建设项目档案管理与项目管理的同步实施的论文.doc

建设项目档案管理与项目管理的同步实施的论文 随着中国经济的快速增长和现代化建设的发展企业规模不断扩大在扩大的过程中涉及到了很多项目投资的工程这些项目涉及到的资金往往较多需要投入巨大的人力、物力、财力资源因此在实施前要制定相应的实施计划并且设立项目档案管理部门实现项目管理与项目档案管理的同步实施能够提高项目管理的效率和企业的经济效益 1项目档案管理的重要性 近年来随着企业项目投资的数量和规模不断增加企业将项目档案管理工作和项目管理工作进行了结合并取得了一定的成效因此企业的管理人员和项目的建设人员要提高对项目档案管理工作的重视程度将项目档案的管理工作与项目验收工作一视同仁项目档案管理工作影响着项目后期的竣工、验收、维护工作的进行效果项目档案管理保管工作要比项目存在的时间长因此项目档案管理工作在整个项目工程中发挥的作用也日益明显体现的信息量较多是项目建设中较为重要的一项工作 2项目档案管理与项目管理同步实施的意义 建设项目本身就是一项复杂且庞大的工程涉及到的专业知识领域较多一项合格的建设项目可以使用很长时间但如果在项目运行过程中相关的项目档案出现了破损和遗失会对项目的管理工作带来极大的不利为项目管理工作增加麻烦建设项目不仅包含项目工程的施工还包含项目工程的管理、使用后的维护、问题工程的维修、项目的扩建等因此项目管理工作涉及到很多方面每一项建设项目在建设前都要进行立项在建设的过程中需要对其中的施工顺序、施工技术、施工方式进行记录形成项目的数据和信息这些信息和数据都被记录在档案中因此项目档案中记载着项目工程施工的信息和数据由此可见实现档案管理与项目管理同步实施让管理人员在项目工程使用出现问题时能及时查找出当时的建设信息并根据这些信息和数据来解决其中的问题1 上述的分析证明了项目管理工作和项目档案管理工作之间是相互影和相互协调的关系不是孤立分离的因此加强两者之间的联系做好项目档案管理工作是保证项目管理工作高效率进行的基础 3实现档案管理与项目管理同步实施的方式 3.1建设项目领导人员要重视档案管理工作 领导要在建设项目中发挥带头作用提高对项目档案管理工作的重视程度建设项目的负责人一向对项目管理工作比较重视在明确了项目管理工作和项目档案管理工作之间的相互关系之后提高对项目档案管理工作的重视程度才能实现项目管理和项目档案管理的同步实施项目的领导人员还要建立专门的项目档案管理体系此举是为了适应项目档案涉及面广、内容丰富、信息全面的特点再加上建设项目涉及到的部门较多单凭借档案管理部门的力量不能做好复杂的档案管理工作因此实现项目档案管理的标准化和信息化需要建立完善的档案管理体系另外要做好项目档案管理工作需要保证档案管理工作进行时有一定的制度可以遵循有一定的章法可以约束同时要明确的将项目档案管理工作分配给项目管理部门这样能够更好的实现建设项目档案管理与项目管理的同步实施2 3.2完善项目管理的制度 传统的项目管理体系中的管理制度一般都是针对项目施工人员制定的很少有专门针对项目档案管理人员制定的这也是项目档案管理工作得不到重视的一项原因项目档案验收的工作经常由项目管理人员代替为此项目管理者应当将项目档案管理的规定写入到项目管理的规定中为项目档案管理工作提供制度支持在项目档案管理和项目管理规定中要对相关工作人员的岗位职责与权利义务进行明确规定工作人员明确各自的工作内容和职责范围各司其职即使出现问题也能第一时间找到相关责任的负责人解决问题项目管理制度要对项目档案的收集、项目档案信息的传达、项目档案的归档等工作作出明确的规定 另外项目档案管理部门应当加强项目管理制度的信息化建设在项目档案管理和项目管理中应用现代化信息技术提高项目档案管理工作的信息化程度即使出现档案管理人员调动新的档案管理人员也能在项目建设的内部系统上找到详细的建设信息和动态发展避免出现因档案人员调动导致的档案遗失或不全面的现象与此同时在项目管理部门召开会议时项目档案的管理人员也要参加确保项目档案管理人员了解项目的进度随时收集资料达到建设项目档案管理与项目管理的同步实施 3.3要抓住档案管理工作和项目管理工作中的重点 档案管理工作和项目管理工作中的重点在项目工程的施工和监管上因此管理部门要统一管理思想围绕两项重点环节展开档案归档和管理工作项目档案中主要记录的是项目工程的施工环节做好对施工环节的档案管理工作也就做好了主要的项目档案管理工作也就做好了主要的项目管理工作项目管理中涉及到的部门较多因此建设项目领导者或管理者要在项目立项前召开会议参加会议的部门包括项目施工部门、项目监管部门、项目验收部门、项目管理部门对项目工程中可能出现的问题进行集体探讨并制定相应的解决方式明确各部门的职责为项目管理和项目档案管理工作的进行打下坚实的基础3 抓住档案管理工作和项目管理工作重点的具体方式如下：第一制定各项档案和资料归类的范围这样施工部门和监管部门的档案收集人员能够知道些档案是需要进行收集和上报的档案管理部门能够对施工工程和监管工程中的重要文件进行收集并将其及时的转换成网络上的数据和信息以方便查找第二管理部门对施工过程的图纸变化要及时的记录并编制汇总表这样能够保障档案记录与工程施工同步第三要明确档案归档的程序进而提高档案管理和项目管理的质量 4总结 综上所述建设项目档案管理工作是一项较为繁琐的工作并且与项目管理工作息息相关因此在建设项目档案管理与项目管理的同步实施的过程中两个部门的工作人员要结合项目的实际需求运用合理的建设方式提高两项工作的结合程度和效率进而实现档案管理工作与项目管理工作的同步实施 参考文献