公文处理及文件管理办法.doc

公文处理及文件管理办法第一章 总则第一条 为使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化。提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本办法。第二条 公司董事会及公司管理委员会的公文，是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是指导布置、报告情况、交流经验的重要工具。第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。逐步使用办公自动化管理系统。第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。第六条 各院校（部门）负责人应当高度重视公文处理工作，明确专人负责公文处理工作，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。第二章 公文种类第七条 院校常用的公文种类主要有：（一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项等。（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（三）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（五）议案。适用于工会代表向校教代会或工代会提请审议事项，或在我院校的省、市、区人大代表向省、市、区人大提请审议事项。（六）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（八）批复。适用于答复下级机关的请示事项。（九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。（十一）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。（十二）计划。单位为完成一定时期的任务而事先所作的安排与打算。由于内容的差别和期限的不同，计划又分为“安排”、“规划”、“方案”、“设想”、“要点”等。（十三）总结。适用于对前一阶段工作或一个任务完成情况进行系统回顾、分析、归纳、研究，作出评价，得出经验和教训，以及规律性的认识。（十四）制度。单位制定的要求有关人员在某方面或某类事项上共同遵守的规则或程序。（十五）规定。指单位处理某种事项而制定的法规性文件。（十六）其它公文。以上没有列明的公文种类。第三章 公文格式第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（二）发文机关标识应当使用发文机关正确的全称或者规范化简称。公司管理委员会发文套用“保定贺阳教育投资有限公司文件”红头。（三）发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。（四）上行文应当注明签发人、会签人姓名。（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如“河北省教育厅”可简称为“省教育厅”，但不能称之为“省高教厅”。（七）公文的附件应当注明附件顺序和名称。（八）各院系部上报院校的公文及院校对外发文，都应当加盖印章。（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合发文以最后签发机关负责人的签发日期为准。（十）上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十一）抄送机关指除主送机关外需要知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。第九条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*297mm）,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章 收文处理第十条 收文处理包括登记、分办、拟办、催办等程序。管理委员会与外界往来的文件由管理委员会综合办公室统一登记、收文，并填制管理委员会收文阅办单。内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。第十一条 上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类进行分类处理。其中内容重要的急件，即时呈送领导批阅，如领导出差，立即送管理委员会综合办公室领导处理。第十二条 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或处理。领导之间不宜横向传递，以免积压或传失。第十三条 凡需以管理委员会名义办理的公文，应先送管理委员会综合办公室主任签批意见，再分送给管理委员会主任、副主任、及有关部门办理。第十四条 单位收到急件时，应在1天内答复；一般要办理的文件，3天内应办理，最迟不能超过7天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要答复。第十五条 加强公文检查催办工作。文秘人员对领导批示的公文及管理委员会发出的文件，要认真督办、催办，以防积压或漏办。管理委员会所属各部门对上级发出的文件，需要回报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。第十六条 领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交档案管理人员立卷归档。第十七条 分送有关领导或部门阅办的文件，均应建立送阅登记。领导或部门审批、传阅文件，一般在二十四小时之内交回，办公室要及时催办、催阅。第十八条 对领导批示需要落实的文函，要着重催办，及时反馈信息给领导。第五章 发文处理第十九条 发文处理指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、会签、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。第二十条 草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策规定，要尽量与原来的有关规章制度相衔接，并加以说明。（二）情况要确实，观点要明确，表述要准确，结构要严谨，条理要清楚，字词要规范，标点符号要正确，篇幅要力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权与主送机关的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数排列：第一层为“一、”，第二层为“（二）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称，一般不要简称。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。第二十一条 公文审核及签发。综合办公室及各院校党政办公室主任对公文格式进行初步审核，不符合格式要求的公文退回拟稿人，并说明原因。修改后的公文返回办公室后再次审核，审核后的文稿由拟稿单位再送分管负责人、主要负责人会签、签发。第二十二条 发文用印。上行文、下发文由综合办公室及院校党政办公室办理用印手续。发文用印后交档案管理人员存档。 第六章 公文归档及管理第二十三条 公文办理完毕后，应当根据档案管理实施细则和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第二十四条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第二十五条 联合办理的公文，原件一般由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。第二十六条 归档范围内的公文、照片、录像带等有保存价值的资料，由承办人收集齐全，移交有关人员核对整理后，送交档案室归档。对档案室保存的文件，要确定文件的保存价值，并分等级确定保管期限。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。第二十七