提高医院档案管理编研质量的思考论文.doc

提高医院档案管理编研质量的思考论文 【摘要】目前医院档案管理中存在编研专业人员素质不高、编研成果利用价值不大、编研成果缺乏低成本简捷推广手段等问题对此作者认为首先要重视提高档案编研人员素质同时档案编研工作要紧密围绕医院中心工作突破工作局限性积极探讨与相关部门开展专题编研等途径以改善和提高档案编研质量还要借助数字化网络化途径进行编研成果推广使编研工作带动医院档案管理的整体水平从而推动医院管理现代化水平 【关键词】档案管理编研质量提高 随着国家档案法规的落实以及医院自身管理日益科学化、规范化医院对档案管理越发重视部分大型综合性医院成立了综合档案室开始全面系统地对本单位档案实行综合管理档案室的成立改变了长期以来医院档案、文件资料管理分散、缺乏责任人、丢失严重等问题其中部分医院综合档案室还通过了档案管理国家二级、国家一级的评审成为同行中的佼佼者我院在继年6月上旬医院整体通过ISO9001国际质量认证之后6月下旬又通过了“科技事业单位档案管理国家二级”评审从而使医院在现代化管理方面上了一个台阶 作者在从事档案管理数年工作中接触了一些同行工作也通过互联网浏览了众多档案网站发现在档案管理中档案编研工作成为档案管理或者档案升级中的不小难题表现在档案管理专业人员素质拔尖者不多对档案编研重视程度不够存在应付的心理编研成果精品少滤布缺乏“适销对路”的编研成果；另外已经完成的编研成果因各种原因致难以在单位内公开发行影响了编研成果发挥信息资源共享、资料参考的作用针对以上问题作者结合几年来实践就档案编研工作谈几点体： 1提高医院档案编研人员素质是提高医院档案管理整体水平的重要保证 相对于省市一级档案馆从业人员来说目前各医院从事档案管理专业人员的专业程度尤显不足很多原来不是学习档案管理专业而是从行政、护理、计算机管理等部门转岗过来的在经过一段时间专业培训之后便开始从事档案管理工作平心而论这样的档案管理人员完成日常档案管理业务还是能够胜任的然而综合档案室面临的不仅仅是保管和丰富库藏的任务开展档案编研工作从更高层次开展档案服务是综合档案室生存基础和发展方向是档案管理在医院发展过程中发挥资料保管、信息中心的重要手段 再者从医院综合档案室而言由于受编制的关系每家医院的综合档案室工作人员仅有24名在人员少、要求高的情况下对医院档案管理人员来说其工作分工无法很细每个人要身兼数职如档案收集整理、电脑录入、装订上架及日常管理均可能是一二位人员完成除此之外还有负担一定的编研业务面对如此客观事实作为档案编研人员撇开有献身档案事业的思想境界不算首先应该是一专多能除了必须具备档案管理基本知识外还要了解档案管理政策导向有较强的文字写作能力再者要熟悉医院基本情况了解医院发展动态掌握足够多的编研素材才能做到胸有成竹选准编研题目编写出有实用价值、参考意义的编研成果 具备以上素质的档案编研人员应该说是难能可贵的然而从方便工作、提高效率出发编研人员还要熟练掌握计算机技术最大限度借助现代科技为自己的工作学习提供便利要学会借助网络及时了解、传递专业信息熟练掌握电脑写作、编辑采用文字扫描识别方法提高文字录入效率借助美工编辑软件如photoshop、UleadPhotoImpact、corelDRAW、PageMaker这样的专业图像编辑、文字排版软件应用到档案编研中的美工编辑、文字排版等等只有这样才能争取工作的主动性减少对外界依赖提高档案编研工作效率提高编研成果整体效果 提高档案编研人员素质应该有多种途：是医院领导有意识选拔素质高、责任心强、有献身档案事业的同志从事档案管理工作；二是加强在职档案编研人员在岗学习自学互学通过参加各种培训外出进修等多种方式提高其专业技能其中特别是在日常工作环境中营造一种互相学习沟通支持共同向上的氛围；三是聘请档案管理专家检查辅导工作及时发现并纠正存在问题 2档案编研工作要有的放矢紧紧围绕医院中心任务开展工作 由于综合档案室所处位置远离医院各种纷繁复杂的医疗行政管理业务档案管理人员较少参加医院重大活动压滤机滤布不能及时掌握医院发展动态编研选题可能脱离医院中心工作造成编研成果实用性不强或者参考价值不大针对存在问题我们认为档案管理人员要树立强烈的“同步”意识在院领导的重视支持下参与医院各项重大活动及时了解、掌握医院发展动态系统完整收集到有关重大活动的档案资料在此基础上档案编研人员才能紧密围绕医院中心工作有针对性地开展编研工作给领导科学化决策提供科学依据给医院今后留下宝贵历史资料档案室也才能真正发挥档案保存、开发的作用也让人们认识到档案管理在医院发展中所起的作用从而更支持档案管理工作促进档案事业的发展 这几年来我们紧紧围绕医院中心工作融合于医院各项重大活动中把推动医院发展作为档案室义不容辞的责任并为此开展多项档案编研工作年上半年结合广东省开展卫生系统行风评议活动我院档案室对1990年以来发表在各级报刊杂志上有关本院医德医风报道进行编辑（主要采用文字扫描识别录入）编写出12万字的我们的心灵比白云高洁1990年年汕大医学院第二附属医院医德医风媒体报道集萃并发给相关科室该书既成为医院医德医风生动教材也使零碎、缺乏连贯性的媒体档案资料有了一次系统整理结合名人档案工作的开展医院综合档案室搜集十余年历史资料（含相片、媒体、医院大事记等）自己设计排版并借助单位彩色打印机出版了李嘉诚先生与第二附属医院专题画册该画册已成为本院职工爱国爱院的生动教材2000年下半年按照汕头市卫生系统关于各医疗单位开展编写院志的要求我室依托丰富档案材料承担了院志编写工作在人手少时间紧的情况下编研人员全力以赴加班加点认真组织素材核对材料统筹规划终于以较高质量完成了计文字24万插图60幅以及大量图表、电脑示意图的院志续编（1988年年）受到医院领导的好评 3医院档案编研人员要突破自身局限性采取与其他科室联合编研形式有针对性开展高质量的专项编研工作 客观来说医院档案管理人员由于自身知识的限制所涉及范围较窄要满足全院各科室对档案需求有一定困难这也带来了档案室编研成果专业性、针对性不强的问题或者说完成的编研成果在医院没有用武之地没有实用参考价值 针对此问题我们认为要使编研成果有用武之地在医院发展进程中发挥作用其方法是要大胆突破自身的局限性发挥档案室库藏资料丰富、有较强编研能力的优势与相关科室合作开展专业性编研成果写作这样既可以较快完成预定目标又使档案管理人员更加深入掌握各科室动态对进一步发掘、收集档案材料有较大帮助 就医院具体单位来说档案编研人员与职能科室开展编研工作的范围是十分广泛的类似与党委部门合作开展党建专题编研与信息统计部门开展疾病统计分析、流行病学调查与护理部门就护理人员知识层次、护理新技术开展相应专题编研等等可以说突破档案室自身限制多部门开展联合编研的前景是十分广阔的 我院综合档案室近年来在这方面作了一些尝试2000年12月在医院职代会召开前夕与工会合作完成了腾飞中的汕头大学医学院第二附属医院（1997年2000年医院工作回顾）专题展版年中完成发挥工会职能作用依法推进医院现代化建设（1993年年医院工会工作回顾）等专题图片展专题展览其素材、美工设计、电脑排版均由综合档案室人员完成展览后职工对其反映效果极佳 4借助数字化、网络化技术积极开展编研成果推广工作提高编研成果的两个效益 编研工作完成后编研成果的推广利用才是编研工作目的所在由于医院自身经济的原因编研成果往往难以印制成册并在单位范围内推广发行即便是采用内部手工印刷形式出版一种编研成果起码也要数千元资金更不要说通过出版社在社会公开发行综合档案室在花了九牛二虎之力完成编研成果之后却将其藏于深闺束之高阁假如档案编研成果没有送达有关人员手中则根本发挥不了档案编研作用其意义便大打折扣 事实上借助现代计算机技术及网络通讯技术推广档案编研成果便可以做到事半功倍的效果例如将编研成果以电子文本形式（类似以word文本、电子书、网页、PowerPoint幻灯等多种形式）制作成电子光盘或网站进行推广提供利用同样达到出版发行目的目前光盘价格低廉（每片光盘市场价25元）而容量大采用光盘出版形式其成本低微我院综合档案室对自己编辑完成的十余种编研成果除了每种仅自行印制数份供存档及领导审阅外其余均以网站形式制作成电子光盘光盘内容有院志、人物志、大事记历年干部任