贰、环境管理系统稽核之规划.ppt

一 環境管理系統稽核 依照ISO14001的定義如下 環境管理系統稽核系統化及書面化的驗證過程 係以客觀的獲取及評估證據而決定組織的環境管理系統是否符合組織所訂環境管理系統稽核標準 並向管理階層傳達此過程的結果 ISO14010及ISO14011之定義 環境管理系統稽核 系統化 文件化之驗證過程 客觀地取得及評估稽核證據以決定一個企業之環境管理系統是否符合環境管理系統稽核標準 並將過程所得傳遞給客戶 環境管理系統稽核標準 ISO14001所規定涵蓋政策 運作實行 程序或需求 及任何運用之額外EMS要求 稽核採用並將取得之企業環境管理系統稽核證據 用以做比對 94 貳 環境管理系統稽核之規劃 一 環境管理系統稽核二 環境稽核的目的三 環境稽核的益處四 環境管理系統稽核流程五 擬定稽核計劃或方案六 執行內部稽核作業七 檢討稽核結果八 跟催稽核矯正行動 93 二 環境稽核的目的 判定環境管理系統中的各要項是否符合規定之需求 判定環境管理系統對於達成環境目標的有效性 提供被稽核者改進環境管理系統的機會 稽核是否達成環境績效 受稽核組織可核准登錄於驗證名錄 95 三 環境稽核的益處 可對有意建立契約關係的供應商作初期評估 驗證組織本身的環境管理系統 能持續地符合特定要求 且持續在實施 在一契約關係的架構內 驗證供應商的環境管理系統能持續符合特定要求 且持續在實施中 可依據某一環境管理系統標準 評估組織本身的環境管理系統 96 四 環境管理系統稽核流程 97 五 擬定稽核計劃或方案 稽核工作需要事先的規劃與準備 並將下列事項列入考慮 1 排定年度稽核計劃2 編排細部稽核排程及確定稽核時程3 通知接受稽核單位及負責人員4 取得與稽核有關之文件5 準備稽核查檢表 98 1 排定年度稽核計劃 依公司之環境管理系統稽核程序安排年度稽核計劃 依公司開始執行某一項環境管理方案後 編排稽核計劃 99 年度稽核計劃包含 1 稽核目標 如 確認環境管理系統是否符合ISO14001標準 確認環境管理系統是否適當地執行與維持 2 稽核範圍 包含 哪些區域 哪些環境考量面 100 3 稽核頻率 如 每季一次 每半年一次 每年一次等 頻率之訂定應基於環境考量面之顯著性及以往不符合狀況 顯著性愈高 該環境考量面之稽核頻率愈高 以往不符合狀況愈多 應將環境考量面稽核頻率亦愈高 4 不定期稽核 顯著考量面改變 法規改變 製程改變 101 年度環境稽核計劃 核准 審查 製表 計劃 主辦 實施 配合 年度 日期 102 2 編排細部稽核排程及確定稽核時程 根據年度稽核計劃或不定期之稽核需求於執行稽核前二週 至少一週前 需要排定細部稽核排程 並事先聯絡安排合格之稽核員 細部稽核排程應包含項目 1 稽核日期與時間 2 稽核員之成員指派 安排 3 稽核之區域及負責人 4 稽核之範圍與項目排定細部稽核排程後 必須事先諮詢受稽核單位之業務狀況 並確定該區域得指派負責人員給予稽核作業支援 103 3 通知接受稽核單位及負責人員 年度稽核計劃必須經管理階層簽署後發給相關單位 予以事先知會 細部之書面稽核排程一經確定 也應於稽核活動一星期前送達受稽核單位 104 4 取得與稽核有關之文件 細部稽核排程一經確定 指定之稽核員可就受稽核單位之業務予以事先了解 並可要求受稽核單位提供與稽核有關之文件 以便事先瀏覽及製作稽核查檢表 與稽核有關之文件包含 1 先期環境審查報告 2 環境考量面鑑定記錄 3 環境法規鑑定記錄 4 環境管理手冊 5 環境管理程序書 6 工作說明書 7 作業規範 8 環境目標標的 9 環境管理方案 10 上次稽核缺失報告 11 未結案之矯正措施 105 5 準備稽核查檢表 稽核查檢表可依據受稽核單位提供上次稽核活動之記錄及有關之環境管理系統文件來製作準備 編訂稽核查檢表之前 稽核員必須藉著詳細閱讀有關文件 以促使稽核員熟悉被稽核單位各項業務及作業 稽核查檢表可以當作一項輔助記憶的工具 來提醒稽核員必須取得那些情報資訊 來確認那些觀察到的事實 協助稽核員控制時間 並可做為稽核報告的一部份 106 內部稽核查檢表 107 六 執行內部稽核作業 視情況得於每次稽核第一天時間都需要安排預備會議 預備會議時間之安排不宜太早 以讓受稽核單位有時間能於執行稽核之前 做好其本身之業務安排 1 召開預備會議 預備會議之目的應包含下列各項 1 說明稽核之目標與範圍 2 說明排程表 3 確定受稽核單位陪同人員 4 暫定總結會議時間 108 2 展開稽核作業 執行稽核作業應使用事先準備的稽核查檢表 以作為稽核作業之輔助工具 執行稽核作業時 在受稽核單位觀察到之現象 應詳細登錄於稽核查檢表上 其內容應包含 1 相關文件的文號 2 不符合及違反文件之現況等詳細敘述稽核作業結束後 稽核小組亦須召開總結會議 故召開總結會議之時間 亦應避免太遲 109 稽核員依據稽核期間所發現之證據作一評估 並且分析所有不符合狀況及違反規定事項的事務 來確認稽核員判定之不符合事項 舉凡未遵循作業程序書 指導書 環境管理方案等文件作業均可判定為不符合事項 不符合事項必須加以記錄 以便交受稽核單位確認及提出矯正行動 1 填寫不符合報告2 召開總結會議3 總結報告 110 1 填寫不符合報告 不符合事項一經確定後 稽核員得依據不符合事項之客觀憑證 填寫不符合報告 並描述不符合事項之狀況 111 112 2 召開總結會議 稽核員於完成不符合報告後稽核員得依原訂之排程邀集受稽核單位有關人員 召開總結會議 以對此次稽核結果做一檢討 總結會議應邀集受稽核單位之人員及其管理階層代表參加 稽核總結會議之目的為 1 說明稽核結果及所有稽核發現不符合事項 2 簡要總結報告 3 邀請部門提出異議說明 4 請受稽核單位簽署不符合事項 5 確認矯正措施預期答覆時間 6 感謝受稽核單位之協助 113 3 總結報告 稽核員可就此次稽核結果及受稽核區域所發現之不符合事項 整理歸納不符合事項之屬性 以了解公司環境管理系統之弱點何在 以便提報管理階層 要求各單位就不符合事項提出矯正行動 稽核員亦應就此次稽核結果 發出總結報告 總結報告之內容可包括 1 稽核目標及範圍 2 稽核日期 3 稽核小組成員及負責稽核區域 4 受稽核單位配合成員 5 不符合事項摘要或統計 114 6 建議事項 7 結論 含環境績效達成狀況 8 簽署 9 分發單位稽核結果可摘要敘述在稽核報告之封面頁 而所有之稽核不符合事項可以歸納方式表示 稽核報告本文 則僅簡述稽核過程 不符合事項報告 則可歸屬於附件 總結報告可於稽核結束後 由稽核員正式發文 向管理階層提報 並分發各受稽核單位 115 八 跟催稽核矯正行動 在收到受稽核單位回覆之不符合事項之矯正與預防措施後 稽核小組應安排稽核員執行對策確認工作 如果稽核員確認不符合事項已經改正 並確實能防範不符合事項之再發 則不符合事項可經由稽核員署名後結案 如果經追蹤查證 發現受稽核單位回覆之矯正與預防措施 仍無法徹底改善不符合事項 則稽核員亦將對確認過程確實記錄 並回報受稽核單位及管理階層 且要求繼續回覆矯正與預防措施 116 九 環境管理系統稽核結果納入環境管理審查 公司管理階層須在適當期間內審查環境管理系統 以確保公司之環境管理系統持續的適切性 充足性與有效性 管理審查應包括內部環境管理系統稽核結果之評估 並保存記錄 117 十 稽核員之角色特質與應具備之能力 稽核員應具備下列之人性特質 1 善於交往2 自律3 耐性4 興趣廣 好奇5 表達力強6 心胸開放7 勤奮8 充份準備9 良好訓練一位稽核員較重要的特質 則在溝通及書寫報告之能力 稽核員本身應該不斷地嘗試增進這些能力 118 十一 執行稽核的技巧 1 稽核員的主要技巧為 1 時間管理 2 觀察發現事實 3 報告能力 4 隨手加註記2 時間管理 稽核員可運用事先準備好的稽核查檢表 來分配每一稽核項目所需要花費的時間 以便確實掌握時間 避免較不重要之細節浪費過多時間 稽核員總希望在有限之時間發現事實 故時間管理相當重要 119 3 觀察 發現事實 稽核的目的 就是在藉觀察來發現事實 發現事實可藉由下列各種方式達成 1 讀資料 文件 記錄 2 觀察 3 傾聽 4 有效的問題技巧 一次只問一個問題 若被稽核者不瞭解問題 應用不同方法敘述 若被稽核者感到壓力很大時 可適度休息片刻 120 運用5W1H 即WHAT 請問廢水檢測項目有哪些 WHY 為什麼廢水為顯著環境考量面 WHEN 請問廢水多久檢測一次 WHERE 請問廢水之取樣點在何處 WHO 請問廢水之檢測工作由誰擔任 HOW 請問廢水之COD值如何檢測 避免問封閉式問題 如液鹼槽壁原是不是每個月量測一次 廢水之檢測有沒有包含COD及SS 應問開放式問題 如液鹼槽壁原您如何管制 請問廢水檢測之項目有哪些 別忘了向對方說謝謝 121 4 報告能力報告書寫能力也是稽核人員應具備之主要能力之一 其中書寫文書包括不符合報告和總結報告 不符合報告必須是簡潔摘要的 包含稽核員在稽核區域發現不符合事實之敘述 並且這些陳述必須經過受稽核單位確認 122 A 不符合報告內容包括 1 觀察結果 敘述不符合事項 2 歸屬 敘述不符合事項違反標準或程序哪一項條款 3 說明 不符合事項不符合條文之再次陳述 B 總結報告內容包括 1 稽核報告封頁 2 稽核報告本文 3 附錄不符合事項報告稽核員要養成隨手記錄之習慣 不可只依賴記憶 或反複要求被稽核者提供文件 而浪費時間 123 4 2 2稽核員 稽核員職責及活動應包括 a 遵守主導評審員之指導並協助主導評審員 b 在稽核範圍內 客觀地 有效益及有效率地規劃及執行被指派之工作 c 蒐集且分析相關之稽核證據以對環境管理系統做稽核發現判定及結論 d 在主導評審員之指導下準備稽核工作文件 e 將個別稽核發現建檔 f 妥善保管稽核所需文件且稽核後送還文件 g 協助撰寫稽核報告 152 4 2 5被稽核者 被稽核者之責任及活動應含 a 必要時通知員工稽核目標及範圍 b 提供稽核小組必須之設施以確保稽核過程之效益及效率 c 指定專責有能力之幕僚人員