浅谈秦州区档案查阅利用现状及对策.doc

浅谈档案查阅利用工作的现状及对策 秦州区档案局徐玉英随着我国现代化建设快速发展和人民群众生活水平的不断提高，社会各界、人民群众对档案的认知程度进一步提升，特别是关系到民生方面的档案资料越来越受到重视，查阅利用的范围愈来愈广，查阅人数愈来愈多，这就对档案的查阅利用和档案馆服务社会大众的工作提出了更高的要求。近年来，我馆认真贯彻落实档案法和国家的有关规定，在档案的收集、整理、编目、管理等方面进行了很大的改进，给群众查阅利用档案提供了便利条件，得到了社会需求者的认可。但是，在实践过程中，我们感到档案查阅利用方面还存在一些不容忽视的问题，现就档案查阅利用方面的现状及对策谈谈自己的几点看法。一、 档案查阅利用工作的现状。我馆自建馆以来，高度重视档案的收集、整理、鉴定、 保管、统计、检索等工作环节，为档案开发利用奠定了坚实的基础，数量上已达到一定规模。近年来，我馆加大了从各乡镇、街道、区直各部门接收进馆各类档案，特别加强了接收民生档案的力度，接收门类向专业档案、电子档案、照片档案、实物档案、名人档案以及民生档案扩展，呈现出很好的发展态势，档案数量达到了一定的规模。至 2011年底，我馆馆藏档案总数为78952卷（册），全宗191个，其中：文书档案48518卷，会计档案13823册，人事档案4143份，婚姻档案1133卷，二轮土地承包、城中村改造档案3565卷，公证档案6433卷，破产企业档案1337卷。以上馆藏，基本能满足群众查阅利用需求。随着社会的需求和国家的规定，我馆一直坚持认真开展档案查阅利用服务工作，为公民和社会提供咨询、阅览、展览等各种服务，每年都取得了较好的社会效益。例如2010年国家出台了新的社会养老保险政策，对部分区属企业下岗职工、长龄工、五七工等要纳入城镇职工社会养老保险范围，就要求这些附合参保条件的人员提供相关的原始凭证，做为依据证明曾在原来单位工作过，仅就这次我馆为2832人前来查阅档案资料的群众提供全程服务，出具各类证明1504份，并为“长临工”、“家属工”参加城镇职工养老保险提供了原始档案依据。既解决了群众的实际问题，又维护了社会和谐稳定，社会效益较为明显。为了给社会和公众查阅利用档案更好地服务，我们制定了管理办法规范了查阅利用制度、培训了馆内业务人员，提供了专门的查阅利用场所，全力满足查阅利用档案的需求。虽然我们作了许多工作，但是这些服务都是在原始状态下完成的，只限于阅览、复印、摘录、出具证明等简易办法。电子档案是近几年才开始起步，尚有很多工作要作。群众在查阅利用过程中，也遇到一些矛盾和问题，如公民查阅利用档案的需求和档案有关规定产生的矛盾，档案查阅利用的方式也不尽如人意，档案利用中的发证、复印、摘录也限于有关规定要求，不能满足有关人员的需要等，这些不足和缺失我们在查阅利用过程中也都记录下来，一方面对存在的问题自己研究改进，另一方面向上级业务部门反映和请求，对遇到的矛盾和问题尽快加以解决。二、档案查阅利用工作中存在的问题通过对我馆查阅利用档案工作现状的分析，较为明显的问题有以下几方面：（一）馆蔵档案结构单一，门类不全。文书档案馆藏占比重很大，使整个馆藏档案的65%左右，而社会需求较高的司法档案、会计档案、民生档案、建设档案、声像档案等少之又少。按照国家档案馆接收利用档案范围的规定要求，收录馆藏的档案门类要齐全，载体要全面，内容要丰富，但从目前“关注民生、以人为本”解决就业、医疗、社会保险、婚姻登记、二轮土地承包、城中村改造、征地拆迁等涉及民生查阅利用档案进馆较少，导致档案查阅利用资源门类不全，（二）馆蔵档案类别较为单一，难以满足利用者的需求。在群众查阅利用实现资源共享和社会利用效益最大化方面存在很大不容忽视的问题。保存在基层档案室的档案分散在不同部门，不同单位，并且在多头管理单位的那些档案资源，由于管理范围和服务对象不同，信息的公开程度较低，处于较为封闭、闲置的状态，在共享性上与资源利用集中，信息流动、管理理念不相适应，保存在立档单位档案室的涉及民生，群众查阅利用的各类档案，由于时间性，开放性不一致，在档案资源开发利用上受到一定制约。另外，在档案利用工作中查阅编研，甚至不开展编研工作，影响了档案利用的广度和深度。比如，我馆自建馆以来，馆藏档案类别较为单一，导致查阅利用者用档案解决问题的档案甚少，难以满足多层次查阅利用者的需求。（三）馆藏档案内容单一，载体不全面。纸质档案所占比重过大，声像、电子等载体档案少，实物档案就更少。记载国家机关、社会团体职能活动方面档案多，与群众联系密切的档案内容少，反映宏观管理方面的档案居多，体现地方优势的各类特色档案较少，真正具有查阅利用价值的档案甚少，可为社会公众所利用的档案就更少。民生档案的收集，接收进馆较为困难，特别是基层部门和个别乡镇（村）对民生档案重视不够，有些乡镇还尚未纳入收集民生档案归档管理范围。（四）查阅利用服务方面，显得滞后。首先，是查阅利用方式单一，由坐等上门被动服务仍是主要的服务方式。其次，查阅利用率较低，没有实现电子查阅利用技术，手工查阅检索不高。服务设施不完善，查阅利用室简露，复印、摘录设备不全，影响查阅利用效率。第三，有关档案查阅利用的规定过于严格，档案开放查阅利用限制过多过死，严重影响服务效果。当然，由于方方面面因素的制约，档案查阅利用的矛盾和问题还有很多，但本人认为较为突出和急需解决的是以上几个方面。 三、档案查阅利用工作的对策解决我馆档案查阅利用体系中存在的问题是一项长期性的工作，需要在发展改革中不断创新和完善机制体制加以解决，有些多年积累的问题，应以积极地态度创造条件进行逐年解决，有些属于注意力不足所导致的问题，应当在经济发展的同时，给予更多的关注并努力解决。要具体情况具体分析具体对待，以改革创新的精神和积极的工作态度进行解决。(一) 重视收集整理，丰富馆藏结构 我馆要不断丰富档案馆馆藏结构，在继续作好收集接收各类文书档案的同时，加大接收民生、司法、财会、建设、社保等档案的力度，扩大电子、声像、实物、专门档案门类。进一步满足社会各方面对档案信息资源的需求，特别是要重点抓好各乡镇、街道办事处、区直各部门和驻区各单位的重要档案的接收进馆工作，积极主动开展对全区范围内涉及人事档案，婚姻档案，二轮土地承包档案，城中村改造档案，公证档案，集体林权制度改革档案,破产企业等档案接收进馆工作。要彻底打破守旧思想观念，转变档案工作中重机关团体利用，轻个人利用，重为机关团体服务，轻为群众服务的传统观念和认识，树立以人为本，服务群众的观念，真正满足社会各方面对档案信息资源的需求。（二）建立覆盖人民群众的档案资源利用体系 建立方便人民群众的档案利用服务体系，就是要多视角、全方位的收集群众查阅利用需求方面的档案资源，档案资源的整合，就是要形成多元化的档案信息结构,就是要突破其来源的限制，充分集聚各种档案资源的特殊优势，最终实现区域范围内档案资源的高度系统性要求。在见证历史、传承文化和维系国家的长治久安方面会具有广泛而长久地利用价值，成为对区域可持续发展所必须的信息资源，成为公共信息资源的重要组成部分。要以馆藏档案“全覆盖”为预期目标，打破档案资源部门分割的局面，将各类专业档案和其他领域的民生档案要集中到档案馆统一管理、统一利用，建立以查阅利用档案资源为主，以最大限度的集聚档案信息资源，为综合档案馆发挥全方位的辐射作用，使档案馆成为真正意义上的档案集聚中心和档案信息查阅利用共享平台。（三）建立档案利用工作反馈信息管理体系 档案管理的最终目的就是查阅利用，发挥它潜在的社会效益，因此档案工作要多渠道、多途径地开发档案资源。在增强大开放、大服务上实现创新突破，建立科学方便广大人民群众的档案查阅利用体系，包括方便快捷的档案信息开放体系和优质高效的档案公共服务体系。一是建立方便快捷的档案信息开放体系。建立方便人年群众的档案查阅利用服务体系，档案信息化建设是手段。我馆要以档案信息化建设为重点，强化档案信息开放开发功能，大力推进档案信息化建设，本着“利用优先、分步实施”的原则，进一步完善档案录入数据库、重要档案全文扫描数据库和多媒体数据库建设，建成区目录档案中心，有序推进数字档案工程，逐步建立起规范化的各类档案数据库群，并通过各类信息网络平台实现档案信息资源共享。二是制定一个致力于社会效益为价值取向的文化发展和文化创新策略，积极推进档案信息产品的专题开放和加工；深化档案信息资源的开放和利用，提升档案网站服务功能，档案馆全部建成局域网应用平台，建成自己的档案网站；实现以公开现行文件和开放档案微机检索，逐步做到各级机关和大中型企业实现电子文件归档，各级各类档案馆实现电子档案的接收保管利用。三是建立档案公共服务体系，服务是档案工作永恒的主体，档案工作的宗旨是利用，档案工作的生命力在于服务，档案利用体系建设以服务为主线，不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务效果，扩大社会影响，使档案工作服务贴近“中心”，贴近社会，贴近群众，贴近现实。（四）强化宣传，提升素质、尽心服务针对社会对档案工作不认识，不重视的现状要充分运用各种宣传手段，抓住社会机遇大力开展档案法律法规的宣传工作，使社会充分认识档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的历史使命，把档案真正当成“黄金白银”，把档案事业真正看成关乎千秋万代的伟业。一是要重视对各级领导，特别是一把手的宣传，档案工作实际上是一把手工程，一把手重视了，在搞好经济建设中心的同时，把档案工作抓在手上，做好本单位档案收集、整理、审核、归档工作，并按要求及时将有关档案移交区档案馆归档保管。二是加强培训提升档案工作者整体素质，要统一举办档案业务培训班，对基层档案工作者进行培训，使他们热爱档案事业熟悉档案业务，拓宽档案领域做好