概括秘书技能考试题.doc

历届秘书技能案例分析内容汇总（ 题 ） 第一章 会议管理（25题）1会议服务人员岗前要培训，要工作到位。2负责报到人员要提前到位等待来人。3 对待客人态度要一视同仁。4会议报到可有多种形式。5秘书引导客人进会场的正确姿态：左前一步，侧身向客人。6会议指示牌位置放置正确，会客室、宴会厅的主宾座位要安排正确。7宴会时不能当众脱外衣不能在席间打接电话（要离开宴会席）。8对下属下达会议通知，时间、地点要具体明确。9使用会议室要提早预订。10秘书在会前要检查会议室，并调试会议设备，室内温度要适宜。I1会后要整理清洁会议室，并检查收拾遗留物品。12能使用多媒体设备辅助表达会议发言内容。13能提出一些开放式问题鼓励参会人员，引导会议进程。14适时总结会议发言，引导会议达成共识。15有些会议要准备摄影、摄像设备。16会议室要保持空气清新，要注意通风换气。17会前要准备好与会人员的文件，数量要充分，并准备茶水。18会议桌上摆放人名台签，便于落座与记录。19如会议记录者不熟悉人员，要准备座位表。20发送会议通知要求：重要会议应用书面通知，发出通知后要用电话确认。21如会议内容有变动应将信息及时通知相关人员。22召开会议前要拟定计划。23可利用会间对与会人员作调查。24会议结束要及时总结会议。25评估会议成效要客观。第二章 事务管理（100题）1.电话边放置笔和留言条。2.电话记录要齐全，关键内容要复述，3.接听电话要及时，在三声之内。4.要用规范的接听用语，先问候语，再自报姓名，后用告别语。5.会用电话重拔键。6.挂断电话要有告别词，接听方不能主动挂机。7.会使用电话答录机留言。8凡秘书着装要规范，穿职业套装。 9.坐姿要端正，不抬腿，不分叉腿。 10秘书接待来客要：抬头微笑，起立迎接，语言符合礼仪规范。 11.办公室通道不能有障碍物，如发现要及时处理，消防设备前不能堆放物品。 12办公室环境要保持整齐清洁，下班时要收拾好文件茶杯等物品，桌面柜架文件夹要摆放整齐。 13.销售部门不能采用全开放式办公布局。 14.注意发现安全隐患，如电源线裸露，开关损坏，门窗脱落，地板破裂等。 15.进领导办公室要敲门关门。 16.不应在背后评论领导人。 17.秘书上班时不能在办公室化装和吃食物。 18.办公室内不能吸烟。 19秘书要负责管理办公室饮水机，及时通知换桶装水。 20.操作复印机时要放下机盖才复印。 21传真机使用的记录纸要合规格。 22传真时要拆下原稿书钉。 23发送传真时当听到对力信号后才按起动键。 24传真完要检查机上输出的“正确”的确认。 25传真时不能用手拉动传真纸。 26计算机前的窗帘要拉好，避免阳光直射计算机屏幕或人的眼晴。 27碎纸机操作：有书钉的文件，湿纸塑料袋不能放入机。 28清洗机外壳时要切断电源。 29如接待客人时，将行李放置汽车尾箱前要征得客人同意。 30与客人交谈时不要涉及敏感话题和个人隐私。 31客人来访如领导不能接见时，秘书要为领导挡驾或代处理。 32. 接待客人时如处事不当应主动向客人道歉。 33. 秘书接待有预约的客人后应及时向上司通报。 34 上司同意后再引领客人去，不应让客人自已寻找。 35. 要根据来访者情况确定接待规格。 36. 接待客人要求：接站人员要恰当，如迎接时使用鲜花要适合。 37. 接待客人前要考察酒店环境，安排住宿适当。 38. 送别客人的时间一般不超过半小时。 39. 秘书应负责整理各方的名片，分行业分单位存放，重要客人名片要妥善保管。 40. 客人来访要作登记。 42 接客人名片要用双乎，接后阅读并表示欢迎。 43 接待客人时如需接电话，要向客人表示道歉。 44 让客人等待时要送上茶水报纸。 45 .公司需保密的文件资料（如客户名册、营销计划等不要放在桌面让他人看到，秘书离开时要锁好。 46. 掌握网络邮箱申请方法。 47. 掌握电脑密码设置方法，设置时不能为他人看见，如发现密码已暴露要及时更改， 48. 要有安全意识，办公室要设置灭火器。49离开办公室要检查电源开关和门窗关锁。 50. 上司批评下级，应事前调查核实情况，并讲清道理，不能粗暴。 51，有保密意识，保脸柜甩后要将钥匙拔下。 52. 新产品技术资料要保密，保密文件不能通过网络发送。 53. 不能将领导的意图、工作信息、电话、手机号码告诉他人。 54. 收到文件要登记，对文件资料要正确整理，分类。 55. 销毁文件要记录造册，并经领导批准。 56. 秘书执行工作计划要有阶段性检查。 57. 秘书在执行计划中要起督察作用。 58. 工作计划项目要全面，要明确承办人负责人，任务要分轻重缓急。 59. 掌握故情况记录表工伤情况报告表隐患记录处理表的区别，登记方法和填写要求。 60. 能确给团队下达任务，明确分工，注意反馈。 61.沟通中能运用换位思考，并有内部客户意识。 62.执行办公用品发放程序，专人管理，填写申清表，领导审批。 63.运用办公用品库存卡进行管理，库存达到最小库存量时要紧急订货。 64.电脑上的保密文件要及时关闭屏幕，避免失密。 65:日本人的风俗习惯：尊老重视男性敬重英语流利者。 fib日本人以鞠躬为见面礼。 67:日本以菊花为下室专用花卉，民间忌用。 68日本宴请喜用白酒。 69日本送礼要私下进行，重视包装，礼品不能送偶数，不能送梳子，喜欢文房四宝作礼 品。 70 印章要加锁保管。 71用印需填申请单，要负责人签名批准，要有用印登记。 72秘书要管好秘书与上司的工作日志，填写准确具体，如日程变动要及时修改。 73正确制订值班表，作好值班记录。 74. 执行交接班制度，值班不能迟到早退，新员工不能单独值班。 76. 要虚心接受客户批评，正确对待投诉，积极为客户解决困难。 77. 秘书上班要提前到岗，整理自己，上司的办公室及公共办公区。 78. 上班要检查电源，打开办公设备如电脑打印机复印机的电源。 79. 上班应检查当天工作日志，按项目顺序安排工作。 80. 办公中遇到不了解、不明确的事，要主动请示领导。 81. 介绍信应放在加锁的抽屉内，随用随开。 82. 不能开空白介绍信 83. 带存根的介绍信应盖骑缝章。 84. 储存重要录像信息应选用不可擦洗光盘。 85. 正确选择传递方式：会议通知用信件，不要用快递。 86合同可用快递，不要用传真。 87CI方案（图片）要用快递，不要用普通包裹邮寄。 88借款报销手续要正确，借用零用现金要填单。 89记帐凭证要附发票，有负责人签字。 90: 秘书保管现金应放置于加锁的抽屉中。 91有负责人（他人）亲启记号的邮件，除非领导（他人）授权，秘书不得拆封。92. 领导的邮件应及时呈送。 93. 拆封要用剪刀在封口平剪，不得手撕。 94. 要正确对待领导批评。95. 不要将矛盾上交给领导。96. 不要激化上下级矛盾。97. 秘书对工作中的错误要进行反思。98. 秘书要主动提出工作改进意见。99. 秘书与同事谈话中不能涉及未公布的领导决策。100. 秘书不能透露领导对某事、某人的看法。第三章文书拟写与处理（25题）文件页面印刷要合规格，标题、盖章、日期位置正确。2. 领导需作讲话，秘书要主动起草讲话稿3. 能使用图表正确描述信息。4. 借出档案应进行登记。5. 正确制订档案管理制度。6. 正确使用简报格式。7. 能区分请示报告文种，两者不能混用并用。8. 掌握审核文稿的正确程序。9. 对保密文件可使用密码进行管理、10. 正确制订工作日程表及工作安排。11及时记录领导指示。12. 文书格式要求：文末落款位置正确，盖章端正并骑年盖月、13. 文件柜中的文件夹应贴分类标签并摆放核齐。14. 从公司内部网发送通知要格式规范写明日期。15. 会议前要准备记录本、录音机及磁带，可以同时用手工记录和录音机记录两种方式。16. 行政公文成文日期要用汉字小写。17. 文书校对要注意版式规范、标题端正