费用管理办法.doc

第三章 费用管理办法第一节总则第一条为有效降低学院运营成本，合理控制费用支出，结合我院实际，特制定本办法。第二条报销费用必须以合理、合法、真实的票据为依据，原始票据不得臆造、涂改。除特殊情况（如通讯费等），票据抬头均需为“东北财经大学萨里国际学院”，否则该费用由报销人个人承担，不予报销。发票须注明货名及规格，如为统称，则需后附机打详单或手写并签名的清单，否则不予报销（如在超市购买商品，所开发票货名为日用品，需后附购物小票）。第三条 费用申请除定期结账费用外（该类费用支出控制详见相关行政制度），其他费用支出前必须由经办人填写用款申请单（附表1），并由用款部门负责人审批。如为行政类支出（如印刷品、图书等），还需主管院长助理签字。如超过部门负责人审批限额，在部门负责人签字同意后还需相应领导审批。超过10万元或等值的支出，或者联合管理委员会同意的其他更高的数额或者比例，还需在符合法定人数参加的联合管理委员会会议中至少六位委员同意。如需预付款，必须在用款申请单内注明，于审批通过后转交财务即可付款。未经审批的事项一律不得报支，如有特殊原因，必须事先经过电话请示并由财务确认，事后由经办人及时补签申请。具体审批金额及审批权限列表如下： 部门审批金额审批人学院办公室200元以下部门负责人201元-500元主管院长助理501元以上院长 教务办公室财务办公室跨境教育研究中心500元以下部门负责人501元以上院长学生管理办公室（学生部分）500元以下部门负责人501元-1000元副院长（书记）1001元以上院长学生管理办公室（就业部分）500元以下主管院长助理500元以上院长所有部门100000元以上联合管理委员会委员其中，各档审批人在其负责审批范围内的工作必要支出可自主审批。第四条 财务审核财务应加强各项费用凭证的审核工作，对不合法、不符合学院制度或越权审批的费用和支出一律不得报支。第五条 责任明确对于车船等交通费、业务招待费、手机费等必须谁发生谁报支，不允许代报及多人合并报支等情况。如发生合并填单，一律以一人标准核报。第六条及时报支为保证财务核算的正确性、及时性，费用报支原则上当月费用当月报支，各种当月费用报销必须在每月28日前送呈有关领导审批，并在当月30日前予以报销，每月28日至当月月底期间不予报销。除移动通讯费为当月费用次月报支外，因出差等原因超出报支日期的按下列标准执行：（一）费用发生后，25天内按照费用全额报销； （二）费用发生25天后，经院长批准后方可报销。各部门对数额较大或由于特殊原因而未支付的当月费用，应由各经办人将详细清单在每月28日前交财务备案。第七条 费用明晰出差费用需填制差旅费报销单（附表2），其他费用需填具学院统一的报销单据。严格保管各类费用凭据，不得以其他单据代替。第八条 报销时间每周三、周五下午13：00-15：00为票据转交时间，报销人持用款申请单及已在空白处签字的有效原始票据转交财务。其中，市内交通费报销还需提交经部门负责人审批后的市内交通费用登记表（附表3）。每周二、周四下午14：00-16：00为报销时间，由出纳进行通知，报销人携本人工商银行卡至财务办公室报销。如为销借款，报销单及借款单上均需签字，报销人保留借款单第一联；如为POS机报销，报销单及POS单上均需签字，出纳保留商户存根，报销人保留持卡人存根。第九条 借款事项原则上不予借款，如有特殊情况需事先取得院长同意，并至少在用款前3天填写借款单并提出申请，经院长签字后报财务借款。借款时间不得超过1个月，出差借款需在返回学院后内2周内还款。第二节 出差管理办法第十条 员工如有出差计划，应由本人填写出差申请单（附表4），报部门负责人及院长批准后转交学院办公室。第十一条 员工出差行程确定后，应立即至学院办公室填写相应表格（具体参照相关行政制度），由学院办公室统一预定车/船/机票，并根据出差申请单标明的日程预订酒店。第十二条 出差途中若因工作需要或不可抗力阻挡而需延长出差时间者，必须通过院长批准；因私延长出差时间者，在延长时间内不予报销差旅费。第十三条 员工出差返回后一周内应填具差旅费报销单及经主管院长助理批准的出差报告（附表5），将整理好的单据转交学院办公室，经部门负责人及院长批准后予以报销或核销借款。第十四条 出差住宿费用标准（一）国内出差1 院级（含）以上领导国内出差住宿费用据实报销；2 部门负责人出差，住宿标准上限为400元/天，据实报销；3 其他人员所去城市如有“如家宾馆”或者“锦江之星”即选择入住此二处，若无上述宾馆，可任意选择价位上限在300元/天的宾馆入住；4 出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家，无住宿费收据的，一律不予报销住宿费；5 不同级别员工同时出差，可享受同出差的上级领导标准；6 住宿费标准一般指每天每间，若为同性别二人同时出差，按一个房间标准报支；院级（含）以上领导出差，可单独住宿。（二）国外出差国外出差住宿费用由员工凭相关证明据实报销。第十五条 出差交通费用标准。（一）国内出差1 院级及院级以上领导出差乘坐车、船、飞机据实报销；2 其他人员出差乘坐车、船费用据实报销，若需乘坐飞机，在预算范围之内的，经院长审批后预订机票，据实报销；3员工出差时应尽量选择乘坐公共交通工具，若乘坐出租车，需于返回后填写出差城市交通费用登记表（附表6），经部门负责人签字批准后，与报销单据一并转交财务人员。但从机场至市内应乘坐机场大巴，如有特殊情况需乘坐出租车，则须事先取得部门负责人同意；4员工出差应按最简便快捷的线路乘坐交通工具，不得绕行。如出差期间经领导批准非因公绕行（探亲、访友、游览等），只报销出发地至目的地之间的直线路费，绕行费用个人自理，期间按事假考勤。（二）国外出差凡出国往返于工作地点的交通费据实报销，自行观光的交通费自理。第十六条 出差补助（一）国内出差1 除与领导班子成员共同出差外，学院不予报销出差人员的外地餐费，每人出差补助为 60元/天，在出差人员返回学院后发放；如领导班子成员出差或与领导班子成员共同出差，外地餐费实报实销，不再发放出差补助；2员工出差在1日以上，无论出发或返回一律按自然日计算的出差日给付，乘夜车往返者，不另支其它费用；3 出差时间不满12小时者，一律不享受出差补贴。（二）国外出差国外出差餐费由员工凭相关证明据实报销，回到国内后不再发放出差补贴。第三节 业务招待费管理办法第十七条 本办法所称业务招待费，是指因公务活动需要而合理开支的招待费用，其范围包括：（一） 学校有关部门、派遣教师及有关业务单位到我院进行公务活动的接待；（二） 学院领导及各部门外出联系工作所发生的必要招待费；（三） 因实施突击事项需要连续工作，从而耽误正常就餐的必要性支出（原则上配送快餐）。第十八条 开支标准及申请程序（一）日常招待物品。学院办公室负责日常招待物品的采购，采购前须填写业务招待费申请单（附表7），在事由中注明招待对象、物品数量、物品名称等；（二）外出就餐招待。外出就餐招待前须由经办人如实填写业务招待费申请单，在事由中注明招待对象、用餐人数、陪同人员等；（三）工作餐。学院因突击性工作或重大项目必须连续工作而影响正常就餐的，须至学院办公室填写快餐消费登记表（附表8），由学院办公室审批后统一订餐。第十九条 列支及监督管理发票金额在1000元以上的招待费需附有水单。招待费报销不接受娱乐业发票，项目内容不得含有“浴足”“洗浴”“休闲娱乐”“按摩”等字样。第四节 通讯费管理办法第二十条 通讯费报销额度的制定主要依据员工的职务性质及工作实际情况，具体标准列表如下：岗位/职位报销额度院长、书记、副院长、院长助理实报实销学院办公室负责人、学生管理办公室负责人、学生工作秘书、实报实销 跨境教育研究中心负责人200元教务办公室负责人、教学秘书、行政秘书、财务、跨境教育研究中心秘书100元其他兼职、实习人员50元通过申请批准的其他人员另行规定注： 1、以上报销额度为相应职务最高限额，在限额内凭有效单据实报实销；2、当人员岗位发生变动时，应按新工作岗位重新确定标准。第二十一条 报销通讯费人员的手机号码须办理资费最优套餐，并上报学院办公室备案。未办理套餐者不予报销。第二十二条 部门负责人（含）以上职务及学生管理办公室所有人员须24小时保持通讯畅通，