合同管理办法.doc

合同管理办法第一章 总则第一条 为加强合同管理工作，保证依法签订、履行、变更和解除合同，及时解决合同纠纷，维护单位的合法权益，特制定本办法。第二条 本办法所称合同是指集团各单位之间及其与其他法人、组织、自然人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第三条 集团内各单位之间相互之间及对外签订合同，必须全面贯彻执行企业使用的相关法律法规，并遵守本办法。第二章合同管理机构、人员及其职责第四条 各单位必须重视合同管理工作，明确分管领导，成立合同管理小组，建立健全各级合同管理机构。第五条 集团公司企管部负责本单位合同的综合管理工作。第六条 集团公司及子公司签订合同较多的职能部门，须设合同管理员（可兼职），负责本部门合同的管理工作。第七条 合同管理部门的主要职责：（一）制定本单位合同管理实施办法，总结推广合同管理工作的经验；（二）参与本单位重大合同的论证、审查、谈判和签订工作，监督检查本单位和下属单位合同的履行；（三）处理本单位的合同纠纷，参与经济纠纷案件的调解、仲裁和诉讼活动；（四）建立合同管理台帐，负责各种合同管理报表的统计和综合分析，定期向上一级合同管理部门和本单位领导报告合同管理工作情况；（五）组织单位参加“重合同守信用”企业活动。第八条 职能部门合同管理员的基本职责是：（一）管理本部门的合同；（二）参与本部门合同的谈判、审查和签约；（三）建立合同统计台帐和合同档案，填报各种合同管理报表。各类工程合同、采购合同、联营合同等签订后，应及时向合同管理部门报送合同副本；（四）发生合同纠纷时，要整理材料，专题向合同管理部门报送。第九条 合同管理机构在本单位负责人领导下工作，并受上一级合同管理机构的指导。第十条 合同按部门进行分类管理。即经营部门负责建设工程类的合同、机运物资部负责机械设备及物资的采购租赁及销售方面的合同，财务部门负责银行借贷方面的合同，劳资部门负责劳务合同。第十一条 各子、分公司、各工程指挥部、集团公司有关职能部门应在年中和年末将（半）年经济合同统计台帐（附件一）、经济合同签订履行情况统计表（附件二），经济纠纷案件统计表（附件三）报集团公司企管部。报表填报要求客观、真实、准确。第三章 合同的审查第十二条 合同签订前，由合同承办部门牵头对合同的可行性评审，合同管路部门对合同的合法性进行评审。第十三条 合同审查 的程序主要有：（一）各部门合同承办人员首先对合同项目进行可行性调查，提出报告；（二）合同承办部门将可行性报告报送在履行该合同可能涉及的有关部门进行论证。有关部门对合同所涉及的业务进行研究，并提出合理化建议；（三）企管部对合同的合法性进行评审。第十四条 合同文书起草后，参加评审的部门分别填写经济合同审查登记表（附件四），承办部门报单位法定代表人（或授权代理人）审批。第十五条 各单位签订经济合同标的在20万元及以上的，必须经合同承办部门的合同管理员审查：标的额100万元及以上合同，必须经本单位合同管理机构审查。第四章合同的签订第十六条 签订合同应当遵守国家法律、法规和政策的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。第十七条 签订合同，除能及时清洁者外，应当采用书面形式。第十八条 签订合同应以单位名义进行。除双方法定代表人或法定代表人的委托代表人签字外，应加盖双方单位的合同专用章。第十九条 法定代表人委托代理人签订合同的，必须由法定代表人签发“法定代表人授权委托书”，并在委托书中明确委托代理的权限和期限，加盖本单位的公章。委托代理人代表单位签订合同，必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。第二十条 签订合同前，应与对方互换法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书及营业执照等有关文件。第二十一条 对资信不明的对方当事人应让其提供担保。对方提供的担保人，必须是能够承担相应经济责任、具备法人资格的经济实体；对方以资产抵押的，抵押物必须是抵押人的合法财产，并提供产权证明，按照规定办理相关手续。第二十二条 谈判过程中的新建和数据电文（包括电子邮件、电子数据交换、电报、电传等）要注意保管。如有不同意见，要立即回复对方。第二十三条 法人分支机构或职能部门对外签订经理合同，必须在企业章程规定的范围内并经法定代表人批准，以法人的名义进行。领取营业执照的分支机构，在其经营范围内可以分支机构的名义签订合同，但必须独立承担责任。第二十四条 各单位原则上不为他人提供合同担保。若需要为他人提供合同担保，必须在有利于自己单位利益的前提下，经过可行性研究，或让对方提供反担保后，并经相应审批程序后再签订担保合同。第二十五条 从严掌握将单位或公司承包租赁给个人的合同。此类合同要经过法定代表人审批，合同期限应缩短，并由个人抵押。第二十六条 禁止工程转包和违法分包。工程分包须经建设方（业主）书面同意，涉外和涉港澳采用FIDIC条款的项目中，经工地监理工程师书面同意。第二十七条 工程分包合同内容包括：工程概况、工期要求、质量标准、承包方式、工程造价、付款方式、安全规定、材料供应、技术资料交付时间，履约保证条款，双方责任、权利义务、违约责任及双方约定的其他事项。第二十八条 因履行合同的需要，必须使用成建的施工队伍、但又不符合工程分包条件时，只能将作业分包给具有劳务作业法定资质的劳务分包企业，并与该队伍签订劳务协作合同。第二十九条 劳务协作合同的主要内容包括：劳务协作的形式、劳务费的支付方式、劳务协作的工程范围、内容、数量、期限、工程质量和技术管理、施工安全责任、协作项目的验交及维护等。第三十条 法律规定必须经特定机关或部门审批登记后才能生效的合同应到有关机关或部门审批登记。第三十一条 合同依法签订后，合同正本交档案馆存档，合同承办部门保留一份副本，其余副本交企管办和施工现场，作为履行合同的依据。第三十二条 认真执行集团公司关于企业法人营业执照、非法人经济组织营业执照、建筑企业资质证书、印章、领导姓名章、法人授权委托书的管理使用有关规定，不得违反规定，随意使用上述证件，任意签订合同。第五章 合同的履行第三十三条 经济管理合同签订后，即产生法律效力，须严格履行，格守信誉。各项目部和公司只能部门应按合同条款安排工作，并及时检查履行情况，及时解决问题。建设工程合同由指挥部制定工程项目管理计划，负责合同的具体实施。第三十四条 要切实按合同做好验工计价工作，以此作为付款依据，要加强安全管理和质量管理，防止安全质量事故的发生。第三十五条 合同承办部门及指挥部合同管理员对已经生效的合同，要按项目编号登记、建立档案袋，全面收集该项目的合同正文、副本、标书、委托代理书、图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示、会议纪要等。合同履行完毕后，交本单位档案部门保管。合同承办部门、合同管理机构、指挥部及档案部门对合同及其相关附件，应作为企业的商业秘密妥善保存。借阅合同要登记，并经领导审批。第六章 合同的变更和解除第三十六条 当事人可依法变更合同。建设工程合同由指挥部负责对原始合同的补充、变更。补充、变更合同由现场主管部门与双方当事人沟通、确定，报现场第一管理者批准后，方能生效。补充、修正合同应上报给企管部。各单位发生需要变更合同的情况时，应书面通知对方，说明理由，并与对方达成变更合同协议。各单位在接到对方要求变更合同的通知时，应立即审查对方的理由是否正当；如果符合变更条件，同意变更的，应签订变更协议。因变更造成经济损失的，应向对方提出索赔。如果在签订合同时，工程图纸、预算尚不到位，工程量、和工程价款只是原则额规定，应在施工中及时签订补充或变更协议，并明确工程量和工程价款等事项。遇有不可抗力等影响合同履行时，应及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据，据此提出对方须承担的灾害损失费用。第三十七条 当事人可依法解除合同各单位发生需要解除合同的情况时，应书面通知对方，并达成解除合同的协议。各单位在接到对方解除合同的通知时，应立即审查解除合同的理由是否正当；如果因解除合同而损害了自身利益，应向对方提出书面索赔请求。索赔完毕，方能达成解除合同的协议。第三十八条 合同的变更、转让或解除，必须按法律规定的程序及本办法规定的合同审查签订程序办理。变更或解除合同时，须把变更或解除该合同的协议、修改文件等一并归入原合同。第七章 合同纠纷的解决第三十九条 发生合同纠纷后，签订合同的部门或经办人员应及时通报合同管理部门和主管领导，并积极参与纠纷处理。合同管理部门处理合同纠纷时，有关部门应给于协助。有关案件当事人和涉案单位要积极主动的妥善处理，协调配合办案，采取有效措施挽回可能导致的经济损失，不得相互推诿、推卸责任。第四十条 发生合同纠纷后，要先通过协商解决，协商达成一致意见的，应及时形成书面材料，并加盖双方单位公章。第四十一条 发生合同纠纷时，如协商解决不成，需经仲裁或诉讼解决的，统一有合同管理部门组织登记、审查和办理授权委托手续。第四十二条 集团公司所属单位发生经济纠纷，在诉讼过程中若要以集团公司的名义参加诉讼，须由该单位向集团公司写出书面申请，附案件情况说明，由集团公司企管部统一办理。该诉讼要由下属单位自行承担诉讼费、代理费等费用，承担案件判决、裁定、调解书的法定付款义务。如果由集团公司承担了付款责任，则由集团公司财务划转该款项。第四十三条 集团公司所属单位或个人对外签订合同、从事经营行为，在经营过程中，发生经济纠纷，致使集团公司成为诉讼当事人，并承担连带责任，给集团公司带来经济损失和声誉损失的，则要由该下属单位或个人承担判决（裁定或调解书）所规定的诉讼费、代理费等费用及支付对方前款的义务。第四十四条 集团公司内部的合同纠纷，集团公司与其他铁路施工企业之间的经济纠纷，可在自愿的基础上由双方的上级单位或双方同意的第三人主持调解，调节成功后应制作调解书。第八章 合同监督检查第四十五条 合同监督检查由合同管理部门组织实施，公司不定期对合同管理工作进行检查。第四十六条 合同监督检查的主要内容扩：合同管理制度的制定与落实情况；合同管理档案建立情况；合同的签订和履行情况；合同纠纷的处理情况；合同管理人员的教育培训情况。第四十七条 合同管理部门履行监督检查职责时，被检单位应当如实提供与检查事项有关的文件文件、资料、并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。第四十八条 根据检查情况，进行评审并提出相应处理意见或建议。第九章 奖励和奖惩第四十九条 对合同管理工作中涌现出的先进单位和个人应视不同情况予以通报表彰、物质奖励：（一）集团公司所属各单位在年度内经监督检查，被评为合同管理先进单位的，按合同分数及标的额进行物质奖励，对标的额100万元以上的合同，每份发给奖金1000元，奖金的分配比列为：负责合同管理的主管领导30%、主要管理人员30%、其他人员40%。（二）合同管理工作人员及其他合同管理配合人员尽职尽责，及时发现和制止违法、违约行为，防止经济纠纷发生；在处理经济纠纷中有突出贡献，使企业免受重大经济损失的；每年由所在单位视合同、案件标的额及避免或挽回经济损失金额的大小，给予一次性奖励。（三）其他应该予以奖励的。第五十条 有下列情形之一，按情节轻重分别给予处罚。（一）各单位不按要求报送合同管理报表，每缺报一次，罚责任人200元；缺报二次以上，通报批评并罚款。（二）以单位名义进行的经济活动应当签订书面合同而未签订，每发现一份，罚负责人1000元，由此造成经济损失的，按损失额的适当比列罚负责人，并按情节轻重给予相应的行政、党内处分。（三）法定代表人、分管领导、合同管理员及合同承办人员等，在签订、履行合同中疏于职守，造成经济损失，或违反法律规定导致