股份公司行政管理手册.pdf

上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 1 页 共 24 页 告 知 书 告 知 书 各位同事 鉴于世茂股份行政采购管理手册为公司重要制度机密 为确保其 安全性 在未征得总部行政采购部同意的情况下 任何人不得擅自 从网上下载 打印 保存等 如一经资讯科技部发现并核查确属事 实 公司将根据 员工手册 工作纪律 之条款内容追究其相应责任 特此告知 上海世茂股份有限公司 行政采购部 2009 3 20 各位同事 鉴于世茂股份行政采购管理手册为公司重要制度机密 为确保其 安全性 在未征得总部行政采购部同意的情况下 任何人不得擅自 从网上下载 打印 保存等 如一经资讯科技部发现并核查确属事 实 公司将根据 员工手册 工作纪律 之条款内容追究其相应责任 特此告知 上海世茂股份有限公司 行政采购部 2009 3 20 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 2 页 共 24 页 目 录 第一章 出差管理制度 3 8 第二章 预定公司所属酒店规定 9 第三章 采购申请审批流程 10 第四章 通讯费用管理规定 11 14 第五章 车辆 司机管理规定 15 19 第六章 驾驶员行驶里程补贴管理办法 20 21 第七章 员工日常办公用品领用实施细则 22 第八章 员工工作服 劳防用品管理规定 23 24 目 录 第一章 出差管理制度 3 8 第二章 预定公司所属酒店规定 9 第三章 采购申请审批流程 10 第四章 通讯费用管理规定 11 14 第五章 车辆 司机管理规定 15 19 第六章 驾驶员行驶里程补贴管理办法 20 21 第七章 员工日常办公用品领用实施细则 22 第八章 员工工作服 劳防用品管理规定 23 24 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 3 页 共 24 页 出差管理制度 出差管理制度 第 一 条 目的 第 一 条 目的 为加强出差事务的管理 有效控制出差费用 特制订本办法 第 二 条 适用范围 第 二 条 适用范围 世茂股份全体员工因公出差申请 出差标准以及出差费用核销 依照本办法办理 第 三 条 原则 第 三 条 原则 一 员工因工作需要到外地公出 一天内不能往返的均视作出差 出差计划须预先申请 并得到批准 二 员工因工作需要到外地远途公出 一天内往返的 且远途公出时间超过 10 小时的 视作出差 出差计划必须预先申请并得到批准 当天往返远途公出时间计算标准 乘坐飞机 火车 长途汽车 轮船 以机票 火车票 长途车票 船票实际发车和实际到 达时间为计算时间标准 例如 飞机起飞时间上午 8 00 飞机返回着陆时间晚上 18 00 超过 10 小时 享受 出差餐费报销午餐和晚餐 乘坐公司车辆 以公司指定地点集合发车及返程到达公司指定地点时间为计算标准 例如 公司车辆集合地点上车时间 8 00 返回集合地 18 00 超过 10 小时 享受出差 午餐和晚餐报销 三 所有员工必须严格遵守本办法规定的出差费用标准 超支部分由员工自行承担 四 新入职或者在职员工前往总部或者其它项目学习 在此期间不享有任何出差补贴待 遇 由总部和项目当地行政采购部负责统一安排住宿和提供午餐 五 派驻员工返回原驻地出差 且原驻地无住宿条件者 可享有出差餐补和公司安排的 住宿 否则只能享有出差餐补 住宿由员工自行安排 第 四 条 出差相关费用标准 第 四 条 出差相关费用标准 一 交通费 出差时一般选择的交通工具为火车 长途汽车及轮船等 一般情况下 单程距离超出特 快列车 6 个小时路程者 可申请乘坐飞机 使用有关交通工具标准如下 级别 飞机 火车 轮船 总裁 头等舱 软席 动车一等 一等舱 副总裁 商务舱 如无商务舱 改头等舱 软席 动车一等 一等舱 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 4 页 共 24 页 助理总裁 商务舱 如无商务舱 改经济舱 软席 动车一等 一等舱 总监 副总监 经济舱 软席 动车一等 一等舱 助理总监 高级经理 经济舱 软席 动车二等 二等舱 经理级 经济舱 软席 动车二等 二等舱 经理级以下人员 经济舱 软席 动车二等 三等舱 一 因公出差机票由股份公司行政采购部统一订购 所订购机票一般为折扣机票 二 临时改变出差计划而造成退票 废票而导致的经济损失 应特报直属总监 或助理总 裁 副总裁 确认 同时由综合管理副总监批准 由于个人原因改变出差计划 造成损失由 个人自理相关费用 三 给予经常使用某特定航空公司的按英里里程计算的交通补贴 员工可以自用 除了以 下几项 A 由于航空公司给予的任何现金奖励是公司的财产 应上交财务部 B 在预订航班时由航空公司赠送的额外免费机票是公司的财产 必须用于公司的业务 如 有例外情况 应由综合管理副总监批准 二 住宿费 如出差目的地是世茂股份下属分公司所在地 应事先联络分公司行政采购部安排好住宿 及迎送事宜 细节问题必须事先与当地分公司确认 宾馆选择的标准及费用上限如下 级别 参考酒店 星级 费用上限 RMB 一类城市二类城市 三类城市 总裁 五星 无限制 无限制 无限制 副总裁 四 五星 无限制 无限制 无限制 助理总裁 四星 450 400 350 总监 副总监 四星 450 400 350 助理总监 高级经理 四星 400 350 300 经理级 三星 四星400 350 300 经理级 以下人员 三星 350 300 280 一 如果住宿费超出上述标准 应在 费用申请 中说明原因 并在报销时 走标准外审 批流程 如不能说明原因或原因不成立则超支部分由员工本人承担 二 随同较高级别员工出差时 可与高级别员工同住一酒店 但应事先在出差申请时得到 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 5 页 共 24 页 批准 如没有安排同住一酒店 可安排附近相应标准酒店 同性别上下级同时出差的 除副 总监级及以上人员外 其他员工要求同住一间标准间 三 如连续出差超过一周的 公司有权对酒店标准进行合理调整 四 如出差城市遇到节假日 会展或其他原因酒店价格上涨 可根据实际情况标准上调一 个等级 三 用餐费 用餐 报销范围限于出差员工自行安排的早饭 午饭和晚饭 费用标准如下 级别 共计 早 中 晚 总裁 不限 不限 不限 不限 副总裁 450 80 120 250 助理总裁 365 65 100 200 总监 副总监 250 50 80 120 助理总监 高级经理 210 40 70 100 经理级 180 30 60 90 经理级以下人员 120 20 40 60 一 在所有情况下 在报销费用时都应有相应的餐饮税务发票 如出差者餐费支出未达最 高限额 将根据实际支出实报实销 早餐指在出差地酒店不提供免费早餐的情况下 可享受 早餐补贴 午餐指在出差地午餐自行就餐 晚餐指在出差地晚餐自行就餐 如返程 返回时 间超过 19 30 分可享受出差标准 反之享受本地晚餐补贴 二 如遇客户或项目公司招待 应将相应出席招待活动的餐费按标准扣除 第 五 条 报销项目 可 不可 第 五 条 报销项目 可 不可 一 可报销项目 一 交通费 员工出差 工作时间内从公司出发可向行政采购部申请用车 如无法安排或 因航班班次原因自行前往或返回的 则至市内火车站 长途车站单程不可超过 50 00 元 至 虹桥机场单程不超过 80 00 元 至浦东机场单程不超过 140 00 元 如因出发 到达时间地铁 磁悬浮 机场大巴停止运行的可直接乘坐计程车 金额超过 140 00 的 报销需走标准外流 程 经总裁审批通过 出差可报销来回共两程的车费 员工在出差地可报销酒店至项目公司 的上下班车费 因工作需要外出应向项目公司行政部申请派车 如项目无法派车而产生车费 的 需注明原因 二 路 桥 通行费 停车费 经批准派车同行情况下 三 电话 传真费用 无法在当地世茂股份分支机构办公室发送情况下 如员工已享受 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 6 页 共 24 页 公司提供的手机费核销 由于出差引起的费用超支部分在经直属总监及综合管理副总监审批 后可给予核销 四 私人电话费 国内出差者 每天可打一个可报销的 时间不超过 3 分钟的电话 海出 差者每三天一次 五 洗衣费 干洗费 出差超过 3 天可洗一套衬衣裤 一周以上可洗一套西服 六 快件 快邮 邮费 七 由于携带必不可少的样品的行李超重费 核销时应有说明 二 不可报销项目 不可报销的项目是指一般情况下由员工自己承担的费用 以下是最常见的一些不可报销 费用 除非事先得到直属总监以上人员的书面批准 认为合理 才可报销 一 私人礼品 除非向私人发出业务邀请 需礼节性地赠送合适的礼品 但任何公关礼品 需事先批准 二 个人的娱乐 如付费电影 录像 房内酒水 三 洗浴 理发及其它个人护理费以及小费 第 六 条 出差类别 第 六 条 出差类别 一 至世茂股份项目公司所在地出差 一 员工出差事由及出差行程等由员工所在公司部负责事先通知出差地项目公司 二 城市间交通费由出差员工所在公司支付 三 在出差地发生的所有交通 住宿 餐饮原则上由员工所在公司按有关规定核销费用 总裁有权根据财务部提出的意见指定核销费用的公司 四 如发生少数零星费用可根据实际情况在出差返回后在原公司报销 如数额较大须经过 出差地方所在公司的确认 二 团体出差 团体出差采用团体标准 团体出差必须在保证对公司有效 有利的前提下安排 鉴于安 全和投保问题 乘飞机的团体出差有人数限制 一 总监级及以上人员 不得超过 3 人 二 相同部门的员工 不得超过 4 人 三 本集团员工 不得超过 8 人 四 特殊情况除外 三 海外出差 一 赴海外出差应事先根据出差目的地作好路线计划 选择最经济的出差路线 并由股份 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 7 页 共 24 页 公司行政采购部予以确认 如国外出差委托旅行社安排 旅行社的联络与选择事宜由股份公 司行政部确定 二 在海外出差时 公司希望员工尽量使用与国内旅行相同等级的酒店 费用实报实销 三 至海外出差的员工有责任保证在整个商务旅行期间持有目的地国家所需的签证和文 件 公司将承担与商务旅行有关的护照申请费用 员工需事先查询目的地国家是否需要免疫 注射证书并保证及时获得 四 海外出差费用核销币制采用人民币 以核销当日的实际汇率牌价的中间价计算 四 驾驶员出差 一 驾驶员驾驶公司车辆出差 非当天往返 应事先获得批准并由公司行政采购部统一 安排 二 驾驶员的住宿标准参照一般员工标准 三 驾驶员出差固定津贴标准为 工作日 150 元 天 节假日 包括周六 周日 国定 假日 200 元 天 注 以上津贴不包括住宿津贴但已包括餐费等补贴 同时 驾驶员的加 班记时不再重复计算 出差返回后 由驾驶员提供相等金额的发票申请核销 第 七 条 出差管理程序 第 七 条 出差管理程序 一 出差申请 一 所有因公出差需得到事先批准 在 OA 系统尚未正式运行之前 必须以书面方式完成 所有批准流程 二 员工出差应事先提出申请 填写 出差计划和审批表 说明出差时间 目的地 所 选航班班次 时间 着陆机场及出差事由等 如需预支出差费用 可根据出差计划书费用预算 栏内填写的相关金额办理借款申请手续 预算金额应根据出差天数及出差标准进行计算 三 员工提出的出差申请 必须经直属总监确认 并送交行政采购部进行票务及行程安排 如是总部派遣至项目工作的直属部门员工根据项目要求提出出差申请 则由项目负责人审批 后抄送直属总监 四 批准的员工出差申请 将抄送至总部人力资源部或项目行政人事部 以进行外出期间 考勤登记以及进行出差安排 五 批准的员工出差申请 将作为员工出差完成后费用核销依据 二 出差时间和计划变更 一 如果由于业务原因需要延长出差时间 出差人员需事先得到该次出差审批人 直属总 监以上 的批准 如在外地可以经口头批准 二 由于出差计划变更引起的有关费用必须于发生前征得出差审批人同意 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 8 页 共 24 页 三 非出差路线变动造成到达时间的延迟 或由于任何原因不能按照既定的出差行程计划 员工应立即对路线和地点的变动通知其直属上级 三 出差费用核销 一 提交费用申报表的时间规定 所有出差人员应在出差结束日后的 10 个工作日内提交出差费用核销申请 同时交至人 力资源部及行政采购部进行复核 如超过 15 个工作日尚未核销费用 财务部门将对该员工 停止一切个人费用核销 直至出差费用结清为止 二 如有正当理由 如连续出差 延缓核销费用的出差员工应及时向行政采购部阐明 并 得到直属总监的同意 第 八 条 其它规定 第 八 条 其它规定 一 正式发票的标准 一 注明单位名称 日期和费用性质 二 需有标明每个项目的宾馆客房账单 三 在中国产生的所有支出需要正式税务发票 二 可接受的收据形式 一 航空公司 原始机票 二 宾馆 分项目列出明细的原始账单及税务发票 三 用餐 业务招待 原始税务发票 四 其它 信用卡支付收据及税务发票 三 发票或收据遗失 当发票 收据遗失 应在提交费用核销的同时提交个人声明 尽可能的详细列出费用 并由两位以上出差者证实并签名 如单人出差必须出具个人声明 各种低额项目除外 由 其直属总监签字后方可核销 四 对于工作需要经常出差的员工 人力资源部可为其每年统一购买交通工具保险 员工无 须在每次出差时重复购买交通保险 公司也不再核销此部分费用 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 9 页 共 24 页 预定公司所属酒店规定 预定公司所属酒店规定 第一条 目的 第一条 目的 为统一执行预定公司所属酒店管理 制定本规定 第二条 实施范围 第二条 实施范围 一 本规定由总部及各项目公司实施 第三条 酒店的预订 第三条 酒店的预订 一 行政部负责酒店的预订工作 保证员工或客户的住宿事宜不被延误 二 申请部门 员工如因工作需要 需入住公司所属酒店 需填写 酒店客房订单 填 写 酒店名称 栏 基本信息 栏 费用支付 栏 三 酒店客房订单 须经申请部门直属总监同意 总部行政部复核 综合管理副总监复 核 董事长或副主席批准后 方可预订 如由公司付费或使用公司协议价 必须由 副主席或董事长签署 四 完成审批后的 酒店客房订单 交总部行政采购部 由总部行政采购部统一安排 五 总部行政采购部填写 确认信息 栏 联系相关酒店 落实相关工作并通知申请人 第四条 酒店费用结算 第四条 酒店费用结算 一 原则上公司只承担住宿费 如有特殊要求 必须在申请时在 费用支付 栏明确并 获得批准 二 酒店费用由总部行政采购部统一与酒店结算 第五条 本规定自执行委员会批准后于 2009 年 3 月 20 日起执行 由总部行政采购部 负责解释 并有权根据实际操作情况进行修改 第五条 本规定自执行委员会批准后于 2009 年 3 月 20 日起执行 由总部行政采购部 负责解释 并有权根据实际操作情况进行修改 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 10 页 共 24 页 采购申请审批流程 采购申请审批流程 采购 调拨 不采购 附注 本流程由执行委员会核准后自 2009 年 3 月 20 日起执行 原相关规定同时终止使用 本规定由总部行政采购部负责解释 并有权根据实际操作情况进行修改 通知申请人办理领用手续 需求部门 人根据需求填写 采购申请 审批单 按要求填 写申请原因 物品名称 规格型号 数量 要求到货日期 和保管人 如有专业推荐供应商可填写建议供应商和估计 价格 填写完 采购申请 审批单 经申请部门负责人和直属总 监 助理总裁审批后 由行政采购部采购办理 行政采购部根据需求部门的意见 结合实际需求情况以及公 司资源 综合考虑 提出 采购 调拨 不采购意见 如内部有资源调拨 办理 内部调拨 如暂时无采购需求 或展 缓采购 退回申请人 选择专业的有竞争实力的 供应商 货比三家 推荐 性价比最高的供应商 单价大于等于 1 千元 提交综合管 理副总监及副总裁审批 单价小于 1 千元 提交综合管理副总监审批 提交综合管理副总监审批 审批通过 采购 调拨 办理入库和资产登记 参见固定资产年管理规定操作 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 11 页 共 24 页 通讯费用管理规定 通讯费用管理规定 第一条第一条 目的目的 为做好公司固定电话及员工移动电话费用核销工作 节约通讯成本 制定本规定 第二条 适用范围第二条 适用范围 本规定适用于上海世茂股份有限公司及各相关公司 第三条第三条 通讯费用的界定通讯费用的界定 一 移动电话费用 公司支付部分 二 固定电话费用 含传真 第四条第四条 通讯费用管理部门通讯费用管理部门 一 公司行政采购部为通讯费用的审核管理部门 二 公司行政采购部为通讯费用的复核报销部门 第五条第五条 移动电话费用核销申请移动电话费用核销申请 一 员工在进入公司工作后 可填写 移动电话通话费用报销申请表 申请移动电话费 用报销 填写 移动电话通话费用报销申请表 呈直属总监批准后 交行政采购部确认员工职级 到职日 试用期通过日后交行政采购部办理审核手续 并根据申请人的实际情况作出是否准 予移动通信话费报销的批复后通知申请人及备案 二 员工正式进入公司工作的首个工作日作为员工报销移动电话费用起始日 三 行政采购部根据员工职级 确定员工每月可核销的移动电话费用金额 并在员工 移 动电话通话费用报销申请表 上签署意见后执行 四 试用期内员工按职级话费标准核报一半费用 转正之日起调整为规定标准执行 五 员工因升职而需提高移动通话费用标准的 请填写 调整移动电话费用标准报销申 请表 核准后生效 六 如确因工作需要 员工当月通话费用超出核报标准的 可填写 移动电话费用超标 核报申请表 连同当月移动电话通话明细帐单 通话记录 先自行扣除私人通话费用 交 所在公司行政采购部办理相关核报手续 除非常之原因 原则上员工超标部分的话费由员工 自行承担 不予以核报 七 如员工变更移动电话号码 必须尽快填写 变更移动电话申请表 交行政采购部 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 12 页 共 24 页 更新通讯录及按新号码报销话费 八 以公司名义申请移动电话号码 员工不可自行通过网络参加电信公司推出的通话收 费套餐 公司有权利用以公司名义登记的移动电话号码与电信公司签署或对公司有利的条款 或活动 员工无权异议 九 员工以个人名义申请优惠通讯套餐的第一个月预收套餐费用 将不予以报销 十 员工必须以自己名义办理的移动电话号码向所在行政采购部申请移动话费的报销 不接受以他人名义办理的移动电话帐单 十一 以员工名义申请移动电话号码 公司无责任为员工向电信公司发出任何书面证明 第六条第六条 移动电话使用注意事项移动电话使用注意事项 一 凡在公司报销移动电话通话费的一般员工 应在每日早上 8 时至晚上 10 时保持开 机状态 司机保持 24 小时开机状态 经理级别以上员工 应保持 24 小时开机状态 二 一个月内 如员工有三次未能在上述指定时间内保持联络状态 且无合理解释 该 月全部电话费用将不予以报销 三 工作时间内员工不应使用移动电话发送与工作无关的信息 四 以公司名义登记移动电话的员工 如因经常出差到国外 可填写 开通移动电话国 际漫游功能申请表 申请开通国际漫游功能 以便与公司保持联络 第七条第七条 移动电话费用的核销范围移动电话费用的核销范围 一 公司允许员工报销的移动电话费用包括 固定月租费 来电显示费 来电畅听功能 费 17951 优惠功能月租费及通话 短信费用 二 员工自行与移动运营商签订优惠套餐 公司只按员工职位级别标准给予标准内的实 报实销 超出部分费用由该员工自行负担 三 如员工当月上班出勤率不足三分之一 该月移动电话费将不予以报销 四 如员工因妊娠 需休产前假或产假时 该段时间只能报销原标准的三分之一费用 五 员工每月报销移动电话费时 必须先支付费用 凭移动营运商提供的正规明细发票 报销 报销额度仅当月可用 不可累计 未取得发票的不得报销 六 经公司批准报销移动电话费用的员工 如每月话费在 100 元标准以下者 可凭充值 卡发票报销 但必须提供当月话费清单 行政部将根据话费清单显示的金额予以实报实销 既 话费清单超过 100 元 按 100 元标准核销 不满 100 元 按实际产生的话费金额报销 如 每月话费在 300 元标准以上者 必须凭入网移动电话完整账单报销 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 13 页 共 24 页 七 员工每月移动电话通话费报销标准如下 职职 务务 每月话费标准额度每月话费标准额度 助理总裁 首席财务官 副总裁 实报实销 副总监 总监 700 元 助理总监 650 元 高级经理 600 元 经理 500 元 副经理 400 元 主管 工程师 开发人员 300 元 司机 300 元 秘书 助理 专员 100 元 八 员工每月报销移动电话费时 需先自行向电信公司支付移动电话费用后 凭付费帐 单进入公司 OA 系统选择 员工通讯费用 栏进行费用报销登录 在填写报销申请前 应先 扣除 GPRS 代收费 补套餐差额 上网等不予核报的费用 再提交报销申请至所在公司行 政采购部审核后 由所属公司财务部门复核办理现金报销手续 九 每月的第一个工作日起 接受员工上月通讯费用的报销申请 第八条第八条 固定电话使用原则固定电话使用原则 一 公司电话应用于业务洽谈 内部联系 相关部门沟通等有关工作事务 二 通话应尽量简洁 明确 减少通话时间 三 通话应注重礼貌 体现世茂员工良好的文化素养和精神风貌 四 为保证集团通讯顺畅 避免使用总机 传真机拨打或接听电话 第九条第九条 长途电话使用须知长途电话使用须知 一 公司允许员工因业务或相关工作联系而使用长途电话 禁止员工因私拔打长途电话 二 行政采购部对每月电话分机用量结算情况进行核查 如发现异常记录 将要求有关 员工解释 相关私人长途话费行政部有权向有关员工收取通话费用 第十条第十条 传真机的使用管理传真机的使用管理 一 传真机主要作为业务收发文件之用 员工不得利用公司传真机拨打电话 二 传真至前台的文件 前台工作人员应尽快送到有关收件员工所在部门 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 14 页 共 24 页 三 使用传真机发文时要确定对方传真号码 收件人姓名及页数正确 杜绝人为发送错 误而浪费资源 四 员工应尽量多使用电子邮件收发重要文件 以节省费用 第十一条第十一条 附则附则 一 本规定由执行委员会批准后自 2009 年 3 月 20 日起执行 原相关规定同时中止使用 二 本规定由行政采购部负责解释 并有权根据实际操作情况进行修改 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 15 页 共 24 页 车辆 司机管理规定 车辆 司机管理规定 第一条 目的第一条 目的 为提高车辆使用效率 延长车辆使用寿命 节约车辆使用成本 规范司机行为 为公司 提供更好的用车服务 特制定本规定 第二条 适用范围第二条 适用范围 本规定适用于世茂股份公司及各相关公司 第三条 车辆的界定第三条 车辆的界定 本规定所指车辆是指各种由股份公司及各相关公司使用的机动车辆 第四条 车辆的管理部门 第四条 车辆的管理部门 一 行政采购部为车辆的采购 上牌 保险 特约维修厂协议 年检 车辆消耗品 新 购车辆装璜 对公司车辆保养及维修核价 公司司机费用复核等事宜的管理部门 第五条 车辆的采购管理 第五条 车辆的采购管理 一 车辆的采购管理包括车辆的购置 上牌 保险 维修协议 新购车辆装璜等一切车 辆投入正常使用前的工作 二 车辆购置前 行政采购部应及时向政府主管车辆的管理机构申领 购车领照单 按政府相关规定办理上牌手续 三 新购车辆必须及时将车辆登记表交到车辆登记的所属地区公安交通管理部门 车辆 年养路费及通行费 由车辆登记公司办理 四 行政采购部应向指定保险公司购买公司各台机动车辆的全年保险 具体险种包括 强制险 综合损失险 盗窃险 意外险 玻璃险及第三者责任险 五 行政采购部应及时依据车辆的品牌与相应的特约维修厂商签定有关维保协议 第六条 车辆资料的管理 第六条 车辆资料的管理 一 车辆的机动车登记证 车辆行驶证副本 车船税正本 车辆购置税正本 司机驾驶 证复印件 保险单正本 车辆备份钥匙 统一由行政采购部保管 二 车辆行驶证正本 司机驾驶证正本 车辆主钥匙由驾驶该车辆的司机保管 三 每月 15 日 行政采购部应根据 司机出车记录表 汇总填写 司机月出车记录明 细汇总表 四 行政采购部须对每台车辆建立完整的档案 保留所在公司每辆车的 车辆维修 保 养申请表 以便对车辆进行性能评估 五 在内部调拨车辆时 相关车辆资料应随审批后的 固定资产调拨申请表 一同调动 如因不存在保管条件 相关车辆资料可向行政采购部申请统一保管 第七条 车辆消耗品的管理 第七条 车辆消耗品的管理 一 行政采购部每年可为所使用的车辆购买二次车辆保洁用品 如皮革清洁剂 轮胎光 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 16 页 共 24 页 亮剂 车蜡 毛巾 蜡拖 车用香水 司机如未经许可不得自行购买保洁或车辆其它用品 否则公司将不负责相关费用 二 行政采购部必须按当地车管部门要求每年交纳车辆养路费及通行费 三 行政采购部统一购买瓶装饮用水 供司机存放于车厢内供乘客饮用 四 行政采购部必须为所使用的车辆统一购买 油卡 并依据每月消耗量进行充值 司机每次加油必须取得加油存根 存根显示的加油记录必须与每次油卡消耗的金额相符 五 只有在出差或 油卡 金额充值不足的情况下 方可使用现金加油 并凭发票按实 核销 第八条 车辆的保养 第八条 车辆的保养 一 公司车辆应到公司指定的特约维修商处进行定期保养 二 公司车辆每月可外出洗车不多于五次 三 公司车辆每行使 5000 公里应到公司指定特约维修商处进行例行保养 四 司机应每天抽适当时间进行日常保养 检查车辆的机油 水箱 剎车 电瓶 轮胎 音响 冷气 外观 操控等多项使用情况 以保证出车时车况良好及车辆整洁 第九条 车辆的维修 第九条 车辆的维修 一 公司车辆应至指定特约维修商处进行检修 二 车辆每年必须按照指定日期进行年检 第十条 车辆维修保养申请程序 第十条 车辆维修保养申请程序 一 司机必须在车辆进行保养的前三天填妥 车辆维修 保养申请表 注明行驶里程 保养项目 预估所需的费用 保养项目主要指更换机油 机滤 空气滤 汽油滤等 二 车辆由行政采购部行政助理对维修项目 金额进行复核后 由行政采购部负责人确 认后执行 三 如未经行政采购部同意 私自更换车辆部件超出所申请维修项目的 公司将不负责 超出部份的维修费用 四 车辆于行驶途中发生故障或其它耗损急需修复或更换零件时 可视实际情况需要进 行紧急修理 但当事司机应以电话通知所在公司行政采购部 并致电行政专员说明需维修的 情况及维修费用金额 得到行政采购部负责人口头同意后方可送修 并应于车辆送修后的三 个工作日补办审批手续 否则不予报销 七 车辆维修 保养申请表 由所在行政采购部存档备查 第十一条 车辆派遣原则 第十一条 车辆派遣原则 一 对于享有车辆补贴及私车公用津贴的员工原则上不再派遣公务用车 但下述情况可 予以豁免 1 接待外部宾客及陪同外地项目员工参观 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 17 页 共 24 页 2 出差可享受由公司至机场或机场回公司的接载用车 3 城市交通不能覆盖的较远地区的公务用车 4 携带重要文件或物品外出公务的 如携带公司印章 大额现金等 5 如遇上级布置的突发紧急事务 由行政采购部核准后安排 6 其他可由行政采购部酌情判断安排车辆的 如 35 摄氏度以上高温天气 暴雨 雪 台风等灾害性天气的公务用车 二 对于无车辆补贴及私车公用津贴的员工申请公务车辆派遣原则 1 外出不超过一公里 不予派车 2 员工外出目的地在地铁沿线附近的 原则上不予派车 3 员工出差以办公地为出发点 安排接载到机场 员工出差返回 同样以办公地为目 的地安排接载 4 行政采购部在安排车辆时应尽量合理安排资源 集中几位员工同时使用一台车辆 5 遇有恶劣天气需外出办事申请公务用车的 上述条件可不受限制 35 摄氏度以上高 温天气 雨 雪天气 台风等灾害性天气 6 所有员工公务用车都必须由所在公司行政采购部负责安排 第十二条 车辆的派遣 第十二条 车辆的派遣 一 员工需要在工作时间或假日使用车辆时 应提前填妥 派车申请单 交行政采购 部安排出车 二 如在工作时间内用车 员工应提前 30 分钟凭填妥的 派车申请单 向所在公司行 政采购部预约用车 如在假日时间内用车 员工应提前两个工作天填妥 派车申请单 向所 在公司行政采购部预约用车 三 行政采购部根据实际情况进行 派车 建议乘坐其它交通工具 或 不予派车 的处理 并在 派车申请单 上写明意见 四 因紧急事宜 未能预先办理手续的 须口头征得所在公司行政采购部的同意 由行 政部通知司机出车 用车完毕后 由用车人提供书面合理解释并补办有关手续 未有书面合 理解释的 出车所需费用由用车人支付 五 司机应及时准确填报 司机出车记录表 并请用车人签署确认 送所在项目公司 行政采购部复核 六 司机如未经行政部门同意或未知会行政采购部私自出车的 给予出车司机必要的处 罚 第十三条 车辆停泊规定 第十三条 车辆停泊规定 一 司机在外停放车辆 要注意选择停放地点和位置 尽可能将车辆停泊在容易看到用 车人进出地方 并注意移动电话的讯号是否接收正常 保证联系畅通 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 18 页 共 24 页 二 离开车辆时 要锁好保险锁 并检查车上是否有公文包或手拎包等物品遗留在车厢 座位上 避免被盗事件的发生 三 下班后必须根据行政采购部要求将车辆停放到指定地点保管 严禁将车辆驾驶回家 四 行政部在抽查中发现有司机在未经许可下 私自将车辆开回家的 按以下原则处理 1 发现司机一次私自将车辆驾驶回家的 给予口头警告一次 报人力资源部备案 2 发现司机二次私自将车辆驾驶回家的 给予书面警告一次 报人力资源部备案 3 发现司机三次以上私自将车辆驾驶回家的 通报人力资源部按公司奖惩相关规定处理 第十四条 司机行为规范 第十四条 司机行为规范 一 司机必须遵守 中华人民共和国道路交通管理条例 国家或地区有关的交通安全 管理规章规则及公司制订的相关规章制度 二 司机应保持良好的个人形象 在工作时间 含假日及出差 内 司机必须穿着工作服 并应保持工作服整洁 注意保持头发及手足的清洁 注意良好的个人言行 在驾驶过程中 应尽量保持端正的坐姿 三 司机对自己所驾驶车辆的各种证件的有效性应经常检查 出车时应确保各种行驶所 需证照的齐全 四 司机必须在出车前做好车辆的内外清洁工作 包括坐椅 脚垫 仪表台 饮用水放 置 车身外观清洁等 五 接待公司客人时 司机必须戴好白手套 主动为乘车人开启车门及问候 六 司机接到须接送员工或客人指令时 应提前到达约定接送地点 如发生延误应尽快通 知有关员工或客人 七 司机手机必须保持 24 小时开机状态 如因所在地区较远 手机信号较弱 请将住宅 固定电话号码提供所在公司行政部门 不得关闭手机或使用留言信箱 八 司机驾车必须注意文明行车 同时注意休息 不得疲劳开车 不准危险驾车 九 司机不准在车内吸烟 员工如在车内吸烟时 司机应当礼貌地予以制止 访客在车 内吸烟时 可婉转告知陪同人 但不应直接制止客人吸烟 十 司机对乘车人要热情 礼貌 说话应文明 车内客人谈话时 除非客人主动搭问 不可随便插嘴 同时不可将客人谈话内容对外泄露 十一 执行出车任务时因特殊情况不能按时返回的 应及时通知所在公司行政采购部 并说明原因 十二 车辆抵达目的地时 除妥善停置车辆外 应锁好保险锁 防止车辆被盗 十三 工作时间内司机未被指派出车的 应随时在司机室等候出车 如有要事需离开 时 应告知所在行政采购部去向和所需时间 十四 车辆内应备有雨具以便在需要时使用 乘车人携带大件物品时应主动帮忙提携 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 19 页 共 24 页 十五 严禁司机将自己保管的车辆随便交给公司以外的人员驾驶 十六 严禁司机将车辆交给无证人员驾驶或利用公司车辆提供外人学习开车 如发生 上述情况 将立即解除劳动合同 十七 司机应按公司规定 在规定的时间按要求认真填写各种行车报表 十八 司机应服从分配 积极主动开展本职工作 在行政采购部的管理下 认真做好行 车服务 提倡同事间团结互助 如遇有个人事宜不能正常接受工作时应当提前请假 不得无 故缺勤 十九 公司因工作事宜需安排司机于双休日或节假日加班时 司机如因个别原因未能加 班的司机 必须明确说明原因 应尽量配合不得无理由进行拒绝 二十 司机因违反行为规范而导致被罚款等损失的 由司机承担 如造成不良后果的 还将追究司机的责任 第十五条 司机报销费用 第十五条 司机报销费用 一 司机所在公司行政采购部负责复核司机停车费 通行费 通讯费 交通费 补胎费 加油费 误餐费 加班餐费 出差补贴 其它杂费等 按 OA 流程设置的 司机费用单 内 选择司机机动费用报销流程予以核报 尚未开通 OA 阶段 须经行政采购部负责人审核 综 合管理副总监批准 二 司机在工作日或节假日加班的 按总部人力资源部 员工加班管理规定 相关内容 操作 第十六条 交通事故的处理 第十六条 交通事故的处理 一 车辆在途中遇有不可抗拒的事故发生时 应先急救伤患者 并向附近交警部门报案 并应立即通知所在公司行政采购部及总部行政采购部负责人 二 对本方司机责任事故 事故处理的一切费用 除向保险公司索赔的部分外 不足部 分由肇事司机承担 据保险公司可赔款的总额来计算 对肇事司机罚款 全责事故司机罚 款 10 主责事故 司机罚款 8 同等事故 司机罚款 5 次责事故 司机罚款 3 三 事故公司车辆的维修必须严格按照总部行政采购部指示操作 司机必须于事故发生 24 小时内致电保险公司报案 理赔工作将由总部行政采购部配合办理 四 司机发生交通事故 除积极配合公安交通管理部门处理外 要及时向所在公司行政 采购部及总部行政采购部提交 交通事故报告书 详细说明发生事故的情况 五 根据交通事故责任 全责及主责肇事司机给予书面警告 出现重大交通事故 死亡 1 人或重伤 3 人 车辆直接损失严重者 司机除执行上述惩罚外 终止劳动合同 第十七条 附则 第十七条 附则 一 本规定由执行委员会核准后自 2009 年 3 月 20 日起执行 原相关规定同时中止使用 二 本规定由总部行政采购部负责解释 并有权根据实际操作情况进行修改 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 20 页 共 24 页 驾驶员行驶里程补贴管理办法 驾驶员行驶里程补贴管理办法 一 目的一 目的 为充分体现高绩效高收入的原则 鼓励驾驶员积极工作 合理管理并充分利用公司内 现有车辆资源 特制定本办法 二 适用范围二 适用范围 适用于对世茂股份 上海地区 驾驶员日常因公出车之行驶里程数的确定及里程补贴发 放的管理 三 补贴原则三 补贴原则 1 世茂股份 上海地区 将对驾驶员月行驶里程数超过基本里程数的部分按单位标准 进行补贴 标准如下 车辆类型 基本里程数 单位补贴标准 车辆类型 基本里程数 单位补贴标准 专车 1800 公里 月 每超过 1 公里补贴 1 元 公共用车 2500 公里 月 每超过 1 公里补贴 1 元 2 驾驶员因公须出差至异地的 享有出差津贴 出差补贴详见 出差管理制度 由 此产生的里程数减半后计入当月总里程数内 出差当日往返的 由此产生的里程数 全部计入当月总里程数内 同时不再享有出差津贴 四 操作流程四 操作流程 1 总部行政采购部负责所辖驾驶员的出车任务分派工作 2 驾驶员每次完成出车任务后 必须填写 驾驶员日出车记录表 并由用车人对用 车地点 公里数 时间及停车费等各项内容进行签字确认 3 因公出车过程中 因堵车须绕行的 由此增加的里程数 应在 驾驶员日出车记录 表 该出车任务 备注 栏内注明原因 4 月出车记录以上月 16 日至当月 15 日为一个有效汇总周期 每月在有效周期 结束 后的 2 个工作日内 由总部行政采购部车辆管理专人负责对所辖车辆之实际行驶里 程数进行核查 备案 上海世茂股份有限公司上海世茂股份有限公司 第 21 页 共 24 页 5 由总部行政采购部车辆管理专人负责车辆管理专人统计并编制 驾驶员月出车记录 汇总表 经行政采购部负责人签字 综合管理副总监复核后 于每月 20 日前提交 总部人力资源部负责薪资发放的人员 6 总部人力资源部负责按标准折算补贴计入当月工资 7 驾驶员的里程补贴将计入员工当月应发税前工资中 个人所得税由公司在员工工资 中代扣代缴 8 违纪处理 1 公司车辆应严格按股份内关于车辆停放管理政策之规定 按总部行政采购部 各 项目行政人员指定地点进行停放 严禁将公司车辆驶往或停放在非指定地点 如 有违反停车规定的 将即刻以解除劳动合同处理 除非在个别非常情况下 若需 将车辆停放在非指定地点的 必须经总监签字同意后方可停放 因此发生的往返 里程数将予以扣除 2 驾驶员私用公车按违反股份车辆管理规定 违规驾驶员当月所有行驶里程数不计 即取消当月里程补贴 同时还将给予书面警告一次 累计书面警告达两次者 公司可与其解除劳动合同 3 总部行政采购部可对各项目公司的停车