印章管理办法V20.doc

印章管理办法文档修订记录：完成日期文件状态版本号简要说明2003-05-16初始发布V1.0初始起草2010-11-23更新稿V2.0由法务部主持，对管理办法进行了全面修改1 目的为了规范公司印章的管理和使用，降低运营风险，特制定本办法。2 范围本办法适用于XX公司（以下简称公司）、分公司、全资子公司。控股公司和参股公司参照本办法进行管理。3 定义与缩略语3.1 定义3.1.1 公司印章主要包括：公章；合同章；财务章：如财务专用章、发票专用章、海关报关专用章；公司特殊人名章：如法定代表人人名章、财务负责人人名章；公司部门名章：如人力资源部章、法务部章；公司特定组织机构章：如工会委员会章、党委/党支部章。3.1.2 印章管理部门是指经公司指派负责印章的保管和使用管理的部门。3.1.3 印章管理人是指由印章管理部门指定负责印章日常保管和使用管理的人员。3.1.4 外借期间印章持有人是指印章外借期间，经指定唯一保管和使用印章的人员（以下简称持印人）。3.2 缩略语 无4 原则归口保管原则审批登记原则印章管理权责一致原则5 内容5.1 印章的刻制5.1.1 因公司设立、名称变更，印章磨损、新增等原因，需要刻制印章的，由相关部门提出申请，经总经理批准，由公司综合部办理印章刻制事宜。5.1.2 如需进行印鉴备案登记的，由综合部负责履行有关备案手续。5.1.3 未经审批擅自刻制印章的，视情节对相关人员处以通报批评至解除劳动关系的处罚，情节严重者，公司将追究相应的法律责任。5.2 印章的保管5.2.1公司公章和合同章为公司级别印章，由综合部统一保管和使用。根据公司业务实际情况，综合部可将合同章委托营销中心和供应链管理中心托管，托管部门指定专人对合同章进行保管和使用，视同综合部履行印章保管职责，合同章按照合同管理审批规定使用。5.2.2 子公司公章和合同章为公司级别印章，由子公司保管和使用。总经理作为第一责任人，对子公司公章和合同章的保管和使用承担责任。子公司公章和合同章管理应严格参照公司的管控要求，确保专人保管、用印文件经审批、用印文件有记录、原件去向有备案、重要文件有存档。与公司在同一地点办公的子公司，可将公章委托公司综合部托管。5.2.3分公司公章和合同章由各分公司保管和使用。分公司总经理作为第一责任人，对分公司公章和合同章的保管和使用承担责任。分公司公章和合同章管理应严格参照公司的管控要求，确保专人保管、用印文件经审批、用印文件有记录、原件去向有备案、重要文件有存档。5.2.4 财务专用章和特殊人名章主要由财务部保管和使用。财务部负责人作为第一责任人，对财务专用章和特殊人名章的保管和使用承担责任。财务部应根据业务实际情况，建立部门内部印章管理制度，严格保管、规范使用。5.2.5 部门名章由各部门自行保管和使用。各部门负责人作为第一责任人，对部门名章的保管和使用承担责任。未经公司审批同意，任何部门不得超出部门职权使用部门名章，严禁以部门名章代表公司对外签订合同或对公司的权利义务进行许诺。5.2.6特定组织机构章由公司特定机构、社团组织负责人保管和使用。各机构和团体组织应制定自身的印章使用规范，进行严格管理，原则上公司不进行干涉。5.2.7各分、子公司其他印章由分、子公司总经理或总经理指定专人保管和使用，总经理为第一责任人。5.3 公司级别印章的使用5.3.1 公司级别印章是指能够代表公司，对公司具有法律意义的印章，一般指公章和合同章。合同章的使用应严格遵循公司合同管理办法，如合同管理办法未予明确的，参照本章规定。5.3.2用印申请必须经一级部门负责人审批同意，印章管理人方可用印，一级部门负责人对审批用印的文件负责。以下情况，审批程序例外：5.3.2.1 各部门例行盖章的格式文件经一级部门负责人同意，可列入登记用章文件列表。列入列表的文件需用印的，申请人向印章管理人进行书面登记后，可直接用印。5.3.2.2 经公司总经理和董事长签字的文件，视为已经审批同意，经书面登记后，可直接用印。5.3.2.3 因主管领导出差等原因无法办理用印审批的，申请人应填写“事后审批”事由，由印章管理人向申请人主管领导沟通确认同意后用印，申请人主管领导于事后完成补签程序。5.3.3用印文件含有公司担保、保证、承诺、授权等涉及公司权利义务内容的，用印文件应提交法务部审批同意。5.3.4 印章管理人对已经审批同意的用印申请，需严格核对用印文件和报批同意的文件，如有异常，印章管理人有权暂停用印。5.3.5 印章管理人应定期对Notes系统中申请用印的文件进行存档。用印申请人应严格按照报批用途使用文件，含有公司担保、保证、承诺、授权等涉及公司权利义务内容的文件，申请人必须复印存档（符合公司文档管理要求的文件，还应及时送交文档管理部门存档），公司将不定期抽查用印申请人的存档文件。5.3.6 原则上，不允许在空白文件上加盖公司印章，确有需要的，经一级部门负责人审批同意，由印章管理人跟踪空白用印文件的使用和回收。用印申请人应谨慎保管和使用空白文件，每一空白页使用后都必须复印，事后交由印章管理人核查备案，未能交存复印件的，使用人应将使用情况作出详细的书面说明；未使用的空白文件应如数上交印章管理人销毁。如申请人未能如数返还或说明空白文件去向，将由印章管理部门提交总经理办公例会作为重大工作失误进行追查，情节严重者，审批同意的主管领导将与申请人负连带责任。5.3.7 对未经审批、登记或授权而擅自用印或滥用印章者，视情节对相关人员处以警告、通报批评至解除劳动关系的处罚，情节严重者，公司将追究相应的法律责任。5.4 印章的外借5.4.1 公司印章原则上不允许外借使用。因工作需要确须将印章借出的，需经一级部门负责人、印章管理部门负责人审批同意；子公司印章外借的，还需子公司总经理审批同意，方可外借。5.4.2外借印章由公司印章管理人亲自装入特制的印章保管盒封存后交寄或交接。印章外借期间由借用部门主管领导指定持印人亲自接收、保管和使用印章。未经授权，任何人不得私开或损毁保管盒，不得持有和使用印章。印章保管盒带密码锁，印章管理人对密码的保密性负责。持印人接收印章后，由印章管理人告知开启密码后取章使用。5.4.3持印人接收印章后，应当场检查保管盒的外观情况并在附于盒内的交接单上签字确认。发现保管盒有异常时，持印人应立即向公司印章管理人反映，并书面说明情况，由交接双方共同签字确认；运输人不在场或不予确认的，持印人应邀请在场第三人在交接单上书面见证。异常事项隐匿不报的，持印人对外借期间的非授权用印承担连带责任。5.4.4印章外借期间，持印人应认真保管印章，非用印时间印章必须存放在保管盒内。持印人应妥善保管好密码，对持印期间的印章安全负全责。印章使用后，持印人应谨慎保留或复印用印文件，以便向印章管理人备案或备查。5.4.5印章外借事项完毕后，持印人应立即归还印章，有保留或复印的用印文件，随同印章一并交付印章管理人；因故未能留存用印文件原件或复印件的，须在Notes系统上登记用印文件记录，详细填写持印期间的用印文件内容，怠于填写或填写不明的，印章管理人将予退回、责令补充。5.4.6 因特殊事由不能按计划完成印章外借事项的，持印人须及时向印章管理人反映，由印章管理人判断先行归还或提起延迟归还审批。外借期限届满未予归还印章又不进行延迟审批申请的，印章管理人将对外借部门进行催告，并视情节通报一级部门负责人、绩效考评小组及其他相关人员。5.4.7 印章外借期间，外借部门违反外借管理要求，情节严重者，由印章管理人反映至绩效考评小组酌情处罚，外借部门负责人与责任人同责。5.5 印章的缴销5.5.1印章遗失的，相关人员应立即向印章管理人和综合部主管领导报告，