（一）目的：1、对文件加以管理，以防止误用。2、对记录加以保存，以利数据分析与追溯。（二）范围：适用于与报检业务质量体系有关的文件、资料与质量记录。（三）定义: 1纸质单证：每票报检单证的全套书面资料。2电子媒体资料：存入计算机中的文件料。（四）职责报检业务部门：负责文件、资料与质量记录的全面管理。（五）程序：1、收集归档范围 1）报检单位在各项工作中形成的具有保存价值业务单证以及申报的留底资料,供日后检验检疫的抽检核对工作2） 对于系统生成的随机号码应该做好统计管理工作,对于每天申报的货物做好业务流水号的登记。3） 对于每月申报完毕的单证应留底统一装订,并且在电子文档中能显示记录。(具体记录时间及日期等重要标识信息)4）报检业务档案保存期限为4年，每票业务单证留低必须存放与专门的档案室保存。2、归档时间和方法1) 应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。2) 正本单证与底稿(通关单备用联)应和发票箱单等存有重要货物信息的单证应一并归档。 3) 归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件有没有标识流水号，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。4) 凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起。并且装订成册存放规定的档案文件夹中备查。3、归档文件的编号及查询线索：1）公司内部流水号：HUGE-按日期进行编号 2）报检号： 随机号码（带E的）十、公司人员内部培训制度（一）目的：为了保证质量管理体系运行的持续有效性，提高现有的人力资源的质量，优化人力资源结构，使人力资源满足质量管理体系要求，制定本程序。（二）范围:本程序适用于公司人力资源的资格需求确定及公司内部所有对质量有影响的工作人员的培训。（三）程序1