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1 ISO14001環境管理體系審核 NWInG工程標準處2005 08 2 目錄 第一部分環境管理體系審核基本理論第二部分環境管理體系內部審核介紹第三部分ISO14001標準審核要點第四部分練習 3 第一部分環境管理體系審核基本理論 4 爲獲得審核證據並對其進行客觀的評價 以確定滿足審核準則的程度所進行的系統的 獨立的並形成文件的過程 注1 內部審核 有時稱第一方審核 由組織自己或以組織的名義進行 用於管理評審和其他內部目的 可作爲組織自我合格聲明的基礎 在許多情況下 尤其在小型組織內 可以由與受審核活動無責任關係的人員進行 以證實獨立性 注2 外部審核包括通常所說的 第二方審核 和 第三方審核 第二方審核由組織的相關方 如顧客 或由其他人員以相關方的名義進行 第三方審核由外部獨立的審核組織進行 如那些對與GB T19001或GB T24001要求的符合性提供認證或註冊的機構 注3 當質量管理體系和環境管理體系被一起審核時 稱爲 結合審核 注4 當兩個或兩個以上審核組織合作 共同審核同一個受審核方時 這種情況稱爲 聯合審核 1 環境管理體系審核的基本術語 1 1審核audit 審核內容 符合性 適宜性 有效性 5 6 7 1 2審核準則auditcriteria 一組方針 程序或要求 注 審核準則是用於與審核證據進行比較的依據 1 環境管理體系審核的基本術語 8 與審核準則有關的並且能夠證實的記錄 事實陳述或其他資訊 注 審核證據可以是定性的或定量的 1 環境管理體系審核的基本術語 1 3審核證據auditevidence 9 將收集到的審核證據對照審核準則進行評價的結果 注 審核發現能表明符合或不符合審核準則 或指出改進的機會 1 環境管理體系審核的基本術語 1 4審核發現auditfindings 10 審核組考慮了審核目的和所有審核發現後得出的審核結果 1 環境管理體系審核的基本術語 1 5審核結論auditconclusion 11 要求審核的組織或人員 注 審核委託方可以是受審核方 也可以是依據法律或合同有權要求審核的任何其他組織 1 環境管理體系審核的基本術語 1 6審核委託方auditclient 12 被審核的組織 1 環境管理體系審核的基本術語 1 7受審核方auditee 13 有能力實施審核的人員 1 環境管理體系審核的基本術語 1 8審核員auditor 14 實施審核的一名或多名審核員 需要時 由技術專家提供支援 注1 指定審核組中的一名審核員爲審核組長 注2 審核組可包括實習審核員 1 環境管理體系審核的基本術語 1 9審核組auditteam 15 向審核組提供特定知識或技術的人員 注1 特定知識或技術是指與受審核的組織 過程或活動 或語言或文化有關的知識或技術 注2 在審核組中 技術專家不作爲審核員 1 環境管理體系審核的基本術語 1 10技術專家technicalexpert 16 針對特定時間段所策劃 並具有特定目的的一組 一次或多次 審核 注 審核方案包括策劃 組織和實施審核的所有必要的活動 1 環境管理體系審核的基本術語 1 11審核方案auditprogramme 17 對一次審核活動和安排的描述 1 環境管理體系審核的基本術語 1 12審核計劃auditplan 18 審核的內容和界限 注 審核範圍通常包括對實際位置 組織單元 活動和過程以及所覆蓋的時期的描述 1 環境管理體系審核的基本術語 1 13審核範圍auditscope 19 經證實的個人素質以及經證實的應用知識和技能的本領 1 環境管理體系審核的基本術語 1 14能力competence 20 審核的特徵在於其遵循若干原則 這些原則使審核成爲支援管理方針和控制的有效與可靠的工具 並爲組織提供可以改進其績效的資訊 遵循這些原則是得出相應和充分的審核結論的前提 也是審核員獨立工作時 在相似的情況下得出相似結論的前提 2 審核原則 21 a 道德行爲 職業的基礎對審核而言 誠信 正直 保守秘密和謹慎是最基本的 b 公正表達 真實 準確地報告的義務審核發現 審核結論和審核報告真實和準確地反映審核活動 報告在審核過程中遇到的重大障礙以及在審核組和受審核方之間沒有解決的分歧意見 c 職業素養 在審核中勤奮並具有判斷力審核員珍視他們所執行的任務的重要性以及審核委託方和其他相關方對自己的信任 具有必要的能力是一個重要的因素 2 審核原則 以下原則與審核員有關 22 d 獨立性 審核的公正性和審核結論的客觀性的基礎審核員獨立於受審核的活動 並且不帶偏見 沒有利益上的衝突 審核員在審核過程中保持客觀的心態 以保證審核發現和結論僅建立在審核證據的基礎上 e 基於證據的方法 在一個系統的審核過程中 得出可信的和可重現的審核結論的合理方法 審核證據是可證實的 由於審核是在有限的時間內並在有限的資源條件下進行的 因此審核證據是建立在可獲得的資訊樣本的基礎上 抽樣的合理性與審核結論的可信性密切相關 2 審核原則 以下原則與審核有關 並通過獨立性和系統性來明確 23 根據受審核組織的規模 性質和複雜程度 一個審核方案可以包括一次或多次審核 這些審核可以有不同的目的 也可包括聯合審核或結合審核 審核方案還包括對審核的類型和數目進行策劃和組織 以及在規定的時間框架內有效和高效地實施審核提供資源的所有必要的活動 一個組織可以制定一個或多個審核方案 組織的最高管理者應當對審核方案的管理進行授權 3 審核方案的管理 3 1總則 24 負責管理審核方案的人員應當 a 制定 實施 監視 評審與改進審核方案 b 識別並確保提供必要的資源 如果受審核的組織同時運行質量管理體系和環境管理體系 審核方案可包括結合審核 在這種情況下 應當特別關注審核組的能力 作爲各自審核方案的一部分 兩個或兩個以上審核組織可以進行合作 實施聯合審核 在這種情況下 應特別注意職責分工 附加資源的提供 審核組的能力以及適當的程序 並在審核開始之前就此達成一致意見 3 審核方案的管理 3 1總則 25 實用幫助 審核方案的示例審核方案的例子包括 a 覆蓋組織質量管理體系的當年的一系列的內部審核 b 在六個月內對關鍵産品的潛在供方的質量管理體系進行的第二方審核 c 在認證機構和委託方之間合同規定的時間周期內 由第三方認證 註冊機構對組織的環境管理體系進行的認證 註冊和監督審核 審核方案還包括爲實施審核方案中的審核進行適當的策劃 提供資源和制定程式 3 審核方案的管理 3 1總則 26 3 2 1審核方案的目的應當確定審核方案的目的以指導審核的策劃和實施 這些目的可基於以下考慮 a 管理的優先事項 b 商業意圖 c 管理體系要求 d 法律法規和合同的要求 e 供方評價的需要 f 顧客要求 g 其他相關方的需求 h 組織的風險 3 審核方案的管理 3 2審核方案的目的和內容 27 實用幫助 審核方案目的的示例審核方案目的的例子包括 a 滿足管理體系標準認證的要求 b 驗證與合同要求的符合性 c 獲得並保持對供方能力的信任 d 有助於管理體系的改進 3 審核方案的管理 3 2審核方案的目的和內容 28 3 2 2審核方案的內容審核方案的內容可以變化 並受被審核組織的規模 性質與複雜程度以及下列因素的影響 a 每次審核的範圍 目的和期限 b 審核的頻次 c 受審核活動的數量 重要性 複雜性 相似性和地點 d 標準 法律法規和合同的要求及其他審核準則 e 認可或認證 註冊的需要 f 以往的審核結論或以往的審核方案的評審結果 g 語言 文化和社會因數 h 相關方的關注點 i 組織或其運作的重大變化 3 審核方案的管理 3 2審核方案的目的和內容 29 3 3 1審核方案的職責管理審核方案的職責應當由基本瞭解審核原則 審核員能力和審核技術應用的一人或多人承擔 他們應當具有管理技能 瞭解與受審核活動相關的技術和業務 負責管理審核方案的人員應當 a 確定審核方案的目的和內容 b 確定職責和程序 並確保資源的提供 c 確保審核方案的實施 d 確保保持適當的審核方案記錄 e 監視 評審和改進審核方案 3 審核方案的管理 3 3審核方案的職責 資源和程式 30 3 3 2審核方案的資源識別審核方案所需資源時應當考慮 a 開發 實施 管理和改進審核活動所必要的財務資源 b 審核技術 c 實現並保持審核員能力以及改進審核員表現的過程 d 獲得適合具體審核方案目的有能力的審核員和技術專家 e 審核方案的內容 f 路途時間 食宿和其他審核所需要的 3 審核方案的管理 3 3審核方案的職責 資源和程式 31 3 3 3審核方案的程序審核方案的程序應當明確以下內容 a 審核的策劃和日程安排 b 確保審核員和審核組長的能力 c 選擇適當的審核組並分配其任務和職責 d 實施審核 e 適用時 實施審核後續活動 f 保持審核方案的記錄 g 監視審核方案的業績和有效性 h 向最高管理者報告審核方案的總體實現情況 對於較小的組織 上述活動可在一個程序中描述 3 審核方案的管理 3 3審核方案的職責 資源和程式 32 審核方案的實施應當明確以下方面 a 與相關方溝通審核方案 b 審核及其他與審核方案有關活動的協調和日程安排 c 建立和保持評價審核員及其持續專業發展的過程 d 確保審核組的選擇 e 向審核組提供必要的資源 f 確保按審核方案進行審核 g 確保審核活動記錄的控制 h 確保審核報告的評審和批准 並確保分發給審核委託方和其他特定方 i 適用時 確保審核後續活動 3 審核方案的管理 3 4審核方案的實施 33 應當保持記錄以證實審核方案的實施 包括 a 與每次審核有關的記錄 如 審核計劃 審核報告 不符合報告 糾正和預防措施的報告 適用時 審核後續活動的報告 b 審核方案評審的結果 c 與審核人員有關的記錄 覆蓋諸如以下方面 審核員能力和表現的評價 審核組的選擇 能力的保持和提高 記錄應當予以保存並以適宜的方式予以保管 3 審核方案的管理 3 5審核方案的記錄 34 應當監視審核方案的實施 並按適當的時間間隔進行評審 以評定其是否已達到目的 並識別改進的機會 結果應當向最高管理者報告 應當利用業績指標監視諸如以下特性 審核組實施審核計劃的能力 與審核方案和日程安排的符合性 審核委託方 受審核方和審核員的反饋 審核方案的評審應當考慮諸如以下內容 a 監視的結果和趨勢 b 與程序的符合性 c 相關方變化的需求和期望 d 審核方案的記錄 e 替代的或新的審核實踐 f 在相似情況下 審核組之間表現的一致性 審核方案評審的結果可以導致採取糾正和預防措施以及改進審核方案 3 審核方案的管理 3 6審核方案的監視和評審 35 4 審核活動 4 1總則 審核的啓動 4 2 指定審核組長 確定審核目的 範圍和準則 確定審核的可行性 選擇審核組 與受審核方建立初步聯繫 文件評審的實施 4 3 評審相關管理體系文件 包括記錄 並確定其針對審核準則的適宜性和充分性 現場審核的準備 4 4 編制審核計劃 審核組工作分配 準備工作文件 現場審核的實施 4 5 舉行首次會議 在審核中進行溝通 向導和觀察員的作用和職責 收集和驗證資訊 形成審核發現 準備審核結論 舉行末次會議 審核報告的編制 批准和分發 4 6 編制審核報告 批准和分發審核報告 審核的完成 4 7 審核後續活動的實施 4 8 36 4 2 2確定審核目的 範圍和準則在審核方案總體目的內 一次具體的審核應當基於形成文件的目的 範圍和準則 審核目的確定審核要完成的事項 可包括 a 確定受審核方管理體系或其一部分與審核準則的符合程度 b 評價管理體系確保滿足法律法規和合同要求的能力 c 評價管理體系實現規定目標的有效性 d 識別管理體系潛在的改進方面 審核範圍描述了審核的內容和界限 例如 實際位置 組織單元 受審核的活動和過程以及審核所覆蓋的時期 審核準則用作確定符合性的依據 可以包括所適用的方針 程序 標準 法律法規 管理體系要求 合同要求或行業規範 審核目的應當由審核委託方確定 審核範圍和準則應當由審核委託方和審核組長根據審核方案程序確定 審核目的 範圍和準則的任何變化應當征得原各方同意 當實施結合審核時 重要的是審核組長確保審核目的 範圍和準則適合於結合審核的性質 4 2審核的啓動 4 審核活動 37 4 2 3確定審核的可行性應當確定審核的可行性 同時考慮諸如下列因素的可獲得性 策劃審核所需的充分和適當的資訊 受審核方的充分合作 充分的時間和資源 當審核不可行時 應當在與受審核方協商後向審核委託方建議替代方案 4 2審核的啓動 4 審核活動 38 4 2 4選擇審核組當已明確審核可行時 應當選擇審核組 同時考慮實現審核目的所需的能力 當只有一名審核員時 審核員應承擔審核組長全部適用的職責 當決定審核組的規模和組成時 應當考慮下列因素 a 審核目的 範圍 準則以及預計的審核時間 b 是否結合審核或聯合審核 c 爲達到審核目的 審核組所需的整體能力 d 適用時 法律法規 合同和認證認可的要求 e 確保審核組獨立於受審核的活動並避免利益衝突 f 審核組成員與受審核方的有效協作能力以及審核組成員之間共同工作的能力 g 審核所用語言以及對受審核方社會和文化特點的理解 這些方面可以通過審核員自身的技能或技術專家的支援予以解決 4 2審核的啓動 4 審核活動 39 在現場審核前應當評審受審核方的文件 以確定文件所述的體系與審核準則的符合性 文件可包括管理體系的相關文件和記錄及以前的審核報告 評審應當考慮組織的規模 性質和複雜程度以及審核的目的和範圍 在有些情況下 如果不影響審核實施的有效性 文件評審可以推遲至現場審核開始 在其他情況下 爲獲得對可獲得資訊的適當瞭解 可以進行現場初訪 如果發現文件不使用 不充分 審核組長應當通知審核委託方和負責管理審核方案的人員以及受審核方 應當決定審核是否繼續進行或暫停直至有關文件的問題得到解決 4 3文件評審 4 審核活動 40 4 4 1編制審核計劃審核組長應當編制一份審核計劃 爲審核委託方 審核組和受審核方之間就審核的實施達成一致提供依據 審核計劃應當便於審核活動的日程安排和協調 審核計劃的詳細程度應當反映審核的範圍和複雜程度 例如對於初次審核和監督審核以及內部和外部審核 內容的詳細程度可以有所不同 審核計劃應當有充分的靈活性 以允許更改 例如隨著現場審核活動的進展 審核範圍的更改可能是必要的 審核計劃應當包括 a 審核目的 b 審核準則和引用文件 c 審核範圍 包括確定受審核的組織單元和職能的單元及過程 d 進行現場審核活動的日期和地點 e 現場審核活動預期的時間和期限 包括與受審核方管理層的會議及審核組會議 4 4現場審核的準備 4 審核活動 41 4 4 1編制審核計劃f 審核組成員和向導的作用和職責 g 向審核的關鍵區域配置適當的資源 適當時 審核計劃還應當包括 h 確定受審核方的代表 i 當審核工作和審核報吿所用語言與審核員和 或 受審核方的語言不同時 審核工作和審核報吿所用的語言 j 審核報告的主題 k 後勤安排 交通 現場設施等 l 保密事宜 m 審核後續活動 在現場審核活動開始前 審核計劃應當經審核委託方評審和接受 並提交給受審核方 受審核方的任何異議應當在審核組長 受審核方和審核委託方之間予以解決 任何經修改的審核計劃應當應單在繼續審核前征得各方的同意 4 4現場審核的準備 4 審核活動 42 4 4 2審核組工作分配審核組長應當與審核組協商 將具體的過程 職能 場所 區域或活動的審核職責分配給審核組每位成員 審核組工作的分配應當考慮審核員的獨立性和能力的需要 資源的有效利用以及審核員 實習審核員和技術專家的不同作用和職責 爲確保實現審核目的 可隨著審核的進展調整所分配的工作 4 4現場審核的準備 4 審核活動 43 4 4 3準備工作文件審核組成員應當評審與其所承擔的審核工作有關的資訊 並準備必要的工作文件 用於審核過程的參考和記錄 這些工作文件可以包括 檢查表和審核抽樣計劃 記錄資訊 例如 支援性證據 審核發現和會議的記錄 的表格 檢查表和表格的使用不應當限制審核活動的內容 審核活動的內容可隨著審核中收集資訊的結果而發生變化 工作文件 包括其使用後形成的記錄 應至少保存到審核結束 審核組成員在任何時候都應當妥善保管涉及保密或知識權資訊的工作文件 4 4現場審核的準備 4 審核活動 44 4 5 1舉行首次會議應當與受審核方管理層 或者 適當時 與受審核的職能或過程的負責人召開首次會議 首次會議的目的是 a 確認審核計劃 b 簡要介紹審核活動如何實施 c 確認溝通渠道 d 向受審方提供詢問的機會 4 5現場審核的實施 4 審核活動 45 4 5 2審核中的溝通根據審核的範圍和複雜程度 在審核中可能有必要對審核組內部以及審核組與受審核方之間的溝通作出正式安排 審核組應當定期討論以交換資訊 評定審核進展情況 以及需要時重新分派審核組成員的工作 在審核中 適當時 審核組長應當定期向受審核方和審核委託方通報審核進展及相關情況 在審核中收集的證據顯示有即將發生的和重大的風險 如安全 環境方面 可能時 應當立即報告受審核方 適當時向審核委託方報告 對於超出審核範圍之外的引起關注的問題 應當指出並向審核組長報告 可能時 向審核委託方和受審核方通報 當獲得的審核證據表明不能達到審核目的時 審核組長應當向審核委託方和受審核方報告理由以確定適當的措施 這樣的措施可以包括重新確認或修改審核計劃 改變審核目的 審核範圍或終止審核 4 5現場審核的實施 4 審核活動 46 4 5 3向導和觀察員的作用和職責向導和觀察員可以與審核組隨行 但不是審核組成員 不應當影響或干擾審核的實施 受審核方指派的向導應當協助審核組並且根據審核組長的要求行動 他們的職責可包括 a 建立聯繫並安排面談時間 b 安排對場所或組織的特定部分的訪問 c 確保審核組成員瞭解和遵守有關場所的安全規則和安全程序 d 代表受審核方對審核進行見證 e 在收集資訊的過程中 作出澄清或提供幫助 4 5現場審核的實施 4 審核活動 47 4 5 4資訊的收集和驗證在審核中 與審核目的 範圍和準則有關的資訊 包括與職能 活動和過程間介面有關的資訊 應當通過適當的抽樣進行收集並驗證 只有可證實的資訊方可作爲審核證據 審核證據應當予以記錄 審核證據基於可獲得的資訊樣本 因此 在審核中存在不確定因素 依據審核結論採取措施的人員應當意識到這種不確定性 收集資訊的方法包括 面談 對活動的觀察 文件評審 4 5現場審核的實施 4 審核活動 48 實用幫助 資訊源所選擇的資訊源可以根據審核的範圍和複雜程度而不同 可包括 a 與員工及其他人員的面談 b 對活動 周圍工作環境和條件的觀察 c 文件 例如 方針 目標 計劃 程序 標準 指導書 執照和許可證 規範 圖樣 合同和訂單 d 記錄 例如 檢驗記錄 會議紀要 審核報告 方案監視的記錄和測量結果 e 資料的匯總 分析和績效指標 f 受審核方抽樣方案的資訊 抽樣和測量程序控制程序的資訊 g 其他方面的報告 例如 顧客反饋 來自外部和供方等級的相關資訊 h 電腦資料庫和網站 4 5現場審核的實施 4 審核活動 4 5 4資訊的收集和驗證 49 實用幫助 面談面談是收集資訊的一個重要手段 應當在條件許可並以適合於被面談人的方式進行 但審核員應當考慮 a 面談人員應當來自審核範圍內實施活動或任務的適當的層次和職能 b 面談應當在被面談人正常工作時間和 可行時 正常工作地點進行 c 在面談前和面談過程中應當努力使被面談人放鬆 d 應當解釋面談和作記錄的原因 e 面談可通過請對方描述其工作開始 f 應當避免提出有傾向性答案的問題 如引導性提問 g 應當與對方總結和評審面談的結果 h 應當感謝對方的參與和合作 4 5現場審核的實施 4 審核活動 4 5 4資訊的收集和驗證 50 4 5 5形成審核發現應當對照審核準則評價審核證據以形成審核發現 審核發現能表明符合或不符合審核準則 當審核目的有規定時 審核發現能識別改進的機會 審核組應當根據需要在審核的適當階段共同評審審核發現 應當匯總與審核準則的符合情況 指明所審核的場所 職能或過程 如果審核計劃有規定 還應當記錄具體的符合的審核發現及其支援的審核證據 應當記錄不符合及其支援的審核證據 可以對不符合進行分級 應當與受審核方一起評審不符合 以確認審核證據的準確性 並使受審核方理解不符合 應當努力解決對審核證據和 或 審核發現有分歧的問題 並記錄尚未解決的問題 4 5現場審核的實施 4 審核活動 51 4 5 6準備審核結論在末次會議前 審核組應當討論以下內容 a 針對審核目的 評審審核發現以及在審核過程中所收集的其他適當資訊 b 考慮審核過程中固有的不確定因素 對審核結論達成一致 c 如果審核目的有規定 準備建議性的意見 d 如果審核計劃有規定 討論審核後續活動 4 5現場審核的實施 4 審核活動 52 實用幫助 審核結論審核結論可陳述諸如以下內容 a 管理體系與審核準則的符合程度 b 管理體系的有效實施 保持和改進 c 管理評審過程確保管理體系持續的適宜性 充分性 有效性和改進方面的能力 如果審核目的有規定 審核結論可能導致有關改進 商務關係 認證或註冊或未來審核活動的建議 4 5現場審核的實施 4 審核活動 4 5 6準備審核結論 53 4 5 6準備審核結論 4 5現場審核的實施 4 審核活動 實用幫助 審核結論審核結論可陳述諸如以下內容 a 管理體系與審核準則的符合程度 b 管理體系的有效實施 保持和改進 c 管理評審過程確保管理體系持續的適宜性 充分性 有效性和改進方面的能力 如果審核目的有規定 審核結論可能導致有關改進 商務關係 認證或註冊或未來審核活動的建議 54 4 5 7舉行末次會議末次會議應當由審核組長主持 並以受審核方能夠理解和認同的方式提出審核發現和結論 適當時 雙方就受審核方提出的糾正和預防措施計劃的時間表達成共識 參加末次會議的人員應當包括受審核方 也可包括審核委託方和其他方 必要時 審核組長應當告知受審核方在審核過程中遇到的可能降低審核結論可信程度的情況 在許多情況下 如在小型組織的內部審核中 末次會議可以只包括溝通審核發現和結論 對於其他審核 會議應當是正式的並保持記錄 包括出席人員的記錄 審核組和受審核方應當就有關審核發現和結論的不同意見進行討論 並盡可能予以解決 如果未能解決 應當記錄所有的意見 4 5現場審核的實施 4 審核活動 55 4 6 1審核報告的編制審核組長應當對審核報告的編制和內容負責 審核報告應當提供完整 準確和清晰的審核記錄 並包括或引用以下內容 a 審核目的 b 審核範圍 尤其是應當明確受審核的組織單元和職能的單元或過程以及審核所覆蓋的時期 c 明確審核委託方 d 明確審核組長和成員 e 現場審核活動實施的日期和地點 f 審核準則 g 審核發現 h 審核結論 4 6審核報告的編制 批准和分發 4 審核活動 56 4 審核活動 4 6 2審核報告的批准和分發審核報告應當在商定的時間期限內提交 如果不能完成 應當向審核委託方通報延誤的理由 並就新的提交日期達成一致 審核報告應當根據審核方案程式的規定注明日期 並經評審和批准 經批准的審核報告應當分發給審核委託方指定的接受者 審核報告屬審核委託方所有 審核組成員和審核報告的所有接受者都應當尊重並保持審核的保密性 4 6審核報告的編制 批准和分發 57 4 審核活動 當審核計劃中的所有活動已完成 並分發了經過批准的審核報告時 審核即告結束 審核的相關文件應當根據參與各方的協定 並按照審核方案程式 適用的法律法規和合同要求予以保存或銷毀 除非法律要求 審核組和負責審核方案管理的人員若沒有得到審核委託方和 適當時 受審核方明確批准 不應當向任何其他方泄露文件內容以及審核中獲得的其他資訊或審核報告 如果需要披露審核文件的內容 應當儘快通知審核委託方和受審核方 4 7審核的完成 58 4 審核活動 適用時 審核結論可以指出採取糾正 預防和改進措施的需要 此類措施通常由受審核方確定並在商定的期限內實施 不視爲審核的一部分 受審核方應當將這些措施的狀態告知審核委託方 應當對糾正措施的完成情況及有效性進行驗證 驗證可以是隨後審核活動的一部分 審核方案可規定由審核組成員進行審核後續活動 通過發揮審核組成員的專長實現增值 在這種情況下 應當注意在隨後審核活動中保持獨立性 4 8審核後續活動的實施 59 第二部分環境管理體系內部審核介紹 60 環境因素是環境管理體系的管理核心 目標和指標4 3 3 記錄4 5 3 監測4 5 1 環境因素4 3 1 環境管理方案4 3 4 資訊交流4 4 3 運行控制4 4 6 應急準備與回應4 4 7 61 法律法規是環境管理體系的基礎 環境方針4 3 1 目標指標4 3 3 文件控制4 4 5 檢測與測量4 5 1 培訓 意識和能力4 4 2 信息交流4 4 3 EMS審核4 5 4 管理評審4 6 法律與其他要求4 3 2 62 審核應覆蓋EMS的全部管理要素 審核應覆蓋EMS全部部門和職能 審核應覆蓋EMS所轄全部場所 審核應覆蓋EMS所涉及所有活動 產品和服務 抽樣審核 但每次應考慮側重點和全面性抽樣量和資源應對於外部審核 1 內部審核的范圍 63 每年1 2常規審核 發生特殊情況時 增加審核 A 重大環境問題發生 B 相關方重大抱怨 C 相關法規 方針 目標 組織架構等發生較大變化 D 新制程 新客戶 新材料等導入 E 第二 三方審核前 2 內部審核的頻率和時機 64 確定任務審核規劃現場審核編寫審核報告發出糾正措施跟蹤 3 EMS內部審核的步驟 65 4 內部審核和管理審查比較 66 參加ISO14001內審員資格培訓並考核合格 且參加實地審核一次以上者 方可單獨執行內部審核 從事審核工作不得中斷一年以上 否則應進行再訓練或資格認定 5 EMS內部審核員的資格 67 6 1EMS內審方式按部門審核按要素審核以環境因素為線索審核自上而下和自下而上的方式正向審核和逆向審核 6 現場審核 68 部門和要素審核 按要素審核優點 目標集中 更易體現與體系標準或文件的符合性缺點 效率較低 因此路線安排要合理 按部門審核優點 路線簡單 審核員少跑路 受審核部門負擔輕 審核效率高 對審核員要求較高缺點 容易遺漏某些要素 目標不夠集中 69 環境因素為主線 70 自上而下審核 環境主導部門 部門 車間 正向審核 文件要求 實施情況 環境考量面辨識 運行控制 71 6 2提問方式封閉式提問2 開放式提問3 澄清式提問6 3取証方式聽 看 查 測6 4做好觀察記錄 6 現場審核 開放式 答案需要說明 理解 可獲取較大的信息量 有時會浪費時間 封閉式 可用簡單的 是 或 否 回答 用以獲取專門的資訊 有主動權 但信息量小 澄清式 用以獲得更多的專門資訊或確認已獲的資訊 帶主觀導向 不能經常用 72 73 How What When Who Where Why 請出示 配合適當的封閉性問題得到更多的資訊避免被審核者有被審問的感受 提問技巧 74 記錄查證 隨機抽樣查證最近三年的記錄記錄保存情況其他相關記錄 工作日記 化品倉進出管制記錄 75 善於提問注意傾聽仔細觀察做好記錄善於追蹤驗證注意安全合理抽樣 2 12 現場查核技巧 76 77 隨機性 臨時抽樣 保證抽取樣本數量的充足 層次性 不同產品 設備 操作崗位記錄等分層抽取樣本 均衡性 在各部門抽取樣本要均衡 對各要素審核的時間及抽取樣本要合理 樣本的代表性 78 審核計劃的控制 審核活動的控制 受審核方各種態度的控制 科學 客觀 公正性的控制 與受審核方部門負責人確認審核發現 7 審核中應注意的事項 79 重要不符合 部分要素未控制 或要素的主要環境活動不受控或不能証實 次要不符合 EMS運行基本正常 各要素及活動健全 但執行中存在失誤 或個別員工差錯造成不符合 可以迅速得到糾正 觀察項 無証據表明是否符合要求 8 不符合項的判斷 80 體系出現系統性失效體系運行區域性失效造成嚴重的環境危害 或潛在嚴重有害的環境後果違反法律法規要求一般不符合項沒有按期糾正目標未實現 且沒有通過評審採取必要的措施 因其存在可能導致員工或財產的環境風險 或對試行標準相關條款未予充分考慮 或體系的嚴重崩潰 嚴重不符合項 81 與EMS標準要求輕微不符合違反EMS管理體系要求的孤立的 單獨的 事件就保證所審區域的體系有效性而言 是次要的問題 指可能出現職業安全衛生風險 或是試行標準的某個條款的缺乏或沒有執行而造成體系的不完善 輕微不符合項 82 觀察項 系統 程序有潛在的不恰當具有潛在的EMS風險 未構成不符合 但有成為不符合項的趨勢 或可以做得更好 83 不符合事項成立的條件 不符合事項 標準要求 違反事實 EMS標準條文EMS法規公司EMS作業標準相關方的要求 作業記錄訪談內容測試結果 84 必須以客觀事實為基礎 必須以審核準則為依據 對產生的不符合的原因進行分析 找出體系中的問題 審核小組內部討論 形成統一意見 與受審核方共同確認不符合項 審核結果控制 不符合項 85 不符合項事實描述 事實的準確觀察 判斷 在哪里發現 地點 發現了什麼 事實 為什麼不合格 原因 誰在場 職位 採用專業術語 正規 利於的改進 幫助 通常可使用 1 未見 之闡述2 提供不出 之證據或記錄3 條款X與Y不一致 86 不完整的描述 A 工作区域的测量设备有部仪表超出了校准日期 不符合ISO14001之4 5 1条 完整的描述 B 放在环保处的设备编号为EO17上的一部噪声测试仪已超过校准日期 表上标签注明校准有效期为6个月 现已超出两个月 不符合ISO14001之4 5 1条 87 不完整的描述 A 保卫处从来没有组织过消防演习 违反了文件和标准的要求 完整的描述 B 公司程序文件 应急准备和响应控制程序 4 5 6条规定 保全处每月应组织一次消防演习并记录 但查3个月来体系运行的记录资料 没有发现有关的记录 保全处处长证实从来没有进行过消防演习 不符合ISO14001 2004 88 范例 9 不符合項的記錄 89 第三部分ISO14001標準審核要點 90 最高管理者應確定本組織的環境方針 幷在界定環境管理體系範圍內 確保其 a 適合于組織活動 産品和服務的性質 規模和環境影響 b 包括對持續改進和污染預防的承諾 c 包括對遵守與其環境因素有關的適用法律法規要求和其他要求的承諾 d 提供建立和評審環境目標和指標的框架 e 形成文件 付諸實施 幷予以保持 f 傳達到所有爲組織工作或代表它工作的人員 g 可爲公衆所獲取 標準條款 4 2環境方針 91 審核要點 1 是否適合於公司的性質 規模與對環境影響 2 是否包含 三個承諾 3 是否由最高主管參與制定 批準 4 是否授權某人監督實施 5 是否傳達給所有為組織工作和代表組織工作的人員並採取某種形式使公眾獲取 6 是否對組織的目標和指標給予指導 7 環境政策是否進行審查並更新 92 標準條款 4 3 1環境因素 組織應建立 實施幷保持一個或多個程序 用來 a 識別其環境管理體系覆蓋範圍內的活動 産品和服務中能够控制或能够施加影響的環境因素 此時應考慮到已納入計劃的或新的開發 新的或修改的活動 産品和服務等因素 b 確定對環境具有 或可能具有重大影響的因素 即重要環境因素 組織應將這些信息形成文件幷及時更新 組織應確保在建立 實施和保持環境管理體系時 對重要環境因素加以考慮 93 是否保存環境因素識別的清單 組織識別環境因素的程序是否準確 能否滿足和適應現場的客觀存在 是否產生某些重大環境因素 是否具備評價新項目環境影響的程序 識別程序是否考慮供應商和合同方的問題 是否及時更新 是否考慮其三態 間接和直接等 審核要點 94 標準條款 4 3 2法律法規與其它要求 組織應建立 實施幷保持一個或多個程序 用來 a 識別適用于其活動 産品和服務中環境因素的法律法規和其他應遵守的要求 幷建立獲取這些要求的渠道 b 確定這些要求如何應用于組織的環境因素 組織應確保在建立 實施和保持環境管理體系時 對這些適用的法律法規和其他環境要求加以考慮 95 1 組織如何獲取和確定相關的法律 法規和其它要求 2 組織是否建立和保持適合於本組織的法律 法規和其它要求的程序 3 組織採取更新方法定期跟蹤法律 法規和其它要求的清單 4 組織如何向員工轉達法律 法規及其它要求方面的信息 5 組織是否建立了適合本組織特點的法律 法規和其它要求的清單 審核要點 96 標準條款 4 3 3目標 指標和方案 組織應針對其內部有關職能和層次 建立 實施幷保持形成文件的環境目標和指標 如可行 目標和指標應可測量 目標和指標應符合環境方針 包括對污染預防 持續改進和遵守適用的法律法規和其他要求的承諾 組織在建立和評審目標和指標時 應考慮法律法規和其他要求 以及自身的重要環境因素 此外 還應考慮可選的技術方案 財務 運行和經營要求 以及相關方的觀點 組織應制定 實施幷保持一個或多個用於實現其目標和指標的方案 其中應包括 a 規定組織內各有關職能和層次實現環境目標和指標的職責 b 實現目標和指標的方法和時間表 97 環境目標和指標如何體現環境方針 是否考慮了該組織相關重大環境因素 制定的目標和指標是否層層分解 負有責任的員工是怎樣將職責納入實施活動的 相關方的觀點在制定目標和指標時 時如何考慮的 所有的目標和指標是否盡可能設置了具體的可測量的參數 如何評審和修訂目標和指標 以反映組織所期望的環境行為的改進 組織是否有一明確的實現環境目標和指標的環境管理方案 組織制定其環境管理方案的依據是什麼 環境管理方案是否對有關責任人員和部門的任務和職責進行明確的界定 環境管理方案安排過程是否涉及多所有責任方 環境管理方案有無闡述資源 職責 時間安排和優先次序 環境管理方案是否適應環境方針和總體策劃活動 是否有制度對環境管理方案加以監控和修訂 審核要點 98 標準條款 4 4 1資源 作用 職責和權限 管理者應確保爲環境管理體系的建立 實施 保持和改進提供必要的資源 資源包括人力資源和專項技能 組織的基礎設施 以及技術和財力資源 爲便于環境管理工作的有效開展 應當對作用 職責和權限作出明確規定 形成文件 幷予以傳達 組織的最高管理者應任命專門的管理者代表 無論他 們 是否還負有其他方面的責任 應明確規定其作用 職責和權限 以便 a 確保按照本標準的要求建立 實施和保持環境管理體系 b 向最高管理者報告環境管理體系的運行情况以供評審 幷提出改進建議 99 最高管理者是否賦予環境管理者代表充分的職權和提供必備的資源 管理者代表是否明確並理解其職責和權限 其它與環境有關的管理 執行工作的人員職責和義務是否明確 是否予以規定並形成文件 組織是否為環境處理設施和新項目的開發 配置能實現其目標 指標所必需的人力 技術和資源 審核要點 100 標準條款 4 4 2能力 培訓和意識 組織應確保所有爲它 或代表它從事被確定的可能具有重大環境影響的工作的人員 都具備相應的能力 該能力基于必要的教育 培訓 或經歷 組織應保存相關的記錄 組織應確定與其環境因素和環境管理體系有關的培訓需求幷提供培訓 或采取其他措施來滿足這些需求 應保存相關的記錄 組織應建立 實施幷保持一個或多個程序 使爲它或代表它工作的人員都意識到 a 符合環境方針與程序和符合環境管理體系要求的重要性 b 他們工作中的重要環境因素和實際的或潜在的環境影響 以及個人工作的改進所能帶來的環境效益 c 他們在實現環境管理體系要求方面的作用與職責 d 偏離規定的運行程序的潜在後果 101 組織中可能產生重大環境影響的崗位有那些 這些人員是否都經過培訓 培訓記錄是否妥善保存 組織中各層次人員如何確定其環境培訓需求 員工對環境重要性的理解 接受和共識程序如何 組織合同方有那些 對他們是否有培訓要求 培訓活動和效果是否進行了跟蹤檢查和記錄 組織的各層次管理是否具備的知識和技能 審核要點 102 標準條款 4 4 3信息交流 組織應建立 實施幷保持一個或多個程序 用于有關其環境因素和環境管理體系的 a 組織內部各層次和職能間的信息交流 b 與外部相關方聯絡的接收 形成文件和回應 組織應决定是否與外界交流它的重要環境因素 幷將其决定形成文件 如决定進行外部交流 就應規定交流的方式幷予以實施 103 組織內員工以什麼方式或渠道了解組織的環境信息 組織內員工是否充分了解環境狀況的改進情況 是否有接受和答復員工關心問題的程序和制度 是否有接受和答復相關方關心的問題的程序和制度 組織以什麼方式將環境管理體系審核和評審的結果傳達給組織的所有有關人員 是否有收集和公布各界對環境保護意見和看法的制度 如決定進行外部交流 是否建立外部交流的方法 審核要點 104 標準條款 4 4 4文件 環境管理體系文件應包括 a 環境方針 目標和指標 b 對環境管理體系的覆蓋範圍的描述 c 對環境管理體系主要要素及其相互作用的描述 以及相關文件的查詢途徑 d 本標準要求的文件 包括記錄 e 組織爲確保對涉及重要環境因素的過程進行有效策劃 運行和控制所需的文件 包括記錄 105 組織是否有文件化的環境管理體系或文件清單 組織環境管理體系程序是否確定 形成文件 傳達並予以實施 組織是否有建立和保持環境體系文件的過程 環境管理體系文件是否與先行管理文件結合 員工如何獲取與其工作所需環境管理體系文件 組織的關鍵活動和作業是否有污染控制程序 組織各層次文件接口是否良好 是否相互支撐 文件的一致性如何 審核要點 106 標準條款 4 4 5文件控制 應對本標準和環境管理體系所要求的文件進行控制 記錄是一種特殊的文件 應按照4 5 4的要求進行控制 組織應建立 實施幷保持一個或多個程序 以規定 a 在文件發布前進行審批 以確保其充分性和適宜性 b 必要時對文件進行評審和更新 幷重新審批 c 確保對文件的更改和現行修訂狀態做出標識 d 確保在使用處能得到適用文件的有關版本 e 確保文件字迹清楚 易於識別 f 確保對策劃和運行環境管理體系所需的外部文件做出標識 幷對其發放予以控制 g 防止對過期文件的非預期使用 如須將其保留 要做出適當的標識 107 組織是否制訂兵保持控制文件的文件化程序 是否對與環境信息要求有關的文件包括相關方的資料都實施了控制 是否對體系運行的各個重要場所 都能及時得到相應文件的現行版本 不論出於什麼原因而保留的已作廢文件 是否都進行了適當的標識和管理 文件的收發 復制 歸檔是否都有編號 有責任人員簽字 文件更改 修訂是否有原審批部門審批 文件發布前是否由授權人員審批其適用性 文件修訂時 是否制訂了相應記錄和更改清單或一覽表 審核要點 108 標準條款 4 4 6運行控制 組織應根據其方針 目標和指標 識別和策劃與所確定的重要環境因素相關的運行 以確保其通過下列方式在規定的條件下進行 a 建立 實施幷保持一個或多個形成文件的程序 以控制因缺乏程序文件而導致偏離環境方針 目標和指標的情况 b 在程序中規定運行準則 c 對于組織使用的産品和服務中所確定的重要環境因素 應建立 實施幷保持程序 幷將適用的程序和要求通報供方及合同方 109 在與重大環境因素有關的運行場所 是否確定和制定了文件化程序 這些文件程序中是否詳細規定了運行標準 使用設備和應達到的規范要求 是否對在用的環保處理設備進行正常有效的維護保養 有無各關鍵崗位具體操作的運行標準 用何種方式表示 審核要點 110 標準條款 4 4 7應急準備與響應 組織應建立 實施幷保持一個或多個程序 用于識別可能對環境造成影響的潜在的緊急情况和事故 幷規定響應措施 組織應對實際發生的緊急情况和事故做出響應 幷預防或减少隨之產生的有害環境影響 組織應定期評審其應急準備和響應程序 必要時對其進行修訂 特別是在事故或緊急情况發生後 可行時 組織還應定期試驗上述程序 111 組織對處理以外事件有無制定相關的程序 包括應急反映和事後處理 修訂程序 組織對這些程序運行的有效性有無定期的驗証 包括設備 檢測儀器 消防器材等 對環境事故可能導致的環境影響和後果是否有所考慮 組織有無分析導致意外事件的原因 如異常作業 操作人員缺乏培訓等 組織有無相應的記錄要求 組織是否有消防 環境規劃 安全與健康部門相互的行動計劃 事故發生後 人員職責 內外部的聯絡計劃是否可行 審核要點 112 標準條款 4 5 1監測和測量 組織應建立 實施幷保持一個或多個程序 對可能具有重大環境影響的運行的關鍵特性進行例行監測和測量 程序中應規定將監測環境績效 適用的運行控制 目標和指標符合情况的信息形成文件 組織應確保所使用的監測和測量設備經過校準和檢驗 幷予以妥善維護 且應保存相關的記錄 113 對重大環境因素的控制和運行是否進行了定期監測和測量 組織是否建立了文件化的監測和測量程序 對監測和測量方法的使用 儀器及其校準狀態等有無具體規定和記錄要求 與組織的目標 指標相聯系的特定的環境行為參數是怎樣設置的 有無對相關法律和其它要求的符合性進行定期平價的制度 審核要點 114 4 5 2 1爲了履行遵守法律法規要求的承諾 組織應建立 實施幷保持一個或多個程序 以定期評價對適用法律法規的遵循情况 組織應保存對上述定期評價結果的記錄 4 5 2 2組織應評價對其他要求的遵循情况 還可以和4 5 2 1中所要求的評價一起進行 也可以另外制定程序 分別進行評價 組織應保存對上述定期評價結果的記錄 標準條款 4 5 2合規性評價 115 合規性評價之文件程序是否有建立 與重大環境因素相關的法律法規的評價是否全面 評價的方法是否建立 評價的頻率是否建立 是否有按已規定的頻率實施 對其他要求的評價是否定期實施 合規性評價是否有記錄保存 審核要點 116 標準條款 4 5 3不符合 糾正與預防措施 組織應建立 實施幷保持一個或多個程序 用來處理實際或潜在的不符合 采取糾正措施和預防措施 程序中應規定以下方面的要求 a 識別和糾正不符合 幷采取措施减少所造成的環境影響 b 對不符合進行調查 確定其産生原因 幷采取措施以避免再度發生 c 評價采取措施以預防不符合的需求 實施所制定