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档案室档案管理论文 档案室的档案管理与方法 众所周知机关、团体、企业、事业单位的综合档案室是统一管理本单位档案的内部组织机构档案室保存的档案不仅对本单位的工作有现实查考价值而且其中具有永久保存价值的部分是国家的档案财富因此档案室有为国家档案馆积累和输送档案文化财富的职责它是国家档案工作的基础 一、档案收集 档案收集工作是贮存档案信息资源的重要途径是实现档案集中统一管理的基本手段是档案管理其他业务环节的基础是决定档案工作存在和发展的前提条件对促进档案学理论发展、推动档案工作现代化的实现有重要作用 收集工作在档案管理中处于特殊地位 收集是档案业务首要环节是档案室工作的起点 档案收集工作就是把分散在各部门和个人手中的文件材料按照规定集中保存起来 收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾它是档案工作的起点是档案工作的第一个环节也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容 其内容主要是档案室对本单位需要归档的档案的接收;其指导思想是：归档档案应齐全完整;加强室外调查和指导;推行入室档案的材料化;保持全宗和全宗群的不可分散性;把一个机关、单位的档案全部收集完整 要深入广泛地宣传档案法使大家知道对档案的接收、收集、整理、保管和提供利用是档案室的职责是依法进行的使他们认识到档案收集工作是档案工作中一个重要环节 让他们了解相关知识从而提高档案归档的质量增强各有关部门对文件、材料收集、移交的自觉性 尤其是要争取领导的支持领导的档案意识提高了档案工作得到重视和支持那么档案收集工作中所遇到一切问题就好解决 为了搞好档案的管理工作提高档案的收集质量各室、科可明确一人负责本部门、科室的文件材料的平时归档工作到来年归档时由各部门的档案负责人统一交档案室归档保管从而确保档案收集的完整 二、档案管理 档案管理就是按照一定的原则和方法对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目使档案系统化的工作 档案整理解决的是档案由零乱到系统、由无序到有序的问题 档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值确定档案的保管期限;便于保管和利用 档案整理是发挥档案作用的重要条件 档案数量庞大成分复杂如不经过系统整理处于零乱状态的档案查找起来如同“大海捞针” 只有经过系统整理才能使保存的档案条理化、系统化为档案的管理和提供利用创造良好条件 档案整理是整个档案管理工作的重要基础 通过整理可以全面了解和检查档案收集工作的质量促进其改善和提高并为全面确定档案的价值和建立检索体系奠定基础;同时又为档案的保管、统计和查找提供了单位和完整体系有利于保护档案的完整与安全 档案整理与档案工作的各个环节有着密切的联系是档案利用、开发、发挥档案作用的一个前提条件是档案室和档案馆重要的基础工作和业务建设它为档案的鉴定、保管、统计、编目提供基本保管单位和完整的体系 档案整理科学化、标准化水平的提高对于档案管理工作的总体优化具有直接、广泛的影响 三、档案保管 档案保管工作是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾 由于自然和社会的各种原因档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏 档案保管工作的任务是了解和掌握档案损坏的规律通过经常性的工作采取专门的技术措施最大限度地防止档案的损毁延长档案的寿命维护档案的物质安全 档案保管工作的具体内容主要包括：(1)档案库房管理包括库房内档案科学管理的日常工作;(2)档案传递、流动过程的保护即档案在各个管理环节和利用过程的安全防护;(3)保护档案的具体措施即为延长档案的寿命而采取诸如复制、数字化和修补等各种专门的技术处理这三个方面的工作有的要与收集、整理和利用等工作的有关业务项目同时结合进行有的则须单独组织进行 因此档案的保管既是整个档案管理业务的一个方面又是一个相对独立环节 四、档案利用 档案利用就是档案信息资源的开发利用即将集中统一管理本单位各种门类和载体的档案积极提供利用 档案室应该集中统一管理本单位全部档案 因此要创造良好的基础和物质条件确保档案的完整与安全 管理是手段利用是目的 档案室工作的根本目的就是充分发挥档案的作用为单位领导决策和各项工作服务 档案室工作是否有效是从利用工作表现出来的 利用工作的好坏直接影响档案室的发展影响单位工作效益的提高 如果档案室内只起“一把锁”的作用就得不到领导和业务人员的重视与支持 档案室要根据本单位的工作利用档案的特点编制各种检索工具和参考资料开展各种利用工作变被动服务为主动服务 要做好档案信息资源的开发利用工作健全和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的的必备条件 档案信息资源开发与利用既要坚持按规章制度办事又要注意改善服务态度提高服务质量 五、档案管理人员素质 提高档案管理人员素质 档案管理人员如不具备高尚的情操不掌握各种基本理论和各种管理、服务技能不具备扎实的、渊博的专业知识没有敏锐的目光和应有的智慧没有操作和使用“硬件”的本领没有探索和创新的能力档案管理就不可能跟上社会的发展节奏满足社会的需求为此档案工作者要加强学习优化知识结构要努力学习有关的方针政策努力学习文化科学知识熟悉本单位业务职责范围和工作规律提高工作能力努力学习有关的业务知识认真总结档案管理人员工作的经验和规律精益求精提高档案管理人员工作的质量和效率 养成良好的工作作风实事求是认真踏实一丝不苟 遵守保密纪律执行保密制度确保文件的安全 现代社会的档案工作者不能仅把自己当作档案保管