有限公司合同管理办法.doc

xx有限公司合同管理办法1 主题内容与适用范围 本规定包含了工程合同、物资采购合同、行政合同、租赁合同等各类合同的管理职责、审查签订程序、合同履行、合同的监督与检查等内容。本规定适用于老挝xx有限公司（以下简称公司）各部门、各分子公司、办事处。2 职责2.1 公司董事长是合同管理的主管领导。2.2 总经理办公室法律事务专员是公司合同管理的主管，负责制定公司合同管理规定并负责合同的监督管理。3合同专用章3.1 公司所有合同专用章由公司总经理办公室统一管理，并在归口业务范围内使用，不得用于其他业务。3.2 签订合同必须使用合同专用章。3.3 经评审后的合同交法律事务专员审核后加盖合同专用章后生效。3.4 总经理办公室应建立合同专用章使用台帐，对合同专用章的使用情况进行登记。4签订合同的职权4.1 工程合同的签订：4.1.1 经公司法人代表授权，公司总经理具有签订工程合同的职权。公司总经理根据具体情况可授权公司副总经理签订工程合同，受委托人无权再转授权，接受委托的人与委托人共同对签订的合同承担责任。4.1.3 公司副总经理在授权范围内可以代表公司签订50万元以下的工程合同。4.1.4 50万元以上（含50万元）的工程合同，由公司董事长或其授权代表审查并代表公司签订。4.2 物资采购合同的签订：4.2.1 经公司法人代表授权，公司昆明办事处具有签订物资采购合同的职权。公司总经理根据具体情况可授权公司昆明办事处签订物资采购合同，受委托人无权再转授权，接受委托的人与委托人共同对签订的合同承担责任。4.2.3 公司昆明办事处在授权范围内可以代表公司签订50万元以下（含10万元）的物资采购合同。4.2.4 50万元以上（含50万元）的物资采购合同，由公司董事长或其授权代表审查并代表公司签订合同。4.3 租赁合同的签订：4.3.1 经公司法人代表授权，市场营销部具有签订租赁合同的职权，市场营销部无权再转授权，接受委托的人与委托人共同对签订的合同承担责任。5合同审查5.1合同审查的目标5.1.1确保合同审查率百分之百。5.1.2将合同审查同企业管理相结合，确保公司效益最大化同时控制合同风险。5.2.合同审查的范围：公司对外签订的所有合同。5.3.责任分工5.3.1合同预审：公司所有对外合同需经法律事务专员预审；5.3.2合同审签： 5.3.2.1 5万元以上或5万元以下无标准文本合同，预审后由法律事务专员审查签订。5.3.2.2 对公司有较大影响的合同，经法律事务专员签署审核意见后由公司法定代表人或受委托人签订。5.4.要求5.4.1时间要求：日常性标准文本合同力争1日内审查完成，重大合同或其他无标准文本的合同由总经理办公室根据实际情况确定审签时间。5.4.2审查要求：法律事务专员在审查合同时，要做到严谨细致。应当对合同做认真的推敲，审查合同的标的、内容、主体等方面合法合规，合同条款是否齐全、完备、严谨，以保证所签订的合同合法有效，切实可行。5.5.审查5.5.1：合同手续完备性审查：5.5.1.1合同承办人员持合同承办部门负责人、财务部、签署意见的合同审签表5.5.1.2 新增客商签约方的营业执照、身份证或护照复印件（加盖对方公章并经合同承办人员核对）5.5.1.3 合同文本。5.5.2 合同主体资格审查5.5.2.1 订立合同的主体资格是否合法和适当5.5.2.1.1签约人合法性5.5.2.1.2 担保人的合法性。5.5.2.1.3新增客商，付款方式对公司具有一定风险的，可要求合同承办部门出具资信情况调查情况说明。5.5.3 合同可行性审查5.5.3.1根据对方企业的条件和能力，分析、预见、判定合同能否履行，保证合同的顺利履行。审查项目主要包括商业信用、生产供货能力、支付能力。5.5.4合同内容审查5.5.4.1合同名称合法准确5.5.4.2合同条款完备5.5.4.3 合同的文字准确5.6.审查意见的签署5.6.1对于合同条款要进行严格审查，对于发现的问题，将审签意见写入合同审签表内，要求承办部门进行修改，并对修改情况进行检查。5.6.2对于公司重大合同或所存在的问题具有普遍性，法律事务专员可以下发法律意见书。5.7.重大合同的审查5.7.1重大合同为合同标的超过人民币50万元，或其他重大复杂的，对公司有重大影响的合同。 5.7.2对于重大合同，实行法律事务专员提前参与制度，法律事务专员可以对重大合同的招标、议标、合同谈判、签订、履行进行全程参与。通过参与了解合同签订背景，确定合同审查的关键点，在参与过程中，适时提出相关的法律建议。5.8.合同审查评价5.8.1评价时间：次月的5日前对上月审签的合同的签订情况进行审查评价5.8.2评价内容：合同审查中存在的问题，合同的修改情况，是否需要修订文本格式等，总结经验和不足。6合同的签订6.1 工程合同签订6.1.1 法定代表人对工程合同实行授权委托、统一管理的制度。6.1.2 公司对外签订的工程合同，除及时结清者外，应当采用书面形式。6.1.3 书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。6.1.4 签订合同的各方必须具有合法的主体资格，在合同上签字的人必须具有职权或授权。未经有职权的领导授权，任何人都不能以公司名义签订合同。6.1.5 在工程业务中与对方签订合同，由合同承办人在合同审查表上做出情况说明，按本办法第5条规定办理。6.1.6 合同经全面审查并由有职权的领导或其授权的人签字后方可加盖合同专用章。盖章前应查验合同审查表，对于审查人员提出的关系到公司的重大利益，或对公司显著不利的问题，或有合同的签订程序、内容有严重违反法律、法规或本规定的情况没有在合同中更正的，不予加盖合同专用章。6.1.7 因情况特殊未按程序签订的合同，合同承办人事后应及时按本规定补办手续。原则上不得先实际履行，后补签合同。6.2 物资采购合同的签订6.2.1 物资采购合同要进行审批，合同审批的主要内容有：供货厂商的资信情况、询价情况、商务合同（含一般技术条款）和技术附件（如果有技术附件）。 6.2.1.1 供货厂商的资信情况应包括是否已纳入公司合格供应商的范围、厂商的营业执照、技术资质等级证、生产许可证、经营许可证等。询价对象原则上要三个或三个以上供货厂商，特殊情况应在合同审批表中予以说明。招标采购应符合中华人民共和国招标投标法的相应规定。6.2.1.2 商务合同（含一般技术条款），由总经理办公室根据中华人民共和国合同法及老挝人民民主共和国相应法规，分类起草相应合同条款，在此基础上与出卖方达成一致约定。6.2.1.3 技术附件由技术负责部门起草，并由合同双方授权代表签字确定。6.2.2 相关人员审查合同时， 应在合同审批表上提出意见并签字。合同承办人应根据审查提出的意见对合同进行修改,并与出卖方或委托方达成一致。6.2.3 价格6.2.3.1 在确定合同价格时应当遵循比质比价、货比三家的原则。质量相同比价格，价格相同比服务。6.2.3.2 在签订重大合同、技术比较复杂的合同或关键设备采购合同时，法律事务专员应召集相关职能部门和使用部门进行市场调研并参与合同谈判。6.2.3.3 采用招标方式进行设备、材料采购，其程序按公司相关规定办理。6.2.4 预付款和定金6.2.4.1 在合同签订中，预付款比例一般不得超过合同总价的30%。因供需关系、市场状况等原因，确需预付超过30%货款的，应报请公司总经理批准。6.2.4.2 定金的支付比例一般不得超过合同总价的15%，经公司总经理批准的可超过15%，但最高不得超过担保法规定的20%。6.2.5 检验6.2.5.1 合同检验条款应当有检验的内容、范围、方法以及验收标准，明确双方共同检验的地点。由合同一方委托另一方单独检验的，委托方应当根据委托范围并接受委托方的检验结果。6.2.5.2 第三方检验。对于技术复杂设备、关键设备，采购业务员应结合技术附件规定，明确第三方检验的内容和责任，并签订监检合同。6.2.6 付款条件6.2.6.1 一般情况下，在签订合同时尽量避免支付定金或预付款。对时间要求紧急、技术复杂、加工难度高、原材料所占比重大的设备、市场供需条件限制等情况，对方坚持要求支付定金或预付款的，在公司总经理签字批准后，可以支付。6.2.6.2 对于初次打交道的客商，原则上不支付定金或预付款。特殊情况时，应当根据客商的市场信誉度和现场的需求情况确定是否支付，以减少资金运作风险。6.2.6.3 物资采购的主要货款原则上应在货物到齐，经验收合格后支付，在可能的条件下尽量使用承兑汇票形式支付。 6.2.6.4 原则上物资采购合同应当滞留质量保证金，且保证金的比例应不低于合同总价的10%。质量保证金滞留期限原则上在物资投用后1年以下三个月以上。6.2.6.5所有书面合同的预付款、定金、价款的支付，必须经公司法律事务专员审核签字后财务才能付款。6.2.7 违约责任6.2.7.1 物资采购合同的违约责任的基本内容应当包括：出卖方所交货物的包装责任、内在质量和外在质量责任、时间责任和其它合同履行责任等。6.2.7.2 采购业务员应在物资采购合同中明确违约责任，对于比较重要的内容和特殊要求应提出来加以强调，确定具体承担违约责任的比例和方式。6.2.7.3 对有定金、预付款或已经支付进度款的合同，除应强调违约责任、确定违约金比例明确双倍返还定金、如数返还预付款或进度款等内容。 6.2.7.4 对自然灾害、战争等不可抗力事件也应当加以说明。6.2.8 诉讼管辖。诉讼管辖地一般应确定在公司住所所在地。6.2.9 其它约定事项。根据需要，前面条款中未能表达详尽的内容，可以在“其他约定事项”中进一步明确、完善或加以阐释。6.2.10 索赔6.2.10.1 在进行专项物资采购时，必须签订书面合同。未签订书面合同的物资一旦出现质量问题、迟交货物等合同情况，影响工程进度或生产，或造成资金损失的，由采购业务员负主要责任。同时，采购业务员除按合同进行催货或要求供应商进行更换外，应积极协助法律事务专员进行索赔或诉讼。 6.2.10.2 采购业务员在履行采购合同过程中，发现签约方有不正确、不适当或不完全履行合同的行为（如交货时间过分延长、交货质量有不可修复缺陷等），应当及时提出书面异议，对方接到我方的书面异议后未答复的，采购业务员应当及时与法律事务专员报告，商定索赔方案。6.2.10.3 法律事务专员接到采购业务员关于合同违约的通知后，应积极依据法律和合同规定指导采购业务员与对方进行交涉，并提出合理解决合同纠纷的方案。通过交涉不能解决的，应向司法部门提请诉讼解决。6.2.10.4 解决合同纠纷时应本着实事求是、互谅互让的原则，进行平等协商，寻求妥善解决办法。6.2.11 合同编号统一按附录A执行。6.3 租赁合同的签订6.3.1 市场营销部对租赁合同实行授权委托、统一管理的制度。6.3.2 公司对外签订的租赁合同，应当采用书面形式。6.3.3 书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。6.3.4 公司原则上不签订先用后付款的租赁合同，如需作例外处理，除查明对方资信情况和履约能力外，必要时应要求对方提供担保，并需经公司总经理批准。6.3.5 公司发出的要约和承诺应当内容合法、主要条款完备、意思表示清楚。6.3.6 签订合同的各方必须具有合法的主体资格，在合同上签字的人必须具有职权或经授权。6.3.7 在商铺租赁业务中与客户签订合同，由合同承办人在合同审查表上做出情况说明并经法律事务专员审查后按本办法第4条程序审批签订。6.3.8 在商铺租赁业务中，临时租赁非书面合同由合同承办人报请主管领导批准后施行。6.3.9 因情况特殊未按程序签订的合同，合同承办人事后应及时按本规定补办手续。原则上不得先实际履行，后补签合同。7 合同的履行7.1 合同生效后，承办人应依法全面履行合同。7.2 合同承办人在合同履行过程中，应密切注意对方当事人履行情况的进展，防范和控制资金风险。7.3 合同签订后，出现或可能出现因我方责任造成违约的，合同承办人应及时向有职权的领导和法律事务专员报告，采取恰当的补救措施，避免或减少公司可能遭受的损失。出现对方违约，合同承办人应及时向有职权的领导和法律事务专员报告，由分管该项业务的公司领导书面指示是否追究违约责任。合同承办人不得擅自放弃追究违约责任的权利。7.4 通过合同评审程序签订的合同，在履行完毕后，合同承办人应及时通报法律事务专员，由法律事务专员填写合同履行情况表报公司总经理办公室。7.5 承办人应将合同的履行情况做成记录，发货、收款、质量记录和与合同相关的信件、资料应妥善保管。8 合同的变更、中止、解除和转让8.1 与对方协商一致后可以变更和解除合同。8.2 合同成立后合同承办人应关注对方的变化，发现对方有经营情况恶化、转移财产、抽逃资金以逃避债务，或丧失商业信誉等可能丧失履行合同能力的情况，应当及时收集相关证据，经我方要求对方不能提供恰当担保的，应及时向法律事务专员报告，并采取相应措施或者中止履行。在上述情形消失或对方提供恰当担保后应恢复履行。8.3 因不可抗力或对方违约致使不能实现合同目的，无履行必要的，可以解除合同。8.4 根据实际情况需要可对合同进行转让。 8.5 合同的变更、中止、解除和转让，应按原合同的签订程序办理，并向公司法律事务专员及时通报。9合同纠纷的处理9.1 合同发生纠纷后，合同承办人应及时向有职权领导报告并按其指示会同法律事务专员与对方（顾客）协商解决。9.1.1 如对发生的争议协商解决不成，应及时向有职权的领导报告，并向法律事务专员提供完整的原始证据材料（包括发货记录、往来书件、电报、电传、电话记录、会议记要、补充协议以及物证等），法律事务专员根据实际情况拟定处置方案，向公司总经理报告，公司法律事务专员认为需要采取诉讼或仲裁方式解决的，报公司法定代表人决定。9.2 合同纠纷在进行协商处理时，应考虑协商不成时，有足够的时间申请仲裁和起诉，以免丧失法定时效。对确实无法协商解决的合同纠纷，应在法定时效届满六个月前上报公司法律事务专员。9.3 公司法定代表人决定采取诉讼或仲裁方式解决合同纠纷或者对方因合同纠纷起诉或申请仲裁的，由法定代表人授权有关人员代表公司办理诉讼或仲裁的相关事宜。9.4 合同纠纷经协商达成一致意见的，应按原合同签订程序订立协议。10 合同的公证10.1 采用招投标方式订立的合同应进行公证。10.2 公司相关部门认为需要公证的合同经公司总经理审批后也可以进行公证。11 监督检查与考核11.1 法律事务专员是公司合同监督的主体11.2法律事务专员职责11.2.1对法定代表人授权委托代理人签订、履行合同情况进行检查；11.2.2对合同签订、履行过程中的存在的各种违法问题进行纠正，提出处理建议；11.3.监督的方式11.3.1不定期对合同的执行情况进行检查，出具合同检查情况书面报告；11.3.2每月对上月合同签订、履行情况进行调查，出具合同签订、履行情况报表。11.3.3对合同履行情况检查中发现问题及时出具法律意见书;11.3.4对合同价款的支付进行审核、检查、监督。11.4.具体措施和方法11.4.1 合同的检查11.4.1.1每年安排不少于2次对合同签订、执行情况的检查并出具合同检查报告。11.4.1.2合同检查报告应当明确所抽查合同的基本情况，合同执行中存在的问题，解决的建议。11.4.1.3 合同检查的对象主要为合同承办部门和合同执行单位。检查的内容主要是合同签订、到货、检验、工作程序、质量管理和索赔等。11.4.1.4 合同检查可以同合同承办部门、