国有水利水电工程公司档案管理办法.doc

国有水利水电工程公司档案管理办法第一章 总则第一条 为了加强三峡分公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，使其更好地为公司在建工程和各项生产经营活动服务，根据中华人民共和国档案法和葛洲坝集团股份有限公司档案管理办法的相关规定，结合本公司实际，制定本办法。第二条 办法所称档案指我公司成立以来在工程建设、质量管理、设备仪器、物资采购、人事工资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的底图、图表、文字材料、图片、声像资料等不同形式的历史记录。第三条 各单位各部门配备的专、兼职档案管理工作人员，应明确岗位责任，实行岗位责任制，并保持档案工作人员的相对稳定。档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的专业知识和业务能力。第四条 公司档案工作实行分级负责、统一管理原则。第二章 管理机构与职责第五条 公司总经理办公室是公司档案工作的归口管理部门，其主要职责：1、贯彻执行国家及行业主管部门的有关法律、法规和方针政策，建立健全相应的档案管理制度和标准；2、统筹规划并负责公司机关档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；3、负责对各单位的档案工作进行监督、指导。第六条 分公司下属各单位档案室及相关部门的主要职责：1、执行国家、行业主管部门及公司档案管理的有关规定，并根据具体情况建立相应的管理制度；2、负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；3、指导本单位各部门文件材料的整理和归档工作；4、负责对本单位的档案工作进行指导、监督第七条 公司各单位、各部门及项目部根据管理办法定期或不定期将需归档文件交档案统一立卷归档，任何部门和个人不得自行留存。第八条 投资项目及承建施工项目的竣工资料管理工作，由项目负责人或项目技术负责人负总责，并指定专人负责收集、整理和归档及移交工作；第九条 各职能部门在各项管理工作中形成的文件材料由职能部门指定专人负责文件材料的收集、整理和归档及移交工作。第三章 文件材料的形成及归档第十条 归档的文件材料来源1、公司机关各职能部门形成的文件材料；2、外来的（包括上级、下级和同级）对本单位有一定保存价值的文件；3、以公司资质中标项目的竣工资料；4、派出（包括境外）机关应交的文件材料；5、参与投资的全资、控股、参股企业应向本单位交的文件材料；6、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。第十一条 档案归集范围及责任部门：1、党群工作：主要指党务、组织、宣传、纪检、工会、人武、共青团及相关学会、协会等工作中形成的文件材料。（总经理办公室） 2、行政管理：主要指行政事务、安全保卫、法律监察、审计工作、人事管理、教育工作、医疗卫生、后勤福利等项工作中形成的文件材料。（总经理办公室、社区管理部、人力资源部）3、经营管理：主要指企业改革、经营决策、计划与统计工作、投资项目管理、财务管理、资产管理、合同管理、物资管理、房地产清查、境外项目管理、基本建设和技术改造工作及招投标项目管理工作中形成的文件材料。（生产经营部、机电管理部、财务部、国际工程部、市场开发部） 4、生产技术管理：主要指质量安全管理、技术管理、环境保护、计量工作、标准化工作、金结机电技术、科技项目研究及工程技术攻关、防汛检测、质量管理档案和信息管理工作中形成的文件材料。（生产经营部、安全质量环保部、机电物资部、总经理办公室） 5、设备仪器：主要指设备仪器的购置、开箱验收、安装调试、使用、维护、改造和管理中形成的文件材料。（机电物资部） 6、会计工作：主要指会计凭证、帐簿、财务会计报告、及其它会计工作形成的文件材料。（财务部）7、职工档案管理：主要指职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历、鉴定、考核、职称与职务评聘、奖励与处分、工资、保险、福利待遇等文件材料。（人力资源部）8、科学技术研究：主要指科研项目的调研立项、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用、科技引进及测量、检测、试验技术中形成的文件材料。(科技管理部)9、企业荣誉及形象宣传档案：包括工程创优，科研成果评比奖及各种涉及公司对外宣传的影像宣传资料。（总经理办公室）10、其他对公司有保存价值的文件材料。第十二条 应归档文件材料的介质形式1、文件、图纸；2、存储电子文件的光盘、磁盘；3、录音带、录像带、照片、底片；4、实物（奖牌、奖杯、证书等）。第十三条 归档的文件材料应完整、准确、系统。文件材料整理符合现行的国家、地方、行业规范及公司的相关管理制度，按要求填写归档时间、保管期限、页数及分类号等相关内容。文件书写和载体材料应能耐久保存。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。第十四条 归档的时间1、文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；3、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；4、在建工程档案在项目完工后一年内归档，工程图纸、工程标书等项目文件材料应在项目工程交付使用后及时归档，周期长的可分阶段、单项归档；以公司或子、分公司资质中标以及有公司或子、分公司参与的联营体中标，对外承接的建筑施工项目竣工资料，应在项目竣工验收完成后一个月内，向相应层级的档案管理机构移交项目竣工资料。5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，统一集中管理。6、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；7、磁带、照片及底片、电子相册实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。第十五条 本单位主办项目，应保存一套完整的文件材料；本单位协办项目，在保存与自己承担任务有关的档案正本之外，应将副本或复制件送交主办单位保存。编制交接表，当一项资料由经办人交档案专管员归档时，应登记并双方签名。第十六条 凡单位或项目部撤销或终止的，档案处置工作应当由被撤销和终止的单位负责向接管其职能的单位移交；单位合并，档案处置工作由合并后的单位负责；单位分立，档案处置工作由分立后的单位协商办理。第十七条 档案室应根据需要编制档案总目录、分类目录和底图目录，以提高检索效果，实现档案资源共享，并在充分利用公司档案信息系统的基础上实现网上检索。第四章 档案管理第十八条 库房应具备良好的卫生环境，保持适当的温、湿度，并有防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。第十九条 凡是需要归档的文件材料，须填写移交清册一式二份，随归档的文件材料向档案部门移交，并办理移交手续。第二十条 档案室在档案利用工作中，必须遵守国家及集团公司有关保密规定，严格履行审批手续，建立完善的查借阅制度，防止档案材料的丢失和泄密。确因工作需要复印、翻印档案内容的，必须经过批准后方可实施。借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。第二十一条 调阅者不得发生涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换等损坏档案行为。第二十二条 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。第二十三条 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定档案保管期限的原则是：凡是反映本公司主要职能活动的，对本公司有长远利用价值的档案，应为永久保存；凡是反映本公司一般工作活动，在较长期内对本公司工作查考有利用价值的各种资料，为长期保存；凡是在较短时间内，对本公司有查考利用价值的资料，为短期保存。第二十四条 各级档案管理机构应定期对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，送鉴定小组审定并经公司主管领导批准后进行销毁。第二十五条 档案销毁的具体工作由总经理办公室承办。销毁档案时，要有两人鉴销；销毁完毕后，鉴销人要在销毁清册上签名盖章，销毁清册永久保存。第二十六条 凡单位撤销或终止的，档案处置工作应当由被撤销和终止的单位负责向接管其职能的单位移交；单位合并，档案处置工作由合并后的单位负责；单位分立，档案处置工作由分立后的单位协商办理第五章 奖励与处罚第二十七条 对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面做出突出成绩的部门和个人，由各单位给予表彰和奖励。第二十八条 承包施工项目的竣工资料档案的管理工作，必须纳入对项目部的经营责任制考核；项目部违反本办法规定，无正当理由不按时、完整地移交项目竣工资料档案的，不予进行责任制考核兑现；发生竣工资料档案损坏或遗失，给单位利益造成重大损失的，应追究相关责任人的责任。第二十九条 对不归档、涂改、抽换、丢失、损坏、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损