组展商如何与展馆合作为参展商和观众提供优质服务 2.doc

组展商如何与展馆合作为参展商和观众提供优质服务 以第十四届上海国际汽车工业展览会为例摘要：会展服务质量的高低，直接影响到组展商与参展商的合作关系。广义上的会展服务，既包括发生在展览现场的租赁、广告、保安、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务，也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输等相关行业的配套服务。会展服务质量的高低，直接影响到组展商与参展商的合作关系。参展商是展览会的主体，主办单位的收益主要来自企业支付的参展费用。因此，主办单位与参展商之间的价值传递是非常重要的。在激烈竞争的市场压力下，随着市场化、国际化的日益扩大，参展商与主办方传统的买卖关系必将难以继续维系。为了组展的顺利进行，主办方往往会尽己所能取得参展商的满意和信任。参展商不再愿意仅仅作为参展费用的支付者，而是希望能够从主办方那里获得更多的服务。关键词：会展服务；组展商；参展商 I序 言业界把会展组织者称为组展商。展览会的组织者（即组展商）是展馆经营的最直接客户，组展商是连接展馆于参展商及各类资源的重要纽带。只有通过组展商与各方面的沟通合作，才能保证展会的正常运作。据有关资料显示，对于单一的展馆而言，只有当他的利用率达到60%至70%时，才可能发挥出最佳的市场效益。但我国展馆目前整体的利用率尽在10%到30%之间。“客户就是上帝”是服务行业的圣经，要提高展馆的利用率，使会展业达到快速而健康发展的目的，最有效的诀窍之一就是认识客户的需要，根据客户的要求使出租展馆的效益达到最高。参展商是组展者最直接、最重要的客户。组展商整合种种资源，目的就是希望参展商在展会上能够赢得利益，或是直接的销售额；或是达成商务贸易洽谈，寻找新的合作伙伴；或是退出新产品等等。本篇文章以第十四届上海国际汽车工业展览会为例谈谈组展商如何让与展馆合作，为参展商和观众提供全面、专业、优质的展会（现场）服务。展览会前的准备一、首先要了解此次展览会要涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门，为展览会的成功举办而铺路，如：旅游业，餐饮娱乐业，交通运输业，租凭服务业，广告印刷业，海关验收业，通讯邮电业，银行保险业，酒店住宿。我们可以看到展览业促进了相关行业的发展，同时主动权又完全掌握在展览的组织策划者手中。因此要求策划者本着以上实际出发，真正意义上策划一场全面而又深度的展会。第十四届上海国际汽车工业展览会由中国汽车工业协会、中国国际贸易促进委员会上海市分会、中国国际贸易促进委员会汽车行业分会主办，上海市国际展览有限公司、德国慕尼黑国际博览集团/IMAG国际展览会与交易会有限公司承办，特别支持单位为中国机械工业联合会，支持单位为中国汽车工程学会。二、组展商的具体做法如下（一）市场调研，市场调研对于组展商来说特别重要。（2） 要求组展商1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识，策划者在策划展览本身要有这种创新意识，即对周围和未来的事业的关心与思考。组展商在准备策划这个展会时，不仅提前到实地考察,而且收集了大量的相关信息,从而能够成功的策划举办这届展览会。2、可行性分析报告。展览会的实地考察、企业的反应，相关资料的整理，通过这些信息的观察和自身的经验，确立展览会的“可行性”或“不可行性”做出最终的判断。（3） 展览场地的确定、规模及时间。组展商根据市场调查，最终确定展会召开，必须充分考虑到展会的场地、规模及时间的确定根据国际惯例。当然展会规模和起点高其影响力度也就更高，但这对于展会策划者来说风险和投资太大，造成很大的压力，日前我国根据场馆规模及相应配套设施以及展览知识还远不及欧美等展览业发达的国家（以国际展览会策划为例）必须要充分考虑到国际展的要求，因此，实现服务流程的规范化、标准化势在必行。第十四届上海国际汽车工业展览会会议主题：2011上海车展确定主题是“创新未来”。主题演绎全球气候变暖背景下，催生出的全球产业界新的科技革命，“创新”加速推进新兴产业的发展，绿色环保已然成为全球产业发展的一大趋势。在此背景下，不少国家提出“绿色新政、绿色经济”，制定未来可持续发展战略，广泛应用低碳技术，抢占未来发展制高点。同样，中国汽车产业也通过科技创新，不断提升产品核心竞争力，通过实施核心战略(即产品战略)，保持中国汽车产业的可持续发展。可以相信，以创新驱动发展，以发展迎接未来，低碳技术、绿色经济、可持续发展的理念，将成为2011上海车展的主旋律，是中国汽车业谋求更高境界的永恒不变的主题。展览日程：2011上海车展在全球汽车业聚集中国，中国汽车业迅速发展的背景下举办。根据展期安排，4月19日、20日为媒体日，仅对境内外新闻媒体开放;4月21日、22日为专业观众参观日;4月23日至28日为公众参观日。此次车展将使用上海新国际博览中心全部13个室内展馆以及室外临时展馆和室外场地，总规模超过20万平方米，创历届上海车展之最。从展馆安排来看，乘用车11个馆(W1-W3，E1-E7及N5)，比上届增加2个馆;汽车零部件室内2个馆(W4-W5)加上室外临时展馆。此外，室外还将设立商用车展区、轮胎、音响展区以及媒体区，贵宾休息区和会议室、新闻中心等功能区。（4） 场馆方在软硬件资源上满足组展商的需求1、硬环境的考虑：、场馆的交通是否便利；、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全C、场馆的交通运输方式是怎样安排的是否有货运电梯场馆仓库的库容量有多大D、场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。E、研讨会的场地安排2、软环境的考虑场馆内部保卫设施是否到位场馆的停车场及休息场所是否合理场馆的水电供应情况场馆的卫生清理工作会议期间场馆提供的相应服务（五）租赁方式的选择：1、以场馆实际建筑面积计算，按平方米/元/天来整体计算场地租金。2、按场地实际搭建展位（标准3*3）即每个展位/天/元计算总体租金，根据具体的租赁方式，在确定场地后，场馆一般要求租用方支付定金，该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%，也就是说整个场馆的费用为一百万，确定场地租赁合同后要求支付30万的租金，因此这是举办展会的一项很大的费用投入。展览会的规模，根据自己的实力做出预算。要充分考虑举办展览会的时间，如果同期在同一个地方一个日期内有2到3个展览与其发生冲突，这将势必影响招展的力度，这样很容易分散参展的注意力。三、展览会招展工作（一）会议展览的招展工作与展销会有很大的不同：A、展览的展即展示参展者构成，览即看观众构构成的。如果是专业的展览会，还需要邀请专业人士或同行业内人士参加，普通大众不是展览会的邀请对象。一般这种招展对象具有以下特点：实力比较雄厚，重视产品和品牌的宣传；技术力量雄厚，一般为技术领域领头羊或是生产者本身；规模和档次都要比较高；注重参观对象注意展览会议期间的相关行业研讨会注意参展的同行B、重点突破几个知名的大型企业，以知名的大型企业带动小型企业的参展。要求特装修，把整个展览会场装饰起来。以先期参展的优惠方式吸引参展商参展，并尽快落实参展商的展位，费用。取得国内外行业协会的支持，通过行业协会邀请参展对象做招商工作。（因为在国外很多行业协会是因各个行业自身组成的，本身就是多行业领头羊的综合体现）C、具体操作组展商根据展会情况制定好招展计划（因为这样有利于安排展会进程，合理安排时间。）分配具体招展对象公关工作（按照业务员的各个优势，充分的发挥其潜能，挖掘客户）。资金运作的到位（展览是以展位租赁的形式进行交易的。确定展位不一定确定的费用到位，因此在招展中最终确定的企业参展还是在于资金到位。）广告宣传：广告宣传是非常重要的，一般分两阶段a.前期招商宣传b.后期的品牌宣传，即观众的宣传、普通大众的宣传 专业观众的宣传c.会期会场广告宣传展览会的服务：在组展过程中，主办单位或展览承办商不可缺少的要为每家参展商提供一本优质的会展服务手册。这本服务手册制作的既要有吸引力，又要通俗易懂，还要标准规范。一方面，不要把手册的读者当作会展界高手，要把他们想象成初入展览大门的新人，把一切可能想到的问题和解决方案都要写进去。另一方面，及时和大会主办方沟通，了解本届展览会服务的新变化。最后，你的会展服务应该具有查询方面的功能，可读性强。这样既完整性又易查性的会展手册，可以节省会展工作人员和参展商的时间，减少摩擦。第十四届上海国际汽车工业展览服务手册主要包括以下几个方面：展览内容方面。包括展览的中英文名称、展览举办城市及场馆的名称；展览日期，包括进场、出场日期；展览承包商名字、地址、电话、传真或其他相关承包商；详述摊位租金付款方式（如果需要提供材料和服务的程序）；相关规定；叙说展览的内容等；订购单方面。包括正式合同信息、摊位承包公司名称和其他指示标志、家具租借、装潢和地毯、运输、安置和拆除劳工、电力、消防、摊位清理等；其他相关服务方面。包括邀请函、配套宣传策划、住宿及行程安排、交通旅游、视听设备、摄影、花艺、盆景租借、呼叫装置、模特儿现场展示或接待等。服务要务实会展服务也要体现重实效和“以人为本”的思想。比如，展览会的布局完全以展品大类来划分，方便观众参观；参观者刚踏进展览馆就能得到一份用不同文字编成的会展服务手册或参观指南；展场内还有就餐中心区、休息场所、便捷通道等等。这些都体现着主办方无微不至的服务理念，也充分地体现了会展优质服务的魅力。展会期间的组织协调工作一、展览会布展期的工作安排1、设立场地前台接待负责参展企业报到登记根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认派发参展企业在参会期间的参会指南进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况2、酒店接待处设立前台接待处进行参展展商住宿登记住宿表要求a.企业名称 b.房间号码c.酒店联系电话d.房主姓名场馆现场协调工作负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作为企业协调现场租赁业务根据企业报名表，布置安排会场场外的广告宣传（一般为参展企业根据要求而设立的）交通运输安排及搬运工作（组展商要充分与展馆人员合作）企业运输展品的接待及装卸搬运工作协调二、展览会的开幕式组织工作在开幕式前要求所有的室内、室外的布展工作完成，准备迎接参观者的参观，如何做好开幕式也是组展商的协调体现。1、确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单2、确定邀请参展企业的记者名录3、开幕式的场地搭建要求挑选突出的位置；一般设为展厅大门正前方要求布展的庄重大方要求放音设备到位相关的礼仪及场地氛围设计要求开幕式主持人讲话内容的审定，及参加嘉宾讲话内容的审定要求：简单明了，突出主题，在最短的时间内表达中心开幕式时间一般为10-15分钟开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安排工作三、展览会召开期间的组织工作展览会召开期间的所有工作进入最后结束的倒计时工作，前期大量的组织工作得到体现在于几天的展览会效果，参展商满意，参观者满意，才能说明展会的成功。要求：做好大会的参观人数的统计、分类。发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发放）协调展会期限研讨会会议组织安排工作，做好研讨会与展览会有机结合做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务为企业提供洽谈间（休息室）为企业提供签订合同场所及时将参观者的信息反馈给企业积极与企业沟通，了解企业的想法及要求统计大会的成交额做好记录积极听取参会代表对大会的意见和建议根据参会信息，再次邀请参会企业参加第二年的展会第十四届上海国际汽车工业展览会 活动精彩丰富 建立良好交流平台主办方在确保上海车展精彩、成功的同时，精心安排了四大重要活动，内容精彩纷呈，为各界人士构建了良好的交流与合作平台。1、媒体日 4月19日、20日，各主要厂商将在自己展台或场馆会议室召开新闻发布会。具体新闻发布会日程安排届时将公布于车展官方网站。2、高峰论坛 4月18日，在浦东嘉里中心大酒店上海大宴会厅举办“上海车展CEO高峰论坛”。届时，将邀请中央有关部委和上海市领导、国内主要汽车集团和国际跨国公司CEO出席并演讲，共同商讨“十二五”期间中国汽车工业的发展方向，加强中外汽车界的进一步交流与合作。3、设计师之夜 4月19日晚在浦东锦江汤臣洲际大酒店，主办方将继续举办“2011上海汽车设计师之夜”，再度汇聚世界汽车业一流知名设计师，聚合汽车设计的前沿理念。4、技术交流会 展览会期间，将举行数十场技术交流会，形式包括大型采购专场、整车与零部件的配套专场、上下游供应链贸易洽谈专场等，内容涉及汽车制造、加工、工艺等。其中，尤为值得一提的是“海峡两岸车载电子论坛”，就车载电子系统未来发展方向的可能性展开头脑风暴，为两岸同行提供切磋技术、交流信息的舞台。四、撤展展会的撤展工作一般为大会的最后一天下午提前一个小时，进行会场登记情况工作和出访工作。派送撤馆通知要求：1、保持馆内秩序2、要求每个参展商清理自己的展品，并保管好3、按照先后有序的组织出馆工作4、进行最后的清理工作五、会后总结 展览会的会后总结，是以后展览会的延续，也是成功案例的表现，因此组展商在结束整个展会后，要求对整个展览会工作及整体情况进行一个整体分析，以便今后工作的合理开展。结 语 面临新的发展形势，展览组织者、展馆、承建商、配套服务商面临的共同