会议管理办法.doc

会议管理办法第一章 总 则第一条 为提高公司会议质量和会议决策效率，实现会议管理规范化，更好地为公司生产经营服务，特制订本办法。第二条 本办法系指对公司范围内召开的所有经营管理会议。 第三条 公司召开的各类会议应本着“精减、实效、节俭、效率”的原则进行。第二章 会议种类第四条 公司的会议类型有：总裁办公会议、管理例会、生产经营会议、各类专题会议及全体员工大会等。 一、总裁办公会议： 1、主持人：总裁或授权副总裁主持。2、出席人员：总裁、副总裁、总监、总工、总裁助理等相关人员。3、列席人员：根据会议讨论的内容可通知相关人员列席会议，参与讨论有关议题，总裁认为有必要时，可以邀请公司董事、监事列席会议。4、会议研究内容：（1）公司重大问题的讨论、制定和决策。（2）需提交公司董事会决策的所有事项。（3）公司领导层或公司所属各单位 需提交总裁办公会研究的重要议题。（4）通报和协调公司投资、运营、建设、财务、管理等方面的信息和工作 (5) 重要的人事任免。（6）需要解决的其他问题。5、会议资料的提交：须于开会前二天将议题交行政人事部，由行政人事部负责提请总裁或授权总裁决定是否安排在总裁办公会上讨论。6、周期与时间：总裁办公会议初步拟定每月召开二次，时间为月初或月中，总裁认为有必要也可临时召开。一般不超过每周一次。7、会议通知、记录：总裁办公会议由董事长秘书或行政人事部人员负责通知、记录，会后形成会议纪要。8、会议资料的管理：总裁办公会议记录作为公司档案由公司档案室永久保存，出席会议的人员有权要求在记录上对其在会议上的发言做出说明性记载。9、会议督办：总裁办或行政人事部负责对会议形成的决议予以落实并督办。二、管理例会管理例会分为：公司管理例会、分管领导管理例会及部门管理例会（一）公司管理例会：1、主持人：由总裁或由总裁授权的副总裁组织召开并主持。2、出席人员：公司高管层和各部门负责人出席会议。3、周期与时间：每月月初召开一次，必要时也可临时召开。4、会议研究内容：（1）贯彻落实公司董事会、总裁办公办研究内容。（2）编制并决定年度、季度、月度工作计划内容。（3）听取各部门情况汇报，研究解决办法。（4）总结、通报各项工作落实情况。（5）其他需解决问题。5、会议资料提交：各单位须于每月25日前将当月工作总结和下月工作计划上报各主管部门，经各分管领导审阅后转发至行政人事部留档。拟将在公司管理例会上讨论相关议题的资料，由行政人事部负责于开会前二天提交给相关领导。6、会议通知、记录、整理：公司管理例会由总裁办公室或行政人事部负责通知、记录，会后形成会议纪要。7、会议督办：由公司行政人事部负责督办，公司运管部负责对各项目公司督办。（二）分管领导工作例会1、主持人：分管领导。2、出席人员：所属部门负责人（或其他成员）。3、周期与时间：每半个月组织召开一次。4、会议内容：贯彻落实公司各项决议和决策；所属部门汇报本部门工作总结、工作安排并提出尚未解决的问题及如何解决；公司重大情况通报，布置所属各部门近期主要工作等。5、会议应指定专人做好会议记录，会后形成会议纪要，并报行政人事部存档备案。（三） 部门管理例会1、主持人：部门负责人。2、出席人员：本部门所有人员。3、周期：每周一次，周一上午（或下午）举行。4、会议内容：各部门上周工作汇报，本周工作安排；部门间工作协调；公司情况通报 5、会议应指定专人做好会议记录，会后形成会议纪要，并报行政人事部存档备案。三、生产经营会议1、主持人：由总裁或由总裁授权的副总裁组织召开并主持。2、出席人员：公司高管层、各部门负责人、各项目公司负责人出席会议。3、周期与时间：每季度末下月中旬召开一次，必要时也可临时召开。4、会议主要内容是听取各项目公司季度内的生产经营情况，集中解决存在的问题；制定下季度生产经营目标，明确工作任务；听取主管部门对生产经营工作的汇报，明确各职能部门对于生产经营工作的协调和支持等；通报各部门，各项目公司季度考核情况等。5、会议资料提交：在季度末下一个月2日前提交各主管部门，经各分管领导审阅后，提前7日转发给行政人事部。6、公司生产经营会议由董事长秘书或行政人事部负责通知、记录，会后形成会议纪要。四、各类专题会议：根据工作需要可以由承办单位或行政人事部组织各类专题会议，如技术交流会、新闻发布会、项目评审会等。会议组织部门应提前做好会议方案和议程，并将议题及会议资料提前分发给参会人员并做好会议记录。 五、全体员工大会：公司庆典、新年动员、年终总结、表彰等视具体情况组织召开。1、主持人：副总裁2、出席人员：集团公司本部全体人员，各子公司、控股公司经营班子成员，参股公司主要经营管理人员；先进集体代表，先进员工等。3、周期与时间：每年第一季度，一般一年一次，必要时也可临时召开。4、会议主要内容:公司上一年生产、经营、管理情况通报各项目公司、部门上一年度考核情况通报年度工作思路、新年工作安排公司战略思路及管理大纲讨论职工关心的切身利益问题与项目公司、集团各部门签订年度目标责任书与公司前景有关的合理化建议娱乐、会餐、颁奖第四章 会议程序第五条 会议申请：通过口头或书面形式提出会议申请。第六条 议题确认：在会前应明确会议主题，明确会议需要解决的问题。会议议题经董事长秘书（行政人事部）或会议组织部门汇总后经主管领导确认后提交至会议讨论决议。第七条 会场及会议资料的准备：会议承办人及时准备会议场所、必要时需进行会场布置、设备调试及会议文件资料的准备。第八条 会议通知由董事长秘书或行政人事部负责。第九条 对各类专业会议及其它重要会议，承办人应提出会议方案，在方案批准后方可执行。会议方案的内容包括：（1）会议名称；（2）会议宗旨和目标；（3）会议议项；（4）会议时间；（5）会议地点；（6）会议议程；（7）会议主持人；（8）会议记录人；（9）出席人员(名单)；（10）会议财务(支出收入)预算；（11）接待工作说明；（12）(可能)存在的问题、解决方案及要求；第十 条 做好会议记录。记录方式主要是速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。第十一条 会议结束后，根据需要整理出会议纪要，重要会议纪要应经与会人员会签后，分发至各承办单位和个人，并由行政人事部监督执行。第五章 会议纪律 第十二条 会议必须准时召开，并做好签到，无特殊理由不得提前或推迟。出席会议的人员要树立时间观念，不准迟到或无故中途离会，对无故缺席或迟到人员，列入公司考勤记录和绩效考核，严重的可给予通报批评。出席会议人员因故不能参加会议须向会议主持人提前请假。第十三条 提高会议质量，严肃会场纪律，不得私下说话、议论，不随意打断别人发言，必要时可传递纸条或举手提出疑问。第十四条 会议期间与会人员请关闭手机或将手机设置到振动（静音）状态，一般应暂停使用手机、电话等,特殊情况须至会场外联络。 第十五条 与会者须按规定保守会议秘密。第十六条 加强会议决议的监督跟踪工作。对各类会议上做出的决议，