广宣促销物资管理办法.doc

广宣促销物资管理办法为了加强广宣物料管理，合理利用有限资源，扩大宣传效果，提升品牌形象，促进销售增量，结合现阶段广宣物料管理的实际情况，特制定本办法。1 本办法适用范围重庆轰轰烈摩托车销售有限公司全体驻外营销人员及轰轰烈代理商。2 计划管理2.1 广宣物料计划管理。每季度第一个月上旬，驻外营销人员征询代理商意见，代理商结合自身安排的促销活动计划，编制下一季度广宣物料需求计划报营销管理部审核，总经理批准。营销管理部汇总代理商需求计划，编制下一季度广宣物料制作计划，报总经理审批后交市场推广部审核制作。2.2 平面印刷品计划管理。每季度第一个月上旬，驻外营销人员征询代理商意见，代理商结合自身安排的促销活动计划，编制下一季度平面印刷品需求计划报营销管理部审核，总经理批准。营销管理部汇总代理商需求计划，编制下一季度平面印刷品制作计划，报总经理审批后交市场推广部审核制作。2.3 市场推广部根据公司促销活动总体安排和新品上市推介计划，编制季度或年度广宣物料和平面印刷品制作计划，报总经理批准后安排制作。营销管理部根据市场推广部提供的广宣物料或平面印刷品清单，结合代理商年度销售品种、销量及促销活动计划，分配代理商广宣物料或平面印刷品数量随车发运给代理商。3 广宣物料及平面印刷品制作合同管理3.1 市场推广部根据需求下达广宣物料或平面印刷品制作计划流程单，并明确工艺要求、制作质量、交货时间等要素，由后勤办统一发放标书，采用价格比较法方式进行招标制作。3.2 后勤办代表公司，按照市场推广部制作计划流程单要求与中标单位签订广宣物料或平面印刷品制作合同。3.3 制作公司在批量制作前，应提供样品交市场推广部评审，报总经理确认，市场推广部对总经理确认后的样品进行封样，并妥善保管样品，用于收货时作为验收标准的比对依据。3.4 该批广宣物料或平面印刷品合同制作完毕后，将合同和所有与合同有关的资料按批次装订成册保管备查。4 广宣物料或平面印刷品出入库及在库管理4.1 广告物料或平面印刷品的入库管理。4.1.1 广宣物料或平面印刷品入库。必须严格按照合同规定和封样标准验收，认真核查和清点品种、规格、质量和数量是否与合同规定一致，如遇与合同或样品要求不符的，或质量有问题的暂不予入库，市场推广部应及时协调，提出处理意见和措施，达成共识；如处理未果，应及时将处理意见和措施向主管领导或总经理报告，执行主管领导或总经理裁定意见。4.1.2 对验收合格的广宣物料或平面印刷品，应及时入库并妥善保管。入库时必须将物品以“大不压小，重不压轻”的原则，分类、分批次摆放整齐，便于出库和月底盘存。4.1.3 广宣物料或平面印刷品管理人员，必须建立电子台账和手工台帐，做好库房管理工作。4.2 广宣物料或平面印刷品的在库管理。4.2.1 库管人员做好入库物资的保管工作，防止物料受潮、变形和损坏，确保物料清洁无污。4.2.2 每月末库管人员对在库物资进行一次盘存，做到帐、卡、物相符，同时将盘存情况上报营销管理部备查。如库存帐与实存不相符时，库管人员应先查找原因，无果时，应立即向销售公司总经理汇报，说明情况经同意后，方能调账处理，使其帐物相符。4.3 广告物料或平面印刷品的出库管理。4.3.1 广宣物料或平面印刷品出库，必须见经主管领导签字确认后的出库单方可出库。库管人员凭出库单按“先进先出”原则发放，确保广宣资料的时效性，同时妥善保管出库依据，按时间顺序每月装订成册并妥善保管。5 广宣物资需求或分配制作发放工作流程见后附工作流程广宣物资制作工作流程单位名称销售公司流程名称广宣物资需求计划申报层 次代理商任务概要市场促销或产品推介单位需求单位营销管理部/PDM组推广部及相关部门领导及相关人员节点ABCD123456789101112YesNoYesNoYesNo代理商申请广宣物资发放工作流程单位名称销售公司流程名称广宣物资需求计划申报层 次代理商任务概要市场促销或产品推介单位代理商营销管理部售后服务部总经理节点ABCD12345678910NoYesYesNo公司统一分配广宣