物资采购管理程序.doc

批准：青岛德隆包装设备有限公司编号：DL-SH-WJ-001审核：物资采购管理程序修订状态：A/1编写：生效日期：2008.11.201. 目的：通过对采购全过程的控制，确保所采购的物资符合我公司生产品质与成本的要求，符合各种产品标准，确保物资及时供应。2. 适用范围：本程序适用于公司物资采购过程的控制。3. 职责3.1 采购部负责全公司生产物资（含设备、计量器具）的采购、入库和物资储存管理工作。3.2 综合部负责非生产性物资（办公用品、办公设施、食堂物资、卫生用品、劳保用品）等物资的采购和储存管理工作。3.3 采购部负责组织对本部门采购物资的供方进行管理，负责物资使用过程质量的反馈、汇总、整改及预防。3.4 技术部负责提供采购生产物资的质量标准、技术要求，图样实物等。3.5 质检部负责对采购的A类、B类物资进行检验。（材料需外协检验品管委托）3.6 生产部负责按时提报物资需求计划，生产部制定采购计划并及时采购。3.7财务部负责采购物资总成本的管理及相关分析。4. 物资分类4.1 A类物资：4.1.1正常生产用原材料。如：元钢、板钢、铸件、锻件、稀有金属及外购件、外协加工件等；4.2 B类物资：4.2.1 除A类物资外，产品安装使用的标准件。如：五金、轴承、密封件、电器和产品本身使用的润滑油、脂等。4.3 C类物资：除A、B类物资外与生产无直接关系的材料、工具等物资；4.3.1消耗品：a. 非产品本身用机油、润滑脂、汽油、柴油、锭子油、煤油；b. 砂布、锉、手用锯条、棉纱布；c. 粉笔、石笔、线号笔、铅笔；4.3.2 工具（不包括专用工具）：a. 手锤、手锯、活动扳手、管钳、梅花扳手、叉口扳手、木锤、挡圈钳；b. 手油泵、机加工用设备配件；4.3.3劳保用品注：物资明细所列不全之处，由生产部汇总变更。5. 采购管理5.1采购计划管理5.1.1生产部根据商务部下达的月度生产计划提报需求计划，填写采购计划申请表，使用部门的计划内容必须包括：名称、规格、型号、数量等，落实库存后，编制出物资采购计划，对采购的物资进行询价、比价，在计划表中填写价格栏，报分管副总批准后实施，同时报仓库一份。追加计划按程序随时提报，如情况紧急，可先与副总沟通，采购完成后三天内补齐手续。5.1.2采购计划的变更：由于市场变化等原因，由生产部根据商务部下达计划变化情况，对物资需求计划实施变更，变更后的计划审批按5.1.1执行。需求计划变更后采购计划执行期可根据情况顺延。5.2 采购实施和入库5.2.1生产部根据采购计划，从合格供方处实施采购，合理安排采购进度，供应及时，同时做好采购记录。5.2.2物资按要求进公司后，生产部及时通知质检部检验人员进行检验，检验合格后填写入库单，A、B类物资入库，须有检验人员、仓库人员、采购员在入库单上签字后才能办理入库，C类物资仓库人员、采购人员签字后，办理入库。结算发票签字，必须附有入库单。5.2.3 采购物资入库后，要做好明确的标识，做到帐、卡、物相符，并按规定的贮存条件进行贮存，防止损坏或锈蚀。5.2.4 采购部门要做好采购物资数量、质量等方面的记录，及时控制进货情况。5.3 物资领用和材料成本统计：5.3.1使用部门领用物资，应持部门开具的领料单到仓库领用物资，为保证效率可以先行领用，每日补开领用单，但仓库应做好记录。5.3.2 属于确定限额领料项目，领料结束后，仓库不能重复发放（出现物资损坏退换除外），不能一次性领完，仓库应做好记录。5.3.3生产部仓库每月进行盘点，确保帐卡物相符，统计出领用和库存量。领料单由仓库累计，表明单价，汇总后绿联交财务部汇总，一联留存。5.4 采购物资资金的结算和支付5.4.1 物资入库应附有带单价的送货单，发票可以随时开具或以月份为单位开具发票（每月29日之次月28日），供应商每月进行一次结算，开具发票。5.4.2 结算发票报领导签字时应附有入库单，发票签字后送财务部，财务建立资金支付台帐。5.4.3 资金支付方式：现金支付、支票支付和电汇支付，现金支付原则上不采用，仅适用小金额（1000元以下）、应急的零星采购。5.4.4 采购物资资金支付原则：现金支付或特殊合同约定外，应在发票开具3个月期满后支付，一般由财务部根据建立台帐期限和资金紧张状况支付。特殊情况由采购人员填写资金申请支付单，签字后支付。5.5. 使用过程质量反馈：5.5.1物资装配或使用过程中出现质量问题，及时报生产部采购人员和技术部，生产部及时处理；生产部每月3日前，将上月物资使用质量情况填写物资使用质量反馈汇总表，质检部每月3日前将检验情况汇总，并填写物资进厂检验质量汇总表报生产部。5.5.2 生产部负责将每月的物资检验和使用质量反馈汇总纳入对供方的评定。6. 采购标准的管理：6.1 技术部将需采购的物资的质量标准、技术要求、图样实物等及时制定并传递给生产部，生产部应具有以上资料并通过合适的方式传递给供方。6.2 生产部应确保供方得到所采用标准等文件为及时有效的，对变更的要及时进行更新。6.3 若技术部不能确定标准的物资，或规定执行供方质量标准的物资，供方必须提供相应的标准，由质检部进行控制。7. 采购合同的管理:7.1 采购合同签订前，必须经评审会签字后，由总经理签字或授权有关人员签字方可生效。合同原件一式三份，生产物资部、财务部及供方各保留一份。7.2 合同的基本内容：质量要求，数量要求，价格要求，送货方式要求，履行期限，结算方式，变更解除，违约责任和赔偿方式等，同时供方提供的产品必须满足环境及安全卫生要求。8. 物资供方的管理:8.1供方选择8.1.1生产部在对市场情况做出了解的前提下，根据生产需求情况及质检部提出的技术要求提出预选供方。进行考察，主要考察内容包括：供方的产品、程序、过程、设备、人员的概况；供方的产品安全认证；供方的质量管理体系认证等相关内容。考察结果填写供方调查表提报公司认可。8.1.2 预选供方的基本条件：（1）应具备法人资格和必要的经营资格；（2）产品符合行业或国标要求的标准。（3）生产能力和供货能力大于我公司的需求；（4）具备满足我公司要求的检测能力；（5）在客户中没有不良的信誉行为；（6）确保产品质量和及时稳定的供货。（7）供方提供的产品必须符合我公司要求。8.1.3 经预选合格后的供方，提供使用的物资，必须先进行试验。8.1.4 试验合格后（不同物资根据实际情况确定试验期），确定为供方。8.1.5 原则上同种物资最好选择两家或以上的供方。8.1.6供方经确定后，我公司与供方签订供需合同，作为合格的供方进行管理。合同签订前必须填写采购合同会签单由各部门评审会签，确定可行性和有效性。8.2 供方资料的管理8.2.1基本资料：营业执照、经营许可证、税务登记证、产品卫生许可证、企业基本情况介绍、企业产品资料、产品企业标准、调查表、合同评审决议、合同及或与之有关的资料复印件等。8.2.2 供方资料由生产部负责建档管理。8.3 供方评定8.3.1 A、B类物资供方评定：物资进货或使用过程中发现的不合格品由生产部组织相关部门与供方交涉解决，并提出整改要求，组织验证其整改效果。8.3.2 生产部每年对A、B类物资供方进行一次评定，评定依据为评定细则.对经评定符合以下情况之一的供方提报办公会议解决。（1）C级以下。（2）连续2次C级。（3）连续3次B级。8.3.3 对评定为C级的供方，出现第一次，由生产部对其提出质量反馈，责成其采取整改措施。出现第二次，则转入后备供方，出现三次直接淘汰。8.3.4 评定细则：（百分制）8.3.4.1质量满足要求占90分。其中检验质量占30分，检验退货一次扣5分，使用质量占60分，出现一次使用质量反馈扣5分。8.3.4.2交付期占10分。满足生产需求为10分，因供方原因影响生产为0分。8.3.4.3等级划分：A级：90分100分；B级：80分8