大学生人事档案管理问题探讨论文.doc

大学生人事档案管理问题探讨论文 高校对大学生人事档案管理工作的重要性的认识不足致使在校大学生的人事档案管理工作存在诸多问题该文旨在正视当前大学生人事档案管理工作中存在的不足并积极采取措施加强管理力求做到准确、全面、高效以期更充分地发挥档案材料的作用更好地为国家和社会服务 1提高对大学生档案管理工作重要性的认识 高校是未来人才的聚集地大学生的人事档案记录了个人成长经历是大学生在校期间生活、学习及各种社会实践的写照对助推大学生就业能够起到十分重要的作用通过人事档案可以动态地分析大学生的人生轨迹进而预测其发展潜力有利于及时发现人才选拔人才避免压制人才埋没人才使各类人才尽其所能最大限度地发挥其才能从而为组织和部门发展科学地配置人力资源促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理性流动避免人才积压和用非所学当前查阅毕业生人事档案已成为用人单位考察优秀人才工作中不可省略的重要程序因此加强高校毕业生人事档案管理工作是促进高校毕业生就业的重要保证之一 2当前大学生人事档案管理存在着四大问题 21档案管理部门管理缺位 大学生人事档案管理是一项非常重要的工作但是很多单位并不重视大学生人事档案建设比如不单独建立专门的管理机构不配备专职的工作人员从而降低和削弱了管理部门的力量有的档案管理人员工作中不按上级规定执行很多单位档案管理设施投入严重不足有的没有做到三室(库房、办公室、阅档室)分开;有的甚至连必须的温度计、灭火器等基本设施都没有档案管理制度也相对欠缺缺乏严格的管理措施等这些现象都严重地制约了档案的利用和流动 22档案管理安全性不到位 大学生人事档案是个人历史的写照从中可以清楚地了解大学生过去的学习生活轨迹为用人单位领导进行科学决策和科学管理提供重要的依据和参考但是由于档案管理不够严格档案造假、档案丢失现象时有发生另外档案的材质通常多为纸张且有些由个人保管一旦个人暂时不需要这份档案档案就会有遗失风险即使在档案被保存的地方很多时候也会发生不可预测的一些自然或人为灾难等例如地震水灾丢失等档案的消失特别是重要档案的消失会给个人带来严重的影响 23档案内容收集面小不规范 当前高校学生档案缺少建档标准形式单一、内容陈旧经常出现诸如材料缺欠、书写不规范、纸张规格不一等问题例如建档所涉及的材料和内容本应全面反映学生综合素质但实际收集时往往不够齐全大多数现有归档材料仅仅只是高考录取材料、学习成绩总表、入党入团材料、体检表等其他许多可反映学生综合素质的材料如大学生英语四、六级证书复印件、大学生能力、技能竞赛证书复印件等没能及时归档这不利于全面展现大学生的实际情况和个性特点从档案中既看不出该生有什么突出成绩也发现不了其有什么专长对学生的鉴定存在评述模式化倾向成绩多是千篇一律的评价套语缺点则是千人一面的希望之词很难反映出一个人的情况在强化素质教育提倡培养复合型人才的今天不能一味沿用传统的归档做法应与时俱进 24档案信息化建设有待加强 当前现代信息技术飞速发展档案信息化建设对于高等院校大学生人事档案管理工作具有非常重要的意义但从我国高校大学生人事档案管理工作开展的现状来看基本上仍沿用传统的管理方法方式尚未构建起全面的信息化管理机制有研究者指出高校大学生档案管理信息化建设程度不高缺乏统一规范的高校大学生档案管理应用软件基本上还处于传统、原始的实体管理模式来进行操作管理体制、管理模式、科技手段、档案利用率均跟不上信息化发展的潮流滞后于整个信息时代高校人事档案管理部门配置人员数量较少工作繁重工作人员常年忙于琐碎的档案材料收集、整理及归档工作难有更多精力投入本单位信息化管理系统的研究与开发 3进一步做好大学生人事档案管理工作的几点思考 31高度重视大学生人事档案管理工作 目前高校大学生档案管理工作体制落后观念落伍当务之急应多加宣传动员提高大学生档案管理的意识促使单位领导高度重视将其纳入议事日程在设备、人员和相关文件规定上加大力度加强档案管理工作的设施以及环境建设改善软件硬件基本设备条件另外还应该向毕业生大力宣传人事档案的重要性提升他们对人事档案的认知度提醒他们毕业后及时把档案保存在人才服务机构并保持长期联系避免档案不必要的遗失 32建立健全大学生人事档案管理制度 有效保管档案的关键是必须建立完善的大学生人事档案保管制度应归档的材料要进行周密审核及时归档其次档案管理工作人员的文化程度需要提高这样才能高效地以更加专业的手法进行档案管理工作档案管理人员要积极主动地收集各项材料并对这些信息进行鉴别和分类并且让每一条信息都有可靠的依据一旦发现存在问题的档案资料要及时查找原因弄清情况确保档案准确无误 33进一步加强大学生人事档案管理工作信息化建设 高校人事档案信息化建设是当前高校档案管理部门的重要研究课题要把先进的科学技术手段应用于大学生人事档案管理中去提高工作效率延长人事档案的使用寿命这就要求档案管理部门要及时准确地传输个人信息提高信息管理的时效性为适应需要高校大学生人事档案管理的重心应逐步由档案实体管理转向档案信息管理逐步利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术促进档案管理向数字化、信息化、网络化发展通过建立内部局域网实现档案信息资源共享方便用人单位从中了解掌握毕业生全面基本信息从而有效提高人事档案信息的利用率和使用价值 4小结 探讨大学生人事