浅议档案的现代化管理.doc

浅议档案的现代化管理内容摘要：众所周知，档案管理在社会发展、机关企事业单位的管理、人才的利用等方面起到了十分重要的作用。但随着社会的发展，我们对档案管理工作也提出了新的更高的要求，档案管理工作的现代化就是档案管理发展的必然趋势。本文就从档案管理的现状说起，针对档案的现代化管理的涵义、意义和举措进行了浅析，论证了档案管理现代化势在必行。关键词：档案管理 现代化 标准化正文：档案管理，是指档案部门直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，这是档案事业最基本的组成部分。档案管理在社会发展、机关企事业单位的管理、人才的利用等方面起到了十分重要的作用，但随着社会的发展，我们对档案管理工作也提出了新的更高的要求，档案管理工作的现代化就是档案管理发展的必然趋势。档案管理工作是一个十分严肃的工作，它是一个单位历史足迹的见证，只有坚持与时俱进，科学、规范管理档案好本单位的档案，才能为单位的建设发展服务，更好的适应新形势的需要。一、档案管理工作的现状：1、对档案管理工作的认识不够深刻社会的发展给档案管理工作提出了新的更高的要求，但在对档案管理工作中普遍存在一种错误的认识，即认为档案管理工作是可有可无，或轻或重，无足轻重的工作，这充分表现出一部分人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作的重要性是不言而喻，对机关企事业单位的管理制度、人才利用、经济效益的提高和健康发展起着至关重要的作用。所以，我们只有坚持与时俱进，创新思维，创新意识，才能适应新形势的需要，提升档案管理的层次，合理开发利用档案功能，实现档案管理工作的价值超越，开创档案管理工作的新局面，更好的为经济建设发展和社会进步服务。2、档案管理制度仍不够完善虽然现在档案管理工作较以前有了很大的提高，但档案管理工作的随意性仍然时常在工作中出现，就档案管理制度而言，仍需进行不断完善，对于总的档案制度以及具体的管理办法应该进行标准化、现代化、规范化调整。3、档案标准化程度低进行现代化档案管理, 档案工作标准化是必要条件之一, 是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20 世纪80 年代开始的, 国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件, 使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性, 我国档案管理体系亦比较复杂, 分散管理是其突出特点。由于历史的原因, 档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备, 机型五花八门, 水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准, 功能单一、标准化水平低、数据不完整, 致使大多数档案无主题标引, 共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准, 档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去, 势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程, 造成大量低水平的重复建设, 令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。4、档案管理人员的素质有待提高现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平, 较高的文化素质和现代管理技术, 精通档案业务, 能科学地制定政策和档案事业的发展规划, 有较强的组织协调能力和决策能力, 在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低, 缺乏掌握现代化技术的高级管理人才, 特别是既懂档案管理和现代化科学技术, 又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高, 直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广, 无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置, 档案管理人员个体素质偏低, 档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素, 而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。二、档案现代化管理的涵义：档案现代化管理是以系统论等现代管理科学为指导, 运用现代管理方法和手段, 采用先进的管理技术与设备, 充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性, 对档案管理的传统方式进行改革, 加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如: 利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等, 同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能, 可进行档案的鉴定工作, 利用缩微照相技术和对纸质载体的重要性，对档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点, 能及时、大量地提供档案信息, 提高了效率。电子文件作为新型的信息载体出现在档案领域, 将逐步替代传统的纸质档案载体已经成为一种必然趋势。档案管理现代化是科技发展的必然结果, 是社会发展和档案工作发展的必然，现在，计算机已经全面走向档案管理事业, 相关系统软件数量和品种众多, 都使利用电子计算机进行档案管理成为可能。档案管理实现计算机管理, 已经成为档案管理现代化的重要途径和手段, 具有速度快、系统性强、效率高、保存时间长、资源共享、便于检索和利用等优越性。档案现代化是一个动态的概念, 是变化发展的, 与动态的管理需求相适应、相统一。三、档案现代化管理的意义：档案管理工作对我国现代机关企事业单位的制度和健康发展起着至关重要的作用，特别是对一个单位的科学化管理、发展、进步会起到不可估量的作用。合理的利用档案就会节约人员、资金、降低成本，达到事半功倍的效果。所以，档案工作者必须立足现实，不断探索，勤于思考，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，努力摸索档案管理的科学方法，想方设法为本单位的实际工作服务，依照档案管理法的要求，逐步完善档案管理工作制度，增强忧患意识和历史责任感、使命感，激发对档案管理工作工作热情，不断创造出新的经济价值和社会效益，使档案管理工作随着社会的发展能够更加密切的适应形势需要，逐步走上科学化、规范化和法制化的道路。科学规范的管理档案也不仅是档案工作发展的需要，更重要的是可以为单位的决策者提供工作业绩和科学发展提供了第一手资料，进行科学分析制定长远规划发展前景的重要依据。同时根据档案资料，可以充分了解本单位的工作现状，存在问题，扬长避短，改进工作，对发展规划适当进行适当调整。特别是对企业里来说，可以为管理者和经营者的决策提供准确资料，为经营决策提供支持性证据，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实基础。在当前经营形势十分严峻的条件下，充分发现发挥档案管理工作的功能效应，扩大它的社会价值和效能，更新观念，创新意识，创新思维，勇敢探索，提高档案管理手段，全面、真实地反映单位整体发展状况则显得尤为重要。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位整体形象、促使企业在市场经济中发挥更大的竞争力具有重要意义。档案的现代化管理是新形势下时代的呼唤。以前档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案管理工作者的必然方向。四、档案管理现代化的重要举措：1、提高大家对档案管理的重要性认识，预防档案管理工作的的被边缘化。当今社会的发展速度已经远远超出了人们的思维定式，特别是计算机技术、信息技术的飞速发展更是突飞猛进，日新月异。档案工作作为一个传统性工作，其本身性质和特殊性使它的重要性被慢慢的淡化，普遍存在的一种错误认识是，认为档案管理工作可有可无，无足轻重，这足以说明有很多人对档案管理工作的重要性认识不足，相当一部分人认识模糊，存在一定的误区。加之有些档案管理工作人员，自身素质本身较低，对自身从事的档案管理工作没有高度重视，缺乏工作责任感和良好的职业道德，工作态度不认真，办事粗心大意，缺乏诚实严谨的敬业精神和高尚无私的奉献精神，工作敷衍了事，得过且过，业务知识、业务能力、科技知识远远不能适应形势的需要，所以，在档案管理工作中不能发挥积极作用。这种现象在一定程度上滋生蔓延到整个档案管理行业，是档案管理工作中的毒瘤，影响了档案工作前进的脚步，必须引起领导层的高度重视，彻底予以清除。只有不断改进档案管理模式，更新管理方法，才能预防档案意识的进一步弱化，阻止整个档案管理工作在社会发展进程中的边缘化危险。2、 提高档案管理的标准化程度，这是提高和优化档案管理工作的必要举措档案标准化是实现档案管理现代化的重要举措。在当前和今后一段时期，积极推行档案管理标准化应是各级档案管理部门的重点工作。对于国家和省级档案管理部门应制定和完善各项标准，使档案管理的各个环节都有标准可以遵循，并采取措施，积极推行档案管理标准化工作。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代, 档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范, 如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等, 都需要通过制定和建立各类档案管理标准, 形成档案管理标准体系, 只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现, 遵循标准, 推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性, 管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力, 不但涉及数据格式, 还将涉及运行环境等诸多因素, 本身就包含不止一项的复杂课题, 更应统一领导, 集中力量, 锲而不舍, 不断推进。现代化管理离不开现代化的设备，但有了现代化的设备，不掌握现代化设备的应用和应部分用开发技术，同样，也达不到现代化的目的。据统计，我国部分档案馆室，有着先进的计算机和设备，但却放置不用，就是最一般的计算机检索，也不能正常运用。可见，先进的设备还必须依靠先进的应用技术，尤其是要依靠掌握先进技术的人才。增强档案管理现代化意识, 管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识, 就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中, 档案管理工作人员要树立科学实践观, 依靠先进的科技手段, 前沿的管理方法, 切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念, 实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法, 使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。3、管理思想的科学化教育是档案管理的灵魂所在管理思想的科学化，既是指档案的基本理论思想的先进科学性，又指档案利用指导思想的先进科学性，档案工作的根本目的是通过档案利用取得最大的经济效益和社会效益。如果一味地追求经济效益或单位的经济效益，势必放松广泛的社会利用。这一问题涉及到许多传统观念的改变。档案工作是一门科学，要掌握档案的规律，以科学的精神办事，才能使档案工作较快地向现代化管理发展。5、 加快高素质人才的培养，为现代化的档案管理提供优秀的人才队伍实现档案管理现代化, 不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识, 还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质, 大力加强档案管理队伍建设, 从选拔优秀档案管理人才为起点, 把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训, 采用多种形式、实施全方位的培训, 优化档案现代化管理人员的知识结构, 培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中, 档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质, 还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训, 加快档案管理现代化的步伐, 促进档案事业的健康迅速发展。6、增加对档案管理工作的投入，这是档案现代化管理的物质保障基于档案工作的重要意义，我们要加强对档案的关心和投入。首先，关心和支持档案管理现代化工作, 投入大量资金和精力配置设备, 培养人才, 把档案现代化管理纳入单位的工作计划, 作为单位工作中要达标的+内容对其进行考核。其次，各级领导, 尤其是主管档案工作的领导, 应定期听取档案工作汇报, 了解档案工作现状, 帮助解决工作中实际存在的困难和问题, 从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。再次，领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作, 发挥各自优势, 弥补档案现代化管理上的差异, 从而提高档案的现代化管理工作。第四，档案工作经费做到年初有预算安排, 特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障, 要有专项预算。最后，各单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案室, 购置必备的档案柜, 搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施, 有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备, 进一步提高档案