档案资料管理办法.doc

档案资料管理办法 （HL-M037-01） 为规范监理站监理管理，确保监理数据管理有序，提高监理质量，对监理过程中形成的监理资料按本办法收集、整理。 1项目监理站成立后，为了便于日常管理、检索，监理人员应将监理资料进行分类管理，分类管理方法可根据需要自行规定或按如下规定执行。 1.1合同类 施工合同；委托监理合同；分包单位资格报审表及分包相关资料；与工程建设有关的其它合同文件。 1.2监理工作日志类 监理日志簿；监理文件；监理规划；监理实施细则；监理公司营业执照、资质等级证书（副本复印件）；监理工程师上岗证等；总监授权书；见证单位及见证人员授权书；关于更换监理工程师的通知；监理公司其它文件。 1.3监理通知及月（季、年）报类 监理工程师通知单；监理工程师通知回复单；监理工作联系单。监理月（季、年）报。 1.4进度控制 施工组织设计（方案）报审表及施工组织设计（方案）。工程进度计划（含周、月计划）；工程监理延期申请表；工程最终延期申请表；工程暂令；工程开工/复工报审。 1.5质量控制 1.5.1质量控制（验收资料） A检验批报验资料； B分项工程报验资料； C分部工程报验资料； D单位元工程有关资料。 1.5.2质量控制（隐蔽工程验收资料）； A隐蔽工程报验申请表及建筑物测理定位放线（复核）记录。 B基槽（坑）开挖验槽记录。 C隐蔽工程报验申请表及检验批、分项工程质量验收记录、技术复核单。 D职工工资工程报验申请及其它隐蔽工程质量验收记录。 E旁站监理记录表。 1.5.3质量控制（材料报验）； A工程材料/构配件/设备报审表质量证明文件。 1.5.4质量控制（见证取样及试验检验报告）； A见证取样单。 B施工单位试验资质、试验设备计量检定证明、试验人员资格证书。 C试验（检验）报告。 D质量缺陷与事故处理文件。 E当地质监建设、监理、勘测、设计、施工单位地基与基础、主体验收意见表。 F当地质监对工程竣工验收的有关资料。 1.6投资控制 工程款支付申请表及相关资料；工程计量单和工程款支付证书；索赔文件资料；竣工结算审核意见。 1.7会议记录类 会议记录：收发文登记；往来函件。 1.8设计文件 勘察设计文件；工程变更设计（均粘贴在设计说明页中）；图纸会审会议纪要。 1.9图纸类 施工图纸；变更设计图纸等。 2对于监理过程中由委托人或其它部门提供的文件、图纸等资料要进行收发登记、验证、标识。 2.1收发登记 收发文件、图纸时要登记，可在分类资料盒内放置目录表（可自行设计）进行登记。 2.2验证 收到文件资料、图纸时，需进行有效性验证。如委托人提供的文件、图纸等产品检验证，不适用、无效或遗失时，应将存在问题、总监意见及处理结果等内容填写委托人提供产品不适用或遗失报告。 2.3标识 在对产品有效性验证后，应对其标识，盖“受控”印章，并注明标识、标识日期。 分类管理资料盒也标识，可在资料盒上标明盒内资料分类。 如有变更，应在需要改部加盖“作废”印章。变更文件资料经验证为有效后，作标识并连同原件保存。施工图纸的变更，加盖“工程变更标识章”。 3监理过程中形成的各类文件在使用后要及时归还原位。项目监理资料管理制度 （HL-M038-01） 1目的 规范项目监理站编制工程监理文件（监理过程中形成的文件）及归档监理竣工资料（按有关规定规范归档有保存价值的各种形式的历史记录）内容、方法和要求，做到有序可控，追溯有据。本办法统称监理文件和监理竣工资料为监理资料。 2适用范围 委托方对监理资料整理和归档有书面特殊要求的，按委托方要求办法，除此之外： 2.1委托方对监理资料的整理和归档无指定要求，但有需移交监理资料要求的。 2.2委托方对监理资料的整理和归档无移交要求的。 3职责 3.1总工程师负责监理竣工资料的移交和销毁的审批。 3.2技术监理部负责本办法的编制、修改和归口管理。负责监理竣工资料的检查、审核。 3.3综合办公室负责监理竣工资料的接收、管理和销毁。 3.4项目总监负责组织监理文件的编制和监理竣工资料归档的管理。 3.5专业监理工程师、监理员参加监理文件的编制、收集、管理和监理竣工资料的整理。 4监理文件的编制和管理 4.1监理文件的内容必须完整、真实、准确、系统，符合建设工程监理规范（GB50319-2000）的规定。 4.2监理文件的份数确定 监理文件资料应按建设工程文件归档整理规范的规定内容整理三份，两份交竣工资料交委托人（其中一份由建设单位交市城建档案馆，委托人无此要求时可取消），一份竣工资料交综合办公室。可参看记录清单。 其它监理文件无指定份数，不要求归档，随工程完工可由项目监理站自行处理。 4.3在工程监理过程中，按预定的份数编制监理文件，注意收集有关归档的施工文件，并按建设工程监理规范或技术监理部的规定放置于平时立卷盒内，便于检索和查阅。监理文件要妥善保管，防止散失和损坏。 5监理竣工资料的归档的范围 5.1归档范围、排列顺序和保存期限应符合建设工程文件归档整理规范附录A的规定，可参看记录清单。未执行本规范的工程，组卷时允许以类似的监理文件和施工文件归档。如隐蔽工程记录、工程检查证可代替工程质量验收记录等。单项专业工程，对施工文件中符合本专业规定的工程质量验收记录，如铁路建设项目中的各种检查证归档。 5.2项目总监认为有必要归入档案的其它资料，如：监理站与承包人意见不一致但经委托人同意放行的资料，对材料提出特殊要求的资料，新材料、新技术、新工艺、新结构的有关检验资料，有关电子文件和声像档案等，都可列入归档交至综合办公室的资料内，合并称为“其它资料”，附在最后。 6监理资料的质量标准 6.1监理资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、双面复写纸、铅笔等。 6.2交综合办公室的监理竣工资料按长期和短期分别组卷，以利交接、保管和销毁。 6.3交综合办公室的监理资料应为原件。资料使用复印件时，加盖复印红色印章。 6.4监理资料文字材料应为A4幅面，不足的应进行粘/补贴。 6.5封面、封底和卷内目录宜采用铁道部或建设部统一印制的。监理资料的整理标准要符合建设工程文件归档整理规范。 7监理竣工资料的交接、保管与销毁 7.1填写工程监理文件/资料交接清单，不同的交接双方签字、盖章。移交委托方的交接单交综合办公室存盘，移交综合办公室的交接单交技术监理部留存考核。 7.2综合办公室应将监理竣工资料按时间或类别妥善放置，保证资料存放的适宜条件和有效合理的利用。电子文件以光盘形式保存。 7.3监理档案期限满后，综合办公室组织两个以上造册、签名、经总工程师批准后销毁。 顾客沟通及服务制度 （HL-M039-01） 1目的 通过对顾客的沟通、服务和满意程度调查，了解公司是否正确理解并满足顾客当前和未来的需求和期望，并根据顾客反馈改进质量管理体系，不断提高顾客的满意程度及忠诚度。 2范围 适用于公司顾客实施的沟通和服务。 3职责 3.1综合办公室负责与顾客的沟通、服务和满意程度调查，针对调查的结果及其它顾客反馈的信息进行综合分析，编制分析报告； 3.2管理者代表负责顾客满意度调查表或调查方案的批准； 3.3管理者代表负责组织相关部门根据满意度调查结果采取相应的改进措施。 4内容 4.1顾客沟通 4.1.1综合办公室就合同执行情况与顾客保持沟通，了解顾客的意见、需求及满意程度，沟通采用电话、走访、函件、会议等方式，需要时应保持相关记录。 4.1.2项目监理部及造价咨询部传递项目执行过程中顾客的需求，如因顾客的意见或要求需修改合同时，应与顾客商讨修改内容，并将修改结果及时传递到公司相关部门。 4.1.3项目监理部及造价咨询部在服务提供过程中顾客投诉及发生严重不合格时，与顾客进行沟通，并及时反馈到综合办公室，保存相应记录。 4.2服务回访 4.2.1综合办公室编制竣工项目台帐，并依据行业相关管理条例制订回访计划。竣工三年内的监理项目应每年须组织一次回访，以后可根据保修期限及工程实际情况再次组织工程回访；造价咨询项目应在顾客完成项目后组织一次回访。 4.2.2工程回访结束后，综合办公室要保存回访记录，回访采用走访、函件、会议、传真（电话）等方式。接到顾客投诉后，应填写顾客投诉单，及时组织相关人员对投诉内容进行核实，并上报领导，及进行处理。 4.3顾客满意度评价 4.3.1监理项目及造价咨询项目完工后，应调查顾客满意度；综合办公室应组织技术监理部设计“监理业务手册”、造价咨询部设计