材料采购管理办法.doc

甘肃煤炭第一工程有限责任公司材料采购管理办法为加强公司规范化管理，规范采购工作,保障生产经营活动的正常持续进行，选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的材料满足公司的规定要求，最大限度的降低采购成本，特制定本办法。本办法适用于公司各项材料采购时的价格之审核、下单、订购、验收、付款结算等，除另有规定外，应依本制度处理。第一条 职责划分1、由租赁公司（项目部材料库）负责对材料的采购工作。2、工程管理部负责提供产品相关技术要求、质量保证条件等。3、计划预算部每月根据施工图纸、月进度编制月材料需用量4、库房保管员负责对采购回的材料进行数量验收和品质验证，质检部负责进厂材料的质量检验。5、财务部负责采购计划及采购预算的审核；采购材料款的审核及采购款项的支付。5、项目经理或主管经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专项用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。第二条 采购计划的制定1、材料库根据项目部的生产计划结合月材料需用量情况，核对仓库的库存量，确定材料的品种、规格、数量等方面的实际缺口，编制当月采购计划，经项目经理批准后实施采购。2、采购计划经项目经理批准后，材料库与财务部各持一份，材料库根据采购计划进行材料采购。财务部根据采购计划安排采购所需的资金。第三条 选择供应商在做好采购计划后，选择合格供应商、进行询价、议价，与相关部门评选确定后，由项目部领导审核。1、供应商的选择需从批准的【合格供应商名单】中选取， 2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，材料库应事先选定厂商，议定长期供应价格进行采购， 第四条价格调查1、已核定的材料，材料库必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据；2、本公司各有关部门，均有义务协助提供价格信息，以利各项目部材料库比价参考；3、已核定的材料采购单价如需上涨或降低，应附上书面原因说明；4、采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价；5、材料库应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场；第五条 询价、比价和议价1、根据采购材料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；2、采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及项目部成本预算等情况，确定采购目标价格；3、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的材料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；4、供应商提供报价的材料规格与采购规格不同或属代用品时，采购人员应送请工程管理部和质安部门确认；5、专用材料或用品，材料库应会同使用部门共同询价与议价；6、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。在公司规定的权限范围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。7、对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，要求有两个以上的部门派人参加。 第六条 购前核决及权限采购经办人员经与厂商初步沟通并完成询价后，在“采购计划单”上详细填列以下事项，呈报项目部领导核决：1、询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”；2、注明与厂商议定的付款条件；3、需与供应厂商签订长期合同者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书。 “采购计划单”经核决后，如发生采购数量数量、金额的变更时，采购部门应依更改后的采购数量、金额由项目部领导重新审核签字。第七条 价格复核与市场行情资料提供 1、采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。2、采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。第八条 订购作业1、采购人员接到经审核的“采购单”后，应与供应厂商进一步接触，进行正式的质量、价格和后续服务谈判。对金额较大的或批量采购，应到对方生产工厂进行实际考察，在充分了解对方的资信程度、供货能力和现货品质后，向对方明确订货意向。第九条 签订采购单1、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购单，合同需要列明至少下列条款：a、供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；b、采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；c、订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数；d、价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款e、交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。f、付款方式g、所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）。H、质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。I、运输方式和销售发票的要求。2、采购单经部门经理审核后，加盖租赁公司(项目部)公章经对方签章后生效。到供应厂商处现场采购的，由受权代理人签字，对方签章后生效；采购单一式二份，双方各保存一份。采购部负责采购合同跟踪和存档。3、采购人员应跟踪控制材料物料交货期，及时向供应商跟催交货进度。4、发货前要求供应商于“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”，以便验收确认。5、若属分批交货者，采购人员应于“订购单”上加盖“分批交货”章以资识别。第十条 订货合同长期定货和大额进货，原则上均应通过签订买卖合同的办法进行。应与供应厂商商定买卖合同书一式四份，第一份正本存单位，第二份正本存供应厂商，第三份副本存采购部门，第四份副本送财务部供付款用。第十一条 货物进厂验收1、货物进厂交货时库管员实际清点件数或称重，对货物携带的有关证件进行验证，经与采购清单或采购合同内容核对相符后签收,仓库出具收货单并有库管员签章入库。如发现不符时，即时通知材料主管会同处理。2、对有专项质量要求的材料物资，通知质检部派质检员验收。验收合格后由仓库出具收货单并有库管员签字。第十二条 付款结算1、采购款项必须按采购合同规定或采购单所约定的时间由财务部统一支付。2、付款申请由采购人员或被委托采购人员提出。申请付