地产集团有限公司工程合同管理办法.doc

地产集团有限公司工程合同管理办法（第一版）一、目的1.1 为加强房地产项目的工程合同管理，规范工作流程，维护公司权益。根据工程合同管理流程,制定本管理办法。二、适用范围2.1 本管理办法适用于下属各房地产公司（以下简称项目公司）。三、职责3.1 总公司负责标准合同的制定，合同的审批和检查，项目公司负责合同的编制、谈判、签约。3.2 成本控制中心负责对合同管理办法的制订、修改、解释、指导、监督检查。3.3 负责签订、履行工程合同的人员（包括经办、审批、资料管理等）贯彻执行本管理办法。 四、方法与过程监制（包括一般规定、合同订立的管理、合同履行的管理、合同档案的管理以及其他规定）4.1 一般规定4.1.1 本管理办法适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品（如土建、安装、装饰、市政园林景观等配套工程）的合同，材料设备采购、勘测、设计、监理、造价咨询委托类合同参照本管理办法执行。4.1.2 房地产项目的工程合同管理必须遵循合同性原则、合同书原则、事前签订原则、招标原则、利益明晰原则等五大原则，其中招标原则及利益明晰原则细则如下：4.1.2.1 招标原则本原则包括以下两方面含义：a.所有合同的合作方均应采用招标方式确定合作方。除下列情况外：（1）某些政府垄断工程；（2）属于工程招标管理办法规定的适用情形，经详细填写承包商考察意见表（详见附件），并按规定经公司有关负责人集体会签批准后，方可采用考察对比的方法确定合作方。b.招标文件所属的附件。拟签合同、补充协议以及其他（包括设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议）应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。4.1.2.2 利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算方法及付款方式；如果合同价款可以调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。4.2 合同订立的管理4.2.1 标准示范合同：在招标（招标文件附件）及合同签署时，工程合同应尽量应用合同标准文本。4.2.1.1 集团总部有关部门将就房地产业务，逐步建立统一的公司合同标准文本，订立合同时应予采用。4.2.1.2 施工合同标准文本内容尽量采用FIDIC条款模式，内容分为协议条款、通用条款、补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜；4.2.1.3 如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。4.2.1.4 如公司尚未制定合同标准文本，可以延用以往的合同，但经办部门应联系成本控制中心、总师办、财务部门、人事行政部、法律顾问尽快制定相应的标准合同。4.2.1.5 当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时，业务部门应及时提出与相关部门共同修改。4.2.2 合同的经济条款应包括但不限于以下内容：4.2.2.1 合同价款或委托酬金：采用招标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；提倡在有标底情况下进行招标并确定合同价款，如果采用费率折扣方式确定合同价，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取方法，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确定后的合同价款签署补充协议。4.2.2.2 为保障合同的顺利履行，必须在合同中明确履约保证金的交纳。承包人在接到中标通知书后以现金或支票的方式向发包人交纳合同总价5-10%的履约保证金，其中：质量为30%、工期为30%、安全文明施工30%、项目班子10%，否则不予签订施工合同；履约保证金在工程竣工验收通过后发包人出具证明，才能退还，如有违约行为，按约扣除保证金，履约保证金不计利息。4.2.2.3 为防止承包人高估冒算，必须与承包人在工程合同中约定制约办法。比如：报送的结算造价最终核减额在审核总价5%以内（含5%）价格咨询酬金由发包人支付；若结算造价最终核减额超出5%则因造价超出部分而引起的造价咨询酬金之增加部分由承包单位支付；若承包人报送的结算金额超出最终审定结算金额10%（含10%）时，承包人除造价咨询酬金外，发包人应进一步罚款（罚款比例、金额各公司自定），直至取消今后的投标资格（且应在工程结算通知单强调此内容）。4.2.2.4 计价依据：工程施工类合同应将施工图、预算书作为合同的附属文件，合同附属文件一般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题：包干形式、定额标准、取费方法；a.发包人分包工程、甲定（发包人）乙供限价的范围和种类；b.人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法；c.总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法等；d.开办费、施工组织措施费、扰民费、文明现场施工费、赶工费等同类费用的取舍、计取办法及其包括的具体范围。4.2.2.5 设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法，对于承包单位，可依据设计变更和现场签证管理办法的规定与其另外订立关于设计变更、现场签证的协议4.2.2.6 总价结算办法：工程类合同可在合同中明确规定按“结算=合同价（或预算造价）+材料价差+设计变更+现场签证+增加项目-减少项目+奖励-罚款”确定结算总价。4.2.2.7 结算和付款办法：合同应明确规定验收及付款办法、保修维护办法及保修金处理办法；进度款的支付一般提倡按形象进度分阶段确定付款金额，不提倡分月审核进度款的方法；各期进度款累计不应超过合同总造价的70%（如遇特殊情况需要调整比例的，需报经总裁批准），由于变更造成累计增减造价超过（5-10%）时，超过或减少部分可以计入合同总价内，随进度款支付；没有施工图预算或无准确合同总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款，以防超付。4.2.2.8 廉洁合作约定：为维护公司利益、防止黑幕、保护员工，在工程或者其他高金额合同中，凡是通过招投标程序的工程都要签廉洁协议；凡依法不通过招投标且合同标的金额在100万元人民币及以上的工程也要签廉洁协议；政府工程除外。4.2.2.9 保修协议：对工程施工和设备材料采购合同，为保证工程质量，维护公司利益，应与承包单位另外签署工程质量保修协议作合同的补充协议；保修期限一般不低于两年，低于两年的，应事先报总师办和成本控制中心同意，其中屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间和外墙面的防渗漏保修年限不低于项目公司对房屋买受人承诺的保修期限。4.2.3 合同起草、谈判与签署的主要职能部门：项目造价审计部负责起草和签署合同，其中工期、质量等技术内容由项目工程部负责起草和谈判；项目造价审计部负责其中的合同价款、计价方式、付款方式等经济内容的起草和谈判。4.2.4 合同审批流程：通过招标确定合作方后，由主办人填写合同审批表，在与有关职能部门（项目工程部、造价审计部、财务部、集团总师办及成本控制中心）进行充分沟通后上报分管副总、总经理审批（其中50万元以下的合同,由项目公司总经理审定）；合同形成及审批应按照相应流程，如“图一、图二”所示（图中实框为必经流程，虚框为按实际情况选择之流程）；合同审批以电子流程的形式实现，合同上报人，必须以完整的资料上传，建立流程后，合同金额在500万元及以下的，应在三个工作日内完成，合同金额在500万元以上的，应在七个工作日内完成，原则上每一步骤不超过半天，各步骤责任人有责任和义务尽快完成自己的步骤，并及时下传，否则将追究各责任人；如果因上报资料不全，造成流程不能按时完成的，追究上报人责任。5万元以上（不含5万元）合同形成及审批流程：主办人（项目工程部、造价审计部、财务部、集团总师办、成本控制中心）共同确定合同格式主办人填写合同审批表与合同签订单位进行磋商法律顾问审核合同 集团造价审计部审核签字集团总师办审核签字起草部门负责人审核签字项目公司分管副总审核签字 集团总裁审批成本控制中心主任审核签字集团总师审核签字项目公司总经理审核签字(50万元以下合同，流程结束)办公室等存档下发执行上传电子文库（图一）5万元以下合同形成及审批流程：造价审计部意见工程部意见财务部意见主办人填写合同审批表办公室等存档下发执行上传电子文库项目公司分管副总审核签字项目公司总经理审核签字（图二）4.3 合同履行的管理4.3.1 合同的交底：在合同签定之后，要求就总承包合同填写工程合同摘要表，发至各相关部门，并向工程、成本、采购、财务等有关人员进行合同讲解交底，说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围）、总分包的关系等，以便各岗位人员协调、配合、执行。4.3.2 合同款支付4.3.2.1 项目造价审计部负责合同款支付的经办，填写付款申请单、工程付款审批表等，经相关职能部门审核，项目公司领导审批后支付；其中工程进度款支付，必须由监理单位审查，工程部复核，造价审计部最终核定，经财务部门审核扣除应扣款项，项目公司领导审批后支付（每次支付要求合同签约对方开具当地税务部门认可的税务发票后予以支付），并由相关人员登记台帐。工程进度款的支付流程如“图三”所示。工程进度付款审批流程：承包单位报付款申请报告（附所需付款依据）监理审核形象进度（附质量等说明）工程部复核形象进度项目造价审计部审核已完工作量财务部支付工程款项目公司总经理审批项目公司分管副总审核财务部审核扣除应扣款项应扣款项(图三)4.3.2.2 对保修金等余款的支付办法按上述规定支付，其中由于承包人未及时维修所产生的费用，注意在保修金中扣除，并且要求由物业管理公司签字同意才能支付保修金。4.3.3 合同变更的管理合同订立后，因客观因素条件发生变化需要变更合同内容的，或者承包人提出变更要求的，经办部门应及时向项目总经理请示报告，项目总经理同意变更，经办人员再与对方协商一致后起草变更后的条款，然后按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更合同。4.3.4 合同结算4.3.4.1 当合同中约定的承包人的责任和义务已全部完成，并且通过验收、达到了工程结算条件，由主办工程师协助合作方收集整理结算资料，填写工程结算申请表。4.3.4.2 如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，主办工程师应在结算申请表中作出详细说明及处理意见。4.3.4.3 由造价审计部负责按合同确定的结算方式办理结算，并特别注意：奖罚条款的执行（如工期奖罚、质量奖罚、安全奖罚等）、承包方承诺让利、各项费用的计取或扣除（如水电费、扣款项目、保修金等）、承包单位多报领的甲供材料、变更签证未如实实施部分、钢材实际用量、主材价格等。4.3.4.4 工程结算要注意结算资料的及时整理、分类、归档、保存。4.3.5 合同执行情况的评估：主体合同等金额较大的合同（100万元及以上）执行完后，应由合同主办部门对发包单位的合同管理（工期、质量、成本、配合等）、承包单位的工期、质量、成本、配合等进行总结，并填写合同执行情况评估表报公司成本控制中心备案。4.4 合同档案的管理4.4.1合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存，以便复查。4.4.2 合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）应由办公室专人妥善保管；合同签订后两个工作日内，文本上传电子文档库，并及时更新合同目录。4.4.3 公司一旦开始运行成本管理软件后，有关职能部门应全面运用，设立合同管理台帐，系统的填报合同的签定、履行、结算等动态情况。4.4.4 公司合同专用章由专人管理，经法人代表或其授权人签署同意后，合同文本才能加盖专用章，并做相应的用章登记；同时要求承包单位盖有效印章的同时，其法人代表或法人代表授权人还需签字；每份合同原件由发包单位至少盖两个以上骑缝章。4.4.5工程合同编号4.4.5.1 合同应该由专人连续统一编号;因主合同的变更、解除等订立的补充协议，按主合同类别编号（因补充合同中可能涉及其他类别的内容）；有关部门皆应采用统一编号。4.4.5.2 以公司为买方，房地产项目合同按内容分可为六大类；该分类办法在房地产管理总则内体现。4.4.6 关于项目完工后合同的上交等具体规定按照总公司相关规定执行。4.5其他规定4.5.1 本管理办法各部门务必须严格执行，如在执行过程中，与实际情况确有不适合之处，执行部门可根据实际情况作修改之请示，报经成本控制中心审核批准后方可实施。4.5.2 本管理办法自2006年1月1日起执行五、附录（表格与支持文件）51工程合同审批表52工程进度款付款审批表53工程合同摘要表54工程结算申请表55合同执行情况评估表56承包商考察意见表56廉洁合作协议附录一： 地产集团有限公司工程合同审批表（WMGC-01）日期：年月日申报单位项目名称合同编号合同内容合同标的合同经办人律师意见项目公司部门负责人集团总师办集团造价审计部项目公司分管副总项目公司总经理集团总师成本控制中心主任集团总裁备注：合同按50万元划分，50万元以下（含50万元），流程至项目公司总经理结束；50万元以上，走完全部流程。附录二： 地产集团有限公司项 目 名 称承 包 单 位合 同 金额（万元）至上期末已累计应付款 （万元） 实付款 （万元）工程完成情况承包单位本期申报工作量(大写)经办人：经审核本期完成工作量(大写)按合同本期应付款(大写)本期应扣甲供材料、设备款(万元)本期其他应扣款（万元）本期实际应支付款(大写)审 核项目工程部项目财务部分管副总经理总 经 理 审 批工程进度款付款审批表（WMGC-01）合同编号： 日期：年月注：附承包单位付款申请、监理审核意见；上表中的应付款由造价审计部填写，实付款由财务部填写。附录三： 地产集团有限公司工程合同摘要表（WMGC-03）项目名称： 填写日期： 年 月 日承包单位序号内容摘要1工程范围2施工进场时间或设备材料供货时间3合同总价及计价方式4工期及付款5质量要求6甲供材料及设备清单及到货时间7甲方限价材料及设备8甲方分包9三方合同备注10其他经办人经办部门附录四： 地产集团有限公司工程结算申请表（WMGC-04）日期：年月日合同 名 称编号概况承包单位承包范围竣工验收时间合同工期施工时间开工时间： 竣工时间：签证工期 日历天工程部意见交工验收情况(交付时间)申请人：资料提交情况承包人确定的竣工图变更签证单齐全符合当地城建档案馆存档要求的资料齐全（除双方确认的结算书）部门负责人：工程质量情况造价审计部意见结算资料是否齐全部门负责人：结算审核时间安排分(子)公司分管副总备注注：上述资料提交不齐全，原则上不予结算，除非总裁特批。附录五： 地产集团有限公司工程合同执行情况评估表（WMGC-05）项目名称： 填写日期： 年 月 日合同名称合同编号承包单位（承包人）资质等级序号内容经验总结1合同订立（招投标、合同的规范性等）2工程质量控制3施工工期控制4工程成本控制5合作配合情况6其他情况项目公司对施工单位的综合评价口优秀 口良好 口一般 口较差1质量控制口优秀 口良好 口一般 口较差填表/负责人签字：填表人 2工期控制口优秀 口良好 口一般 口较差3合作配合口优秀 口良好 口一般 口较差4报价合理口优秀 口良好 口一般 口较差负责人 5现场管理口优秀 口良好 口一般 口较差6技术实力口优秀 口良好 口一般 口较差7经济实力口优秀 口良好 口一般 口较差8总师办的综合评价9成本控制中心的综合评价是否推荐列入合格承包商数据库：口是 口否备注：除第8、9项外，其余由项目公司填写，总公司根据综合评定情况，来确定是否列入合格承包商数据库。附录六： 地产集团有限公司承包商考察意见表（WMGC-06）日期： 年 月 日考察单位名称考察内容基本情况（成立日期、注册资金、企业性质、资质等级、营业执照等有关证书）技术经济情况（人员组成、施工机械设备、固定资产、净资产、负债、流动资金）近年（在建）工程一览（施工质量、获奖等）项目经理情况（拟派项目经理信誉、与业主配合、有否在建项目等）参与考察人员意见公司招标小组意见项目公司：集团总师办：成本控制中心：组长：附录七：廉洁合作协议甲方： 乙方： 甲乙双方于 年 月 日签署了 工程建造合同，为加强工程项目建设期间的廉