凭证价值视角下的企业电子档案管理研究论文.doc

凭证价值视角下的企业电子档案管理研究论文 【摘要】本文从电子档案具有凭证价值的理论出发从观念、档案学理论、技术等几个方面探讨企业电子档案的凭证价值并以此为依据探索优化企业电子档案管理内容、流程、安全保障等方面内容以期建立有效的企业电子档案管理体系实现企业电子档案效用的最大化 【关键词】凭证价值；企业电子档案管理；流程；安全保障 关于档案的凭证价值研究国内外档案界学者早有论述但以凭证价值为依托具体研究先进企业电子档案管理研究却少人问津为此首先要分析学术界对企业电子档案的凭证价值争论点进而深入研究凭证价值与企业电子档案管理之间的深层次关系 一、企业电子档案凭证价值概述 信息时代之前档案多以纸张作为载体原始性的各方面要素充分体现随着信息化时代的到来档案载体更为多元基于原始性的凭证价值受到质疑部分学者认为企业电子档案是由原始档案转化而成二次生成过程中丧失原始属性不再具备“原件”意义因此凭证价值也值得商榷另一部分学者认为档案基本属性的原始性是指档案内容的原始性、记录性而非档案保存载体拥有凭证价值的只是其中的信息内容内容而非形式才是引为证据的实质只不过信息内容的原始性需要借助信息形式的原始性获得这从根本上改变了档案原件的内涵外延使得企业电子档案的凭证价值具有理论依据对于以上观点笔者认为一是随着互联网及信息技术的快速发展档案电子化已经成为必然理论研究需适应社会现实发展需要如果仍拘泥于档案纸质载体概念必然会阻碍人们对电子档案凭证价值的深入认识和探讨企业电子档案作为实现“社会记忆”的功能将会弱化二是只要文件一形成“由于原始凭单或凭据拥有充分的凭证信息（往往是指原始的结构信息和背景信息）在这样的凭证信息支撑下足以证明这些凭单或凭据的可靠因而它们便能呈现出不可替代的法律意义上的凭证价值”即电子档案与传统档案一样具有了凭证价值三是企业电子档案凭证价值的认定对于企业档案管理以及电子档案理论研究都将大有裨益 二、凭证价值视角下企业电子档案管理面临的问题 （一）企业电子档案自身特点衍生出的困境尽管电子档案的凭借价值获得了学术界的认可但由于企业电子档案自身特点要想真正实现凭借价值还面临诸多困境一是储存介质的可更改性电子技术最大便利为随时性这其中包括随时随地的可重复擦写更改企业电子档案系统很容易受到攻击对内容原始性可进行不留痕迹的篡改、破坏使其对其文本内容的原生性存有疑虑二是生存环境的不确定性企业电子档案处于存档保存或客户需要常需要以不同的字体、字号输出或是不同储存格式的转变每一次载体形式的转变实际上都是对档案的再处理过程其档案背景信息逐渐模糊一旦失去背景信息文件的内容即便仍有意义但也不再具有凭证价值 （二）企业自动化办公环境下电子档案凭借价值面临的问题办公自动化将企业各部门高度整合成一个有机体有效地提升了企业办公效率同为信息时代的产物办公自动化和电子档案所利用的载体具有共融性但办公自动化搭建的管理应用体系又对电子档案凭借价值产生不可忽视的影响一是传递前身原始属性的质疑性目前我国企业的办公自动化水平还比较低主要是建立于计算机及互联网基础性推广应用上企业各部门凭借内部自动化办公网络将档案数据信息向档案部门传递企业档案种类繁多且部分涉及企业重要数据和商业数据办公自动化使企业各类数据相互流动并进入不同主体手中数据信息经过几道程序的筛选、甄别致使档案数据传递前身的基础属性存在疑虑二是高度自动化带来的挑战企业自动化程度越高档案管理存在的不安全因素就越多办公自动化系统基于网络的系统使得病毒直接嵌入服务终端实现对原始档案的破坏基于此即使能够确定档案为电子文件的原始载体也无法确认文件的性凭证价值随之消失 三、凭证价值视角下优化企业科学电子档案管理建议一是设定企业电子档案权限规范工作程序流程 数字化档案权限划分的基础是对用户角色的划分即构建起用户、角色、权限三级体系每一个用户都有一个或几个角色每个角色又对应固定权限目前我国企业多采用部分加等级的权限控制方式即“每角色均具备部门和等级两个属性每一角色只能对自己所属部门的不高于自己等级所对应层级的档案进行管理和使用”此外建立适合企业工作发展的企业电子档案管理工作标准规范使文件管理、收集编撰、档案管理、开发利用、信息服务等各个环节在安全控制和标准规范之上有效运转整体提升企业电子档案管理水平 二是尝试使用统一的数据格式标准软件统一的数据格式可准确反映电子档案信息内容的原始性、性有效减少载体形式使其背景信息清晰可见例如可以搭建企业电子档案管理系统对档案管理、人库管理、流动管理、租赁管理、设备点检、维修管理等部分设定全动态追踪管理有效把控企业档案信息数据全流程 【参考文献】 1吴品才.凭证性是一切文件都必然具备的最基本的属性兼论凭证价值与半现行文件的对应关系J.机电兵船档案,（6）. 2王静宜.浅析企业档案数字化与办