工程项目的文件档案管理论文.doc

工程项目的文件档案管理论文 摘要：随着我国建筑业的快速发展建筑工程越来越复杂在施工过程中产生了大量的工程文件将这些资料文件有效地储存和保护起来并将其进行归档管理是对工程有效开展的重要支持因此加强对工程项目的文件档案管理不断完善档案管理的方式具有非常现实的意义 关键词：工程项目;文件;档案;管理 随着我国经济的不断发展我国的各项事业都得到了突飞猛进的发展建筑业已经成为了我国经济发展的重要推动力随着人民生活水平的提高以及建筑技术的提高建筑物变得功能越来越多这使得施工过程中出现了更多的文件记录等将这些文件归档进行有效管理就成为了施工单位非常重视的问题 1工程项目文件归档管理的必要性 随着建筑业的不断发展施工单位越来越认识到了工程项目文件归档管理的必要性首先工程项目都是非常复杂的在过程中会产生大量的材料文件这些文件需要进行有效管理以方便施工单位可以随时有效利用为工程项目提供资料支持和指导如果文件的材料收集不全不能进行有效的归档管理就会给查找带来困难对工程管理带来了非常大的麻烦甚至会影响工程的进程比如工程中编制的竣工图如果没有进行归档管理就会使信息无法得到有效汇总会对今后的改造工作带来很多的隐患从另一方面来讲如果无法对工程文件进行归档管理相关的单位以及部门就无法对这些文件进行有效的审查这也带来了很多的问题对工程的发展是极为不利的 工程文件材料是整个工程项目的重要记录且每年都在不断增加其贯穿于工程项目的提出、调研、立项、审批、设计、施工、竣工验收等诸多环节因此只有利用科学有效的管理方式将这些不断产生的文件档案进行科学的管理认真核查其准确性和完整性才能为工程项目提供真正有效的资料支持为保证工程有序开展下去打下坚实的基础 2对工程项目文件材料进行管理需要有质量要求 对工程项目中产生的文件进行有效管理需要对文件材料进行要求要保证文件材料的质量一般而言工程项目文件材料的质量要求为：(1)进行归档的文件材料一定要是原件;(2)进行归档的文件材料所记录的内容一定要、准确不做假要如实反映工程的实际情况;(3)进行归档的文件材料应该字迹保持清楚记录上有图片或者图表的一定要保证图表或图片清晰可辨同时还要保证签字盖章的手续完备;(4)进行归档的文件材料一定要采用不容易褪色的书写工具来进行记录;(5)归档的竣工图一定要加盖竣工的图章;(6)存在有录音和录像的文件时一定要确保其载体的有效性只有保证了以上几点才可以使工程文件材料可以得到有效的保护和管理进而为工程项目提供必要的支持 3当前我国工程项目档案管理中存在的一些问题 虽然我国对工程项目的文件档案的管理方式有了长远的进步但是当前在管理时仍然存在着很多的问题比如管理的职责不明确管理人员的专业素质低且流动性很大这些都给档案管理带来了很大的麻烦具体来说工程项目档案管理中主要存在着以下问题： 3.1项目文件管理的职责分工不明确 职责分工不明确是当前各参建单位最为突出的问题各参建单位之间文件材料的收集整理分工并不明确对范围内应收集归档的文件材料不清楚没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定 3.2归档文件材料质量不符合规范要求 在文件档案的管理工作中所有的归档文件材料质量都有详细的规范要求但在实际的工作过程中归档文件的材料质量出现了各种各样的问题其中较为突出的有文件格式不规范文件材料没留装订线;签认手续不完整、不;使用不耐久字迹材料记录文件;复印件较多如施工作业指导书、施工组织设计的报审表为复印件原材料证明与实验报告为复印件;文件材料的内容不如竣工图与设计变更不符等;竣工图盖章不规范如竣工图纸盖名章、代签等等 3.3文件材料收集不齐全 工程项目的开展从前期准备到施工过程中乃至施工结束涉及到方方面面许多不同的文件在这些文件的准备过程中有很多文件容易受到我们的忽视首先是建设项目前期文件的缺失较多如土地征用协议、招投标文件等建设项目设计文件中初步设计审批文件、批准概算书、预算书等文件也常常出现遗漏其次建设项目施工文件如工程开工报告、质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸、工程决算报告等容易出现文件不全的现象再次对于建设项目建立文件中的工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等容易出现问题最后就是设备文件的不完整如没有设备的开箱记录等 4关于做好工程项目文件档案管理的若干建议 4.1管理职责、职务划分清晰 职责明确是做好工作的基本保障各责任部门要承担共同而有差别的责任综合管理优化文件档案管理的工作效率基建部门要负责工程项目环境影响报告书、初步设计审批文件、施工、监理、设备合同的收集、积累并向本单位档案部门归档规划部门负责工程项目的立项、审批文件及可行性研究阶段文件的收集、积累向档案部门归档并负责将工程项目批文、勘察设计合同副本、工程项目可行性研究报告转发等全部移交给本单位档案部门档案部门负责工程档案的收集、整理、保管、及提供利用工作施工单位要负责向设计单位档案部门移交竣工图监理单位负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、准确性最后移交给本单位档案部门 4.2竣工文件的编制要求 工程施工及调试完成后设计、施工、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同约定的要求编制项目竣工文件监理单位负责审核文件字迹应清楚、耐久图纸图样清晰图表整洁签字认可手续完备、签名规范不能代签名、不能用计算机打印、不能用印章代替签名各类记录表式必须符合规范要求所填内容可靠数据填写必须详细、准确不得漏缺项没有内容的项目要划掉 4.3工程档案的归档保管 在项目准备阶段的立项审批中需要保管的档案有选址意见及报批文件可研报告及批复项目评估、论证文件环境影响报告及批复、投(融)资计划等则档案部门负责收集、整理归档招、投标公司文件由本单位档案部门保存原件工程的合同、协议正本由签订合同的双方归档保存工程地质、水文、气象等设计基础文件、初步设计、施工图由本单位档案部门保存工程的征地、移民、政策处理文件也移交给本单位档案部门保存 结论：工程档案管理工作对工程项目有着非常重要的作用其对工程发展提供必要的材料支持因此加强对档案的有效管理重视文件材料的质量才能为工程项目提供最为有利的支持进而促进工程的有序发展 参考