（计算机应用技术专业论文）面向政府机关办公自动化系统的研究与实现.pdf

坚蔓查兰堡主兰垡堡塞 一 摘要 普及，办公自动化己成为政府机关现代 的需求分析方法，详细分析了机关办公 动化系统的总体设计，研究了公文管理 系统的技术原理和开发过程。并以镇江市经贸委办公自动化系统为例在l o t u s d o m i n o n o t e s 平台上得到了较好的实现。最后还论述了利用d o m i n o 建立w e b 应 用的实现。 笔者实现的该系统具有以下特点：一是适应性强，逻辑上能概括不同种类、政 府机关不同单位的大多数办公业务：二是产品化程度高，应用系统搭建过程规范、 迅速。对该系统稍作修改即可适用于不同单位。 关键词：办公自动化、l o t u s d o m i n o n o t e s 、工作流、j a v a s c r i p t 江苏大学硕士学位论文 a b s t r a c t w i t ht h e p r o g r e s s o fc o m m u n i c a t i o n t e c h n o l o g y a n dt h e p o p u l a r i z a t i o n o f g o v e r n m e n ti n t e m e t p r o j e c t ，i t h a sb e c o m ea ni n e v i t a b l et r e n do fr e a l i z i n go f f i c e a u t o m a t i o n t h et h e s i sa n a l y s e df u n c t i o nr e q u i r e m e n to f d e p a r t m e n to as y s t e mi nd e t a i l u s i n g ar e q u i r e m e n t a n a l y s i s m e t h o db a s e do nw o r k f l o w c h a r t ，a n dt h r o u g ht h e r e a l i z a t i o no f z h e r d i a n ge c o n o m i ca n dt r a d ec o m m i t t e eo as y s t e m ，d i s c u s s e dt h et o t a l d e s i g n o fa d e p a r t m e n t o as y s t e m ，e m p h a s i z e dt e c h n i c a l p r i n c i p l e a n d d e v e l o p i n g p r o c e s sa tl a s t ，i ta l s od i s c u s s e dt h er e a l i z a t i o no f w e b a p p l i c a t i o nu s i n gd o m i n o t h ez h e n j i a n ge c o n o m i ca n dt r a d ec o m m i t t e eo as y s t e mh a s m a n ys p e c i a l f e a t u r e s f i r s t ，i th a sg o o da p p l i c a t i o n ，w h i c hc a l ll o g i c l l yd e a lw i t hm o s to ft h ed i f f e r e n t a d m i n i s t r a t i v ea n do f f i c ew o r k s e c o n d ，i t sp r o d u c t i v ed e g r e ei sh i g h t h ew o r k p r o c e s so f t h es y s t e mi sr e g u l a ra n d p r o m p t w i t hl i t t l ec h a n g e t h es y s t e mc a nb e a p p l i e d t od i f f e r e n t p l a c e s k e y w o r d s ：o a 、l o t u sd o m i n o n o t e s 、w o r k f l o w 、j a v a s c r i p t 学位论文版权使用授权书 论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定，同意学校保留并 向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，允许论文被查阅和借阅。 本文授权江苏大学可以将本学位论文的全部内容或部分内容编入相关的数据库 进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存和汇编学位论文。 保密口，在 年解密后适用本授权书。 本学位论文属于 不保密翻。 学位论文作者签名：侄国标指导老师签名 汹年f 月加日 d 妒吐年5 月4 0 日 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下，独立进行研究工作 所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集 体已经发表或撰写过的作品成果。对本文的研究做出重要贡献的个人和集体，均 已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。 学位论文作者签名：叮王国标 p 三年岁月细日 江苏大学硕士学位论文第1 章办公自动化综述 第1 章办公自动化综述 1 1 办公自动化系统的内涵 政府要上网，企业要效益，办公自动化己成为机关和企业现代化管理的必然趋 势。在目前政府机构及企事业单位大力改革的外部环境下，办公自动化对提高政府 机关或企业各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和 竞争能力都有着十分重要的意义。因此，构筑企业内部网、实现办公自动化，成为 许多领导和信息主管部门的主要工作。 1 1 1 办公自动化内涵的变迁 办公自动化，英文o f f i c ea u t o m a t i o n ，简称o a ，是办公信息处理的自动化， 它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统 来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。 办公自动化由7 0 年代未8 0 年代初在我国的提出。到现在已有了近二十年发展历史。 由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内 涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公 设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版、及输出工作， 用电脑进行人事、财务等进行管理。 现代的办公自动化系统观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门之间 信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理活动的协调，从而达到企业整体目 标的过程。传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无 法实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，难以对非文本 的如；声频、视频、图形、o l e 对象、扫描图象等多媒体信息、超文本信息进行 有效的处理。同时，传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供良好的支 持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处 理过程。因此，现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、 传递、监控功能，提供协同工作的环境。从这个意义上说，现代的办公自动化系统 的作用相当于动物或人类的神经系统。目前成熟的基于客户月民务器结构的电子邮 件系统和协作系统，较先进的i n t r a n e v i n t e r n e t ( w e b ) 方式的办公自动化系统，都 是企业数字神经系统的重要组成部分。 1 2 电子政务与办公自动化 1 2 1 政府上网的意义 全球性的网络化，信息化进程f 改变着人们的生活方式。世界各国积极倡导的 “信息高速公路”包括五个领域：电子政务电子商务，远程教育，远程医疗，电 子娱乐。其中电子政务被列为第一位，可见政府信息化是社会信息化的基础。 江苏大学硕士学位论文第1 章办公自动化综述 各级政府机关在社会经济文化生活中不仅扮演着管理者和协调员的重要角色， 而且，其为企业和社会服务的职能也日益明显和重要起来。一方面，各级政府部门 拥有大量宝贵的信息资源，如各类国家或地方政策法规信息、各行业规章标准、各 类招商引资信息、重大项目招标信息等等；另一方面，个人、企业和社会对获取政 府有关政策法规、各类统计信息、社会保障信息等的快捷和透明程度的要求r 益提 高，对政府部门的办事效率、服务水平等提出越来越高的要求，对政府部门职能的 监督也需日益强化。 在网络技术飞速发展的今天，政府上网与电子政务也成为各个国家争相发展的 热点，其中，实现办公自动化是实现电子政务的先决条件。目前，我国的计算机应 用水平处于较低的层次，特别是大多数的政府部门都已构建局部网，即硬设备已有。 但还停留在用计算机编辑文档、局部网进行财务管理的应用上。 1 2 2 电子政务与办公自动化 电子政务模型在某种程度上类似于当今十分热门的电子商务模型，它可以简单 地概括为两方面：政府部门内部利用先进的网络信息技术实现办公自动化、管理信 息化、决策科学化；与社会各界利用网络信息平台充分进行信息共享与服务，加强 群众监督、提高办事效率及促进政务公开等等。因此电子政务与政府上网工程可 谓互为因果、相辅相成，政府上网工程地最终目标正是推动电子政务的实现。其中 实现政府部门的办公自动化、管理信息化、决策科学化是必要的先决条件。 1 , 3 课题开发背景 镇江市经贸委是镇江市政府主管工业经济和当前经济运行的综合职能部门， 全面负责全市工业经济及其相关工作。镇江市经贸委在镇江地区社会经济文化生活 中不仅扮演着管理者和协调员的重要角色，而且为企业服务的职能，在这场信息革 命的大潮中日益明显和重要起来。一方面，经贸委各部门拥有大量宝贵的信息资源， 如各类国家和地方政策法规信息，行业规章标准，各类招商引资信息，重大项目招 标信息等等：另一方面，个人，企业和社会对获取经贸委有关政策法规，各类统计 信息，社会保障信息等的侠捷和透明程度的要求日益提高，对经贸委的办事效率， 服务水平等提出越来越高的要求。 镇江市经贸委与我国其他政府部门一样所掌握的大量社会信息资源一直没能 有效地利用起来。虽然也有了一定的计算机应用基础，并运行着相应的信息系统， 但是基本上都是基于传统的关系数据库建立的事务处理系统。而政府日常工作中经 常碰到的流程处理、信息共享、部门协作、人员通讯、非结构化数据的处理等没有 一个统一的应用平台。目前在使用的的一些计算机处理系统普遍存在如下缺陷： 信息相对分散，各系统之间很难集成； 缺乏对政府部门大量的非结构化文档( 例如影像) 进行有效的管理与检索的手 段，目前政府部门日常办公仍然停留在手工操作上，公文流转速度慢，流转环 节多。难与了解和掌握公文流向，公文处理效率低； 江苏大学硕士学位论文第1 章办公自动化综述 缺乏底层通讯支持，不适合工作流程的处理。 因此，为了进一步加快全市工交系统信息化建设进程，在新经济条件下不断 提高政府机关的工作效率和各方面的办事效率，达到办公自动化和决策科学化的要 求，并充分利用网络化的信息新技术，为公众提供更好、更快的服务的目的，镇江 市经贸委从实际出发，面向自身职能与业务流程，提出初步建立基于国际互联网的 计算机网络管理信息系统，实现全委机关的政务电子化，以便为各级领导和决策者 提供准确、迅速、全面的决策信息，并为全市工交企业提供完善的服务与及时的指 导。其总体目标是在建立一个完善的经贸委机关内部办公自动化管理系统的基础 上，基于w e b 数据库的网上工作平台( 镇江经济信息港) ，构成一个较为先进的， 上下贯通的全市工业经济信息管理系统，为各级领导的宏观管理提供优质、高效的 信息服务。同时，为企业的经营决策提供有效、及时的信息服务，并以此带动和促 进企业信息化建设。具体目标是： 实现全委办公自动化，提高工作效率； 建立基于w e b 的全委公共数据库系统，用以收集、处理、传输本委与重点企业 和其他政府部门的各类数据，实现信息资源的实时交换和共享； 与国际互联网无缝连接，建立网上工作平台，实现电子政务，工业主管局( 公 司) 和市企业上报的文件、报表通过网上传送，提高效率促进企业信息化建设进 程： 促进全委管理规范化、科学化，提高人员素质； 完成全委局域网布线组网工程等硬件配套设施的建设。 1 4 机关办公自动化系统功能需求分析 尽管各个机关单位的业务和职能各不相同，因此对于办公自动化系统的需求 也存在差异。但是一般而言，机关办公自动化系统均以公文处理和机关事务管理为 核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括收 发文审批签发管理、公文流转传递、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档 案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等等应用。 如果我们从系统功能角度对上述办公自动化应用做一粗浅的分析，就会发现 办公自动化应用需求以及办公人员对信息处理的操作方式方面有着以下共同特点， 这些功能需求是我们选择办公自动化应用系统的开发与使用平台时必须考虑的判断 依据： 1 提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求 信息是办公自动化、决策科学化的基础。电子邮件系统( 以及更加广泛意义上 的报文传递系统) 作为信息传递与共享的工具和手段，满足办公自动化系统最基本 的通信需求。换言之，电子邮件系统作为办公自动化的通信基础设施，主要提供了 办公自动化系统以下两方面的功能： ( 1 ) 直接作为一种应用提供人与人之间通信的手段，适应随时需要的电子化 江苏大学硕士学位论文第1 章办公自动化综述 通信要求。 ( 2 ) 为各种应用提供通用的通信平台，灵活适应不同应用系统对通信平台的 要求。 正如道路、桥梁、港口、机场等是提供货物运输的基础设施一样，网络他的电 子通信系统与电话系统一样正在成为企业内部、企业与企业之间、企业与社会之间 不可缺少的实现信息传递与共享的通信基础设施。 在上述两种办公自动化的基本通信需求中前一种往往代表的是一种不规律 的、随意性很大的通信需求，比如工作人员之间互相发送电子邮件，传送对方某种 信息，或者是向工作人员临时发出一项通知等等，所传递的信息内容和传递的时间 往往是无规则的。而后一种需求的特点则是比较具有规律性的，两个应用系统之间 按照某种条件传递符合某种规范的信息内容。在办公自动化系统的建构和实际使用 中，这两种需求是同样重要和必须的。 从信息技术的角度出发，电子邮件功能是一种“推”技术，即发送方( 人或应 用) 将信息通过存储转发技术推给接收方( 人或应用) 。 从用户使用习惯出发，电子邮件功能是办公自动化系统的“门户”。因为工作 人员很容易养成一种工作习惯，每日查看自己的电子邮件信箱，阅读处理有关信件： 而且功能高级完整的电子邮件系统一般都具备新邮件到达提示功能。因此，办公自 动化应用系统可以利用电子邮件系统的特点将每一项需要工作人员处理的信息或通 知，制成电子邮件，直接投递到工作人员的电子邮件信箱。工作人员通过电子邮件 信箱的声光提示信息( 甚至可以通过电子邮件系统和无线寻呼系统的连接，用户通 过b p 机的寻呼信号获得电子邮件的到达通知和摘要信息) ，可以及时打丌自己的 电子邮件信箱，阅读有关邮件，并通过该邮件的指示( 链接指针、u r l 等) 自动 打开相关的办公自动化应用系统，进行下一步的工作。 在一个办公自动化系统中，针对不同的业务需求，通常包含了多个应用子系统， 如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件 信箱作为所有这些办公应用子系统的统一“门户”，每一个用户通过关注t l 己的电 子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系 统，看看哪些是需要处理的工作( 在这种情况下如果由于某种人为原因，没有及 时查阅某个应用系统，就可能造成工作的延误) 。办公自动化应用系统以电子邮件 作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统的用户的友好性和易用性，减少培训 的工作量。 2 办公自动化系统处理的信息内容包括了大量的复合文档型的数据 复合文档型数据不同于传统数据类型。所谓的传统数据类型是指数值型、正文 型数据。用传统数据类型在表达信息时要求信息具有严格的长度和格式( 即所谓“结 构化数据”) ，在处理信息时以关系运算和数学运算为特色。办公自动化所处理的 信息的一部分符合传统数据类型的特点。 但是，必须指出的是，办公自动化对信息的表达与处理方式的要求，是不同于 传统数据类型的。办公自动化所处理信息的载体太多是以文件、报表、信函、传真 江苏大学硕士学位论文第1 章办公自动化综述 等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。在这样的文档处理系统 中，要处理的信息除包括传统数据类型外，更多的是以各种格式化数据( 如经过排 版的文字) 混合存在的形式出现的。如在行文中包含文字、图形、表格，分成各种 段落等等，很难将这些数据信息限定长度和格式( 如果是那样的话必然是以降低系 统的功能为代价) ：而且随着办公需求的进一步发展，多媒体信息( 对象) 也逐渐 成为越来越重要的办公数据信息；同时办公自动化系统作为机关核心应用系统，必 然需要和机关工作人员日常使用的桌面应用系统如m so f f i c e 以及机关其他业务信 息系统( 如m i s 与数据挖掘系统) 、w e b 资源等等紧密集成，也就是说办公自动化 系统所处理的信息还包含了各种各样的数据对象( 如w o r d 文件、1 2 3 工作表等 等) 。这些区别于传统数据类型的信息，如果用一个概念来统一表示，就是“非结 构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。 对“复合文档数据”或“对象数据”的表示和存储管理是数据库技术领域的新 领域。一般认为，关系数据库系统( 如o r a c l e 、d b 2 、s q ls e r v e r 、f o x p r o 等) 适 合传统数据类型( 结构化信息) 的表示和存储，但是对复合文档数据的处理就有“削 足适履”之感，并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或 “对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率 地表达和存储管理“复合文档数据”。 更重要的是，用户在使用办公自动化系统( 或文档处理系统) 时，对信息的处 理方式是不同于他们在使用主要是处理传统数据类型的应用系统时的。例如用户 在使用办公自动化系统时对信息的查询方式，除了像在使用传统数据类型系统对输 入一些选择条件如范围、大小等等从而获得查询结果外，还需要有“全文检索”的 查询方式，因为用户往往很难明确给出对文档( 特别是文档内容) 的查询条件，只 能是以可能出现在文档中“词汇”作为查询条件，这就需要数据库系统提供对所有 存储信息的全文检索引擎。此外，这些不同的信息处理方式还包括信息录入、输出 的方式等等，如电子邮件、扫描仪、传真等均是系统输入输出的重要方式。 当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。虽然文档 数据库一般都包含了对传统数据类型的存储、处理运算能力，但是大量、高强度的 数据统计和运算、分析能力往往是其不足之处。因此，必须针对办公自动化的具体 需求，必要时需要集成关系数据库充分发挥各自的长处，提供最终用户完整高效 的数据存储和处理能力。 一言以蔽之，办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档 数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。 从信息技术的角度出发，数据库技术代表了“拉”技术，即信息共享技术。信 息被集中存储管理，当用户需要信息时，主动地将数据库中的信息“拉”到自己的 工作站上进行处理。 3 办公自动化应用是典型的工作流自动化应用 所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交 ( 交互) 过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核 江苏大学硕士学位论文第1 章办公自动化综述 心应用公文审批流转处理、会议管理等。每项工作以流程的形式，由发起者 ( 如文件起草人) 发起流程，经过本部门以及其他部门的处理( 如签署、会签) ， 最终到达流程的终点( 如发出文件、归档入库) 。工作流程可以是互相连接、交叉 或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另个工作流的起点，如上级部门的 发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界 限的，发生于机关以及与机关的相关单位之间。 工作流自动化的目标就是要协调组成工作流的四大元素，即人员、资源、事件、 状态，推动工作流的发生、发展、完成，实现全过程监控。信息技术不仅应该管理 工作流全过程的所有信息和操作，而且还应该主动推进工作流程的实现，如及时地 收回和赋予不同人员的操作权限( 如起草人起草文件完毕即不可修改文件内容，而 其上级领导获得文件的签署权或对内容的修改权) 、主动提示和催促工作人员实现 某阶段的处理，从而整体提高工作流处理的效率。 工作流自动化有三种实现模式。即： 1 ) 基于邮件的。 2 1基于共享数据库的。 3 ) 基于邮件和共享数据库结合模式( 即“群件模式”) 的。 基于邮件的工作流应用就是通过邮件将数据表单从一个人邮箱传送到另一个 人邮箱。其特点是模式简单，但是，最大的弊病是无法实行监控，没有一个管理者 可以随时掌握工作流的动态。其它问题包括：难以实现自动化处理如通过代理催办、 集中归档、统计；数据容易出现多份拷贝，难以控制安全性和准确性；大量的邮件 传输引发大量的网络流量。 基于共享数据库的工作流应用，可以克服上述基于邮件的工作流缺点。如信息 单一存储，自动处理，安全性更好，容易实现监控。但是，工作流的驱动成了一个 问题，因为缺乏信息通讯机制，无法主动通知有关人员进行下一步的工作。 而基于邮件和共享数据库结台模式( “群件模式”) 的工作流应用，结合了上述 二者的优点。通过数据库管理工作流信息，通过电子邮件推动工作流程，即所谓的 “跟踪一通知”模型。 基于群件的工作流自动化系统充分利用了邮件和数据库的特点。通过可开发的 应用设计工具可以开发出包含并优于前两者模式的工作流应用。 从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同 技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化 人员拥有了完整的信息技术工具。 4 办公自动化系统应能支持协同工作和移动办公 传统上的管理信息系统或办公自动化应用将重点放在信息的输入输出、存储和 检索。这无疑是十分正确的，但是传统应用系统在帮助用户“产生”和利用信息则 支持不够，不能满足办公自动化的全部功能要求。 在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出 某种决策( 即“产生”信息的过程) 。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式 6 江苏大学硕士学位论文 第1 章办公自动化综述 就是所谓的“协同工作”( 工作流是其中种相对有序的协同工作方式) 。 随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作 方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们 打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了 工作效率。 移动办公也是办公自动化的重要手段。传统的办公自动化系统限定了最终用户 只有在办公室里才能访问和利用信息。可是，办公人员特别是领导由于其工作性质， 需要经常外出，此时他就无法享受到信息技术带来的好处，甚至还可能造成工作的 延误。 所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程 拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化 系统：为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将 需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息( 例 如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等) ，工作完毕才再次接通连接将自己 的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用系统 应提供用户协同工作支持和移动办公支持。 5 应有完整的安全性 机关办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关的机密，而且不同的办公人员 在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自 动化系统得以投入使用的先决条件。 机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存 储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足 够灵活，方便使用者掌握和利用。 当然，安全性的完整实现有赖于制定和执行严格的规章制度与管理规程。 6 能集成其他业务应用系统和i n t e r n e t 办公自动化系统决不是独立的应用系统。在任何一个单位内部都存在着其他业 务应用系统，如m i s 、专业应用系统等等，它们与办公自动化系统是互相联系的， 例如专业应用系统的统计结果报表成为办公自动化应用系统的一项办公信息，反之 办公自动化系统的一项输出如正式公文是专业应用系统的信息计算与处理依据。因 此办公自动化系统必须能够集成单位内部的其他业务应用系统。 此外随着i n t e m e t 技术的普及和应用，办公自动化系统作为i n t r a n e t 的重要应 用必须能够与i n t e m e t 相连接，包括电子邮件、w e b 发布等，这不仅沟通了机关内 外的信息、对外宣传了机关单位，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务 与参与电子社区。 事实上，从用户使用角度出发，“数据存访中心”的概念可以最大限度地提高 应用系统的友好性和易用性。也就是说，用户只需要访问一个系统，就可以访问到 所有他所需要的信息，包括办公信息、业务数据、i n t e m e t 数据。办公自动化系统 应该成为这样的“存访中心”，也只有办公自动化系统可以承担这样的角色。无疑 江苏大学硕士学位论文 第1 章办公自动化综述 办公自动化系统的发展一定是既从功能上逐渐完善、强大，而且从易用性上也越来 越友好和方便。 1 5 工作流技术在办公自动化中的作用 1 5 1 工作流技术 办公自动化建设的一个突出点就是不但重视信息的充分共享，同时更强调各方 面相互之间的协作，而这种协作是靠工作流技术来实现的，因此工作流技术在办公 自动化建设中就显得格外重要了。 通俗地讲，所谓的工作流是指对象按照某种规则在网上进行的流动。这有点象 工业上的自动化流水生产线，原料经流水线的各个环节进行加工处理，出来的就是 我们所需要的成品，只不过在工作流中流水线是以网络作为载体的。 从形式的角度定义，所谓的工作流程是指各种对象( 文件、图像、音频视频 信号，或者只是数据信息) 按照既定的流程规则在系统环境中进行有方向性的、可 控制的流动。 从功能的角度定义，完整的工作流程系统是一种有效设计、管理、并执行业务 流程的简单图像化工具。它鼓励用户协作起来，在恰当的流程阶段，由特定的用户， 提供正确的信息，通过对工作过程的高度的、可控制的自动化，使信息的共享、传 递、权限认证都变的极为便利，从而使日常的业务流程运作得更加顺畅。工作流程 系统不但有效地降低了信息处理过程的事件，而且保证了信息的保密性，节省了大 量宝贵人力、物力资源。 从技术的角度定义，工作流程技术就是使用网络资源、i n t e m e t i n t r a n e t 、或者 l a n 链接公司组织中的各个环节，有效提供工作效率的一种集成应用技术。其中 涉及了网络通讯、信息组织、数据库系统、数据安全、系统集成、以及i n t e m e v i n t r a n e t 等多项技术。 1 5 2 现阶段政府办公自动化系统对工作流技术的要求 工作流所包含的要素实际上有三个：过程、逻辑实体、点。以政府办公的公文 处理流程为例，过程指的是收文、分发、办理、拟文等处理步骤逻辑实体与部门 相对应，而点则与具体的人员相对应。 在工作流技术的具体应用中，如果只管理到过程则显得比较宏观，同时还管理 到逻辑实体则进一步，在兼顾过程和逻辑实体的同时还最终管理到点则是工作流技 术使用的最高境界，只有达到此境界才可完全实现无纸办公。 目前，计算机在我国的整体使用水平和普及程度同国际上发达国家相比还存在 着一定的差距，再加上各种各样的因素，使得目前我们国家的办公自动化建设有着 许多自己的特点，同时也对工作流技术提出了新的要求，具体来说表现在以下几个 方面： 1 单驱动与双驱动 江苏大学硕士学位论文第1 章办公自动化综述 要将工作流落实到点在实际使用和推广的过程中会遇到许多困难。现阶段，对 于许多单位，一方面在机器的配置上，很难做到人手一机：另一方面强制要求所有 领导都在机器中办公在现阶段也是不现实的。另外，要将工作流落实到点还要求每 个人分工明确，许多单位在管理上还达不到相应的水平。因此现阶段对大多数单位 来说，办公自动化在流程方面的管理更多的是在过程和逻辑实体方面下工夫。 尽管如此，并不是说我们在现阶段建设办公自动化系统时可降低对工作流的要 求，不考虑对点的管理。因为如果这样，将来需要将工作流落实到点时，还需要重 新进行系统的开发，造成不必要的浪费。因此，在现阶段的办公自动化建设中，工 作流一定要管理到过程、逻辑实体和点三个层次，同时还要能适应所有领导都不在 机器中办公、部分领导在机器中办公、所有领导都在机器中办公三种情况，这样系 统的自动化程度实际上是很高的。因此，高起点的设计才能使系统的工作流既能符 台目前的情况，又能兼顾日后的发展。要实现这点，要求工作流必须是双驱动的， 而不是单驱动的。 所谓的单驱动工作流指的是在工作流中只有对象的拥有者才有对对象的控制能 力，如果对象的拥有者由于种种原因未能对对象进行及时处理，那么该对象就无法 沿工作流往下传递。拿公文来说，公文是对象，处理公文的领导是对象的拥有者。 每个公文还有相应的办文人员专门负责对它进行处理，将它在有关领导和部门之间 进行传递，办文人员就是公文对象的控制者。如果在工作流中，对象的拥有者和控 制者都可对对象进行控制，那么这种工作流就是双驱动的。如果工作流是双驱动的， 那么当某公文在网上传给某领导时，如果该领导( 公文对象的拥有者) 没在机器中 办公，而是在纸上对该公文进行了批示，那么办文人员( 公文对象的控制者) 就可 操纵该电子公文继续往下一个领导处传递，而单驱动工作流就无法做到这点它必 须要求领导在机器中对公文进行处理，否则电子公文就无法继续往下传递。 2 要求纸制办公方式和电子办公方式并存 现阶段摆脱不了纸制办公方式的原因很多，除了计算机使用水平的限制外，还 有一个重要的原因就是目前还没有个具有法律效应的电子签名方式。在人们的观 念中，纸制文件上的手工签名和红章才是安全和保险的，才具有法律效应。因此在 现阶段纸制办公方式和电子办公方式两种办公方式并存是必然的。 那么，两种方式并存，岂不是增加了工作人员的负担，达不到提高工作效率的 目的了? 解决问题的关键是要正确处理好这两种办公方式的关系，在设计电子办公 方式时要使它能够最大限度地为纸制办公方式服务。要做到这点，一是要求在电子 办公的任何环节都可方便地输出纸制文件，另外还要求工作流必须是双驱动的。如 此设计的电子办公方式和纸制办公方式相配合时会带来如下好处：避免了重复登 记：查询和统计非常方便；打印出的纸制文件比较规整：信息的利用率得到了大大 提高：可辅助进行对纸制办文的管理：信息的上行和下达效率大大提高。 江苏大学硕士学位论文第2 章系统开发平台及开发工具 第2 章系统开发平台及开发工具 机关办公自动化系统平台应该具有内置的、与生俱来的特殊功能，能够很方便 地实现： 应用系统的开发。只有拥有简单易学、快速灵活的开发手段才能开 发出符合业务需要的并且是需求多变的应用，而且这样的应用能适应办公 业务应用的流程化处理特点。 应用系统的集成。包括办公系统各子系统之间的数据集成，阻及办 公系统与不同职能部门系统之间信息双向传递的数据集成能力。而且，这 些相关的系统可能是完全异构的、分散的系统。 应用系统的管理。由于涉及重要的政务办公信息，信息系统的安全 性与完整性、强壮稳固、可配置管理是随时应该考虑的特性。 应用规模。政府机关单位是一类地域分布广泛的分布式信息系统用 户群。适应这样的特殊应用要求的邮件骨干网与信息传递通道应具备太规 模信息交流与共享的能力。 技术的符合标准与先进性。这是应用系统开放、具有强大生命力的 保证。 2 1 开发平台的选择 随着计算机技术的飞速发展各种先进的开发工具和平台不断涌现，开发和 运行办公自动化系统的环境也各有不同，其优势和缺陷也各有不同。目前o a 系统 的开发平台主要有以下三类： 1 基于关系数据库管理系统 主要在9 0 年代以前和初期，例如：f o x p r o 、v b 、d e l p h i ( p o w e r b u i l d e r ) + 后台 关系数据库( s q ls e r v e r 、o r a c l e 等) 。 优点：数据处理能力强，善于管理结构化数据，访问速度快，开发工具适 用范围广。 缺陷： ( 1 ) 、在通信手段、广域网支持方面不够，系统的可伸缩性和扩展性较差； ( 2 ) 、不能很好地处理非结构化信息的交换； ( 3 ) 、系统的安全和权限设置以及工作流管理均由开发者在关系数据库中 实现，开发的工作量大，维护较困难； ( 4 ) 、一般采用客户机，服务器( c l i e n t s e r v e r ) 结构，客户端安装大量的 运行程序( 胖客户) ，安装维护较困难，扩展为i n t r a n e t 结构有难度。 2 基于群件系统 这是目前最流行的开发平台，主要的群件系统有i b m l o t u s 的l o t u sn o t e s 和 m s 的e x c h a n g e 。 优点： 江苏大学硕士学位论文第2 章系统开发平台及开发工具 ( 1 ) 、完善的通信手段和强大的非结构化数据支持能力，系统的可伸缩性 和扩展性较好： ( 2 ) 、系统提供强大的安全和权限以及工作流管理机制，开发周期短，稳 定可靠： ( 3 ) 、程序和数据一般放在服务器上，很容易与w e b 应用结合在起。 缺陷：处理结构化数据能力较弱，不擅长数据的计算、分析和统计，运行 效率较低。 3 基于b r o w e r s e r v e r 结构和关系数据库结合的方式利用c g i 、a s p 等技术进 行开发。 优点： ( 1 ) 、该平台特别适合信息的查询和组织，用户只需熟悉浏览器操作，界 面一致简单： ( 2 ) 、易于与i n t e m e t 上的其他系统结合，客户端只需安装i e 或n e t s c a p e n a v i g a t o r 即可。 缺陷：开发手段和能力有限，对于复杂的工作流和安全设置等要求显得力 不从心。 通过对各种平台的分析比较和对镇江市经贸委系统的充分调研我们决定采用 群件系统l o t u sd o m i n o n o t e s 作为开发平台。因为d o m i n o n o t e s 与其他群件系统 相比，具有强大的文档数据库和二次开发能力；完备的权限安全机制；与w e b 紧 密的结合。其协同工作的特点，使得它成为建设o a 系统的优秀工具，功能强大的电 子邮件系统适合处理公文和流程的审批，丰富的文本型字段适合处理图像和其他格 式的文件士善的保护机制和存取机制是解决问题的重要手段。文档型数掘库和丰 富的检索功能适合处理公共信息。n o t e s 的全文检索功能可以非常容易地解决查询 的需求。n o t e s 的电子邮件和个人事务处理适合进行个人事务的开发。 2 2l o t u sd o m i n o n o t e s 群件系统 2 2 1l o t u sd o m i n o n o t e s l o t u sd o m i n o n o t e s 是业界公认的群件“鼻祖”和事实标准。自1 9 8 9 年1 2 月 发布第1 0 版以来，已具备1 2 年的发展历史，积累了丰富的经验。在电子邮件与 群件市场，拥有最大的客户群和最大的市场份额。 该软件是美国i b m l o t u s 公司开发的群件软件，是先进的单一架构的文档数据 库和电子邮件系统，提供了工作流程自动化以及标准的w e b 服务、应用和开发环 境，是实现企业级信息集成和知识管理的理想平台。 d o m i n o 是服务器端软件，是为企事业单位设计的集通讯、协作及w e b 应用功 能为一体的软件平台。它是业界唯一一个建立在开发、统一的结构之上的，提供安 全通讯、协作和商务应用解决方法的服务器。 n o t e s 是工作站端软件，是为i n t e m e t 设计的世界领先的电子邮件和协作集成软 江苏大学硕士学位论文第2 章系统开发平台及开发工具 件。它提供了一个容易使用的、开放的、可定制的环境，实施行业领先的电子邮件、 日历、群组日程安排、w e b 浏览和信息管理。 l o t u sd o m i n o n o t e s 的d e s i g n e r 提供了一个集成的应用开发环境，其编程工具 内含面向对象的l o t u s s c r i p t 语言和动态的表单和视图等丰富的设计功能，设计者 能较方便的开发出满足需求的o a 系统。 2 2 2 技术优势 1 、完全支持i n t e r n e t 标准的通讯平台 d o m i n o 支持各种网络通讯协议，如t c p i p 、i p x s p x 、n e t b e u i 等，和i n t e r n e t 服务协议，如h t t p 、s m t p 、p o p 、i m a p 等。 用户可以利用d o m i n o 建立一个非t c p i p 协议的企业内部网络，是防止信息外 泄的最有效的方法。 2 、强劲的、可伸缩的目录服务 利用d o m i n o 目录功能可以方便管理用户、服务器和工作站等认证，而对l d a p ( 轻量目录访问协议) 的支持，则允许任何l d a p 客户机管理d o m i n o 目录。 3 、管理非结构化数据的文档数据库 n o t e s 的数据库是非结构化的文档数据库，每篇文档类似关系型数据库的记 录，其文档可以保存表格、格式化文本、w w w 网页、图形、o l e 对象等。 4 、用户信息共享的复制技术 通过d o m i n o 服务器之间或服务器与工作站之间的复制功能，可以实现跨越时 空界限的信息共享。通过“推”、“拉”等技术实现双向复制和可选择复制等。 5 、完成协同工作的工作流、日历、群组同程安排 用户通过定义工作流程可以将文档发送到指定的用户机器中，而日历和日程 安排可以为用户及时处理文档提供帮助。 6 、行业标准的安全机制 不仅支持i n t e r a c t 上的s s l 、x 5 0 9 等验证，而且对n o t e s 数据库提供了用户认 证、数据库存取权限控制、数据库字段加密、电子签名等安全机制，以保证信息的 安全，而完善的日志记录则是实现安全机制的保证。 7 、对非本体系的客户机和浏览器的支持 由于d o m i n o 作为w e b s e r v e r 支持各种i n t e m e t 协议，不仅支持h t m l 、c g i 、 j a v a 、j a v a s c f i p t 等，而且d o m i n o 可以将n o t e s 数据库中的文档转换成h t m l 格 式，因此可以实现对网页的数据库可编程控制管理，其提供的网页支持各种浏览器 的访问。 8 、对实时访问企业数据的支持 虽然n o t e s 数据库是文档数据库，但由于其兼容关系型数据库，支持o d b c 、 d e c s ，因此可以很方便的读写其他关系型数据库，如d b 2 、o r a c l e 、s q l s e r v e r 、 s y b a s e ，以及f o x p r o 、a c c e s s 等。 9 、多平台支持 支持从n t 到u n i x 等各种服务器操作系统，使用户可以根据业务发展的需要， 2 江苏大学硕士学位论文第2 章系统开发平台及开发工具 平滑的、不需要任何修改的将系统从p c 服务器迁移到小型机中，如i b ma i xf o r r s 6 0 0 0 。 1 0 、可靠、可用、可伸缩的服务器结构 强大的数据库稳定性和服务器效率，和对内存的优化，管理系统输入输出设备， 改进了系统的可用性和可伸缩性。 1 l 、多种开发工具的选择 n o t e s 提供了完整的开发工具，不仅可以使用n o t e s 内部的命令函数，实现简 单的操作管理功能而且利用类似b a s i c 语言的面向对象的可视化编程工具 l o t u s s c f i p t ，可以进行更复杂的编程设计，从而实现强大的n o t e s 应用。 而系统提供n o t e sa p i ，可以利用v b 、v c 等工具访问n o t e s 数据库和管理n o t e s 系统。 1 2 、简单、方便的系统管理 不论d o m i n o 安装在任何机器设备，其统一的管理界面，强大的管理工具，都 可以使用户很好的管理系统。 2 2 3 用n o t e s 建立的机关办公系统的特点： 集成性。最终用户使用的邮件与群件应用系统是一套统一的应用系统，使用 同一套应用软件。在相同的、唯一的界面下，用户可以获得邮件信息、办公信息、 专业应用信息、关系数据库信息、i n t e m e t 信息等各个方面的信息。这种集成能力 是在软件平台一级获得的，而不是通过二次开发“强加”上去的。这就大大减少了 开发的工作量，提高了应用系统的可靠性。而且对最终用户来说，不需要在几个客 户端软件或是应用程序之间、几个服务器系统或数据源之间来回切换。 开发快捷、实施容易。应用系统的推出与使用是投资得以回报的关键。电子 邮件功能是d o m i n o n o t e s 的基本功能，在系统开始实施的很短时间内，就可以建 立起电子邮件网，马上见到效益。而群件系统的应用或者办公自动化应用则可以利 用d o m i n o n o t e s 的快速开发、实施能力在较短的时间内实现。这非常适合办公