文件管理办法.doc

文件管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范文件管理，建立科学合理的文件管理体系，提高文件处理速度和发文质量，结合公司的实际情况，制订本办法。 第二条 文件管理内容主要包括：行业主管部门函、电、来文，相关单位函、电、来文，公司对外对内上报下发的各种文件、资料。 第三条 公司各类文件由办公室归口管理。其他部门负责与其业务有关的文件的管理。第二章 收文管理 第四条 外来文件的签收一、凡来公司的公务文件(非私人文件)均由公司办公室秘书签收登记、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和信函邮票被撕应拒绝签收。二、公司外出人员开会或参加其他活动带回的文件，应及时送交办公室秘书保管。 第五条 文件登记 办公室秘书收到文件后，必须进行分类并立即填写收文登记本的有关内容和文件传阅单（附件1）。第六条 文件的阅批与分转 一、所有正式文件、函、电、传真等均需由办公室主任根据文件内容和性质审签后，由办公室秘书分送公司领导或承办部门阅办。重要文件应先呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办，如涉及几个部门共同办理的文件，应同主办部门联系后再分转处理。 二、为加速文件运转，秘书应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外，如公司领导出差等情况）。 第七条 文件的传阅与催办 一、阅读、传阅文件应抓紧时间，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。文件阅完后，应尽快交还办公室秘书。 二、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。不得将文件压放分散，如需各查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档或周转。阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。三、办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理并向办公室及时回复承办结果。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。第三章 发文管理 第八条 发文的规定 对外所有文件均以公司名称落款并加盖公司公章发文。发文一般由承办部门拟稿，办公室审核、统一编号，报公司领导签批后发文。 第九条 发文的种类与范围一、以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要、会议简报，一般须以公司正式红头文件印发。项目工作简报、公司工作简报以相应的格式印发。二、各部门发出的重要文件，也可以公司红头文件，但是使用部门文号。其编号规则如下：（一）办公室发文编号为：榆佳办字YYYYZZZ号；（二）计划合约部发文编号为：榆佳计字YYYYZZZ号；（三）工程管理部发文编号为：榆佳工字YYYYZZZ号；（四）环境保障部发文编号为：榆佳环字YYYYZZZ号；（五）财务部发文编号为：榆佳财字YYYYZZZ号。三、各部门间、各部门对总监办、设计代表、中心试验室、监理单位、施工单位的批复、回复、通知、指示等，一般使用通用函件形式，不使用公司红头文件。（附件2）（一）工程类通用函件，按监理实施细则（监理计划）要求，由表格类别编号、工程界面编号（一期、二期等）、单位编号（部门、监理、施工单位等）及单位序号、通用函序号共同组成编号。如A251A03070022。“A25”：监理用表编号，指A类监理用表第25种。“1”：工程界面编号，指一期土建工程。“A”：单位编号，指陕西中交榆佳高速公路有限公司。“03”部门编号，指工程管理部。“100022”：通用函序号，指11年第22号。通用函由各部门按监理实施细则要求按发函顺序编号。（二）非工程类通用函件，由部门自编号：办公室BGS-T、工程管理部GGB-T、计划合同部JHB-T、财务部CWB-T、环境保障部HBB-T。如BGS-T2010-001，表示办公室2011第1号通用函件。四、各部门给公司领导的报告、请示用报告请示单形式。报告请示单按部门分年编号：办公室BGS、工程管理部GGB、计划合同部JHB、财务部CWB、环境保障部HBB。如BGS2010-001，表示办公室2010第1号报告或请示。（附件3） 五、公司内部发文主要用途： （一）公布公司规章制度； （二）转发主管部门文件： （三）公布公司体制机构变动或主管级（含）以上干部任免事项： （四）公布公司重大建设、经营管理等工作的决定； （五）发布有关奖惩决定和通报； （六）其他有关公司的重大事项； 六、公司对外发文主要用途： （一）对行业主管部门呈报申请、请示、报告等； （二）同业务关系单位联系有关工作联系事宜。 第十条 发文程序 一、拟稿：承办部门根据实际需要草拟文件初稿，草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确；文件初稿拟订后，以打印稿或电子文档形式报相关领导审阅（如牵涉到确立、变更法律关系，必须同时送法律顾问征询法律意见），修改后定稿。二、签发。（一）以公司红头文件发出的文件，草稿定稿后，将打印稿和电子文档一并送办公室秘书统一编号，制作成相应的文件格式，经办人校对后，填写文件审批表（附件4），由经办人送相关领导审查签字后，送回办公室秘书盖印。（二）各部门以公司名义发出的通用函件，草稿定稿后，由承办部门编号，并填写通用函件签发单（附件5），由经办人送相关领导审查签字后，送办公室秘书盖印。三、发出。（一）以公司名义发出的文件，由办公室秘书填写发文登记本相关内容后交办公室文员以挂号信寄出（如需使用特快专递，经办人必须在文件审批表上注明），并将回执交秘书存档备查；需由经办人直送的文件，由办公室秘书填写发文登记本后交经办人一并送出，送到后由收文单位签收，将发文登记本带回交还办公室秘书。（二）各部门发出的文件或通用函件，由办公室秘书填写公司发文登记本相关内容，部门经办人在签收栏中签字后，交由部门项目外协员填写项目发文登记本后送出。第四章 其 他 第十一条 文件的借阅和清退 一、各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需办理借阅登记手续，对有密级的文件和公司红头文件须办公室主任同意后方可借阅。（附件6） 二、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。 三、办公室秘书对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。 第十二条 各部门应指定一名专(兼)职文件资料管理人员，负责文件收交、保管、保密、催办工作。 第十三条 文件的归档和立卷 一、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。 二、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 三、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 四、上年度形成的文件材料，要求在下年度4月份以前整理完成，并归档。 第十四条 文件的归档范围 一、凡下列文件统一由办公室负责归档； （一）主管部门来文、批文； （二）公司发文； （三）生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等； （四）公司董事会会议记录、总经理办公会会议记录、重要专业例会记录及纪要； （五）参加行业会议带回的文件、资料； （六）反映