秘书资格考试四级复习要点.pdf

秘书资格考试 四级 商务沟通 模拟考场视频课程考试大今日辅导 1 蒙古族传统食品分为白食 牛 羊 马的奶制品 和红食 牛 羊肉食品 两种 待客是最高礼遇 A 白食 B 红食 C 白 红混合 D 红食为主 答案 A 2 白族人民在生活中很重 的礼俗 A 六 B 八 C 九 D 十 答案 A 3 诚恳热情的态度是 A 接待工作的起点 B 使来访者产生愉悦感 C 使来访者产生平等感 D 做好接待工作的首要条件 答案 ABCD 秘书资格考试复习笔记基本要求秘书资格考试复习笔记基本要求 四级四级 第一章第一章 1 第一章第一章 文书基础文书基础 1 行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书 P3 上 2 公文必须执行统一规范的格式 并遵循一定的处理程序 P3 右 3 公文的制发程序 详见 P254 在这个表中 交拟 议拟和撰拟相当于第三页的拟稿操作 在我们的公文处理中 有了法律效力的环节是 签发 P4 4 为带发文件注册 要注意三方面 编注发文字号 确定印制数量 确定发送范围 P4 5 公文的三要素 眉首 主体和版记 P5 6 公文的格式中 秘密等级 保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人都位 于眉首部分 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章附注 附件都位于主体部 分 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等都位于文尾部分 P5 中 题型 从中抽出 几个 判断是在主体部分 在文尾部分 7 公文的排版正文要用 3 号仿宋字 一般每面排 22 行 每行排 28 个字 P5 下 8 公文眉首中的发送机关标志 由发文机关全称或规范化简称后面加 文件 组成 区分 主体中的主送机关 P6 上 9 公文份数序号 是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号 它位于左上 角第一行用阿拉伯数字表示 P6 中 区分发文字号 10 发文字号应当包括机关代字 年份 序号 如 国发 2000 23 号 11 什么文必须有签发人 会签人姓名 上行文 P7 平行文 下行文均可以无签发人 12 正确的保密标志 密级 保密期限 题型 选择正确的一种 其中保密期限可以省略不 写 13 公文的密级程度分为 特急 急件 限时送达 电报的密级程度分为 特提 特急 加急 平急 区分两者 选择哪是公文的 哪是电报的 14 公文主体中的公文标题包括发文机关名称 公文事由和文种三个部分 题型 给出一段 公文 判断公文标题的正误 15 主送机关指公文的受理机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 上行文的主送机关 只能有一个 而且不能是单位的领导人 P8 中 16 下行文的主送机关如果是一个受双重领导的单位时 应当在文尾抄送另一个领导机关 P8 17 附件的位置 应当位于大印之上 属于主体部分 18 签署的权限只限机关首长一人 P10 下 19 签署与签发的区别 签署是对组织外部而言 签发是对组织内部而言 P11 上 20 成文日期的原则 以领导人签发日期为准 以通过的日期为准 以实际印发的日期为 准 P11 中看一下即可 行政机关公文成文日期的正确书写 二 OO 一年一月一日 党委机 关的公文用阿拉伯数字书写 21 确定主题词的步骤 审读文稿 分析主题 查阅主题词表 著录标引 顺序不能错 主 题词的排列顺序 应根据主题词的涵义 由小到大 从内容到形式 选择题 P12 上 13 抄送机关间用逗号隔开 14 印发日期以公文印付的日期为准 用阿拉伯数码标识 P13 上 15 版记应位于公文的最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 P13 16 有特殊格式的公文有三种 信函式 命令式 会议纪要式 在信函式的格式中 发文字 号位于武文线下一行右边缘顶格 密级和紧急程度位于左侧公文份数序号之下 简报式 会议纪要不用加盖印章 看书中这三种的格式 P14 P15 17 法定的行政机关公文的主要种类 13 种 P18 上 题型 给出四个 选择出哪些是法定的 行政机关公文的类型 18 决定和决议的不同 决议是党委机关的法定文种 行政机关不用 P18 下 19 决定分为两大类 一是指令性决定 二是宣告性决定 p19 中 20 通告分为周知性通告和法规性通告 题型 下列哪些具有性周知性 A 公告 B 通告 C 通 报 D 请示 选择 BC 21 通告的特点 专业性较强 P22 上 22 注意 批转 型通知和 转发 型通知 上级和平级来的文称为 转发 下级来的文称 为批转 P23 23 通报的拟写 四个要素 倾向性导语 通报的事实 事件 对事实 事件 的认定和分 析 处理意见 P25 下和 p26 上 24 议案是适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员 会提请审议事项时使用的专用文种 P26 25 请示写作的注意事项 1 坚持一文一事 2 请示的目的要明确 3 理由要充分 4 不要多头主送 P29 26 批复的正文一般由批复引语 批复内容 结尾用语三部分构成 P30 27 意见可以用于上行文 下行文和平行文 P31 中 28 重点 函以商洽函居多 有关洽谈人事调转 清偿债务 商品买卖 产权交易等方面的 函受法律保护 题型 出一段函 选择 1 名称是否正确 2 在函中事由是否说清楚 3 词语的规范化是否做到 要用书面语 4 结束语的运用是否得体等 P34 P35 29 请示只 适用于向上级机关请求指示 批准 向没有隶属关系的业务主管部门请求批准 只能用函 P34 中 30 会议纪要与会议决议的区别 纪要用于行政会议 决议用于党务会议 会议纪要的特点 1 全面反映会议内容 综合反映会议的基本情况 主要精神和中心内容 2 表现形式可灵活多变 3 行文方向不固定 31 公文的文体结构开头有 1 概述式 2 目的式 3 开门见山式 4 引述来文式 P38 32 公文的结尾的方式主要有 强调式 期求式 希望式 说明式 秃尾式 P39 33 公文的用语要注意 承启用语 引述用语 经办用语 题型 给出几个用语 哪些属于 承启用语 引述用语 经办用语 考经办用语多 P39 34 公文的三大表达方式 叙述 议论 说明 其中说明最常用 其次是叙述 最后是议论 P39 下 秘书资格考试复习笔记基本要求秘书资格考试复习笔记基本要求 四级四级 第二章办公自动化第二章办公自动化 此部分要注意 而且要注意涉及到的计算机用语用英文表示 1 计算机运行速度是由 CPU 决定的 P41 下 2 硬盘 微机系统的故障几乎 30 是由于硬盘损坏所引起的 硬盘格式化会丢失全部数据并减少硬盘的使用寿命 P42 中 3 目前常用的杀毒软件是 1 诺盾 2 金山毒霸 3 瑞星杀毒软件 4 KV3000 常识 了解 4 控制键区 位于方向键的上方 P43 中中英文切换 ctrl shift 回车键 Enter 重启计算机 ctrl alt del 5 计算机重启后 看到 MS DOS 命令提示符 C P44 6 Window98 资源管理器 1 用鼠标右键单击 会弹出快捷菜单 Window98 资源管理器 首先看到的是文件夹树 2 资源管理器窗口上部是 菜单栏和工具栏 工具栏包括标准按 钮栏 地址栏和链接栏 左窗口中有一棵文件夹树 在文件夹树中 前面的 和 表示什么 意思 P45 下 P46 上 7 P47 上表中 1 剪切 复制和粘贴 顺序不变 2 单击 查看 则在 大图标 小 图标 列表 详细资料 四种显示方式之间切换 8 在窗口最大化后 可以进行的操作有 A 移动 B 最小化 C 关闭 D 复原 答案 BCD 9 数码相机的核心部件是 CCD P48 上 10 清洗相机要用一块柔软的干布 P49 上 11 传真机在使用时要注意 记录纸要面朝下 在按启动键后 液晶显示 TRANSMIT 字样 12 传真机一旦发生 卡纸 只可扳动传真机说明书上允许动的部件 不要盲目拉扯上盖 尽可能把整纸取出 不要把破碎的纸片留在机器内 P52 上 13 复印机在使用时 主要 若要缩小 25 则在设定倍率时 应为 75 14 计算机网络由两部分组成 一是通信子网 一是资源子网 P54 下 15 资源子网中的各种数据处理设备有计算机 智能终端 磁盘存储器 监控设备等 P55 上 16 网络的主要功能 数据通信 资源共享 负荷均衡 提高可靠性 P55 17 计算机网络中的三类资源 数据资源 软件资源 硬件资源 P55 18 根据网络覆盖的范围分类 局域网和广域网 19 在局域网范围内 这类设备主要包括网络接口卡 集线器和打印共享器 在广域 网的范围内 主要包括调制解调器 中继器 网桥 路由器 P56 中 20 网络可提供的服务 通信服务 电子教育 电子娱乐 电子购物 P57 中 21 网上浏览 双击桌面上的 Explore 图案 P57 下 22 为了节省网费 可以对 Web 站点做脱机浏览 P58 上 23 发送电子邮件的步骤 见书上 59 60 页 接收电子邮件的步骤 见书上 61 页上 第二章 办公室事务与管理 1 办公环境的维护的依据 三大法律 宪法 劳动法 工厂安全卫生规程 2 在企业办公室中安全检查 如果发现个人职权无法排除的危险 秘书有责任和义务报告 跟进 直到解决 P244 3 安全检查包括办公环境和办公设备两部分 秘书要区分 隐患记录及处理表 和 设备 故障表 的使用 在录像中出现的隐患 电话线纠缠 消防栓放在柜子后面 道路上堆放 货物 太阳光照在电脑上 有人来访时未关电脑 写字楼中有人吸烟 P245 中 4 信息的安全及保密工作通常包括 口头信息 纸面信息和电子信息 P245 下 5 当涉及公司保密信息时 你应该做到 机智 稳重 果断 有外交手段 6 做好口头信息的安全 员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关 单位的保密信息 包括对其他工作人员 客户 朋友或亲属 在没有确认电话对方身份和 是否被授权获得信息之前 不要通过电话 手机 答录机给出保密信息 P246 7 做好纸面信息的安全 接收任何保密文件 资料等都要签收并登记 在传递保密文 件或资料时 要放在文件夹 盒中携带 以防失密或散落丢失 用邮件发送保密信息时 信封要贴封口 并标记 秘密或保密 极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶 片 保存到银行保险柜里 不再使用的保密文档要粉碎 P246 P247 8 做好电子信息的安全 计算机显示器应放置在他人看不到的地方 如果来访者走近 应迅速滚动页面或关小亮度 或保存你的信息关闭显示器 每一个使用者应该有自己的识别 码 密码必须保密 经常更换 有保密信息的软盘不应该带出单位 以防止数据落到不应 得到这些信息的人手上 P247 9 秘书在保密工作中需要注意的几个方面 文件保密 秘书要有很强的保密意识 对保 密文件 资料 应自觉做到接收 传递 保管方面的保密工作 会议保密 是否公开 何时 公开 向谁公开都由主管领导决定 科技保密 秘书的工作性质决定其得与各种人接触 包 括客户 同行 媒体 政府部门等 做好这方面的保密工作是非常重要的 P247 10 秘书应做好组织中特定信息的保密工作 包括人事信息 财务信息 产品信息和客户信 息 P47 下 11 如果财务信息失密 会影响企业的股票价格 也会影响银行给企业的贷款 企业长期积 累的客户信息失密 不仅失去老客户 失去大宗业务和合同 而且还会失去信誉 P248 上 12 有关国家秘密及密级要遵照 国家秘密及密级具体范围的规定 规定有 3 级 秘密 机密 绝密 有关国家密密的保密期限要遵照 国家秘密保密期限的规定 保密期限有 3 种 短期 1 15 年 长期 16 50 年 永久 13 值班人员应做好 3 项记录 电话记录 接待记录 值班日记 主要对外来的信函 电报 反映情况 外来的电话等 进行认真登记 P249 14 值班表的编制 通常包括以下项目 值班人员姓名 带班人姓名 替班人员姓名 P249 15 值班表常用在 为某项任务的值班办公室 还需要标明值班地点和值班的具体任务 P249 中下 16 值班人员在值班工作中 可能有时接受 传达上级机关 单位领导的指示 可能处理内 部的突发性事件 要完成领导临时交办的事项 P249 下 17 大型企业设有专门的值班室 并有完善的值班管理制度 要加强值班管理 最重要的是 落实岗位责任制度 P250 上 18 以支付本市交通费 邮资 接待用茶点费 停车费和添置少量的办公用品等 企业办公 室常设立一笔零用钱或称作备用金 这同时也是一笔周转使用的现金 19 秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途 内容 金额是否与零用现金凭单上 填写的完全一致 P251 上 秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第二章秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第二章 1 第三大题 上司出差 商务费用报销的步骤 答 秘书首先要了解公司有关财务报销的相关规定 上司出差到外地开会的交通费不能从零 用现金中支付 通常的工作步骤 申请人提交费用申请报告或填写费用申请表 详细说明 需要经费的人员 时间 用途 金额等 并亲自签字 该报告活该表必须经过组织确定的授 权人审核同意 一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表题教财务部门 领取支 票或现金贷款 一种情况是先有申请人垫付 完成商务工作 在商务工作中 无论是使用 支票 还是使用现金 都要向对方获取相应的发票 其内容中填写的时间 项目 费用等应 与使用者实际用途相符 商务工作结束 申请者应将发票附在 出差报销单 附样例 后 面 并亲自签字 提交出纳部门 由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算 如果是先由申请人垫付的 在提交票据和 报销凭单 后 方可返还现金 如果在事实上务 工作中 计划的费用不够 需要超出时 应提前向有关领导报告 否则需自付 P251 21 企业工作人员国内外出差的费用 经常要由秘书办理或协助办理 因此 秘书要事先做 好准备 熟悉办理信用卡 旅行支票 快汇等的方法 P252 22 公文形成过程示意图 P253 交拟 议拟 撰拟三步骤称为拟稿 具有法定职权者定稿 生效的步骤是签发 23 公文处理基本程序 P254 图 重点 收文阶段 从签收到催办 发文阶段 从交拟到发文 24 对办理完毕的文书整理 立卷 归档及销毁 立卷的范围 办理完毕 具有查考价值的 文件材料 立卷的程序 重点 编写页号 登记 卷内目录 和 备考表 拟定案卷标题 装订成卷 填写案卷封面 流程不能错 销毁的程序 由文秘部门对已办毕的公文进行 鉴定 逐件核定造册 领导审查签批 监督销毁 P255 25 销毁公文应在指定地点或单位进行 不得将带销毁的公文出售给废品收购部门 26 不得在空白介绍信 空白合同书上扣公章 P256 27 秘书部门掌管的印章主要有三种 一是单位印章 含钢印 二是单位领导人 公用 的 私章 三是秘书部门的公章 其中单位印章是单位对外行使权力的标志 其作用是 标志 作用 权威作用 法律作用 凭证作用 P256 28 出具介绍信要经过内部的审批手续 填写清楚 与存根一致 加盖骑缝章 并有存根备 查 P256 下 29 盖公章要端正 清晰 盖在署名中间 上不压正文 下要骑年盖月 盖印要领是 握法标准 印泥适度 用力均匀 落印平稳 P257 上 30 第四大题 秘书如何做好办公用品的保管和发放工作 答 秘书要掌握办公设备和办公用品的进货 入库手续和库存保管 在收到货物时 要保 证办公设备和办公用品准确无误地入库 登记 检验 核对 办公设备及用品接收时 发现 数量不对 应立即通知采购部门联系供应商 要订立物品发放制度 确定物品发放人 库存保管中应采取的措施 见书 P258 下第一点到第七点 再加第八点 秘书要记好库存 控制卡 关键掌握最大库存量 一项物品应该存储的最大数量 再定货量 当库存余额达 到这个水平时必须订购新的货物来补充 最小库存量 当库存余额达到这个水平 必须采 取紧急行动检查是否已经定货 发放问题 可参考第 177 页 发放物品的手续 第一点 到第七点 要保管好进货 存货和发放办公用品的记录与资料 P258 P259 31 第五大题 决定库存的依据是什么 P260 答 决定最大 最小 再定货量的依据是 大量的资金不被不必要的库存占用 空间不被 用来存储不必要的货物 保持充足的库存 以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起 的工作迟延 监督任何偷窃和破坏造成的损失 32 选择题 办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡 出货卡和库存卡的三卡一致 33 通常时间表是编制成表格 在办公室中 也可以为多人执行工作的情况和行动编制时间 表 有很多种简单的时间管理辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间 例如效率手册 待办文件夹 墙上计划板等等 P262 34 在办公室工作中 秘书要为领导们的会议或活动做月安排表或周安排表 月安排表的信 息通常由主管领导召开会议 再结合集体议定的事项 经主要领导审定下发实施 P263 35 对于手工填写的工作日志通常要准备两本 一本为上司使用 一本为自己使用 36 当日出现情况变化 应立即更新日志 并告知上司出现的变化 在上司日志变化的同时 应更改自己的日志 并做好变更的善后工作 流程 更新自己的日志 通知上司 更改自 己的日志 P264 上 37 做工作日志可通过电脑程序中的 Outlook 打开个人文件夹 上面有今日的时间 本月和下 月日历 P265 38 公司的日志内容通常包括 上司内部参加的会议 接待 上司外部参加的会议 接待 上司个人的安排 上司私人的信息 P265 中 39 秘书在安排的活动之间要留有 10 分左右的间隔或适当的空隙 以备活动时间的拖延或新 临时的 紧急的情况 进行项目的时间变更 确定变更后 应立即做好有关善后工作 例如 通知对方 说明理由 防止误解等 40 谁能查上司的工作日志 上司的上司 秘书 上司授权的人 秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第三章秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第三章 第三章 常用事务文书的拟写 1 简报的特点 简 即简明扼要 快 即报道迅速快捷 讲究实效性 新 即内容新鲜 实 即真实准确 P267 2 简报的类型 按性质分 有综合简报和专题简报 按内容分 又工作简报 动态简报 有 情况动态简报和思想动态简报 会议见报 3 考题 给出简报样式 判断 报头的格式对吗 日期的位置等 4 简报的结构是 报头 报核 报尾 重点 书上第 267 下和 268 页简报必看 5 报头设在第一页的上方 约占全页的三分之一的位置 下边用横线与正文部分隔开 报 头的内容 简报名称 如有特殊内容 可在名称或期数下面注明 增刊 等字样 秘密等级 写在左上角 期号 写在名称的下一行 用括号标注 编印单位 在期号下 间隔线上居左 书写 印发日期 写在与编印单位平行的右侧 6 报核的主要结构是 按语 标题 导语 主体 结尾 按语 在标题上端加注编者 按语 导 语 即简报的开头 简明扼要地概括全文的主旨或主要内容 注意 简报一般应限制在 1000 字以内 最长不要超过 2000 字 7 会议记录的特点 其一是真实性 其二是资料性 P269 8 会议记录的结构是 标题 正文 尾部 9 会议的正文的构成是 首部 主体 结尾 首部 会议概要 包括会议名称 会议时间 会议地点 会议主席 主持人 会议出席 列席和缺席情况 会议记录人签名等 10 会议尾部的右下方写明 主持人 签字 记录人 签字 会议记录要生效 必须 由主持人和记录人签字 11 意向书为进一步正式签订协议奠定了基础 是 协议书 或 合同 的先导 多用于经 济技术的合作领域 P271 上 12 第六大题 意向书的结构与写法 答 意向书的结构是 标题 正文 尾部 意向书应该做到 1 语言准确 表达清楚 2 忠实于洽谈内容 背诵第 189 页下贺信 注意其格式 13 请柬的格式 见第 191 页 请柬一般分为封面 封里两部分 又分横式 竖式两种 但 无论哪种形式 其内容结构都基本相同 即 标题 称谓 正文 落款 成文日期 14 产品说明书的特点 其一是指导性 其二是科学性 其三是通俗性 P274 15 在产品说明书的书写中 要注意 1 语言简洁 通俗 对面向广大消费者的生活日用品说明 书 尽可能少用专业术语 2 要有侧重点 秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第四章会议与商务活动秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第四章会议与商务活动 1 在会议议程表的设计中 要尽量将同性质的问题集中排列在一起 而且要将保密性较强的 议题 一般放在后面 P278 2 会议的日程设计特点 采用简短文字或表格形式 而且时间固定 议题具体化 3 区分会议议程和日程 程序这三种文件 现有议程 后有日程 会议议程是供会议主持人 使用 日程是提供给会议代表的 P279 4 关于选择会址的考试方式 公司要找召开会议 选择会址要考虑的因素 A 经济效益 B 社会影响 C 政治因素 D 企业自身知名度 答案 ABCD 5 选择会场 会场的大小考虑与 相符 A 会议规模 B 会议主题 C 会议时间的长短 D 会 议的经费 答案 ABC 6 在会场的设备 考试方式放在具体的环境中 如 某一专家来公司讲有关财会的专题 我 们在会场应准备的设备有 A 投影仪 B 演示白板 C 挂图架子 D 放映设备 答案 ABCD 7 所谓会中的安静是指 1 避开闹市区 2 挂起 谢绝参观 3 在会上关闭所有的手 机和呼机 P280 上 8 题型 公司要召开一个有关新产品的会议 作为秘书 你应当带好什么资料 A 企业奖金 方案 B 本次会议的议程 C 本企业五年计划 D 企业今年的生产报表 答案 BCD 9 在会议记录的结尾必须由主席人的签名和记录人的签名方可生效 P281 上 10 在会议记录中 漏记的内容英对照录音磁带修改 P281 11 会议记录的要求 准确 完整 简洁 条理清楚 P281 中 12 选择题 会后 对会议记录的原稿的处理 统一编号和统一装订 不可销毁和多次复制 P281 13 第七大题 背景 公司开一个重要的会议 会后 领导要对与会中重要的信息急于看 1 你如何尽快收集有关资料 2 对收集上来的资料 如何加工 3 那如何做到会后相关 文件的整理工作 答 秘书收集信息的渠道主要有 书上第 224 页 1 大众传媒 如广播 电视 报纸 期刊以及其他文献载体 2 网络 通过上网了解有关信息 3 供应商 客户和代理商 通过 企业在各地的销售点 来获取有关信息 4 图书馆和贸易交流 即通过专门的信息机构 如大学 图书馆 专门的信息情报所 在会议期间 秘书人员要做到多听 多记 多算 多 跑 才能比较全面地收集信息 要深入实际 掌握第一手资料 书上第 281 下 要侧重信 息的加工提炼 使上司 与会者 新闻媒体都能方便利用 要侧重时效 书上第 282 上 对收集上来的资料的加工方式有 3 种 见书上第 282 中 对会后会议文件的整理工作 先答书上第 283 页下的 3 点 然后再答书上第 284 页上的第 2 3 4 点 其中第四点 会议记录属于长期保存的档案 立卷归档时要严格遵守档案制度 以上要点用自己的语言组织一下 14 选择题 常见的开放参观活动的主题有 四个 P285 下 15 安排的参观内容 主要有生产经营设备和工艺流程 厂区环境或营业大厅 员工的教育 和培训设施 组织服务 娱乐 福利等设施 P285 下最后一行 16 选择题 选择开放参观的时机 在一些特殊的日子 周年纪念日 重大的节假日 开业 庆典 社区节日等 P286 上 选择在春末或秋初的时节 不宜选择在雨天 酷暑或寒冬季节 P286 下 17 确定邀请对象 政府官员 行政主管部门 同行业领导或专家 媒体记者等 以上为特 殊邀请对象 一般市民为一般邀请对象 P286 中 18 掌握出国旅行的申请 护照 签证 黄皮书等概念 P293 19 公务出国出差 一定要带 1 出国任务批件 2 出国人员政审批件 3 所去国有关公 司的邀请书 4 2 寸正面免冠半身照片等 P294 20 了解黄皮书即为 国际预防接种证书 P294 21 在拿到机票后 要对票面查验 1 查验姓名的拼音是否与本人的护照或其他有效证件中 的拼音相符 2 航班起飞和降落的时间 机场名称 3 是否在定座栏内填好 OK 看座 位号是错误的 因为机票上不显示座位号 P294 22 收集所在国的背景 主要指收集国家或地区的文化 习俗 礼节等常识 P295 中 23 出入境的手续 4 个 P295 24 我国的护照 分为外交护照 公务护照 普通护照三种 普通护照又分为因公普通护照 和因私普通护照 P295 下 25 计算时差 东 西 每相隔一个区 就相差一个小时 如 北京在东八区 巴黎在东一 区 如果北京是早上 8 点 则巴黎是几点 答案 零时 1 点 63 注册商标包括 商品商标 服务商标和集体商标 证明商标 64 商标权的客体 包括文字 图形 字母 数字 三维标志和颜色组合 不可用事物自身 的特点或用原材料作商标 例如 牛皮牌皮包 绵羊牌毛线等 65 商标权的取得应遵循的原则 1 注册原则 2 先申请原则 66 注册商标的有效期为 10 年 注册商标的续展 应在期满前 6 个月内申请 每次续展的有 效期为 10 年 在此期间内未能提出申请的 可给予 6 个月的宽展期 P106 下 67 商标权人的主要权利包括对商标的使用 转让 许可等 P107 上 68 世界贸易组织在日内瓦正式成立 69 世界贸易组织的基本宗旨是指通过一个开放 完整 健全和持久的多边贸易体制 促进 世界货物和服务贸易的发展 P108 上 70 世界贸易组织体制中有关协调多边贸易关系 解决贸易争端以及规范国际贸易竞争规则 的实质性规定均体现在四个附件中 P108 上 71 专门理事会下设 货物贸易理事会 服务贸易理事会和与贸易有关的知识产权理事会三 个分理事会 P108 中 72 总干事由部长会议任命 73 选择题 世界贸易组织法的基本原则 1 国民待遇原则 2 互惠原则 3 透明度原 则 4 逐步削减关税原则 P108 下 74 有关与货物贸易有关的法律规则选择题中 答案是 反倾销措施 第五章第五章 信息与档案信息与档案 1 信息分类的五大方法 书上第 297 页下 字母分类法 地区分类法 主题分类法 数字分 类法和时间分类法 其中主题分类法用的最多 2 选择题 信息筛选方法 主要是前三个 看来源 看标题 看正文 P299 中 题型 前三 个占三个选项 在随便写一个构成四个选项 让你选择 3 信息取舍的方法 一是择其重点 二是择优录用 P300 对信息决定取舍时 要留下的信息应要 一突出思想 二要注意典型性 三要富有新意 P299 下 4 信息核对方法 重点看一 溯源法 三点 核对法 题型 可能反过来考 P300 5 信息工作程序 收集 整理 传递 存储 利用 反馈 顺序不能错 p300 下 其中信息整理是信息工作的核心 是对原始信息进行分类 筛选 核实 P301 上 6 信息分类的步骤 辨类和归类 P301 中 7 题目 在分类中遵循的原则 A 科学系统原则 B 层次性原则 C 符合实际原则 D 交叉包容 原则 答案 ABC 见书上第 301 页下 8 交叉参照卡的定义 P302 上 9 选择题 信息内向传递的形式有 备忘录 传阅单 企业内部刊物等 信息外向传递的形式有 新闻稿 新闻发布会等 P303 上 题型 随机写出四个 让你选择 是内向传递的形式 或外向传递的形式 10 信息传递 口头传递的缺点 信息零乱 较难储存 P304 下 11 企业文字传递信息的主要表现形式有 文本 表格 图表 框图 表示企业生产常用柱状图 饼行图 P304 P306 12 信息传递的三要素 信源 信道 信宿 信源分为原生源和再生源 信宿包括接受信息和利用信息 P308 13 第八大题 信息的登记和编码 答案 书上第 309 页中 登记即建立信息的完整记录 系统地反映存储情况 便于查找和 利用 信息的登记包括总括登记和个别登记 登记的形式有薄册式 卡片式 信息的编码是为了适应电子计算机处理的需求 它的编码结构一般由字符 字母或数字 组 成基本数码 再由基本数码结合成为组合数据 信息编码的一般步骤 分析所有预编码的 信息资料 选择最佳的编码方法 确定数码的位数 信息资料编码的方法 顺序编码法 分组编码法 所有项目都要有同样多的数码个数 左边数码表示大类 而向右排列的每一个 数码 则标志着更细的小类 P309 P310 上 在登记 编码后 要根据时序 来源 内容 字顺排序 排序完后 要进行科学保管 因为 保管关系到信息的安全 完整和使用寿命 14 选择题 信息存储的方式有 4 种 书上 P310 下 手工存储包括两个方面 信息原件存储和目录 索引存储 P310 下 15 对文件柜的知识看一下即可 了解 P313 16 信息分散管理系统的特征 灵活性和专门性 p314 上 17 信息存储的载体 纸质载体和磁性载体 纸质载体依然是办公室的主角 常用的磁性载 体有软盘 硬盘和磁带 P315 18 计算机存储的保护措施 1 制作备份 2 需要密码 3 磁盘要经常杀毒 P316 19 关于档案的分类方法 主要记住 职能分类法 问题分类法 型号分类法 P317 题目 有一企业开发了一项新产品 则原产品要立档归案 采取什么样的分类法 答 型号 分类法 20 复式分类法是指几种分类方法结合使用 21 第九大题 复式分类法的形式主要有哪几种 答 书上第 318 页中间的十个 记忆技巧 前五个由年度 机构和保管期限分类法这三个词 排列 后五个由年度 问题和保管期限分类法这三个词的排列 22 选择题 电子档案的分类 按信息存在形式分 有文本文件 数据文件 图形文件和命 令文件 P318 下 P319 上 23 法律 法令和条例等法规性文件 以批准日期为根据 计划 总结 预算 决算 统计 报表以内容针对时间为根据 如跨年度的计划可放在开始年度 跨年度的总结可放入最后年 度 P319 中下 24 选择题 编制检索工具包括 4 个 归档文件目录 分类目录 人名索引 全宗指南 P320 25 档案检索是档案提供利用工作的基础和先前条件 档案检索包括档案信息存储和查检两 方面的工作内容 P322 上 26 档案鉴定工作的内容包括 价值 内容 来源 外行特征 P322 下 27 定稿 正本的价值大 草稿 副本的价值小一些 P323 上 28 我国现行的档案保管期限规定为永久 长期和短期三种 P323 中下 29 只做一般了解 P324 档案管理中 建立库房管理制度包括 安全制度 档案进出库 档 案定期检查 设备管理 清洁卫生制度等 关于录像答题技巧 一般 1 看秘书的着装 看是否着职业装 2 办公桌是否整洁 信函要分类放置 3 在 打电话时 注意 电话要在铃响三声内接电话 要用礼貌用语 如您好等 上班时间不 得占用电话聊天 4 保密 不能对好朋友泄密 不能为了炫耀 泄密 不能因为老板吵 你 赌气泄密 具体可能涉及到的 1 宴请 P287 注意 场地的选择 点菜时要注意对方有无忌口 迎客的方式 入座的顺序 宴请开始时敬 酒 领导先敬 秘书后跟着敬 在夹菜时要用公筷 在宴席过程中有电话 要先向客人道歉 说明后 再出去接电话 2 与领导一起出去出差 注意 作好差旅准备 如订机票 预定房间等 取票 交通 食宿 参见五级部分的商务旅 行 P211 带上地图和日常用药 必带的文件资料和上司随身携带的物品 在预定房间时 若价格超出已定价格 要先向上级请示 关于费用报销 一定要保存好票据 参见书上第 290 页 3 接待一个小型访团 注意 文件资料准备好 为参观所做准备 例如特定的衣服或礼物 要热情迎客 到大门 口或电梯口迎接 正确的导引 在客人右侧或右手边上 认真待客 让的座次 敬茶方式 接待室的环境要保持整洁和安静 等 在谈话时注意 避免宗教和政治问题 男士不能问钱 包 若上司改变日程 秘书影响客人道歉 并解释 上司委托他人接待 秘书应把所做的准 备想委托人报告 4 电话处理问题 综合性较强 可能涉及电话处理事务 注意 书上对外横向沟通那部分好好看看 打电话要注意的礼仪 如果打电话过程中需要某些资料事先未准备好 应先对对方说 对不 起 稍等 5 分钟后 我给您回电话 如果与预定有出入 应先请示上级 再下决定 秘书考试 四级 复习笔记之会议管理秘书考试 四级 复习笔记之会议管理 会议概述会议概述 会议是有组织 有目的地召集人们商议事情 沟通信息 表达意愿的行为过程 会议分为大型会议 中型会议和小型会议三种 一般而言 会议申报与审批大体有三种形式 口头申报 书面申报 会议申报 秘书部门对有关职能部门申报召开的会议 要本着精简从严的审批原则 严格把好审批 关 要分析会议是否有必要开 能否合并开 可否用其他方式解决问题等 会议审批还应遵循 一支笔 的原则 秘书考试 四级 复习笔记之会议管理秘书考试 四级 复习笔记之会议管理 案例分析案例分析 英豪公司将举行销售团队会议 研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘 销售二部 经理人选等问题 在会上 还将进行东部地区销售情况的总结 销售一部关于内部沟通问题 的发言 如果你是秘书 请制定一个会议议程表 英豪公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将于 5 月 25 日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行 宣布议程 说明有关人员缺席情况 宣读并通过上次会议的记录 东部地区销售情况总结 销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言 公司销售人员的招聘和重组 销售二部经理的人选 下季度销售目标 案例二 公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议 经理让秘书钟苗选择一个会议地 点 钟苗经过仔细考虑 预定了位于市郊风景区的一家酒店 价格相对便宜 而且风景宜人 经理及参加培训的人员都很满意 点评 由于该会议的参加者都是本单位人员 可一起驱车前往 所以郊外是比较理想的 选择 不但价位适中 而且位于风景区 可使与会者身心放松 案例三 名山公司要召开 2003 年度总结大会 作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料 工作 会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集 为会议议题的确定及大会会议材料的形成做 好准备 年度大会的工作报告非常重要 包括一定时期的工作总结 体会或者经验 对目前 情况的分析和下一步工作的思路 要求及具体措施等内容 为此 王琴有针对性地 广泛搜 集一段时间以来各方面工作的进展情况 会议期间王琴认真做好会议记录 力求会议记录准 确 完整 忠实发言人的原意 并进行会议发言录音和录像 为了使会议信息尽快传递给与 会者 她及时编写会议简报 使会议达到良好的效果 会后王琴认真编写会议纪要 作为与 会代表贯彻执行的依据 推动会议精神的贯彻落实 她还搜集齐会议期间所有文件材料 及 时整理有关会议文件 为会议文件的归档打下基础 王琴大会期间的表现赢得了大家的一致 好评 点评 会议信息流动和处理是否科学 务实 有效 直接影响会议的质量和效率 影响 会议的实际效果 王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动 实现会议目的的工 作 考试大编辑整理 案例四 天地公司年底为表示对客户的谢意 召开了客户联谊会 会后共进晚餐 负责接待工作 的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例 安排桌次座位 这次宴会共设 3 桌 餐厅正面靠墙 为主桌 编 1 号 靠入口处为 2 3 号桌 摆成三角形 突出主桌 重要客户在主桌 为方 便来宾入席 钟苗特意做了座位名签 并摆在桌上 但由于这次联谊会时间紧 与会人员名 单确定得晚 钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户 结果致使该客户入席时找不到 座位 出现了十分尴尬的场面 点评 秘书钟苗在安排会议晚宴时 只注意到桌次的正确安排和名签的摆放 但忽略了 对人员和名签的核对 致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇 给组织的公关工作造成了不良的 影响 案例五 某公司要举办成立大会 请了有关单位的领导参加 秘书小李负责嘉宾的邀请 她用电 话通知各位嘉宾 但有的嘉宾电话没通 所以没有找到 事后她把这件事忘掉了 会前也没 和嘉宾再次确认 对于重要嘉宾发出了邀请函 但邀请函不是十分美观 比较简陋 结果开 会那天 来的嘉宾很少 点评 秘书小李的做法有许多不妥之处 邀请嘉宾是一项重要的工作 一定要抓住确认 环节 这样才不会使组织很被动 另外 要注意邀请的礼节 在邀请函和请柬这些事情上都 要精益求精 显示出组织应有的尊重和诚意 案例六 某公司举办大型服装新品展销会 与会者是来自各大公司的老总或经理 本次活动得到 了媒体的广泛关注 当地政府也对此产生了浓厚的兴趣 该公司也向当地政府发出了邀请 由副市长代表参加 市长由于有另外一个活动 不能确定 展销会即将开始时 市长却来到 了 各嘉宾已经在台上就座 但发现没有市长的名台和座位 会议主办方十分尴尬 点评 该公司应实现考虑好领导的到来可能性 即使不来 也要做好物品的准备工作 案例七 海潮公司正在召开新产品质量鉴定会 会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班 这时进来 一位西装革履的先生 声称要找一位鉴定专家有事 黄嘉便让他自己到会场去找 这时 一 个工作人员匆匆跑来 告诉她会议的电源插口有了问题 让她快找公司的电工师傅 黄嘉说 今天是周六 我哪知道他在哪啊 于是 便不再管 过了一会儿 她看了看表 快下午 5 00 了 估计不会再有什么事 便离开了公司 点评 会议的值班工作是一项重要和严肃的工作 值班人员要以认真负责的态度做好工 作 不能脱岗 不能推诿责任 在值班时 手边要有相关人员的通讯录 案例八 在公司召开新闻发布会期间 秘书钟苗与媒体进行了良好的沟通 她在会前为记者安排 了一个介绍会 准备了详尽的会议材料 专门辟出场地以供摄影摄像 并且给了记者充分的 提问时间 发布会很成功 媒体的报道内容翔实 很有说服力 在社会上引起了较大的反响 点评 会议期间一定要注意接待好新闻媒体 让记者能够有充分的机会与时间了解相关 信息 为记者的报道提供了方便 案例九 华夏企业协会举办了 华夏公司融资操作研讨会 此次会议邀请了国内一批顶尖的经 济学家 管理学家到场发表演说 各大媒体闻风而动 齐聚会场 秘书邓林负责会议的信息 宣传工作 她因事先对情况估计不足 当许多记者向她索要新闻稿 宣传资料 专家讲座大 纲时 无法满足对方的要求 协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时 她也没有做 好简报收集 留齐各种资料 无法为领导提供适用的信息 点评 作为会议期间负责信息工作的秘书 应该为记者准备好新闻稿 宣传资料 专家 讲座大纲等材料 在会议期间 还要及时做好简报收集 留齐各种资料 为领导提供适用的 信息 案例十 风雷公司在 2002 年末召开了改革企业管理制度新春座谈会 会上各个部门的职工代表 就如何改革现有的企业管理制度纷纷献计献策 公司总经理在做会议总结之前 让秘书许茹 收集会议各方面的信息 许茹从简报 会议记录和群众来信中搜集了一些资料 但总经理却 认为她没有能够提供一些反馈信息 希望她能改进这方面的工作 点评 许秘书在掌握会议反馈信息搜集途径方面不够全面 因此所收集的信息量不够 许茹应扩大自己收集信息的渠道 掌握更多的收集方法 案例十一 某公司日常管理比较混乱 秘书没有将公司会议记录立卷归档 经常发生找不到会议文 件资料的事情 一次 公司与合作方经过几次协商 双方签署了一个项目的合作意向 不久 双方约定再次商谈并签订正式文本 然而 当需要签署意向书时 秘书在自己所保存的文件 中无论如何也找不到了 当合作方听说此事后 中止了与该公司的合作 点评 秘书在收齐会议文件后 应及时整理会议相关文件 加工 修改与会人员的讨论 稿 根据需要形成决议纪要或会议纪要 会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷 便于 日后查找 利用 案例十二 开具发票时有出入怎么办 公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会 会期一周 按照会议通知 他交了 1600 元的会务费 组织方开具了发票 小张回来报销时 财务处说发票无效不予报销 原 因是发票上缺少财务章 小张马上与会务组织联系 几经周折才联系上 对方称他们的发票 是正式的 不可能没有财务章 让小张将发票寄给他们 如果确实有问题愿意承担责任 考 试大编辑整理 点评 发票是报销的凭证 发票开具应按照规定的时限和顺序 逐栏 全部联次一次性 如实开具 并加盖单位财务印章和发票专用章 不符合规定的发票 不得作为财务报销凭证 任何单位和个人有权拒收 案例十三 会议决定事项的催办 一段时间以来 某公司的一些会议决定迟迟得不到落实 有的部 门因对领导处理问题持有异议 故意将会议决定拖延 这使领导非常挠头 为解决此种被动 状况 秘书协助公司领导层层开会 首先对一些问题加以澄清 统一了认识 从而疏通了信 息决办环节 点评 传达落实会议精神是秘书的重要职责之一 会后的检查催办是会后工作中不可缺 少的重要内容 可以敦促会议精神落到实处 如果落实环节出现问题 应及时疏通 秘书考试 四级 复习笔记之会议管理秘书考试 四级 复习笔记之会议管理 会后落实会后落实 一 会议文件资料收集的要求 一 收集会议文件资料的要求和内容 1 收集会议文件资料的要求 1 确定会议文件资料的收集范围 2 收集会议文件资料要及时 确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全 3 选择收集文件资料的渠道 运用收集文件资料的不同方式方法 4 收集会议文件要履行严格的登记手续 来源于考试大 5 收集整理过程中要注意保密 2 需收集的文件资料 1 会前准备并分发的文件 2 会议期间产生的文件 3 会后产生的文件 二 会议文件的立卷归档 1 会议文件立卷归档的意义 1 保持会议文件之间的历史联系 便于查找利用 2 保持历史的真是面貌 反映工作的客观进程 3 保护会议文件的完整与安全 便于保存和保管 4 保证会议秘书工作的联系性 为档案工作奠定基础 2 会议文件立卷归档的范围的范围和分工 1 会议文件立卷归档范围 2 会议文件立卷归档分工 3 会议文件立卷的基本原则和方法 1 会议文件立卷的基本原则 2 会议文件立卷方法 4 会议文件立卷工作程序 1 大中型会议文件立卷 2 日常工作会议文件资料立卷 三 会议文件资料收集整理的工作程序 将收集的文件资料进行登记 向上级总结 汇报情况 甄别整理 分类归卷 卷 内文件的排列 卷内文件的编号 编目 填写卷内文件的备考表 案卷标题的拟制 填案卷封面 移交给档案室 清理 销毁不再利用的纸张 二 会议纪要的内容和要求 一 会议纪要的种类 1 办公关于纪要 2 工作会议纪要 3 协调会议纪要 4 研讨会议纪要 二 会议纪要的内容 1 会议情况简述 2 对会议精神的阐发 三 会议纪要的要求 1 会议纪要的拟写要求 1 实事求是 忠于会议实际 2 内容要集中概括 3 要有条理 2 印制并分发给有关部门有关人员或归档保存 3 会议纪要要按印发范围和查看等级分发 1 确定印发范围 2 确认接收者 3 签发会议执行 四 工作程序 完善会议记录 起草 编写会议纪要 确定印发范围 接收者确认 领导签字 打印成 文 印制 分发或归档保存 三 会议经费结算的方法 一 会议经费结算的方法和要求 1 会议的收费与付费方法 1 收款的方法与时机 2 付款的方法和时间表 2 会议付费的要求 1 会议经费的名称要规范 2 遵守公司零用现金 消费价格及用品报销的各种财务制度和规定 二 会议经